PAGE衛(wèi)生縣城資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生縣城資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，為衛(wèi)生縣城創(chuàng)建、鞏固和提升工作提供有力支持，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于參與衛(wèi)生縣城創(chuàng)建、管理工作的各部門、各單位以及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家和地方有關(guān)檔案管理、信息管理等方面的法律法規(guī)，確保資料管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：資料應(yīng)如實(shí)反映衛(wèi)生縣城建設(shè)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)，不得虛假編造。3.全面系統(tǒng)原則：涵蓋衛(wèi)生縣城創(chuàng)建、管理全過程的各類資料，形成完整的資料體系，便于查詢、統(tǒng)計(jì)和分析。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：制定統(tǒng)一的資料分類標(biāo)準(zhǔn)、格式要求和整理方法，確保資料管理的規(guī)范性和一致性。5.安全保密原則：加強(qiáng)資料的安全管理，防止資料丟失、損壞和泄露，涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的，嚴(yán)格按照保密規(guī)定處理。二、資料分類與編號(hào)（一）分類1.組織管理類：包括創(chuàng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組文件、工作方案、責(zé)任分工、會(huì)議紀(jì)要、督查通報(bào)等。2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)類：涵蓋縣城道路、橋梁、排水、供水、供電、供氣、污水處理、垃圾處理等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等方面的資料。3.環(huán)境衛(wèi)生類：如環(huán)境衛(wèi)生整治方案、清掃保潔記錄、垃圾清運(yùn)臺(tái)賬（包括垃圾產(chǎn)生量、運(yùn)輸路線、處理方式等）、公共廁所管理資料（建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、日常保潔、維護(hù)記錄等）、病媒生物防制資料（消殺計(jì)劃、措施、效果評(píng)估等）。4.環(huán)境保護(hù)類：包含空氣質(zhì)量監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告、噪聲監(jiān)測(cè)記錄、污染源排查與治理資料、生態(tài)環(huán)境保護(hù)規(guī)劃與實(shí)施情況等。5.食品安全類：食品生產(chǎn)經(jīng)營單位許可資料、食品安全監(jiān)督檢查記錄（包括檢查時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、問題及整改情況等）、食品安全事故應(yīng)急預(yù)案及處置記錄等。6.公共場(chǎng)所衛(wèi)生類：公共場(chǎng)所衛(wèi)生許可證辦理資料、衛(wèi)生監(jiān)督檢查記錄（包括旅店、美容美發(fā)、洗浴、游泳場(chǎng)館等場(chǎng)所的衛(wèi)生狀況檢查）、集中式供水單位衛(wèi)生管理資料等。7.健康教育與健康促進(jìn)類：健康教育工作計(jì)劃、宣傳資料（包括宣傳海報(bào)、手冊(cè)、視頻等）、健康講座記錄、居民健康素養(yǎng)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等。8.病媒生物防制類：病媒生物監(jiān)測(cè)報(bào)告（包括鼠、蚊、蠅、蟑螂等密度監(jiān)測(cè)）、消殺藥品采購與使用記錄、防鼠防蚊設(shè)施建設(shè)與維護(hù)資料等。9.檔案管理類：各類資料的歸檔目錄、借閱登記、保管期限規(guī)定等檔案管理相關(guān)資料。10.其他類：除上述類別外，與衛(wèi)生縣城創(chuàng)建、管理工作相關(guān)的其他資料。（二）編號(hào)采用分類編號(hào)法，按照上述分類順序，為每一類資料賦予一個(gè)固定的編號(hào)。例如：1.組織管理類：編號(hào)為012.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)類：編號(hào)為023.環(huán)境衛(wèi)生類：編號(hào)為034.環(huán)境保護(hù)類：編號(hào)為045.食品安全類：編號(hào)為056.公共場(chǎng)所衛(wèi)生類：編號(hào)為067.健康教育與健康促進(jìn)類：編號(hào)為078.病媒生物防制類：編號(hào)為089.檔案管理類：編號(hào)為0910.其他類：編號(hào)為10每一類資料下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分編號(hào)，如環(huán)境衛(wèi)生類中的垃圾清運(yùn)臺(tái)賬編號(hào)為0301，公共廁所管理資料編號(hào)為0302等。編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于識(shí)別和查詢。三、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資料收集工作，按照職責(zé)范圍和工作進(jìn)度，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集相關(guān)資料。2.資料收集應(yīng)全面涵蓋工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括文件、報(bào)表、記錄（如現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄、工作臺(tái)賬等）、照片、視頻、音頻等多種形式。3.對(duì)于上級(jí)部門下發(fā)的文件、通知等，應(yīng)及時(shí)簽收、登記，并按照要求貫徹執(zhí)行，同時(shí)留存相關(guān)資料。4.在日常工作中，應(yīng)注重對(duì)各類活動(dòng)、工作進(jìn)展情況的記錄，確保資料的實(shí)時(shí)性和完整性。（二）整理方法1.資料收集后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，去除重復(fù)、無效的資料。2.對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)，并編制資料目錄，目錄應(yīng)包含資料名稱、編號(hào)、日期、來源等信息，以便快速查找和核對(duì)。3.對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，每冊(cè)厚度適中，便于翻閱和保存。裝訂時(shí)應(yīng)在資料左上角或右上角加蓋頁碼章，確保頁碼順序清晰。4.對(duì)于電子資料，應(yīng)按照分類建立文件夾，文件夾命名應(yīng)與資料分類編號(hào)一致，并在文件夾內(nèi)按照資料內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分子文件夾。電子資料應(yīng)統(tǒng)一格式存儲(chǔ)，如文檔類為.docx或.pdf，圖片類為.jpg或.png，視頻類為.mp4等，同時(shí)應(yīng)注明資料名稱、日期、來源等信息。四、資料歸檔與保管（一）歸檔1.資料整理完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔工作應(yīng)按照年度和資料類別進(jìn)行，確保資料存放有序。2.每年年初，對(duì)上一年度的資料進(jìn)行全面歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)編制歸檔清單，詳細(xì)記錄歸檔資料的類別、數(shù)量、起止日期等信息。3.歸檔資料應(yīng)填寫歸檔說明，包括資料的形成背景、主要內(nèi)容、重要性等，以便日后查閱和了解資料的價(jià)值。（二）保管1.設(shè)立專門的資料檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保資料的安全存放。2.資料檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)歸檔資料應(yīng)進(jìn)行定期檢查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入資料檔案室，檔案管理人員應(yīng)妥善保管鑰匙和密碼，確保檔案室安全。5.對(duì)于電子資料，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е沦Y料丟失。五、資料借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.因工作需要借閱資料的人員，應(yīng)填寫《衛(wèi)生縣城資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)由借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批，重要資料需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。（二）借閱登記1.檔案管理人員收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱資料名稱及編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱登記應(yīng)建立專門的臺(tái)賬，以便跟蹤資料的借閱情況。（三）資料借閱1.檔案管理人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，向借閱人提供所需資料，并要求借閱人在借閱登記簿上簽字確認(rèn)。2.借閱資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)告知借閱人資料的保管要求和注意事項(xiàng)，如不得涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人等。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）資料使用1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)使用資料，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他目的。2.如需復(fù)印、摘錄資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印、摘錄的資料應(yīng)注明出處和用途，不得隨意傳播。3.使用過程中，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、資料統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.定期對(duì)衛(wèi)生縣城建設(shè)工作相關(guān)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括但不限于各類工作指標(biāo)完成情況（如環(huán)境衛(wèi)生整治面積、垃圾處理量、食品抽檢合格率等）、工作開展次數(shù)（如健康教育講座次數(shù)、病媒生物消殺次數(shù)等）、參與人員數(shù)量等。2.根據(jù)資料統(tǒng)計(jì)結(jié)果，分析衛(wèi)生縣城建設(shè)工作的進(jìn)展情況、存在問題及發(fā)展趨勢(shì)，為決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.采用人工統(tǒng)計(jì)與信息化統(tǒng)計(jì)相結(jié)合的方式，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.對(duì)于紙質(zhì)資料，通過查閱相關(guān)記錄、報(bào)表等進(jìn)行數(shù)據(jù)提取和統(tǒng)計(jì)；對(duì)于電子資料，利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)或統(tǒng)計(jì)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總和分析。3.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行審核和校對(duì)，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。（三）分析報(bào)告1.定期撰寫資料統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，報(bào)告應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)分析、存在問題、改進(jìn)建議等內(nèi)容。2.分析報(bào)告應(yīng)采用圖表、數(shù)據(jù)對(duì)比等形式直觀展示工作情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作改進(jìn)提供參考依據(jù)。3.分析報(bào)告應(yīng)按時(shí)提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，并在一定范圍內(nèi)進(jìn)行通報(bào)，以便各部門了解工作進(jìn)展，共同推進(jìn)衛(wèi)生縣城建設(shè)工作。七、資料保密與安全（一）保密制度1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的衛(wèi)生縣城資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，不得泄露資料內(nèi)容。3.限制資料的查閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁無關(guān)人員查閱涉及保密的資料。4.在資料整理、存儲(chǔ)、傳輸過程中，應(yīng)采取加密等安全措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)資料檔案室及存放設(shè)備的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保資料安全。2.定期對(duì)資料保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致資料損壞或丟失。3.制定資料安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害以及人為破壞等突發(fā)事件，確保在緊急情況下能夠迅速采取措施，保護(hù)資料安全。八、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。2.因工作失誤等原因形成的重復(fù)、無效資料，經(jīng)審核確認(rèn)后可予以銷毀。3.涉及保密的資料，在解密后符合銷毀條件的，按照保密規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出資料銷毀申請(qǐng)，填寫《衛(wèi)生縣城資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審