應(yīng)付賬款結(jié)算管理制度第一章總則第一條目的為加強(qiáng)公司應(yīng)付賬款的管理，規(guī)范應(yīng)付賬款的結(jié)算流程，確保公司資金的合理使用和財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確可靠，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)管理制度，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司及下屬各部門、各子公司應(yīng)付賬款的結(jié)算管理。第三條定義應(yīng)付賬款是指公司因購(gòu)買材料、商品或接受勞務(wù)供應(yīng)等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)應(yīng)支付的款項(xiàng)。第二章應(yīng)付賬款的確認(rèn)第四條采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)付賬款確認(rèn)1.采購(gòu)合同簽訂：采購(gòu)部門在進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂正式的采購(gòu)合同，明確采購(gòu)商品或勞務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)算方式等條款。采購(gòu)合同應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后生效。2.驗(yàn)收確認(rèn)：采購(gòu)的商品到達(dá)公司后，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)商品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢查，填寫驗(yàn)收單。對(duì)于不符合要求的商品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理。3.發(fā)票核對(duì)：財(cái)務(wù)部門在收到供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票后，應(yīng)與采購(gòu)合同、驗(yàn)收單進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。核對(duì)內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，發(fā)票上的商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格等是否與采購(gòu)合同和驗(yàn)收單一致。對(duì)于不符合要求的發(fā)票，應(yīng)及時(shí)退回供應(yīng)商重新開(kāi)具。4.應(yīng)付賬款入賬：經(jīng)核對(duì)無(wú)誤的發(fā)票和相關(guān)單據(jù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，確認(rèn)應(yīng)付賬款。應(yīng)付賬款的入賬金額應(yīng)以發(fā)票金額為準(zhǔn)，如有折扣、折讓等情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。第五條勞務(wù)供應(yīng)應(yīng)付賬款確認(rèn)1.勞務(wù)合同簽訂：公司接受勞務(wù)供應(yīng)時(shí)，應(yīng)與勞務(wù)供應(yīng)商簽訂勞務(wù)合同，明確勞務(wù)的內(nèi)容、服務(wù)期限、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)算方式等條款。勞務(wù)合同應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后生效。2.勞務(wù)完成確認(rèn)：勞務(wù)供應(yīng)商完成勞務(wù)后，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)勞務(wù)的完成情況進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)勞務(wù)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)勞務(wù)的質(zhì)量、進(jìn)度等進(jìn)行檢查，填寫勞務(wù)驗(yàn)收單。對(duì)于不符合要求的勞務(wù)，應(yīng)及時(shí)與勞務(wù)供應(yīng)商溝通處理。3.發(fā)票核對(duì)：財(cái)務(wù)部門在收到勞務(wù)供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票后，應(yīng)與勞務(wù)合同、勞務(wù)驗(yàn)收單進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。核對(duì)內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，發(fā)票上的勞務(wù)內(nèi)容、費(fèi)用金額等是否與勞務(wù)合同和勞務(wù)驗(yàn)收單一致。對(duì)于不符合要求的發(fā)票，應(yīng)及時(shí)退回勞務(wù)供應(yīng)商重新開(kāi)具。4.應(yīng)付賬款入賬：經(jīng)核對(duì)無(wú)誤的發(fā)票和相關(guān)單據(jù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，確認(rèn)應(yīng)付賬款。應(yīng)付賬款的入賬金額應(yīng)以發(fā)票金額為準(zhǔn)，如有折扣、折讓等情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。第三章應(yīng)付賬款的結(jié)算流程第六條結(jié)算申請(qǐng)1.供應(yīng)商申請(qǐng)：供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)合同或勞務(wù)合同的約定，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向公司提交結(jié)算申請(qǐng)。結(jié)算申請(qǐng)應(yīng)包括發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收單、勞務(wù)驗(yàn)收單等相關(guān)單據(jù)，并填寫結(jié)算申請(qǐng)表，注明結(jié)算金額、結(jié)算方式等信息。2.公司內(nèi)部申請(qǐng)：公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的應(yīng)付賬款，如差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)等，相關(guān)人員應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時(shí)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附發(fā)票等相關(guān)單據(jù)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算申請(qǐng)。第七條審核環(huán)節(jié)1.業(yè)務(wù)部門審核：業(yè)務(wù)部門收到供應(yīng)商或內(nèi)部人員的結(jié)算申請(qǐng)后，應(yīng)首先對(duì)相關(guān)單據(jù)的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括單據(jù)的日期、金額、簽字蓋章等是否符合要求，業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生等。對(duì)于不符合要求的結(jié)算申請(qǐng)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)退回并要求補(bǔ)充或修正。2.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門審核通過(guò)的結(jié)算申請(qǐng)后，應(yīng)再次對(duì)相關(guān)單據(jù)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容除了業(yè)務(wù)部門審核的內(nèi)容外，還包括發(fā)票的合規(guī)性、應(yīng)付賬款的賬齡、資金安排等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司的資金狀況和預(yù)算安排，合理確定結(jié)算金額和結(jié)算時(shí)間。對(duì)于不符合要求的結(jié)算申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其進(jìn)行處理。3.審批環(huán)節(jié)：經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)的結(jié)算申請(qǐng)，應(yīng)按照公司的審批流程進(jìn)行審批。審批權(quán)限根據(jù)結(jié)算金額的大小進(jìn)行劃分，一般由部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)等進(jìn)行審批。審批人員應(yīng)認(rèn)真審核結(jié)算申請(qǐng)的各項(xiàng)內(nèi)容，確保結(jié)算的合理性和合法性。第八條結(jié)算支付1.支付方式：公司應(yīng)付賬款的結(jié)算支付方式包括現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。具體支付方式應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同或勞務(wù)合同的約定以及公司的財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行選擇。2.支付時(shí)間：公司應(yīng)按照采購(gòu)合同或勞務(wù)合同的約定，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)支付應(yīng)付賬款。如因特殊情況需要延遲支付的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，并取得供應(yīng)商的同意。3.支付操作：財(cái)務(wù)部門在收到審批通過(guò)的結(jié)算申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)辦理支付手續(xù)。對(duì)于銀行轉(zhuǎn)賬支付，財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照銀行的要求填寫轉(zhuǎn)賬憑證，并確保轉(zhuǎn)賬信息的準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于現(xiàn)金支付或支票支付，財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，并要求收款人簽字確認(rèn)。第四章應(yīng)付賬款的賬齡管理第九條賬齡分析1.定期分析：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)應(yīng)付賬款的賬齡進(jìn)行分析，一般每月進(jìn)行一次。賬齡分析應(yīng)按照應(yīng)付賬款的發(fā)生時(shí)間、金額、供應(yīng)商等因素進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，編制應(yīng)付賬款賬齡分析表。2.分析內(nèi)容：賬齡分析表應(yīng)包括應(yīng)付賬款的期初余額、本期增加額、本期減少額、期末余額、賬齡區(qū)間等信息。通過(guò)賬齡分析，財(cái)務(wù)部門可以及時(shí)了解應(yīng)付賬款的分布情況，掌握公司的資金支付壓力。第十條預(yù)警機(jī)制1.設(shè)置預(yù)警指標(biāo)：根據(jù)公司的資金狀況和經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)置合理的應(yīng)付賬款賬齡預(yù)警指標(biāo)。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于賬齡超過(guò)一定期限（如90天）的應(yīng)付賬款，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注。2.預(yù)警處理：當(dāng)應(yīng)付賬款的賬齡超過(guò)預(yù)警指標(biāo)時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出預(yù)警通知。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解供應(yīng)商的意見(jiàn)和要求，并制定相應(yīng)的解決方案。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門的解決方案，做出決策并協(xié)調(diào)相關(guān)資源進(jìn)行處理。第十一條逾期賬款管理1.原因分析：對(duì)于逾期未支付的應(yīng)付賬款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行原因分析。逾期原因可能包括資金緊張、供應(yīng)商發(fā)票問(wèn)題、業(yè)務(wù)糾紛等。針對(duì)不同的原因，應(yīng)采取不同的解決措施。2.解決方案：如果是資金緊張導(dǎo)致的逾期賬款，公司應(yīng)合理安排資金，優(yōu)先支付逾期時(shí)間較長(zhǎng)的應(yīng)付賬款。如果是供應(yīng)商發(fā)票問(wèn)題導(dǎo)致的逾期賬款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其重新開(kāi)具發(fā)票。如果是業(yè)務(wù)糾紛導(dǎo)致的逾期賬款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決糾紛，盡快支付應(yīng)付賬款。第五章應(yīng)付賬款的檔案管理第十二條檔案內(nèi)容應(yīng)付賬款的檔案包括采購(gòu)合同、勞務(wù)合同、發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收單、勞務(wù)驗(yàn)收單、結(jié)算申請(qǐng)表、審批文件等相關(guān)單據(jù)和資料。第十三條檔案整理與保管1.整理要求：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)應(yīng)付賬款的檔案進(jìn)行整理，按照供應(yīng)商或業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類裝訂，并注明檔案的名稱、起止時(shí)間、保管期限等信息。2.保管期限：應(yīng)付賬款的檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司的財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行確定。一般來(lái)說(shuō)，重要的檔案應(yīng)保存10年以上，其他檔案應(yīng)保存5年以上。3.保管方式：應(yīng)付賬款的檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，由專人負(fù)責(zé)保管。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司的服務(wù)器或其他安全的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份。第十四條檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱應(yīng)付賬款檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)制、銷毀檔案資料。2.借閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因特殊情況需要借閱應(yīng)付賬款檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。第六章監(jiān)督與檢查第十五條內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)應(yīng)付賬款的結(jié)算管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)內(nèi)容包括應(yīng)付賬款的確認(rèn)、結(jié)算流程、賬齡管理、檔案管理等方面。審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出整改建議，確保應(yīng)付賬款的結(jié)算管理符合公司的財(cái)務(wù)管理制度和國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的要求。第十六條財(cái)務(wù)部門監(jiān)督財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)應(yīng)付賬款結(jié)算管理的日常監(jiān)督。財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期對(duì)應(yīng)付賬款的賬務(wù)進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。第十七條業(yè)務(wù)部門監(jiān)督業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督。業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)了解供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況和信用情況，對(duì)于存在風(fēng)險(xiǎn)的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行防范。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門做好應(yīng)付賬款的結(jié)算管理工作，確保結(jié)算流程的順暢進(jìn)行。第七章責(zé)任追究第十八條責(zé)任界定對(duì)于在應(yīng)付賬款結(jié)算管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)根據(jù)責(zé)任大小進(jìn)行界定。責(zé)任主體包括業(yè)務(wù)部門人員、財(cái)務(wù)部門人員、審批人員等。第十九條責(zé)任追究方式對(duì)于因工作失誤、失職、違規(guī)等原因?qū)е聭?yīng)付賬款結(jié)算管理出現(xiàn)問(wèn)題的責(zé)任人員，應(yīng)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。責(zé)任追究方式包括批評(píng)教育