通信檔案三合一制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)管理的指導(dǎo)意見(jiàn)，以及公司為加強(qiáng)通信檔案管理、防控信息風(fēng)險(xiǎn)、提升檔案價(jià)值的內(nèi)部需求，制定本制度。本制度旨在規(guī)范公司通信檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、使用、安全處置等全流程管理，確保檔案資源安全、完整、有效，滿(mǎn)足業(yè)務(wù)發(fā)展、合規(guī)審查及風(fēng)險(xiǎn)防控要求。第二條本制度適用于公司各部門(mén)、下屬單位及全體員工，覆蓋通信技術(shù)檔案、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)檔案、客戶(hù)服務(wù)檔案、安全防護(hù)檔案等通信領(lǐng)域相關(guān)檔案的管理，以及涉及檔案管理職責(zé)履行、風(fēng)險(xiǎn)防控及合規(guī)執(zhí)行的各項(xiàng)業(yè)務(wù)場(chǎng)景。第三條本制度中下列術(shù)語(yǔ)含義：（一）通信專(zhuān)項(xiàng)管理：指公司圍繞通信業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)、客戶(hù)服務(wù)、安全防護(hù)等核心環(huán)節(jié)，建立系統(tǒng)性檔案管理機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用與風(fēng)險(xiǎn)防控。（二）通信風(fēng)險(xiǎn)：指因檔案管理不當(dāng)或業(yè)務(wù)操作違規(guī)可能導(dǎo)致的檔案丟失、損毀、泄露、篡改，或因檔案管理缺失影響業(yè)務(wù)決策、合規(guī)審查、法律責(zé)任等潛在風(fēng)險(xiǎn)。（三）合規(guī)要求：指公司檔案管理須滿(mǎn)足的法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則、內(nèi)部制度及國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性要求，包括檔案真實(shí)性、完整性、保密性、可追溯性等標(biāo)準(zhǔn)。第四條通信檔案專(zhuān)項(xiàng)管理遵循以下原則：（一）全面覆蓋：檔案管理須覆蓋公司所有通信相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域及全生命周期，確保無(wú)死角、無(wú)遺漏。（二）責(zé)任到人：明確各級(jí)組織及崗位的檔案管理職責(zé)，實(shí)現(xiàn)責(zé)任可追溯。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦重點(diǎn)環(huán)節(jié)與高風(fēng)險(xiǎn)場(chǎng)景，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防控措施。（四）持續(xù)改進(jìn)：動(dòng)態(tài)評(píng)估檔案管理效果，優(yōu)化制度流程與技術(shù)手段。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司通信檔案專(zhuān)項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌決策、資源配置及重大風(fēng)險(xiǎn)處置；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)專(zhuān)項(xiàng)管理制度建設(shè)、監(jiān)督考核及跨部門(mén)協(xié)調(diào)。第六條設(shè)立通信檔案專(zhuān)項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員，主要職責(zé)包括：統(tǒng)籌公司通信檔案管理戰(zhàn)略、決策審批重大管理事項(xiàng)、監(jiān)督考核制度執(zhí)行效果、協(xié)調(diào)跨部門(mén)協(xié)作。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，由[牽頭部門(mén)名稱(chēng)]承擔(dān)，負(fù)責(zé)日常管理、信息匯總及協(xié)調(diào)推動(dòng)。第七條明確三類(lèi)主體的檔案管理職責(zé)：（一）牽頭部門(mén)職責(zé)：1.制定、修訂并發(fā)布通信檔案專(zhuān)項(xiàng)管理制度；2.組織開(kāi)展通信領(lǐng)域檔案風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估；3.考核各部門(mén)檔案管理合規(guī)情況，提出改進(jìn)建議；4.負(fù)責(zé)檔案管理培訓(xùn)、宣貫及意識(shí)提升；5.監(jiān)督檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)維。（二）專(zhuān)責(zé)部門(mén)職責(zé)：1.負(fù)責(zé)通信業(yè)務(wù)檔案的合規(guī)審核，確保符合業(yè)務(wù)場(chǎng)景要求；2.優(yōu)化檔案管理流程，推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化建設(shè)；3.處置檔案管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)事件，提出整改方案；4.參與檔案管理制度修訂，提供業(yè)務(wù)專(zhuān)業(yè)建議。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)/下屬單位職責(zé)：1.落實(shí)檔案管理制度，確保本領(lǐng)域檔案規(guī)范收集、整理、歸檔；2.開(kāi)展日常檔案風(fēng)險(xiǎn)排查，及時(shí)上報(bào)異常情況；3.負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)操作中檔案的合規(guī)使用與保密管理；4.配合專(zhuān)項(xiàng)檢查，落實(shí)整改要求。第八條基層執(zhí)行崗須履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書(shū)，明確檔案管理義務(wù)；（二）嚴(yán)格執(zhí)行檔案操作規(guī)范，拒絕違規(guī)指令；（三）發(fā)現(xiàn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)或違規(guī)行為，及時(shí)向?qū)Ｘ?zé)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告；（四）妥善保管涉密檔案，離職時(shí)須完成檔案交接或銷(xiāo)毀手續(xù)。第三章專(zhuān)項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條通信技術(shù)檔案管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.技術(shù)研發(fā)檔案須完整記錄需求分析、設(shè)計(jì)方案、測(cè)試驗(yàn)證、成果交付等全流程；2.系統(tǒng)架構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)?、設(shè)備參數(shù)等數(shù)據(jù)須定期核查，確保準(zhǔn)確性；3.涉密技術(shù)檔案須分級(jí)存儲(chǔ)，訪問(wèn)權(quán)限嚴(yán)格管控。（二）禁止行為：1.嚴(yán)禁擅自篡改或刪除技術(shù)檔案；2.嚴(yán)禁未履行審批程序?qū)⒓夹g(shù)檔案用于商業(yè)合作或第三方傳遞。（三）重點(diǎn)防控：1.防范因檔案缺失導(dǎo)致的技術(shù)迭代中斷風(fēng)險(xiǎn)；2.嚴(yán)控核心設(shè)備參數(shù)、算法模型等敏感數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。第十條業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)檔案管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.運(yùn)營(yíng)檔案須覆蓋客戶(hù)簽約、計(jì)費(fèi)、服務(wù)變更、投訴處理等全流程，保留原始記錄；2.計(jì)費(fèi)檔案須符合稅務(wù)合規(guī)要求，賬單核對(duì)周期不超過(guò)X個(gè)月；3.服務(wù)合同須明確檔案保管期限，到期按規(guī)定處置。（二）禁止行為：1.嚴(yán)禁偽造或隱匿客戶(hù)服務(wù)記錄；2.嚴(yán)禁超出授權(quán)范圍查閱或傳遞客戶(hù)檔案。（三）重點(diǎn)防控：1.防范因檔案管理不當(dāng)引發(fā)的客戶(hù)糾紛或法律訴訟；2.嚴(yán)控客戶(hù)隱私數(shù)據(jù)在合作方共享過(guò)程中的泄露風(fēng)險(xiǎn)。第十一條客戶(hù)服務(wù)檔案管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.服務(wù)記錄須包含受理時(shí)間、處理過(guò)程、客戶(hù)反饋等要素，保存期限不少于X年；2.客戶(hù)投訴檔案須閉環(huán)管理，整改措施及結(jié)果須可追溯；3.外包服務(wù)檔案須納入統(tǒng)一管理，確保第三方服務(wù)符合合規(guī)要求。（二）禁止行為：1.嚴(yán)禁將服務(wù)檔案用于商業(yè)營(yíng)銷(xiāo)或非授權(quán)用途；2.嚴(yán)禁泄露客戶(hù)敏感信息或服務(wù)評(píng)價(jià)記錄。（三）重點(diǎn)防控：1.防范因服務(wù)檔案缺失導(dǎo)致的責(zé)任認(rèn)定爭(zhēng)議；2.嚴(yán)控外包服務(wù)商違規(guī)使用客戶(hù)檔案的風(fēng)險(xiǎn)。第十二條安全防護(hù)檔案管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.安全事件檔案須記錄時(shí)間、影響范圍、處置措施、整改驗(yàn)證等要素；2.系統(tǒng)漏洞、木馬等安全威脅須及時(shí)歸檔，并同步更新防護(hù)策略；3.涉密網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備等須建立專(zhuān)屬檔案，實(shí)施物理隔離與電子加密。（二）禁止行為：1.嚴(yán)禁擅自銷(xiāo)毀安全事件記錄；2.嚴(yán)禁未履行審批程序?qū)踩珯n案用于行業(yè)研究或媒體報(bào)道。（三）重點(diǎn)防控：1.防范因安全檔案缺失導(dǎo)致監(jiān)管處罰或聲譽(yù)損失；2.嚴(yán)控敏感安全數(shù)據(jù)在漏洞披露過(guò)程中的泄露風(fēng)險(xiǎn)。第十三條供應(yīng)商檔案管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.供應(yīng)商準(zhǔn)入檔案須包含資質(zhì)審查、合同簽訂、履約評(píng)價(jià)等全流程記錄；2.涉密供應(yīng)商須進(jìn)行背景調(diào)查，檔案保存期限不低于合同終止后X年；3.供應(yīng)商合作檔案須定期更新，淘汰或終止合作時(shí)須完成歸檔。（二）禁止行為：1.嚴(yán)禁偽造或篡改供應(yīng)商資質(zhì)材料；2.嚴(yán)禁利用檔案管理漏洞謀取不正當(dāng)利益。（三）重點(diǎn)防控：1.防范因檔案缺失導(dǎo)致供應(yīng)商資質(zhì)爭(zhēng)議或合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)；2.嚴(yán)控商業(yè)賄賂、利益輸送等腐敗風(fēng)險(xiǎn)。第十四條法律訴訟檔案管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.訴訟檔案須完整記錄案件受理、證據(jù)收集、調(diào)解協(xié)商、判決執(zhí)行等全過(guò)程；2.涉密案件檔案須雙人保管，訪問(wèn)權(quán)限僅限授權(quán)人員；3.訴訟文書(shū)須編號(hào)存檔，電子版須同步備份。（二）禁止行為：1.嚴(yán)禁擅自刪除或修改訴訟證據(jù)材料；2.嚴(yán)禁將訴訟檔案用于非案件相關(guān)用途。（三）重點(diǎn)防控：1.防范因檔案管理不當(dāng)導(dǎo)致證據(jù)鏈斷裂或案件失利；2.嚴(yán)控敏感案件信息泄露引發(fā)的社會(huì)輿情風(fēng)險(xiǎn)。第十五條人員變動(dòng)檔案管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.員工離職檔案須包含培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核、保密協(xié)議等材料，交接時(shí)限不超過(guò)X天；2.涉密人員離職須進(jìn)行檔案專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，確保無(wú)敏感數(shù)據(jù)留存；3.管理層檔案須納入長(zhǎng)期保管，保存期限不低于退休后X年。（二）禁止行為：1.嚴(yán)禁未履行審批程序?qū)T工檔案用于背景調(diào)查；2.嚴(yán)禁泄露員工隱私信息或離職評(píng)價(jià)記錄。（三）重點(diǎn)防控：1.防范因檔案管理疏漏引發(fā)的法律糾紛或勞資爭(zhēng)議；2.嚴(yán)控離職人員惡意泄露公司敏感信息的風(fēng)險(xiǎn)。第四章專(zhuān)項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十六條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：1.牽頭部門(mén)每年?duì)款^開(kāi)展制度評(píng)估，根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及風(fēng)險(xiǎn)暴露情況提出修訂建議；2.制度修訂須經(jīng)過(guò)小組審議、管理層批準(zhǔn)，并同步更新相關(guān)流程圖、操作指南；3.制度生效后X日內(nèi)須向全體員工宣貫，并納入年度合規(guī)培訓(xùn)考核。第十七條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：1.每季度組織專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，采用“風(fēng)險(xiǎn)清單+現(xiàn)場(chǎng)核查”方式，重點(diǎn)覆蓋技術(shù)更新、客戶(hù)投訴、供應(yīng)商合作等高風(fēng)險(xiǎn)場(chǎng)景；2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估采用“可能性-影響程度”二維矩陣，等級(jí)分為“低、中、高”，高風(fēng)險(xiǎn)須制定專(zhuān)項(xiàng)管控方案；3.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)布，須明確應(yīng)對(duì)措施、責(zé)任部門(mén)及上報(bào)時(shí)限。第十八條合規(guī)審查機(jī)制：1.檔案合規(guī)審查嵌入以下關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：（1）業(yè)務(wù)決策：重大項(xiàng)目啟動(dòng)前須提交檔案合規(guī)評(píng)估報(bào)告；（2）合同簽訂：商務(wù)合同須約定檔案管理責(zé)任條款；（3）系統(tǒng)上線(xiàn)：新系統(tǒng)上線(xiàn)前須驗(yàn)證檔案留存功能；（4）人員變動(dòng)：離職面談須覆蓋檔案管理合規(guī)要求。2.審查結(jié)果分為“合規(guī)、需整改、禁止實(shí)施”，禁止實(shí)施項(xiàng)須立即停止操作并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組；3.審查記錄須納入年度合規(guī)檔案，保存期限不少于X年。第十九條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：1.一般風(fēng)險(xiǎn)由專(zhuān)責(zé)部門(mén)牽頭處置，制定整改計(jì)劃并跟蹤落實(shí)；2.重大風(fēng)險(xiǎn)須啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，責(zé)任部門(mén)同步上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組，必要時(shí)請(qǐng)求母公司支援；3.風(fēng)險(xiǎn)處置過(guò)程中須保留完整記錄，處置完成30日內(nèi)提交總結(jié)報(bào)告。第二十條責(zé)任追究機(jī)制：1.違規(guī)情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)：（1）違反檔案保密規(guī)定，泄露敏感信息，視情節(jié)輕重給予警告、降級(jí)、解除勞動(dòng)合同等處分；（2）偽造或篡改檔案，造成重大損失，移交司法或按集團(tuán)規(guī)定追責(zé)；（3）未按期歸檔或銷(xiāo)毀檔案，導(dǎo)致合規(guī)處罰，扣除績(jī)效獎(jiǎng)金并通報(bào)批評(píng)。2.處罰流程：專(zhuān)責(zé)部門(mén)調(diào)查取證、領(lǐng)導(dǎo)小組審批、人力資源部執(zhí)行，處罰決定須書(shū)面通知當(dāng)事人。第二十一條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：1.每年6月、12月開(kāi)展管理效果評(píng)估，采用“制度覆蓋率-風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生率-整改完成率”三項(xiàng)指標(biāo)；2.評(píng)估結(jié)果用于優(yōu)化制度流程，例如：通過(guò)引入電子檔案系統(tǒng)提升歸檔效率；3.評(píng)估報(bào)告須提交管理層審議，并同步更新年度合規(guī)計(jì)劃。第五章專(zhuān)項(xiàng)管理保障措施第二十二條組織保障：1.公司主要負(fù)責(zé)人須在季度會(huì)議上通報(bào)檔案管理進(jìn)展，解決跨部門(mén)協(xié)作難題；2.牽頭部門(mén)設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)管理崗位，配備X名專(zhuān)職人員，并納入集團(tuán)統(tǒng)一培訓(xùn)體系。第二十三條考核激勵(lì)機(jī)制：1.檔案管理合規(guī)情況納入部門(mén)年度考核權(quán)重不低于X%，考核結(jié)果與評(píng)優(yōu)、晉升掛鉤；2.個(gè)人違規(guī)行為計(jì)入績(jī)效檔案，連續(xù)兩次違反保密規(guī)定者調(diào)離敏感崗位；3.對(duì)檔案管理優(yōu)秀部門(mén)/個(gè)人，授予“合規(guī)先鋒”稱(chēng)號(hào)并給予現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)。第二十四條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：1.培訓(xùn)層級(jí)：（1）管理層：每半年開(kāi)展合規(guī)履職培訓(xùn)，重點(diǎn)解讀法律法規(guī)及集團(tuán)要求；（2）專(zhuān)責(zé)人員：每月更新系統(tǒng)操作培訓(xùn)，同步考核實(shí)操能力；（3）基層員工：新員工入職培訓(xùn)中必須包含檔案管理章節(jié)，每年復(fù)訓(xùn)一次。2.宣傳方式：制作《通信檔案合規(guī)手冊(cè)》，通過(guò)內(nèi)部OA、電子屏、專(zhuān)題會(huì)議等渠道普及知識(shí)。第二十五條信息化支撐：1.建立統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)以下功能：（1）全流程電子歸檔，自動(dòng)生成檔案目錄及版本記錄；（2）權(quán)限動(dòng)態(tài)管理，基于角色分配不同訪問(wèn)級(jí)別；（3）風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，異常操作觸發(fā)自動(dòng)報(bào)警。2.系統(tǒng)運(yùn)維由專(zhuān)責(zé)部門(mén)負(fù)責(zé)，每日備份數(shù)據(jù)，每月進(jìn)行漏洞掃描。第二十六條文化建設(shè)：1.每年X月發(fā)布《通信檔案合規(guī)倡議書(shū)》，組織全員簽署承諾書(shū)；2.制作“年度合規(guī)之星”案例集，通過(guò)內(nèi)部刊物傳播合規(guī)理念；3.將檔案管理納入企業(yè)文化建設(shè)體系，與“質(zhì)量”“安全”等主題同步推進(jìn)。第二十七條報(bào)告制度：1.風(fēng)險(xiǎn)事件上報(bào)：發(fā)生一般風(fēng)險(xiǎn)須X日內(nèi)上報(bào)專(zhuān)責(zé)部門(mén)，