工程檔案管理制度及流程規(guī)范工程檔案作為工程建設全周期的真實記錄，承載著項目決策、設計、施工、運維等環(huán)節(jié)的關鍵信息，是工程質量追溯、后期改造、審計監(jiān)督的核心依據(jù)?？茖W規(guī)范的檔案管理制度與流程，既能保障工程資料的完整性、準確性與安全性，也能為工程全生命周期管理提供堅實支撐。本文結合工程管理實踐，從職責劃分、分類歸檔、流程管控、保管利用等維度，系統(tǒng)梳理工程檔案管理的規(guī)范要求。一、管理職責劃分工程檔案管理涉及建設單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案管理部門等多方主體，需明確權責邊界，形成協(xié)同管理機制：（一）建設單位職責作為工程檔案管理的責任主體，建設單位需統(tǒng)籌檔案管理全流程：牽頭制定項目檔案管理制度，明確各參建方的歸檔要求；協(xié)調設計、施工、監(jiān)理等單位的檔案工作，督促資料同步收集；組織竣工檔案的專項驗收，確保檔案質量符合工程驗收及備案要求；在工程竣工后，按規(guī)定向城建檔案管理部門或企業(yè)檔案部門移交檔案。（二）施工單位職責施工單位需對施工過程形成的檔案質量負責：隨工程進度同步收集施工文件（如施工日志、隱蔽工程記錄、材料檢驗報告等），確保資料與工程實體進度一致；按檔案分類要求整理文件，做到組卷合理、編目清晰；經自檢合格后，報監(jiān)理單位審核，最終移交建設單位；對分包工程的檔案，需履行總包單位的審核、匯總職責。（三）監(jiān)理單位職責監(jiān)理單位承擔檔案審核監(jiān)督職責：對施工單位報送的工程資料進行合規(guī)性、真實性審核，重點核查隱蔽工程記錄、檢驗批驗收記錄等關鍵資料的簽字蓋章是否完整，數(shù)據(jù)是否真實；定期檢查施工單位的檔案收集進度，對滯后或不符合要求的情況提出整改意見；參與竣工檔案驗收，簽署監(jiān)理審核意見。（四）檔案管理部門職責企業(yè)內部檔案管理部門或城建檔案管理機構，負責檔案的接收、保管與利用：制定檔案接收標準，指導參建單位開展歸檔工作；對移交的檔案進行質量驗收，不符合要求的退回整改；建立檔案保管體系，保障檔案存儲環(huán)境安全；編制檢索工具，為工程后期運維、審計等提供檔案查閱服務。二、檔案分類與歸檔范圍工程檔案需按工程建設階段、專業(yè)屬性、載體類型科學分類，確保歸檔內容覆蓋工程全周期關鍵信息：（一）分類原則1.階段分類：按工程建設程序分為前期文件（立項、規(guī)劃、勘察設計等）、施工文件（施工記錄、質量驗收、物資管理等）、竣工文件（竣工圖、驗收報告、決算文件等）。2.專業(yè)分類：結合工程類型（如建筑、市政、水利、機電安裝等），按專業(yè)系統(tǒng)（如土建、給排水、電氣、智能化等）劃分，便于后期專業(yè)查閱。3.載體分類：區(qū)分紙質檔案（文字、圖紙）、電子檔案（CAD圖紙、PDF文件、視頻監(jiān)控等）、聲像檔案（工程照片、航拍影像、施工錄像等），分別建立管理臺賬。（二）歸檔范圍1.前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、建設用地規(guī)劃許可證、勘察報告、設計圖紙（方案設計、初步設計、施工圖設計）、招投標文件、合同協(xié)議等，需完整反映工程決策與設計過程。2.施工文件：涵蓋施工組織設計、專項施工方案、技術交底記錄、隱蔽工程驗收記錄、檢驗批/分項/分部工程驗收記錄、材料/構配件/設備進場檢驗報告、施工日志、變更簽證單等，需與工程進度同步形成。3.監(jiān)理文件：包含監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、旁站記錄、監(jiān)理月報、質量問題整改通知單及回復、工程暫停令與復工令等，體現(xiàn)監(jiān)理工作的全過程監(jiān)督。4.竣工文件：核心為竣工圖（需如實反映工程實際變更，由施工單位編制、監(jiān)理審核）、竣工驗收報告、工程質量評估報告、消防/環(huán)保/人防等專項驗收文件、工程決算書、聲像檔案（含工程關鍵節(jié)點照片、竣工航拍圖等）。三、歸檔流程規(guī)范工程檔案歸檔需遵循“同步收集、分級審核、集中移交”的流程，確保資料完整、準確、系統(tǒng)：（一）文件形成與收集參建單位需在工程實施過程中同步收集檔案：施工單位在每道工序完成后，及時整理施工記錄、檢驗報告等資料；設計單位在設計變更后，同步更新圖紙并出具變更說明；監(jiān)理單位在驗收、旁站等工作完成后，即時形成監(jiān)理文件。對聲像檔案，需定期（如每月、每季度）拍攝工程進度照片、錄像，確保關鍵節(jié)點（如基礎施工、主體封頂、設備安裝）有影像記錄。（二）整理與組卷檔案整理需遵循“分類清晰、編目規(guī)范”原則：紙質檔案按“卷”或“件”整理，卷內文件按時間或邏輯順序排列，編制卷內目錄；圖紙需折疊整齊，按專業(yè)、圖號組卷，封面標注工程名稱、專業(yè)、卷號。電子檔案需建立與紙質檔案對應的目錄結構，確保文件名與紙質文件一致；CAD圖紙需保留可編輯版本，PDF文件需清晰可辨；聲像檔案需標注拍攝時間、地點、內容，存儲為通用格式（如JPG、MP4）。（三）審核與驗收1.自檢：施工單位、設計單位等對自身形成的檔案進行自檢，確保資料完整、簽字蓋章齊全、數(shù)據(jù)真實；監(jiān)理單位對施工資料進行專項審核，重點核查隱蔽工程記錄、檢驗批驗收等關鍵資料的合規(guī)性。2.竣工檔案驗收：建設單位組織設計、施工、監(jiān)理及檔案管理部門開展竣工檔案驗收，對照歸檔范圍逐項核查，形成驗收意見；對不符合要求的檔案，責令限期整改，直至驗收通過。（四）移交與歸檔工程竣工驗收合格后，施工單位、監(jiān)理單位需在規(guī)定期限內（如3個月）向建設單位移交檔案；建設單位匯總所有檔案后，按規(guī)定向城建檔案管理部門或企業(yè)檔案部門移交。移交時需辦理移交手續(xù)，填寫《工程檔案移交清單》，雙方簽字蓋章確認，明確檔案數(shù)量、載體類型、質量狀況等。四、檔案保管與利用工程檔案的保管需保障安全與可利用性，利用需遵循合規(guī)性與保密性原則：（一）保管要求1.庫房管理：檔案庫房需滿足溫濕度控制（溫度14-24℃，相對濕度45-60%）、防盜、防火、防潮、防光、防蟲要求，配備空調、除濕機、滅火器、防蟲藥劑等設備。2.檔案編號：采用“工程代號+階段代碼+專業(yè)代碼+序號”的編號規(guī)則，便于快速檢索；電子檔案需建立備份機制，定期（如半年）異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檢索工具：編制《工程檔案總目錄》《卷內目錄》《電子檔案索引》，并建立數(shù)字化檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速查閱。（二）利用規(guī)范1.借閱流程：內部人員借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，經部門負責人審批；外部單位（如審計、運維單位）借閱需持單位介紹信，經建設單位或檔案管理部門審批。2.復制與使用：檔案復制需登記用途，涉密檔案嚴禁復制；利用檔案形成的成果（如審計報告、改造方案）需注明檔案來源，不得篡改原始檔案信息。3.保密管理：對涉及商業(yè)秘密、技術秘密的檔案（如設計專利、成本決算），需設置訪問權限，僅限授權人員查閱；銷毀檔案需履行審批手續(xù)，采用碎紙、消磁等不可逆方式。五、考核與責任追究為保障制度落地，需建立考核與責任追究機制：（一）考核機制建設單位將檔案管理納入?yún)⒔▎挝坏穆募s考核，對檔案收集及時、整理規(guī)范、移交合格的單位予以表揚或獎勵；對檔案工作滯后、質量不達標的單位，扣減履約保證金或在后續(xù)項目中限制投標。（二）責任追究施工單位因檔案缺失導致工程驗收延誤、質量追溯困難的，需承擔整改費用及工期損失；監(jiān)理單位未履行審核職責，導致虛假資料