PAGE招標需要財務(wù)制度招標財務(wù)制度一、總則（一）目的本財務(wù)制度旨在規(guī)范公司/組織在招標活動中的財務(wù)行為，確保招標過程的合法性、公正性和透明度，有效控制招標成本，保障公司/組織的經(jīng)濟利益，促進招標工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有涉及招標活動的部門、項目及相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法性原則嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保招標財務(wù)活動合法合規(guī)。2.公正性原則財務(wù)處理應(yīng)客觀公正，不偏袒任何參與招標的一方，維護公平競爭環(huán)境。3.透明性原則招標財務(wù)信息應(yīng)公開透明，便于監(jiān)督和管理。4.成本效益原則在保證招標質(zhì)量的前提下，合理控制招標成本，提高資金使用效益。二、招標預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.職責(zé)分工項目需求部門負責(zé)根據(jù)項目招標要求，詳細測算招標所需各項費用，編制招標預(yù)算草案。財務(wù)部門負責(zé)對預(yù)算草案進行審核，結(jié)合公司/組織財務(wù)狀況、歷史數(shù)據(jù)及市場行情等因素，提出調(diào)整建議，形成初步預(yù)算方案。預(yù)算管理部門（如有）對初步預(yù)算方案進行綜合平衡和審核，報公司/組織管理層審批。2.編制依據(jù)招標項目的規(guī)模、復(fù)雜程度、技術(shù)要求等。以往類似項目的招標成本數(shù)據(jù)。市場價格信息，包括但不限于招標文件編制費、評標專家費、場地租賃費、招標代理費等。3.預(yù)算內(nèi)容直接費用：包括招標文件編制費用、公告發(fā)布費用、投標保證金、評標專家費用、中標服務(wù)費、合同公證費用等。間接費用：如與招標活動相關(guān)的辦公費、差旅費、通訊費等。不可預(yù)見費用：預(yù)留一定比例的不可預(yù)見費用，用于應(yīng)對招標過程中可能出現(xiàn)的特殊情況或額外支出。（二）預(yù)算執(zhí)行1.經(jīng)批準的招標預(yù)算應(yīng)嚴格執(zhí)行，各部門應(yīng)按照預(yù)算安排合理使用資金。2.財務(wù)部門應(yīng)建立招標預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控機制，定期對預(yù)算執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。3.如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行申請和審批。由項目需求部門提出預(yù)算調(diào)整申請，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及對項目的影響，經(jīng)財務(wù)部門審核、預(yù)算管理部門（如有）復(fù)核后，報公司/組織管理層批準。（三）預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)招標項目的需求發(fā)生重大變化、市場價格波動較大或出現(xiàn)不可抗力等因素，導(dǎo)致原預(yù)算無法滿足招標工作需要時，可進行預(yù)算調(diào)整。2.預(yù)算調(diào)整應(yīng)遵循必要性、合理性和可控性原則，確保調(diào)整后的預(yù)算能夠準確反映招標項目的實際成本需求。3.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)在相關(guān)事項發(fā)生后及時提出，經(jīng)審批通過后，財務(wù)部門應(yīng)相應(yīng)調(diào)整預(yù)算執(zhí)行計劃，并對預(yù)算執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)控。三、招標文件編制費用管理（一）費用標準1.根據(jù)招標文件的復(fù)雜程度、篇幅長短、技術(shù)要求等因素，制定合理的招標文件編制費用標準。2.費用標準應(yīng)明確各項編制工作的收費明細，如文件排版、技術(shù)規(guī)格編寫、商務(wù)條款擬定等，確保費用計算準確、合理。（二）編制流程1.項目需求部門確定招標文件編制要求后，向具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的編制單位或內(nèi)部團隊下達任務(wù)委托書。2.編制單位或內(nèi)部團隊按照任務(wù)委托書要求，制定詳細的編制計劃，明確各階段工作內(nèi)容、時間節(jié)點和責(zé)任人。3.在編制過程中，項目需求部門應(yīng)與編制單位或內(nèi)部團隊保持密切溝通，及時提供所需資料和反饋意見，確保招標文件編制質(zhì)量。4.編制完成后，編制單位或內(nèi)部團隊?wèi)?yīng)進行內(nèi)部審核，確保文件內(nèi)容準確無誤、符合招標要求。審核通過后，提交項目需求部門和財務(wù)部門進行費用結(jié)算。（三）費用結(jié)算1.財務(wù)部門根據(jù)招標文件編制任務(wù)委托書和費用標準，對編制單位或內(nèi)部團隊提交的費用結(jié)算申請進行審核。2.審核內(nèi)容包括編制工作完成情況、費用計算準確性、發(fā)票合規(guī)性等。審核無誤后，按照合同約定或公司/組織相關(guān)規(guī)定支付編制費用。3.編制費用支付應(yīng)取得合法有效的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與招標文件編制服務(wù)內(nèi)容相符。如涉及委托外部單位編制，應(yīng)簽訂書面合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、費用標準及支付方式等條款。四、招標公告發(fā)布費用管理（一）發(fā)布渠道選擇1.根據(jù)招標項目的性質(zhì)、規(guī)模和受眾范圍，合理選擇招標公告發(fā)布渠道。常見渠道包括政府指定招標網(wǎng)站、行業(yè)專業(yè)網(wǎng)站、公共媒體等。2.在選擇發(fā)布渠道時，應(yīng)綜合考慮渠道的影響力、覆蓋面、發(fā)布成本等因素，確保公告能夠及時、準確地傳達給潛在投標人。（二）費用標準1.不同發(fā)布渠道的收費標準不同，財務(wù)部門應(yīng)收集并整理各渠道的收費信息，結(jié)合公司/組織實際情況，制定合理的公告發(fā)布費用標準。2.費用標準應(yīng)明確公告發(fā)布的版面規(guī)格、時長、頻次等與費用的對應(yīng)關(guān)系，以便在費用結(jié)算時準確計算。（三）費用支付1.項目需求部門負責(zé)與選定的發(fā)布渠道簽訂發(fā)布合同，并按照合同約定支付公告發(fā)布費用。2.支付前，財務(wù)部門應(yīng)審核合同條款、發(fā)布計劃及費用明細等，確保支付依據(jù)充分、金額準確。3.公告發(fā)布后，項目需求部門應(yīng)及時收集發(fā)布憑證（如網(wǎng)頁截圖、報紙版面等），作為費用報銷的附件提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門審核無誤后，按照規(guī)定進行賬務(wù)處理。五、投標保證金管理（一）收取規(guī)定1.招標人有權(quán)要求投標人提交投標保證金，以確保投標人在投標有效期內(nèi)遵守投標承諾，防止投標人隨意撤回投標或中標后不簽訂合同等行為。2.投標保證金的金額應(yīng)根據(jù)招標項目的規(guī)模和特點合理確定，一般不超過招標項目估算價的一定比例（具體比例按照國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定執(zhí)行）。3.投標人應(yīng)按照招標文件規(guī)定的方式和時間繳納投標保證金，財務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門賬戶進行管理，確保保證金的收取及時、準確。（二）退還流程1.對于未中標的投標人，在中標通知書發(fā)出后規(guī)定時間內(nèi)，財務(wù)部門應(yīng)按照招標文件約定，將投標保證金無息退還。2.對于中標人，在簽訂合同后規(guī)定時間內(nèi)，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同履行情況，扣除應(yīng)扣除的款項（如違約金等）后，將剩余投標保證金無息退還。3.退還投標保證金時，財務(wù)部門應(yīng)核對投標人提供的退款賬戶信息，確保退款準確無誤。同時，應(yīng)做好相關(guān)記錄，留存退款憑證等資料。（三）保證金管理監(jiān)督1.財務(wù)部門應(yīng)定期對投標保證金的收取、退還情況進行核對和檢查，確保保證金管理規(guī)范、賬目清晰。2.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對投標保證金管理情況進行審計監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)操作、挪用保證金等問題，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。六、評標專家費用管理（一）專家選取1.按照國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定，通過合法合規(guī)的方式選取評標專家?？梢劳姓⒌脑u標專家?guī)?，或根?jù)項目特點從公司/組織內(nèi)部專家?guī)熘羞x取。2.在選取專家時，應(yīng)確保專家具備相應(yīng)的專業(yè)知識、經(jīng)驗和職業(yè)道德，與投標人不存在利害關(guān)系。（二）費用標準1.根據(jù)評標專家的專業(yè)領(lǐng)域、評審時間、評審難度等因素，制定合理的評標專家費用標準。2.費用標準應(yīng)明確專家評審費的計算方式，如按時計費、按項目計費等，并規(guī)定不同情況下的費用支付上限。（三）費用支付1.評標工作結(jié)束后，由項目需求部門負責(zé)統(tǒng)計評標專家的評審時間和工作量，填寫評標專家費用支付申請表。2.申請表應(yīng)包括專家姓名、專業(yè)領(lǐng)域、評審項目名稱、評審時間、費用金額等詳細信息，并經(jīng)項目負責(zé)人簽字確認。3.財務(wù)部門對申請表進行審核，核實專家選取程序合規(guī)性、評審工作完成情況及費用計算準確性等。審核通過后，按照規(guī)定支付評標專家費用。4.支付評標專家費用時，應(yīng)要求專家提供合法有效的勞務(wù)發(fā)票等憑證，財務(wù)部門按照稅務(wù)規(guī)定進行賬務(wù)處理。七、中標服務(wù)費管理（一）收費標準1.中標服務(wù)費的收取應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定，一般根據(jù)中標金額按照一定比例累進計算。2.財務(wù)部門應(yīng)收集并整理不同招標代理機構(gòu)或相關(guān)服務(wù)提供商的中標服務(wù)費收費標準，結(jié)合公司/組織實際情況，制定內(nèi)部適用的收費參考標準。（二）支付方式1.中標服務(wù)費由中標人支付，具體支付方式和時間應(yīng)在招標文件中明確規(guī)定。2.招標人應(yīng)在中標通知書發(fā)出后，按照約定向中標人收取中標服務(wù)費。中標人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)足額繳納中標服務(wù)費，否則按照合同約定承擔(dān)違約責(zé)任。3.財務(wù)部門負責(zé)收取中標服務(wù)費，并開具合法有效的票據(jù)。收取的中標服務(wù)費應(yīng)按照規(guī)定進行賬務(wù)處理，納入公司/組織財務(wù)管理。八、合同公證費用管理（一）公證必要性1.根據(jù)招標項目的性質(zhì)、合同金額、重要程度等因素，判斷是否需要對招標合同進行公證。對于涉及重大資產(chǎn)交易、復(fù)雜法律關(guān)系或需要增強合同法律效力的項目，可考慮進行合同公證。2.合同公證應(yīng)遵循自愿原則，不得強制要求中標人進行公證。（二）費用標準1.合同公證費用一般按照合同金額的一定比例收取，不同公證機構(gòu)的收費標準可能存在差異。2.財務(wù)部門應(yīng)與多家公證機構(gòu)進行溝通協(xié)商，了解其收費政策和服務(wù)質(zhì)量，選擇合適的公證機構(gòu)，并根據(jù)其收費標準制定公司/組織內(nèi)部的合同公證費用參考標準。（三）費用支付1.項目需求部門負責(zé)與選定的公證機構(gòu)簽訂公證服務(wù)合同，并按照合同約定支付公證費用。2.支付前，財務(wù)部門應(yīng)審核合同條款、公證事項及費用明細等，確保支付依據(jù)充分、金額準確。3.合同公證完成后，項目需求部門應(yīng)及時收集公證書及公證費用發(fā)票等資料，提交給財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。九、招標財務(wù)檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.招標財務(wù)檔案應(yīng)包括與招標活動相關(guān)的各類文件、憑證、報表等資料，如招標文件編制合同、招標公告發(fā)布合同、投標保證金繳納憑證、評標專家費用支付記錄、中標服務(wù)費收取憑證、合同公證文件及費用發(fā)票等。2.檔案資料應(yīng)真實、完整、有效，能夠準確反映招標財務(wù)活動的全過程。（二）檔案整理1.財務(wù)部門應(yīng)定期對招標財務(wù)檔案進行整理，按照文件類別、時間順序等進行分類歸檔，確保檔案資料有序存放。2.對于電子檔案，應(yīng)建立規(guī)范的命名和存儲規(guī)則，確保電子檔案的可讀性和可追溯性。同時，應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管1.招標財務(wù)檔案應(yīng)妥善保管，保管期限按照國家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，重要檔案應(yīng)長期保存，其他檔案保存一定期限后可根據(jù)規(guī)定進行銷毀。2.檔案保管地點應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲等條件，確保檔案資料的完整性和安全性。3.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立檔案查閱制度，嚴格限制檔案查閱權(quán)限。未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、復(fù)制或銷毀招標財務(wù)檔案。確因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定