PAGE招投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司招投標(biāo)保證金的財(cái)務(wù)管理，確保保證金的收取、退還及使用符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，保障公司在招投標(biāo)活動(dòng)中的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司參與的各類招投標(biāo)活動(dòng)中涉及的保證金管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保保證金管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證金的收取、退還及賬務(wù)處理應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。3.安全性原則：采取有效措施確保保證金的安全，防止資金損失。4.及時(shí)性原則：及時(shí)辦理保證金的收取、退還手續(xù)，提高資金使用效率。二、保證金的收?。ㄒ唬┦杖∫罁?jù)根據(jù)招投標(biāo)文件要求，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)確定是否需要繳納保證金以及保證金的金額、繳納方式等。（二）收取流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)收到招投標(biāo)文件后，對(duì)涉及保證金的條款進(jìn)行審核，確定應(yīng)繳納的保證金金額，并填寫(xiě)《招投標(biāo)保證金繳納申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明項(xiàng)目名稱、招標(biāo)單位、保證金金額、繳納期限等信息。2.將《申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)金額及繳納期限等信息無(wú)誤后，開(kāi)具收款通知給業(yè)務(wù)部門(mén)。3.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)收款通知，通知投標(biāo)單位繳納保證金。投標(biāo)單位應(yīng)按照規(guī)定的方式和期限將保證金足額繳納至公司指定賬戶。4.財(cái)務(wù)部門(mén)收到保證金后，核對(duì)收款信息，確認(rèn)無(wú)誤后開(kāi)具收款收據(jù)給投標(biāo)單位，并及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中記錄保證金的收取情況，注明項(xiàng)目名稱、收款日期、金額等詳細(xì)信息。（三）收取方式1.銀行轉(zhuǎn)賬：投標(biāo)單位應(yīng)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬方式將保證金繳納至公司指定的銀行賬戶，轉(zhuǎn)賬時(shí)需注明項(xiàng)目名稱及保證金用途。2.支票：在特殊情況下，如投標(biāo)單位提出以支票形式繳納保證金，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)提前與財(cái)務(wù)部門(mén)溝通，財(cái)務(wù)部門(mén)確認(rèn)支票真實(shí)性及有效性后，方可接受。收到支票后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理入賬手續(xù)。（四）賬戶管理1.公司設(shè)立專門(mén)的招投標(biāo)保證金賬戶，用于存放保證金。該賬戶應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)核算，確保資金流向清晰。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期核對(duì)保證金賬戶余額，與銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.保證金賬戶的開(kāi)設(shè)、變更及撤銷等事項(xiàng)，應(yīng)按照公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理規(guī)定及銀行相關(guān)要求辦理，并及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。三、保證金的退還（一）退還條件1.投標(biāo)單位在投標(biāo)有效期內(nèi)未中標(biāo)，且未違反招投標(biāo)文件規(guī)定的，在中標(biāo)通知書(shū)發(fā)出后一定期限內(nèi)（根據(jù)公司規(guī)定及招投標(biāo)文件要求確定），財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)退還其繳納的保證金。2.若投標(biāo)單位中標(biāo)，在按照招投標(biāo)文件要求簽訂合同并履行相關(guān)義務(wù)后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)退還其保證金。3.如投標(biāo)單位存在違反招投標(biāo)文件規(guī)定的行為，如提供虛假資料、中途撤標(biāo)等，公司有權(quán)不予退還保證金，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）退還流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)在確定投標(biāo)單位符合保證金退還條件后，填寫(xiě)《招投標(biāo)保證金退還申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明項(xiàng)目名稱、招標(biāo)單位、投標(biāo)單位名稱、保證金金額、退還原因等信息。2.將《申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核對(duì)保證金繳納記錄及相關(guān)業(yè)務(wù)情況，確認(rèn)無(wú)誤后，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。3.審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)投標(biāo)單位的繳納方式，辦理保證金退還手續(xù)。如以銀行轉(zhuǎn)賬方式繳納的，應(yīng)將保證金退還至投標(biāo)單位原繳納賬戶；如以支票形式繳納的，應(yīng)開(kāi)具支票退還投標(biāo)單位。4.財(cái)務(wù)部門(mén)在辦理完保證金退還手續(xù)后，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中記錄保證金的退還情況，并將相關(guān)憑證歸檔保存。（三）特殊情況處理1.若投標(biāo)單位因自身原因無(wú)法提供原繳納保證金的賬戶信息，導(dǎo)致無(wú)法正常退還保證金的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)核實(shí)情況，并要求投標(biāo)單位提供相關(guān)證明文件。經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核同意后，可采取其他合理方式退還保證金，如通過(guò)公函等方式通知投標(biāo)單位指定新的收款賬戶。2.如因銀行系統(tǒng)故障、節(jié)假日等原因?qū)е卤ＷC金退還延遲的，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門(mén)及投標(biāo)單位說(shuō)明情況，并盡快完成退還手續(xù)。四、保證金的使用（一）使用范圍在特殊情況下，如投標(biāo)單位因違反招投標(biāo)文件規(guī)定導(dǎo)致公司遭受損失的，公司有權(quán)從其繳納的保證金中扣除相應(yīng)金額作為賠償?？鄢谋ＷC金應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理，專項(xiàng)用于彌補(bǔ)公司損失。（二）使用流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)現(xiàn)投標(biāo)單位存在違反招投標(biāo)文件規(guī)定的行為，并導(dǎo)致公司遭受損失后，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，填寫(xiě)《招投標(biāo)保證金使用申請(qǐng)表》詳細(xì)說(shuō)明違規(guī)行為、損失情況及擬扣除的保證金金額等信息。2.將《申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)損失情況及相關(guān)證據(jù)，確認(rèn)無(wú)誤后，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。3.審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)從投標(biāo)單位繳納的保證金中扣除相應(yīng)金額，并進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄保證金的使用情況，注明項(xiàng)目名稱、扣除原因、扣除金額等信息。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)將扣除保證金的情況通知業(yè)務(wù)部門(mén)及投標(biāo)單位。4.對(duì)于因使用保證金彌補(bǔ)公司損失而產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用，如訴訟費(fèi)、律師費(fèi)等，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷和核算。（三）使用監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保證金的使用情況進(jìn)行檢查和分析，確保保證金的使用符合規(guī)定用途，不存在濫用或挪用保證金的情況。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)保證金的收取、退還及使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。五、賬務(wù)處理（一）收取賬務(wù)處理收到保證金時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照以下會(huì)計(jì)分錄進(jìn)行賬務(wù)處理：借：銀行存款招投標(biāo)保證金賬戶貸：其他應(yīng)付款招投標(biāo)保證金[項(xiàng)目名稱]（二）退還賬務(wù)處理退還保證金時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照以下會(huì)計(jì)分錄進(jìn)行賬務(wù)處理：借：其他應(yīng)付款招投標(biāo)保證金[項(xiàng)目名稱]貸：銀行存款招投標(biāo)保證金賬戶（三）使用賬務(wù)處理使用保證金彌補(bǔ)公司損失時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照以下會(huì)計(jì)分錄進(jìn)行賬務(wù)處理：借：其他應(yīng)付款招投標(biāo)保證金[項(xiàng)目名稱]貸：營(yíng)業(yè)外收入保證金賠償收入同時(shí)，對(duì)于因使用保證金產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行正常的費(fèi)用報(bào)銷和賬務(wù)處理。（四）賬務(wù)核對(duì)與報(bào)表編制1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)每月定期核對(duì)招投標(biāo)保證金賬戶的收支情況，確保賬實(shí)相符。核對(duì)內(nèi)容包括銀行對(duì)賬單、收款收據(jù)、付款憑證等相關(guān)資料。2.在財(cái)務(wù)報(bào)表中，應(yīng)單獨(dú)列示招投標(biāo)保證金的收支情況，包括保證金的收取金額、退還金額、使用情況等信息，以便公司管理層及相關(guān)部門(mén)了解保證金的管理狀況。六、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）保證金收取風(fēng)險(xiǎn)1.投標(biāo)單位未按時(shí)足額繳納保證金，可能導(dǎo)致公司無(wú)法參與招投標(biāo)活動(dòng)或面臨違約風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在投標(biāo)截止日期前及時(shí)跟蹤保證金繳納情況，對(duì)于未按時(shí)繳納的投標(biāo)單位，應(yīng)按照招投標(biāo)文件規(guī)定進(jìn)行處理。2.保證金繳納信息錯(cuò)誤或不完整，可能影響后續(xù)的退還及賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門(mén)在收到保證金時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)收款信息，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)信息錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)及投標(biāo)單位溝通更正。（二）保證金退還風(fēng)險(xiǎn)1.因?qū)徍瞬粐?yán)或流程不規(guī)范，導(dǎo)致保證金誤退或提前退還，可能給公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照退還條件和流程進(jìn)行審核，確保保證金退還的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.由于銀行系統(tǒng)故障、信息傳遞不暢等原因，導(dǎo)致保證金退還延遲，可能引發(fā)投標(biāo)單位的不滿和投訴。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)與銀行的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)掌握資金到賬情況，并向業(yè)務(wù)部門(mén)及投標(biāo)單位做好解釋工作。（三）保證金使用風(fēng)險(xiǎn)1.對(duì)投標(biāo)單位違規(guī)行為的認(rèn)定不準(zhǔn)確，導(dǎo)致保證金使用不當(dāng)，可能引發(fā)法律糾紛。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在發(fā)現(xiàn)投標(biāo)單位違規(guī)行為后，及時(shí)收集充分的證據(jù)，并按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行認(rèn)定和處理。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)準(zhǔn)確的認(rèn)定結(jié)果進(jìn)行保證金的使用操作。2.保證金使用過(guò)程中缺乏有效的監(jiān)督和控制，可能出現(xiàn)濫用或挪用保證金的情況。公司應(yīng)建立健全保證金使用的監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)和財(cái)務(wù)管理，確保保證金使用的合規(guī)性和安全性。（四）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施匯總1.加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)之間的溝通協(xié)作，及時(shí)傳遞保證金相關(guān)信息，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息不暢導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。2.定期對(duì)保證金管理流程進(jìn)行梳理和優(yōu)化，完善內(nèi)部控制制度，堵塞管理漏洞，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。3.加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，提高其對(duì)保證金管理相關(guān)法律法規(guī)和公司制度的理解和執(zhí)行能力，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。4.建立保證金管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)保證金的收取、退還及使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)招投標(biāo)保證金的收取、退還及使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，確保賬務(wù)處理準(zhǔn)確無(wú)誤，資金安全。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)保證金管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查是否符合法律法規(guī)、公司制度及相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。