會議室預(yù)約使用登記管理流程會議室預(yù)約需通過公司統(tǒng)一的辦公管理系統(tǒng)發(fā)起，系統(tǒng)路徑為“行政服務(wù)會議室管理預(yù)約申請”。申請人登錄系統(tǒng)后，需填寫以下信息：使用日期（精確到小時分鐘）、預(yù)計時長（不超過4小時，特殊情況需注明原因并提交行政部審批）、參會人數(shù)（需與所選會議室容量匹配，小型會議室限10人以內(nèi)，中型20人以內(nèi)，大型50人以內(nèi)）、會議類型（常規(guī)會議/培訓(xùn)/視頻會議/接待）、設(shè)備需求（需勾選具體設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)、白板筆、翻頁筆、視頻會議終端等，若需外接設(shè)備需備注型號）、申請人姓名及聯(lián)系方式（用于緊急聯(lián)絡(luò)）。提交前需確認(rèn)系統(tǒng)顯示的會議室當(dāng)前時段無沖突，若顯示沖突需調(diào)整時間或更換會議室。預(yù)約申請?zhí)峤缓?，系統(tǒng)自動推送至行政部審核崗。審核人員需在30分鐘內(nèi)完成以下核查：核對參會人數(shù)與會議室容量是否匹配（超容申請直接駁回并備注原因）；檢查設(shè)備需求是否在該會議室配置范圍內(nèi)（如申請視頻會議但該會議室無終端設(shè)備，需提示更換會議室或調(diào)整需求）；確認(rèn)時間是否與其他已通過申請重疊（重疊需聯(lián)系申請人協(xié)商調(diào)整）。審核通過后，系統(tǒng)自動生成預(yù)約編號并發(fā)送短信/郵件至申請人，同步更新會議室電子屏狀態(tài)為“已占用”；審核不通過則系統(tǒng)反饋具體原因，申請人可修改信息后重新提交。會議開始前1小時，申請人需登錄系統(tǒng)確認(rèn)是否正常使用，若臨時取消或調(diào)整時間（提前/延后不超過30分鐘），需在原預(yù)約時間前2小時通過系統(tǒng)提交變更申請，超時變更需電話聯(lián)系行政部備案。行政部每日9:00前同步當(dāng)日所有預(yù)約信息至物業(yè)及設(shè)備維護組，由物業(yè)提前30分鐘完成會議室清潔（擦拭桌面、清理垃圾桶、更換茶具），設(shè)備組提前15分鐘開啟空調(diào)并檢查設(shè)備狀態(tài)（測試投影儀清晰度、音響音量、視頻會議終端聯(lián)網(wǎng)情況，白板筆是否可用），若發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障需立即聯(lián)系申請人更換會議室并更新系統(tǒng)狀態(tài)。會議開始時，申請人需攜帶工牌在會議室門口電子簽到機完成簽到（未簽到系統(tǒng)將在5分鐘后自動釋放該時段預(yù)約）。使用期間需遵守以下規(guī)定：禁止挪動固定家具（如會議桌、文件柜），可使用活動椅但需在結(jié)束后歸位；設(shè)備使用完畢后需關(guān)閉電源（投影儀需等待3分鐘散熱后關(guān)機），視頻會議終端需退出賬號；禁止在墻面、桌面涂鴉或粘貼帶膠物品；會議期間產(chǎn)生的垃圾（外賣盒、紙張、礦泉水瓶）需分類投入室內(nèi)垃圾桶，茶漬需用紙巾擦拭干凈；若使用茶歇服務(wù)（需提前4小時在預(yù)約時勾選），需將餐具集中放置于指定回收筐。會議結(jié)束后，申請人需在10分鐘內(nèi)完成以下操作：通過系統(tǒng)點擊“使用完成”按鈕（未操作系統(tǒng)將在30分鐘后自動標(biāo)記）；檢查并關(guān)閉所有設(shè)備電源（空調(diào)調(diào)至26℃待機模式）；確認(rèn)物品無遺漏（遺失物品需聯(lián)系行政部登記）；將活動椅歸位至?xí)h桌兩側(cè)。行政部巡查員在每場會議結(jié)束后30分鐘內(nèi)進行現(xiàn)場核查，核查項包括：設(shè)備是否關(guān)閉（未關(guān)閉需記錄并扣減申請人當(dāng)月行政積分）、衛(wèi)生是否達標(biāo)（垃圾未清理需聯(lián)系申請人返工）、家具是否歸位（挪動未還原需通知物業(yè)復(fù)位）。核查結(jié)果同步至系統(tǒng)，作為月度會議室使用評價依據(jù)，連續(xù)3次違規(guī)使用將限制該申請人1個月內(nèi)的預(yù)約權(quán)限。視頻會議類預(yù)約需額外遵守：提前15分鐘調(diào)試終端設(shè)備（測試攝像頭角度、麥克風(fēng)收音范圍），會議期間禁止遮擋攝像頭；使用外部網(wǎng)絡(luò)接入需通過公司VPN（需提前向IT部申請授權(quán)碼）；涉及保密內(nèi)容的會議需關(guān)閉屏幕共享功能并啟用終端加密模式。培訓(xùn)類預(yù)約需提前告知行政部是否需要準(zhǔn)備投影幕布、擴音設(shè)備或移動白板（超常規(guī)設(shè)備需提前24小時申請），培訓(xùn)資料需在結(jié)束后自行帶離，禁止遺留。接待類預(yù)約需備注訪客數(shù)量及身份（客戶/供應(yīng)商/合作伙伴），行政部將同步訪客信息至安保部，訪客需在會議室區(qū)域活動，禁止進入辦公區(qū)。系統(tǒng)每月1日生成上月會議室使用報告，內(nèi)容包括各部門使