檔案室管理制度上墻【檔案管理工作制度】一、總則1.1為統(tǒng)一檔案實(shí)體與電子數(shù)據(jù)的全生命周期管理，確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、可用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等上位規(guī)范，結(jié)合本單位組織規(guī)模、業(yè)務(wù)特點(diǎn)與信息化水平，制定本制度。1.2本制度所稱檔案，是指本單位在職能活動(dòng)中直接形成的、具有保存和查考價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文件、實(shí)物及其元數(shù)據(jù)。1.3檔案管理實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、集中保管、分工協(xié)作”的原則，任何部門和個(gè)人不得將應(yīng)歸檔材料據(jù)為己有或擅自銷毀。1.4檔案室是本單位檔案集中保管與利用的專門場(chǎng)所，由綜合辦公室歸口管理，接受上級(jí)檔案行政管理部門監(jiān)督指導(dǎo)。二、組織與職責(zé)2.1檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組2.1.1由單位主要負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，分管辦公室領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員，每年至少召開兩次會(huì)議，審議年度歸檔計(jì)劃、檔案信息化預(yù)算、到期鑒定及銷毀清單。2.1.2對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目、改制重組、資產(chǎn)并購(gòu)等活動(dòng)中形成的核心檔案實(shí)行前置審批，確?！绊?xiàng)目啟動(dòng)同步提出歸檔要求、項(xiàng)目驗(yàn)收同步完成檔案移交”。2.2綜合辦公室（檔案室）2.2.1配備專職檔案管理員不少于編制數(shù)的1%，并保持崗位相對(duì)穩(wěn)定；管理員須取得省級(jí)以上檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)合格證書，每三年接受繼續(xù)教育學(xué)時(shí)不少于60小時(shí)。2.2.2負(fù)責(zé)制定文件材料歸檔范圍與保管期限表（以下簡(jiǎn)稱“期限表”），每年動(dòng)態(tài)修訂，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.2.3組織檔案收集、整理、編目、數(shù)字化、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、銷毀、移交、安全、保密、應(yīng)急等全流程工作，建立全宗卷、案卷級(jí)、文件級(jí)三級(jí)質(zhì)量管控體系。2.3業(yè)務(wù)部門2.3.1指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的平時(shí)預(yù)立卷、組件、著錄、移交，確?！罢l形成、誰負(fù)責(zé)、誰整理”。2.3.2對(duì)涉密或敏感業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，在移交前完成密級(jí)變更或解密審核，并附《保密審查表》。2.3.3配合檔案室開展檔案利用、編研、展覽及信息化工作，提供業(yè)務(wù)背景說明與專業(yè)術(shù)語注釋。2.4信息技術(shù)部門2.4.1負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)、數(shù)據(jù)備份、網(wǎng)絡(luò)安全、權(quán)限策略、日志審計(jì)，確保電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性“四性”檢測(cè)達(dá)標(biāo)率100%。2.4.2每季度對(duì)檔案服務(wù)器、光盤庫(kù)、磁帶庫(kù)進(jìn)行一次恢復(fù)演練，演練報(bào)告經(jīng)檔案管理員、系統(tǒng)管理員雙簽字后歸入全宗卷永久保存。三、歸檔范圍與保管期限3.1歸檔范圍采用“正面清單+負(fù)面清單”模式，凡屬下列類型之一者必須歸檔：a)反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件；b)維持單位資產(chǎn)、權(quán)益、責(zé)任憑證價(jià)值的合同、協(xié)議、證照、票據(jù)、圖紙、賬冊(cè)；c)上級(jí)機(jī)關(guān)、直屬單位頒發(fā)的非普發(fā)性但需貫徹執(zhí)行的法規(guī)性、政策性文件；d)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、突發(fā)事件、媒體宣傳、榮譽(yù)獲得、外事交往、領(lǐng)導(dǎo)視察等過程記錄；e)信息化建設(shè)項(xiàng)目、科研課題、產(chǎn)品研制、工程建設(shè)、設(shè)備儀器全生命周期文件；f)涉及職工權(quán)益的人事、薪酬、社保、職稱、表彰、處分、離退休審批材料；g)會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢、巡視、法律、輿情、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、環(huán)保、安全、質(zhì)量、信訪等專業(yè)活動(dòng)原始憑證；h)其他對(duì)單位具有查考、利用、法律、記憶價(jià)值的材料。3.2下列材料可不歸檔，但須書面說明原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案室雙重審批后執(zhí)行：a)重份文件、草稿、過程稿、校對(duì)稿（定稿已歸檔）；b)普發(fā)性、無辦理結(jié)果的外來文件；c)事務(wù)性通知、內(nèi)部刊物、參考性簡(jiǎn)報(bào)、一般性學(xué)習(xí)資料；d)與單位無直接關(guān)系的私人信函、廣告、推銷資料。3.3保管期限劃分為永久、30年、10年三類，采用“職能+風(fēng)險(xiǎn)”雙維度評(píng)估法：永久：?jiǎn)挝辉O(shè)立、合并、分立、撤銷、章程、產(chǎn)權(quán)、土地使用權(quán)、建筑物、核心專利、商標(biāo)注冊(cè)、獲獎(jiǎng)證書、省部級(jí)以上重大項(xiàng)目、重大事故處理、重要領(lǐng)導(dǎo)批示。30年：年度以上計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、重要合同協(xié)議、中層干部任免、職工名冊(cè)、社保繳費(fèi)、質(zhì)量環(huán)境體系認(rèn)證、10年以上有效資質(zhì)。10年：月度計(jì)劃、一般性通知、周例會(huì)、培訓(xùn)記錄、低值易耗品采購(gòu)、內(nèi)部考核、一般性外事接待。3.4期限表每三年全面評(píng)估一次，對(duì)因法律法規(guī)變化、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)重組導(dǎo)致價(jià)值發(fā)生升降的檔案，及時(shí)升降級(jí)并記錄評(píng)估依據(jù)。四、平時(shí)收集與預(yù)立卷4.1實(shí)行“三納入”：納入部門年度目標(biāo)、納入崗位職責(zé)、納入業(yè)務(wù)流程，確保文件材料在形成源頭就具備歸檔條件。4.2兼職檔案員每月5日前完成上月文件材料實(shí)物及電子文件的清點(diǎn)、脫敏、版本確認(rèn)，使用檔案管理系統(tǒng)“預(yù)立卷”模塊創(chuàng)建臨時(shí)卷，填寫題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)、載體、密級(jí)、開放標(biāo)識(shí)、關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。4.3對(duì)電子文件實(shí)行版式固化，PDF/A格式為主，XML生成封裝包；計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)類文件同步收集DWG源文件與PDF矢量圖；音視頻采用MP4、WAV通用格式，分辨率、采樣率不低于歸檔標(biāo)準(zhǔn)。4.4實(shí)物檔案粘貼二維碼標(biāo)簽，與電子條目雙向關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)“一碼到底”。4.5對(duì)跨部門協(xié)作項(xiàng)目，由牽頭部門統(tǒng)一收集，杜絕“各自歸檔、重復(fù)歸檔、漏歸檔”。五、整理與編目5.1整理原則：遵循文件形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分價(jià)值，便于保管與利用。5.2組件規(guī)則：a)正文與附件為一件；b)請(qǐng)示與批復(fù)為一件；c)報(bào)告、批示、辦理結(jié)果單為一件；d)會(huì)議記錄、紀(jì)要、簽到表、聲像資料為一件；e)合同、補(bǔ)充協(xié)議、變更、終止協(xié)議為一件。5.3裝訂：永久、30年期采用不銹鋼訂書釘左側(cè)三孔一線裝訂，10年期可用環(huán)保熱熔膠裝訂；對(duì)珍貴原件使用無酸紙夾套，不得使用塑料回形針、大頭針、膠帶。5.4編號(hào)：全宗號(hào)—年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）—案卷號(hào)—件號(hào)六級(jí)結(jié)構(gòu)，流水號(hào)均從“1”開始，不得跳號(hào)、重號(hào)。5.5著錄：依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）與《電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46）建立文件級(jí)、案卷級(jí)、全宗級(jí)三級(jí)目錄，必填項(xiàng)包括題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)、載體、密級(jí)、開放標(biāo)識(shí)、主題詞、業(yè)務(wù)實(shí)體、關(guān)聯(lián)文件、四性檢測(cè)碼；選填項(xiàng)包括文號(hào)、規(guī)格、語種、色彩、分辨率、時(shí)長(zhǎng)、版權(quán)信息。5.6目錄打?。翰捎?0g無酸紙，封面200g卡紙，格式統(tǒng)一為A4縱向，左側(cè)裝訂；封面含全宗名稱、案卷題名、年度、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、起止日期、立卷人、檢查人、立卷日期；脊背加貼標(biāo)簽，使用三號(hào)黑體。六、數(shù)字化與數(shù)據(jù)管理6.1掃描參數(shù)：永久、30年期彩色300dpi，10年期黑白200dpi；圖紙、照片600dpi；掃描文件命名與檔號(hào)一致，存儲(chǔ)為TIFF或JPEG2000無損壓縮。6.2OCR識(shí)別：對(duì)永久、30年期文書檔案進(jìn)行雙層PDF文本識(shí)別，識(shí)別率低于99.5%的頁(yè)面人工校對(duì)。6.3元數(shù)據(jù)封裝：采用ZIP封裝包，內(nèi)含原始圖像、OCR文本、元數(shù)據(jù)XML、數(shù)字簽名文件，簽名算法RSA2048+SHA256，證書由依法設(shè)立的電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)簽發(fā)。6.4存儲(chǔ)策略：在線—近線—離線三級(jí)架構(gòu)。在線為磁盤陣列RAID6，保留三年；近線為藍(lán)光光盤庫(kù)，使用檔案級(jí)藍(lán)光50GB，壽命≥50年；離線異地為磁帶庫(kù)LTO9，每卷18TB，保存于300公里以上異地災(zāi)備中心。6.5備份頻率：在線數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)快照，每15分鐘增量；近線每日增量、每周全量；離線每月全量。備份數(shù)據(jù)保留周期與檔案保管期限一致，永久檔案?jìng)浞萦谰帽４妗?.6遷移與校驗(yàn)：每五年進(jìn)行一次存儲(chǔ)介質(zhì)遷移，遷移前后進(jìn)行SHA256哈希校驗(yàn)，差錯(cuò)率高于10-12則重新遷移；遷移報(bào)告歸入全宗卷永久保存。七、庫(kù)房與實(shí)體保管7.1庫(kù)房選址：避開低洼、污染源、高頻震動(dòng)、強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)輻射區(qū)域，位于建筑二至四層，承重≥12kN/㎡，凈高≥2.8m，設(shè)環(huán)形緩沖走廊。7.2溫濕度：全年控制在14℃—24℃，相對(duì)濕度45%—60%，日波動(dòng)溫度≤±2℃、濕度≤±5%；采用恒溫恒濕空調(diào)與獨(dú)立新風(fēng)系統(tǒng)，空調(diào)送風(fēng)為上送下回，風(fēng)速≤0.25m/s；設(shè)初效、中效、亞高效三級(jí)過濾，PM2.5≤35μg/m3。7.3空氣凈化：安裝光氫離子凈化裝置，降低SO2、NOx、H2S、O3濃度至國(guó)家一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)；庫(kù)內(nèi)使用無酸建材、環(huán)氧自流平地面，禁用PVC卷材。7.4防火：采用IG541潔凈氣體滅火系統(tǒng)，滅火濃度≥37.5%，噴放時(shí)間≤60s；設(shè)極早期煙霧探測(cè)、感溫電纜、消防電源監(jiān)控；檔案箱、柜使用阻燃等級(jí)B1以上；庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁明火、吸煙、充電。7.5防盜：設(shè)紅外雙鑒、玻璃破碎、門禁一卡通、人臉識(shí)別、NFC電子鎖；出入口安裝防尾隨互鎖門；視頻監(jiān)控達(dá)到2560×1440分辨率，存儲(chǔ)90天以上。7.6防水：庫(kù)房地面設(shè)1.2mmHDPE防水卷材，墻角上翻0.3m；空調(diào)冷凝水、消防廢水通過獨(dú)立管道排至室外雨水井；雨季前進(jìn)行紅外熱像滲漏檢測(cè)。7.7密集架：采用電動(dòng)智能密集架，荷載≥80kg/層，閉合后防塵板縫隙≤0.5mm；設(shè)壓力報(bào)警、遇阻停止、過熱保護(hù)；架體顏色為RAL7035淺灰，反光率≤40%。7.8裝具：永久檔案使用無酸紙盒pH7—8.5，含2%碳酸鈣緩沖劑；30年期使用五層瓦楞紙箱，外覆再生牛皮紙；10年期可用高強(qiáng)度塑料箱，但不得含氯。7.9出入庫(kù)：實(shí)行“雙人雙鎖”，檔案出入庫(kù)須掃碼登記，系統(tǒng)記錄時(shí)間、檔號(hào)、利用目的、經(jīng)辦人、審批人；出庫(kù)時(shí)間超過24小時(shí)須書面說明，逾期不歸自動(dòng)觸發(fā)短信預(yù)警。八、利用與開放8.1利用方式：館內(nèi)閱覽、復(fù)制、摘錄、咨詢、外借、展覽、數(shù)據(jù)接口、編研出版；涉密檔案僅限館內(nèi)閱覽，不提供外借。8.2利用權(quán)限：a)本單位人員：持工牌或身份證，填寫《檔案利用申請(qǐng)單》，部門負(fù)責(zé)人審批；b)外單位人員：持單位介紹信、身份證，經(jīng)綜合辦公室分管副主任審批；c)律師、審計(jì)、紀(jì)檢、司法人員：持調(diào)查函、工作證，經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批。8.3利用時(shí)間：工作日8:30—12:00，14:00—17:30；節(jié)假日須預(yù)約，值班人員不少于2人。8.4復(fù)制規(guī)定：永久、30年期檔案復(fù)制須使用檔案室專用打印機(jī)，加蓋“檔案復(fù)制件”騎縫章，注明復(fù)制日期、用途、編號(hào)；涉密文件復(fù)制須使用保密單機(jī)，打印日志留存。8.5外借期限：一般檔案不超過7個(gè)工作日，重要檔案不超過3個(gè)工作日；外借須押證，簽訂《檔案外借責(zé)任書》，逾期每日按0.5‰收取風(fēng)險(xiǎn)金，上限500元。8.6開放審核：對(duì)形成滿25年的檔案進(jìn)行開放審核，由檔案管理員、保密辦、業(yè)務(wù)部門三方會(huì)審，形成《開放控制表》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后依法開放；涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密、國(guó)家秘密的繼續(xù)控制。8.7利用統(tǒng)計(jì)：每月生成《檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表》，包括利用卷次、件次、人次、復(fù)制頁(yè)數(shù)、下載次數(shù)、滿意度；年度利用率低于5%的檔案列入重點(diǎn)宣傳或鑒定范圍。九、鑒定與銷毀9.1鑒定周期：每五年開展一次全面鑒定，必要時(shí)可提前；對(duì)到期10年保管期限檔案實(shí)行抽樣鑒定，抽樣比例不低于20%。9.2鑒定組織：由檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭，成立鑒定小組，成員不少于5人，包括檔案、業(yè)務(wù)、法律、財(cái)務(wù)、紀(jì)檢代表；鑒定須有二分之一以上成員到場(chǎng)，實(shí)行票決制。9.3鑒定方法：采用內(nèi)容分析法、職能鑒定法、風(fēng)險(xiǎn)鑒定法、成本收益法，形成《檔案價(jià)值鑒定表》，列明保留或銷毀理由、依據(jù)條款、投票結(jié)果。9.4銷毀程序：a)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)鑒定小組簽字、領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)、上級(jí)主管部門備案；b)涉密檔案送交保密部門指定的銷毀機(jī)構(gòu)，使用碎漿、熔漿、焚毀方式，全程視頻監(jiān)控；c)非涉密檔案使用雙軸撕碎機(jī)，碎片面積≤25mm2；d)銷毀后出具《檔案銷毀證明》，永久保存，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門。9.5延期保管：對(duì)雖到期限但涉及未結(jié)訴訟、未結(jié)審計(jì)、未結(jié)產(chǎn)權(quán)糾紛的檔案，可延期保管，延期最長(zhǎng)不超過相關(guān)事項(xiàng)結(jié)束后5年。十、統(tǒng)計(jì)與移交10.1統(tǒng)計(jì)指標(biāo)：包括館藏總量、年度接收量、數(shù)字化率、利用率、鑒定量、銷毀量、庫(kù)容率、設(shè)備完好率、安全事件數(shù)、培訓(xùn)人次、經(jīng)費(fèi)投入；采用絕對(duì)數(shù)、相對(duì)數(shù)、趨勢(shì)圖、同比環(huán)比分析。10.2統(tǒng)計(jì)周期：月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)、專項(xiàng)調(diào)查；年報(bào)須附文字分析、問題建議、改進(jìn)措施，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議后公開。10.3移交檔案：對(duì)形成已滿10年的永久檔案，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交；移交前完成數(shù)字化、開放審核、涉密清理、消毒除塵；移交手續(xù)包括《檔案移交目錄》《檔案移交文據(jù)》《電子檔案四性檢測(cè)報(bào)告》，雙方簽字蓋章，各執(zhí)一份，永久保存。十一、安全與保密11.1密級(jí)劃分：依據(jù)《國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍規(guī)定》，將檔案分為絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、公開五級(jí)；密級(jí)標(biāo)識(shí)在文件首頁(yè)右上角，電子文件在元數(shù)據(jù)“密級(jí)”字段標(biāo)注。11.2保密審查：文件形成部門在歸檔前完成初審，保密辦復(fù)審，檔案室終審；對(duì)不明確事項(xiàng)提交保密行政管理部門裁定。11.3存儲(chǔ)隔離：涉密電子檔案存放于物理隔離的涉密單機(jī)，使用國(guó)產(chǎn)加密算法SM4，移動(dòng)介質(zhì)使用保密U盤，嚴(yán)禁連接互聯(lián)網(wǎng)。11.4人員管理：檔案工作人員須簽訂《保密承諾書》，離崗時(shí)進(jìn)行脫密審計(jì)；外來人員進(jìn)入庫(kù)房須持《臨時(shí)出入證》，全程陪同，禁止攜帶攝錄設(shè)備。11.5安全事件報(bào)告：發(fā)生丟失、損毀、泄密、火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、系統(tǒng)入侵等事件，檔案管理員須在30分鐘內(nèi)向綜合辦公室報(bào)告，2小時(shí)內(nèi)向領(lǐng)導(dǎo)小組和上級(jí)檔案部門書面報(bào)告，24小時(shí)內(nèi)提交初步調(diào)查報(bào)告，7日內(nèi)提交處理報(bào)告。十二、應(yīng)急預(yù)案12.1風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)：紅色（特別重大）、橙色（重大）、黃色（較大）、藍(lán)色（一般）四級(jí)；紅色包括庫(kù)房屋面坍塌、IG541誤噴、LTO磁帶批量霉變；橙色包括空調(diào)停機(jī)4小時(shí)、漏水0.5m2、病毒攻擊；黃色包括單臺(tái)密集架故障、局部停電2小時(shí)；藍(lán)色包括單個(gè)硬盤損壞、溫濕度輕微超標(biāo)。12.2物資儲(chǔ)備：備有防水帆布200㎡、吸水膨脹袋500個(gè)、無酸紙箱200個(gè)、便攜式恒溫恒濕柜2臺(tái)、柴油發(fā)電機(jī)1臺(tái)（100kW）、LED應(yīng)急燈20套、防毒面具10套、保密碎紙機(jī)1臺(tái)、衛(wèi)星電話2部。12.3演練頻率：每半年組織一次綜合演練，每年與消防、保密、公安聯(lián)合演練一次；演練后進(jìn)行評(píng)估，修訂預(yù)案。12.4災(zāi)后恢復(fù)：紅色事件啟動(dòng)異地災(zāi)備中心，24小時(shí)內(nèi)恢復(fù)核心數(shù)據(jù)；橙色事件啟動(dòng)本地備份，4小時(shí)內(nèi)恢復(fù)業(yè)務(wù)；黃色、藍(lán)色事件現(xiàn)場(chǎng)處置，1小時(shí)內(nèi)恢復(fù)。十三、信息化與新技術(shù)應(yīng)用13.1人工智能：利用NLP自動(dòng)抽取主題詞、責(zé)任者、摘要，減少人工著錄70%；對(duì)圖紙類檔案采用CNN算法自動(dòng)識(shí)別圖簽欄信息，準(zhǔn)確率≥96%。13.2區(qū)塊鏈：對(duì)永久檔案電子文件實(shí)施區(qū)塊鏈存證，生成哈希值寫入司法聯(lián)盟鏈，確保不可篡改；每年出具《電子檔案區(qū)塊鏈存證報(bào)告》。13.3知識(shí)圖譜：構(gòu)建“人—事—時(shí)—地—物”五維圖譜，實(shí)現(xiàn)跨全宗、跨年度、跨載體關(guān)聯(lián)檢索，平均響應(yīng)時(shí)間≤2秒。13.4數(shù)字孿生：建立庫(kù)房3D模型，實(shí)時(shí)映射溫濕度、消防