養(yǎng)老院行政管理臺賬標準目錄引言養(yǎng)老院作為面向老年群體提供照護服務的專業(yè)機構(gòu)，行政管理臺賬是保障運營合規(guī)性、服務質(zhì)量穩(wěn)定性及風險可控性的核心管理工具。通過建立標準化的臺賬體系，既能滿足民政、衛(wèi)健等部門的監(jiān)管要求，也能為機構(gòu)內(nèi)部優(yōu)化流程、沉淀經(jīng)驗、規(guī)避風險提供數(shù)據(jù)支撐。本文結(jié)合養(yǎng)老服務行業(yè)規(guī)范與實操需求，梳理行政管理臺賬的核心模塊與具體內(nèi)容，為養(yǎng)老機構(gòu)精細化管理提供參考。一、基礎(chǔ)管理臺賬（一）機構(gòu)資質(zhì)與備案管理機構(gòu)證照檔案：包含《民辦非企業(yè)單位登記證書》《養(yǎng)老機構(gòu)設(shè)立許可證》《食品經(jīng)營許可證》（含食堂）、消防驗收合格證等證照的原件掃描件、有效期跟蹤表，以及年檢、換證相關(guān)材料。備案管理記錄：民政部門備案回執(zhí)、變更備案材料（如地址、服務范圍調(diào)整）、政策合規(guī)性自查報告（含養(yǎng)老服務標準、收費備案等）。（二）規(guī)章制度臺賬內(nèi)部制度匯編：涵蓋人事管理、服務規(guī)范、安全管理、財務審批、應急處置等制度文本，配套制度修訂記錄（修訂原因、版本號、生效日期）。制度宣貫記錄：員工培訓簽到表、制度解讀會議紀要、線上學習臺賬（含學習時長、考核成績）。（三）會議管理臺賬管理層會議：院長辦公會、理事會（如需）的會議紀要（含決議事項、責任人、完成時限）、議題提案表。員工大會：季度/年度員工大會記錄（含政策傳達、問題反饋、表彰通報）、分組討論紀要。專項會議：安全專題會、服務質(zhì)量分析會等會議材料（含會議議程、參會人員、行動項跟蹤表）。（四）工作計劃與總結(jié)年度/季度計劃：機構(gòu)發(fā)展規(guī)劃、部門工作計劃（含服務目標、人力配置、預算安排）、重點項目推進表。月度/季度總結(jié)：運營數(shù)據(jù)匯總（入住率、投訴率、滿意度等）、目標完成度分析、問題反思與改進措施。（五）應急管理預案預案文本：消防、食品衛(wèi)生、疫情防控、老人突發(fā)疾病、自然災害等專項應急預案，配套應急組織架構(gòu)圖、聯(lián)系人清單。演練記錄：演練方案、現(xiàn)場照片/視頻、參與人員簽到表、演練評估報告（含改進建議）。應急物資清單：急救藥品、消防器材、防疫物資等的庫存臺賬、更新記錄、檢查報告。二、人員管理臺賬（一）員工檔案管理基礎(chǔ)檔案：員工入職登記表、身份證復印件、學歷/資格證書（護理員證、健康證、營養(yǎng)師證等）、勞動合同、離職證明（含離職原因分析表）。健康管理：員工年度體檢報告、傳染病篩查記錄、健康異常跟蹤表（如慢性病管理）。（二）培訓管理臺賬培訓計劃：年度培訓規(guī)劃（含護理技能、安全操作、心理疏導等主題）、月度培訓排期表。培訓實施：培訓課件、講師信息（內(nèi)部/外部）、培訓簽到表、考核成績單（理論/實操）、培訓效果評估表（員工自評、上級評價）。繼續(xù)教育：員工外出學習證明、行業(yè)會議參會記錄、證書續(xù)期材料（如護理員證復審）。（三）考勤與績效管理考勤記錄：每日考勤表（含遲到、早退、請假統(tǒng)計）、月度考勤匯總表、異?？记谡f明（如病假證明、事假審批單）。績效考核：考核方案（含KPI指標，如服務投訴率、老人滿意度、工作完成率）、月度/季度考核評分表、績效面談記錄、獎懲記錄（表彰通知、處罰決定書）。（四）人員變動管理招聘管理：招聘需求表、簡歷篩選記錄、面試評價表、錄用通知書、試用期評估報告。離職管理：離職申請單、離職面談記錄（含離職原因分類統(tǒng)計，如薪資、職業(yè)發(fā)展、工作強度等）、離職人員交接清單（含工作、物資、檔案交接）。三、安全管理臺賬（一）安全制度與責任安全責任制：安全管理組織架構(gòu)圖、崗位安全責任書（含院長、部門負責人、一線員工職責）、安全考核辦法。安全制度：消防安全、食品安全、設(shè)施安全、老人安全（防跌倒、防走失）等制度文本，配套制度執(zhí)行檢查清單。（二）安全檢查與整改日常檢查：每日安全巡查表（含消防設(shè)施、電器設(shè)備、食品衛(wèi)生、老人房間安全等）、每周部門聯(lián)合檢查記錄、月度安全大檢查報告（含問題照片、整改責任人、期限）。專項檢查：節(jié)假日安全檢查、季節(jié)性安全檢查（如夏季防汛、冬季防滑）、第三方安全審計報告。整改跟蹤：問題整改臺賬（含問題描述、整改措施、完成情況、復查結(jié)果）、逾期未整改問題升級處理記錄（如上報管理層、約談責任人）。（三）事故與事件管理事故記錄：老人跌倒、燙傷、走失、食品變質(zhì)等事件的《事件報告單》（含時間、地點、經(jīng)過、涉事人員）、醫(yī)療處置記錄（如送醫(yī)診斷、用藥清單）。事件分析：事件原因分析報告（人、機、環(huán)、管四要素分析）、改進措施落實跟蹤表、家屬溝通記錄（含溝通內(nèi)容、家屬反饋、協(xié)議書）。（四）消防管理消防設(shè)施臺賬：滅火器、消火栓、煙感報警器、應急燈等的型號、位置、檢查周期、維護記錄（含維修/更換日期、費用）。消防通道管理：通道暢通檢查記錄、疏散路線圖更新記錄、消防演練關(guān)聯(lián)記錄（同應急管理預案）。（五）防疫管理防疫制度：疫情防控預案、訪客管理規(guī)定、員工健康監(jiān)測制度、老人健康監(jiān)測制度。防疫記錄：員工每日體溫/健康碼臺賬、老人每日體溫/癥狀監(jiān)測表、物資采購記錄（口罩、消毒液、抗原試劑等）、核酸/抗原檢測記錄（含檢測日期、結(jié)果）、疫苗接種臺賬（員工、老人接種情況統(tǒng)計）。四、服務管理臺賬（一）老人檔案管理基礎(chǔ)檔案：老人入住申請表、身份證/戶口本復印件、家屬聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人信息、入住評估報告（含身體狀況、自理能力、特殊需求）。健康檔案：既往病史、過敏史、定期體檢報告（每半年/年）、用藥清單（含處方藥、非處方藥）、慢性病管理記錄（如血壓、血糖監(jiān)測表）。服務協(xié)議：入住合同（含服務內(nèi)容、收費標準、權(quán)利義務）、家屬授權(quán)書（如醫(yī)療決策權(quán)、財務代管）、協(xié)議變更記錄（如服務升級、費用調(diào)整）。（二）服務記錄管理生活照料：每日護理記錄（含起床、洗漱、用餐、如廁、翻身等服務時長、執(zhí)行人）、特殊護理記錄（如壓瘡護理、鼻飼護理）、家屬溝通記錄（含服務反饋、需求調(diào)整）。醫(yī)療護理：醫(yī)生巡診記錄（含診斷意見、醫(yī)囑）、護士護理記錄（含輸液、注射、傷口換藥）、緊急醫(yī)療處置記錄（同事故管理）。精神慰藉：心理疏導記錄（含疏導主題、老人情緒變化）、文化娛樂活動參與記錄（如書法課、合唱隊出勤）、家屬探視記錄（含探視時間、互動內(nèi)容）。（三）滿意度與投訴管理滿意度調(diào)查：月度/季度滿意度問卷（含服務態(tài)度、餐飲質(zhì)量、環(huán)境設(shè)施等維度）、調(diào)查結(jié)果統(tǒng)計分析（如得分分布、差評項歸類）、改進措施關(guān)聯(lián)記錄（同問題整改）。投訴處理：投訴登記表（含投訴人、時間、事由、涉及部門/人員）、投訴處理單（含調(diào)查過程、責任認定、處理結(jié)果、家屬確認簽字）、投訴整改跟蹤表（含重復投訴分析）。（四）服務質(zhì)量評估內(nèi)部評估：季度服務質(zhì)量自查報告（含服務流程合規(guī)性、護理技能達標率）、老人能力再評估記錄（每半年/年，調(diào)整護理等級）。外部評估：民政部門抽檢報告、第三方機構(gòu)評估報告（如星級評定、服務質(zhì)量認證）、評估問題整改臺賬（同安全整改）。五、財務管理臺賬（一）收支管理臺賬收入管理：入住費用臺賬（含月費、押金、一次性收費）、政府補貼記錄（如運營補貼、床位補貼）、其他收入（如捐贈、活動收入）、發(fā)票/收據(jù)存根（按編號整理）。支出管理：人員費用（工資、社保、福利）、物資采購（食品、耗材、設(shè)備）、服務外包（如醫(yī)療外包、保潔外包）、水電費、維修費、財務報表（月度/季度/年度收支明細表、利潤表）。（二）物資采購財務臺賬采購申請：部門采購需求單（含物資名稱、數(shù)量、預算、用途）、采購審批單（含審批人、審批意見）。采購合同：供應商合同（含供貨周期、質(zhì)量標準、付款方式）、比價記錄（三家及以上供應商報價單）、驗收單（含物資數(shù)量、質(zhì)量驗收結(jié)果、驗收人簽字）。付款管理：付款申請單（含合同金額、已付金額、應付金額）、發(fā)票臺賬（含發(fā)票號碼、開票日期、金額、是否抵扣）、付款憑證（銀行轉(zhuǎn)賬記錄、現(xiàn)金支出單）。（三）固定資產(chǎn)管理資產(chǎn)臺賬：固定資產(chǎn)清單（含設(shè)備名稱、型號、購置日期、價值、使用部門）、資產(chǎn)標簽（含唯一編號、責任人）、資產(chǎn)折舊記錄（按會計制度計提折舊）。資產(chǎn)維護：設(shè)備維修記錄（含故障描述、維修費用、維修后驗收）、資產(chǎn)盤點表（季度/年度盤點，含盤盈/盤虧分析）、資產(chǎn)處置記錄（報廢、轉(zhuǎn)讓、捐贈的審批單、處置收入/支出）。（四）財務審計與合規(guī)審計報告：年度財務審計報告（第三方審計）、內(nèi)部審計記錄（含財務流程檢查、費用合規(guī)性審查）。稅務管理：納稅申報表（增值稅、所得稅等）、稅收優(yōu)惠申請材料（如小微企業(yè)減免、養(yǎng)老服務免稅政策）、社保繳費臺賬（含員工社保明細、繳費憑證）。六、物資管理臺賬（一）物資采購管理采購計劃：年度/季度物資需求計劃（含食品、耗材、設(shè)備、辦公用品）、采購預算表（按類別分解預算）。供應商管理：供應商檔案（含營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、合作評價）、供應商考核表（按供貨質(zhì)量、價格、時效評分）、合格供應商名錄（動態(tài)更新）。（二）庫存管理臺賬入庫管理：入庫單（含物資名稱、數(shù)量、批次、保質(zhì)期、入庫日期、經(jīng)辦人）、庫存臺賬（按類別分庫管理，如食品庫、耗材庫、設(shè)備庫）、保質(zhì)期預警表（臨近過期物資清單、處理方案）。出庫管理：出庫單（含領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、用途、數(shù)量）、領(lǐng)料臺賬（按部門統(tǒng)計月度領(lǐng)用金額）、庫存盤點表（月度/季度盤點，含盈虧原因分析）。（三）設(shè)施設(shè)備維護管理設(shè)備檔案：大型設(shè)備（如電梯、康復器械、廚房設(shè)備）的使用說明書、維修手冊、保修合同。維護計劃：年度維護計劃（含設(shè)備名稱、維護項目、周期）、維護記錄（含維護日期、維護內(nèi)容、費用、維護人員）、故障報修單（含報修時間、故障描述、維修進度）。（四）耗材與低值易耗品管理耗材臺賬：護理耗材（紙尿褲、消毒用品）、辦公用品（打印紙、筆）等的領(lǐng)用記錄、庫存預警（低于安全庫存提醒）。低值易耗品：如床上用品、餐具等的采購、領(lǐng)用、報廢記錄（含使用周期、損耗率分析）。七、檔案管理臺賬（一）文書檔案管理行政文件：上級部門來文（含民政、衛(wèi)健、消防等部門文件）、機構(gòu)發(fā)文（含通知、公告、請示）、收發(fā)文登記?。ò次奶枴⑷掌?、主題分類）。合同協(xié)議：服務合同、采購合同、勞動合同、合作協(xié)議等的分類歸檔（按有效期、類型編號）、合同到期提醒表（提前3個月預警）。（二）服務檔案管理老人檔案：按入住時間、房間號、護理等級分類歸檔（同服務管理臺賬）、檔案借閱登記?。ê栝喨恕⒂猛?、歸還日期）、檔案銷毀記錄（到期檔案銷毀審批單、銷毀清單）。（三）基建與設(shè)施檔案基建檔案：房屋產(chǎn)權(quán)證明、裝修改造圖紙（含水電布局、消防改造）、驗收報告（含裝修、消防、環(huán)評）。設(shè)施檔案：同物資管理臺賬的設(shè)備檔案，補充設(shè)施巡檢記錄（如電梯年檢報告、消防設(shè)施檢測報告）。（四）電子檔案管理電子文件：重要文檔的電子備份（按類別建立文件夾，如“2024年-行政文件”“老人檔案-張三”）、備份記錄（含備份日期、存儲位置、校驗碼）、電子檔案借閱權(quán)限管理（含權(quán)限設(shè)置、操作日志）。八、監(jiān)督與改進臺賬（一）內(nèi)部監(jiān)督檢查自查清單：按部門/崗位制定自查表（如護理部自查服務流程、財務部自查費用合規(guī)）、自查報告（含問題數(shù)量、整改率）。交叉檢查：部門間交叉檢查記錄（如后勤部檢查護理部設(shè)施安全、護理部檢查后勤部食品衛(wèi)生）、檢查問題移交單（含責任部門、整改要求）。（二）外部評估與反饋監(jiān)管反饋：民政、衛(wèi)健等部門檢查反饋單（含問題清單、整改要求）、監(jiān)管部門回訪記錄（含整改驗收結(jié)果）。家屬與老人反饋：家屬座談會記錄（含意見建議、需求調(diào)研）、老人心聲采集（如個別訪談、意見箱反饋）。（三）問題整改與跟蹤整改臺賬：整合安全、服務、財務等模塊的問題，建立統(tǒng)一的整改臺賬（含問題來源、整改責任人、完成時限、驗證結(jié)果）、整改逾期升級機制（如約談、績效扣分）。（四）持續(xù)改進管理改進提案：員工改進提案表（含提案人、改進建議、預期效果）、提案評審記錄（含評審意見、采納情況）、改進實施跟蹤表（含實施進度、