辦公文件收發(fā)登記管理制度辦公文件收發(fā)登記管理適用于本單位所有紙質及電子形式的收文與發(fā)文管理，包括上級來文、平級單位函件、下級請示、內部文件、外部抄送文件等。文件類型涵蓋通知、通報、請示、批復、報告、函、紀要等正式公文及重要事務性文書。文件收文管理流程如下：外部來文由辦公室指定專職文件管理員統(tǒng)一簽收，簽收時需核對來文單位、文件數量、封裝完整性，確認無誤后填寫《收文登記表》。登記表需記錄收文日期、來文單位、文號、標題、密級、份數、緊急程度、簽收人等信息，電子文件需同步記錄發(fā)送方式（郵件/協同辦公系統(tǒng)等）及附件情況。收文登記后，文件管理員應在2個工作日內完成初審，重點核查來文是否應由本單位辦理、格式是否規(guī)范、內容是否完整，不符合要求的退回或要求補正，符合要求的進入呈批流程。呈批時，文件管理員根據文件內容和職責分工提出擬辦意見，經辦公室負責人審核后，按領導分工呈送分管領導批閱。緊急文件（標注“特急”“加急”）需在收文后1小時內呈送，絕密、機密文件需雙人交接并單獨登記。領導批示后，文件管理員根據批示意見填寫《文件處理單》，明確承辦部門、辦理要求及時限，24小時內轉交承辦部門。承辦部門收到文件后，需在3個工作日內啟動辦理程序，緊急文件需當日處理，辦理過程中需及時向分管領導匯報進展；需多個部門協同辦理的，由牽頭部門負責協調并匯總意見。文件傳閱實行“專人專管、順序傳遞”，傳閱單需記錄傳閱人、傳閱日期及意見，一般文件傳閱不超過5個工作日，密級文件當日收回，嚴禁橫傳、漏傳或擅自復制。文件辦理完畢后，承辦部門需在5個工作日內將辦理結果、領導批示原件及相關材料交回文件管理員，由文件管理員核對后標注“已辦結”，并與原文件合并整理。文件發(fā)文管理流程如下：內部發(fā)文由承辦部門擬稿，擬稿需符合《黨政機關公文處理工作條例》要求，明確主送、抄送單位，標注密級、緊急程度，正文需經部門負責人初審，重點核查內容合法性、政策一致性、表述準確性及格式規(guī)范性。核稿由辦公室負責，核稿內容包括：是否需要行文、行文依據是否充分、格式是否符合規(guī)范、文字表述是否準確、涉及其他部門事項是否已協商一致。核稿發(fā)現問題的，退回承辦部門修改，修改后重新核稿；核稿通過后，提交分管領導或主要領導簽發(fā)，簽發(fā)人需明確簽署“同意印發(fā)”或具體修改意見，嚴禁越權簽發(fā)。簽發(fā)后，文件管理員需在2個工作日內完成發(fā)文登記，登記內容包括發(fā)文日期、文件編號（按年度、部門、文種統(tǒng)一編號）、標題、主送單位、抄送單位、份數、承辦人、印制狀態(tài)等，電子文件需同步生成電子編號并關聯紙質文件。文件印制由辦公室統(tǒng)一負責，需嚴格按照簽發(fā)稿印刷，核對無誤后加蓋單位公章（電子文件需生成電子簽章），印制數量根據主送、抄送單位及存檔需要確定，多余份數需登記后銷毀，嚴禁隨意留存。文件分發(fā)時，紙質文件通過機要交換、郵政專遞或專人送達，需填寫《文件分發(fā)記錄表》，記錄接收單位、送達方式、送達人、簽收人及時間；電子文件通過協同辦公系統(tǒng)、加密郵件等安全渠道發(fā)送，需確認接收方已成功接收并反饋。文件分發(fā)后，承辦部門需在3個工作日內將簽發(fā)稿、印制稿及核稿修改記錄交文件管理員存檔，電子文件需同步備份至單位檔案管理系統(tǒng)，備份介質需至少保存2套，分別存放于不同物理位置。文件登記要求：紙質文件與電子文件需同步登記，登記信息需準確、完整、清晰，不得漏登、錯登或補登；登記?。娮优_賬）需按月整理、年度歸檔，保存期限不少于10年，密級文件登記薄保存期限按相關保密規(guī)定執(zhí)行。文件管理員需每日核對收文、發(fā)文登記情況，每周匯總文件處理進度，形成《文件辦理情況周報》報辦公室負責人；每季度對文件登記準確性、流轉及時性、辦理有效性進行自查，自查結果納入部門績效考核。文件歸檔與保管：已辦結文件需在次年3月底前完成歸檔，由文件管理員按年度、文種、保管期限分類整理，編制歸檔目錄，移交單位綜合檔案室。密級文件歸檔前需經保密部門審核，歸檔后單獨存放并限制查閱權限；電子文件歸檔需轉換為不可修改格式（如PDF），確保元數據完整，存儲介質需符合檔案保管要求。查閱歸檔文件需填寫《文件查閱申請表》，經辦公室負責人批準，絕密文件需主要領導審批；查閱時嚴禁復制、拍照，確需復制的需注明“復制件”并登記備案。文件管理責任：文件管理員負責文件收發(fā)登記的直接責任，需嚴格遵守保密規(guī)定，嚴