物業(yè)服務(wù)企業(yè)小區(qū)物資庫(kù)存管理制度一、總則為了加強(qiáng)物業(yè)服務(wù)企業(yè)小區(qū)物資庫(kù)存管理，規(guī)范物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、發(fā)放、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)，確保物資的安全、完整和合理使用，提高物資使用效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。本制度適用于物業(yè)服務(wù)企業(yè)所管理的各個(gè)小區(qū)內(nèi)所有物資的庫(kù)存管理工作。二、物資分類（一）辦公用品類包括紙張、筆、文件夾、計(jì)算器、辦公桌椅等用于日常辦公的各類物品。（二）維修材料類涵蓋水電維修材料（如電線、水管、開(kāi)關(guān)等）、門窗維修材料（如合頁(yè)、鎖具等）、建筑維修材料（如水泥、沙子、涂料等），用于小區(qū)內(nèi)設(shè)施設(shè)備的維修和維護(hù)。（三）清潔用品類包含清潔劑、掃把、拖把、垃圾桶等用于小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生清潔的物品。（四）安全防范類有滅火器、消防水帶、安全警示標(biāo)識(shí)、監(jiān)控設(shè)備零部件等保障小區(qū)安全的物資。（五）綠化養(yǎng)護(hù)類包括化肥、農(nóng)藥、園藝工具（如剪刀、鏟子等），用于小區(qū)內(nèi)花草樹(shù)木的養(yǎng)護(hù)。三、物資采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定各部門根據(jù)小區(qū)實(shí)際需求、物資消耗情況以及預(yù)算安排，每月末制定下一個(gè)月的物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)、用途等信息。對(duì)于維修材料類物資，維修部門應(yīng)結(jié)合小區(qū)設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況和維修計(jì)劃進(jìn)行預(yù)估；清潔用品類物資，清潔部門需根據(jù)小區(qū)面積、清潔頻率等因素確定采購(gòu)數(shù)量。采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)至物資管理部門。（二）采購(gòu)審批流程物資管理部門收到各部門的采購(gòu)計(jì)劃后，進(jìn)行匯總和審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)的必要性、數(shù)量的合理性、預(yù)算的合規(guī)性等。對(duì)于超出預(yù)算或有特殊要求的采購(gòu)項(xiàng)目，需提交至物業(yè)服務(wù)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。經(jīng)審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃，由物資管理部門統(tǒng)一安排采購(gòu)。（三）供應(yīng)商選擇物資管理部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估。在選擇供應(yīng)商時(shí)，優(yōu)先從合格供應(yīng)商名錄中挑選。對(duì)于重要物資或批量較大的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、詢價(jià)等方式，確保采購(gòu)到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的物資。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。（四）采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)人員按照審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃和選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，嚴(yán)格按照合同要求進(jìn)行操作，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。對(duì)于緊急采購(gòu)需求，相關(guān)部門應(yīng)填寫緊急采購(gòu)申請(qǐng)表，說(shuō)明采購(gòu)原因、物資名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購(gòu)人員立即進(jìn)行采購(gòu)。四、物資驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收人員組成物資到貨后，由物資管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員一般包括物資管理人員、使用部門代表、質(zhì)量檢驗(yàn)人員等。對(duì)于重要物資或技術(shù)含量較高的物資，還應(yīng)邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員參與驗(yàn)收。（二）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收人員根據(jù)采購(gòu)合同、采購(gòu)計(jì)劃和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。檢查物資的品種、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量是否與合同和計(jì)劃一致，物資的質(zhì)量是否符合要求，物資的包裝是否完好無(wú)損。對(duì)于有質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、說(shuō)明書(shū)等資料的物資，應(yīng)檢查資料是否齊全。（三）驗(yàn)收流程1.物資到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知物資管理部門。物資管理部門安排驗(yàn)收人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到達(dá)驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)。2.驗(yàn)收人員首先核對(duì)物資的送貨單、發(fā)票等憑證，確認(rèn)物資的來(lái)源和數(shù)量。3.對(duì)物資進(jìn)行外觀檢查，查看物資是否有損壞、變形、生銹等情況。4.對(duì)于需要進(jìn)行性能測(cè)試的物資，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程進(jìn)行測(cè)試。例如，對(duì)于滅火器，要檢查其壓力是否正常、噴射性能是否良好；對(duì)于監(jiān)控設(shè)備，要進(jìn)行通電調(diào)試，檢查圖像是否清晰、功能是否正常。5.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨，并做好記錄。五、物資儲(chǔ)存管理（一）倉(cāng)庫(kù)設(shè)置根據(jù)物資的分類和性質(zhì)，合理設(shè)置倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件。不同類型的物資應(yīng)分開(kāi)存放，例如，易燃易爆的化學(xué)物品應(yīng)存放在專門的危險(xiǎn)品倉(cāng)庫(kù)；食品類物資（如小區(qū)活動(dòng)用的食品）應(yīng)存放在獨(dú)立的食品倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明物資的類別、名稱、存放位置等信息。（二）物資擺放物資應(yīng)按照分類、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行整齊擺放，便于管理和查找。對(duì)于較重、較大的物資，應(yīng)存放在底層或靠近倉(cāng)庫(kù)門口的位置，便于搬運(yùn)；對(duì)于易受潮的物資，應(yīng)存放在貨架上或采取防潮措施。物資之間應(yīng)保持一定的間距，確保通風(fēng)良好。（三）庫(kù)存盤點(diǎn)1.定期盤點(diǎn)：物資管理部門應(yīng)每月組織一次小范圍的庫(kù)存盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次全面的庫(kù)存盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括物資的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置等。2.盤點(diǎn)方法：采用實(shí)地清點(diǎn)的方法，將實(shí)際庫(kù)存數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)。對(duì)于盤盈或盤虧的物資，要查明原因，填寫盤盈盤虧報(bào)告表，經(jīng)物資管理部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行賬務(wù)處理。3.盤點(diǎn)報(bào)告：盤點(diǎn)結(jié)束后，物資管理部門應(yīng)編制庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括盤點(diǎn)的基本情況、盤盈盤虧情況、原因分析、處理建議等。盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)及時(shí)報(bào)送至相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。（四）庫(kù)存安全管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉(cāng)庫(kù)安全管理制度，嚴(yán)禁在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)吸煙、使用明火等。3.加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)的防盜措施，安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止物資被盜。4.對(duì)于貴重物資和易燃易爆物品，應(yīng)采取特殊的保管措施，如設(shè)置專門的保險(xiǎn)柜、雙人雙鎖管理等。六、物資發(fā)放管理（一）發(fā)放流程1.使用部門根據(jù)工作需要填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到物資管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.物資管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表，核對(duì)庫(kù)存情況。對(duì)于庫(kù)存充足的物資，及時(shí)發(fā)放；對(duì)于庫(kù)存不足的物資，應(yīng)告知使用部門，并及時(shí)安排采購(gòu)。3.物資發(fā)放時(shí)，物資管理人員和領(lǐng)用人員應(yīng)在物資發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)，注明發(fā)放日期、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。（二）限量發(fā)放對(duì)于一些消耗性物資，如辦公用品、清潔用品等，應(yīng)實(shí)行限量發(fā)放制度。根據(jù)使用部門的工作性質(zhì)和實(shí)際需求，制定合理的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。例如，每個(gè)員工每月發(fā)放的紙張數(shù)量、筆的數(shù)量等應(yīng)進(jìn)行明確規(guī)定。對(duì)于超出限量的領(lǐng)用申請(qǐng)，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可發(fā)放。（三）以舊換新對(duì)于一些可以回收再利用的物資，如電池、燈泡等，實(shí)行以舊換新制度。領(lǐng)用人員在領(lǐng)取新物資時(shí)，必須交回舊物資。物資管理人員對(duì)交回的舊物資進(jìn)行登記和處理，對(duì)于可以修復(fù)再利用的舊物資，安排維修人員進(jìn)行修復(fù)；對(duì)于無(wú)法修復(fù)的舊物資，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。七、物資報(bào)廢管理（一）報(bào)廢鑒定物資管理部門定期組織相關(guān)人員對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行檢查和鑒定，對(duì)于符合報(bào)廢條件的物資，填寫物資報(bào)廢申請(qǐng)表。報(bào)廢條件包括物資已損壞無(wú)法修復(fù)、物資已超過(guò)使用年限、物資技術(shù)落后無(wú)法滿足工作需求等。（二）報(bào)廢審批物資報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、物資管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)至物業(yè)服務(wù)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于價(jià)值較高或批量較大的物資報(bào)廢，還需提交至企業(yè)總經(jīng)理審批。（三）報(bào)廢處理經(jīng)審批同意報(bào)廢的物資，物資管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。對(duì)于可以回收利用的報(bào)廢物資，如廢舊金屬、紙張等，聯(lián)系廢品回收公司進(jìn)行回收處理，并做好記錄；對(duì)于無(wú)法回收利用的報(bào)廢物資，按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，防止對(duì)環(huán)境造成污染。八、信息化管理（一）庫(kù)存管理系統(tǒng)建設(shè)物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)建立物資庫(kù)存管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、發(fā)放、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)的信息化管理。通過(guò)庫(kù)存管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)掌握物資的庫(kù)存數(shù)量、出入庫(kù)情況、采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況等信息，提高管理效率和決策的科學(xué)性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)物資管理人員應(yīng)及時(shí)將物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、發(fā)放等信息錄入庫(kù)存管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。定期對(duì)庫(kù)存管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，對(duì)庫(kù)存管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)建立物資庫(kù)存管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各小區(qū)的物資庫(kù)存管理工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、物資驗(yàn)收的合規(guī)性、庫(kù)存盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性、物資發(fā)放的規(guī)范性等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核指標(biāo)制定物資庫(kù)存管理考核指標(biāo)，如庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、物資損耗率、采購(gòu)成本控制率等