PAGE衛(wèi)生用品索證索票制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司衛(wèi)生用品采購管理，規(guī)范索證索票行為，確保所采購的衛(wèi)生用品符合質(zhì)量安全要求，保障消費者健康，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有衛(wèi)生用品采購活動，包括但不限于衛(wèi)生紙、衛(wèi)生巾、紙尿褲、濕巾等各類衛(wèi)生用品的采購。3.依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國食品安全法》《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《消毒管理辦法》《衛(wèi)生用品生產(chǎn)企業(yè)衛(wèi)生規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。二、索證索票要求1.索證要求采購衛(wèi)生用品時，應(yīng)當(dāng)向供應(yīng)商索取以下證明文件：營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件，以證明供應(yīng)商具有合法經(jīng)營資格。生產(chǎn)許可證副本復(fù)印件，確保供應(yīng)商具備生產(chǎn)衛(wèi)生用品的資質(zhì)。產(chǎn)品衛(wèi)生許可批件復(fù)印件，證明該衛(wèi)生用品經(jīng)過衛(wèi)生行政部門許可。產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告復(fù)印件，以驗證產(chǎn)品質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。其他必要的證明文件，如商標(biāo)注冊證、專利證書等。索取的證明文件應(yīng)當(dāng)加蓋供應(yīng)商公章或業(yè)務(wù)專用章，并注明與原件一致，同時留存復(fù)印件備查。對于首次合作的供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)要求其提供上述證明文件的原件進(jìn)行核對，并留存加蓋公章的復(fù)印件。2.索票要求采購衛(wèi)生用品時，應(yīng)當(dāng)向供應(yīng)商索取發(fā)票。發(fā)票應(yīng)當(dāng)如實開具，注明衛(wèi)生用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等信息。發(fā)票應(yīng)當(dāng)加蓋供應(yīng)商發(fā)票專用章，確保發(fā)票的真實性和有效性。對于通過電子發(fā)票方式提供的發(fā)票，應(yīng)當(dāng)及時下載并保存，確保能夠隨時查閱。三,索證索票流程1.采購申請環(huán)節(jié)采購部門在收到各部門衛(wèi)生用品采購申請后，應(yīng)當(dāng)對采購需求進(jìn)行審核，確保采購的衛(wèi)生用品符合公司實際需要和質(zhì)量要求。在采購申請單中，應(yīng)當(dāng)明確標(biāo)注所采購衛(wèi)生用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等詳細(xì)信息，以便后續(xù)索證索票工作的開展。2.供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購需求，通過多種渠道選擇合格的供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先考慮具有良好信譽(yù)、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證體系的企業(yè)。對擬合作的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或資質(zhì)審核，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)能力等情況。將考察或?qū)徍撕细竦墓?yīng)商納入公司合格供應(yīng)商名錄，并定期進(jìn)行評估和更新。3.索證索票實施環(huán)節(jié)在與供應(yīng)商簽訂采購合同前，采購人員應(yīng)當(dāng)按照索證索票要求，向供應(yīng)商索取相關(guān)證明文件和發(fā)票。對索取的證明文件和發(fā)票進(jìn)行認(rèn)真審核，確保其真實性、完整性和有效性。如發(fā)現(xiàn)證明文件或發(fā)票存在問題，應(yīng)當(dāng)及時與供應(yīng)商溝通解決。將索取的證明文件和發(fā)票原件或復(fù)印件整理歸檔，按照規(guī)定的期限妥善保存。保存期限應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。4.驗收環(huán)節(jié)倉庫管理人員在接收衛(wèi)生用品時，應(yīng)當(dāng)對照采購合同、索證索票文件及產(chǎn)品實物進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括衛(wèi)生用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等是否與索證索票文件及采購合同一致。如發(fā)現(xiàn)驗收不合格的衛(wèi)生用品，應(yīng)當(dāng)及時通知采購部門，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。同時，應(yīng)當(dāng)對不合格產(chǎn)品的索證索票文件進(jìn)行追溯和調(diào)查。四、索證索票文件管理1.文件歸檔采購人員應(yīng)當(dāng)對索取的索證索票文件進(jìn)行分類整理，按照年度、供應(yīng)商名稱等建立檔案。檔案應(yīng)當(dāng)包括供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、生產(chǎn)許可證副本復(fù)印件、產(chǎn)品衛(wèi)生許可批件復(fù)印件產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告復(fù)印件、發(fā)票等相關(guān)文件。每份檔案應(yīng)當(dāng)有明確的標(biāo)識和目錄，便于查閱和管理。2.文件保存期限索證索票文件的保存期限應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。一般情況下，保存期限不得少于產(chǎn)品保質(zhì)期滿后六個月；沒有明確保質(zhì)期的，保存期限不得少于二年。在保存期限內(nèi)，應(yīng)當(dāng)確保索證索票文件的完整性和可追溯性。如因特殊原因需要提前銷毀索證索票文件的，應(yīng)當(dāng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并做好記錄。3.文件查閱與使用公司內(nèi)部人員因工作需要查閱索證索票文件的，應(yīng)當(dāng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱人員應(yīng)當(dāng)遵守公司檔案管理制度，不得擅自復(fù)制、涂改、損毀索證索票文件。如需復(fù)制索證索票文件的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明用途。索證索票文件作為公司采購管理的重要依據(jù)，應(yīng)當(dāng)妥善保管，防止丟失、泄露。如發(fā)現(xiàn)索證索票文件丟失或泄露的，應(yīng)當(dāng)及時采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并報告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司質(zhì)量控制部門應(yīng)當(dāng)定期對采購衛(wèi)生用品的索證索票情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保采購活動符合本制度要求。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括索證索票文件的索取情況、文件的真實性和完整性審查、文件的歸檔與保存等方面。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)當(dāng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。2.外部監(jiān)督積極配合政府相關(guān)部門對公司衛(wèi)生用品采購索證索票情況的監(jiān)督檢查，如實提供相關(guān)資料和信息。對于政府部門提出的整改意見和要求，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真落實，及時整改到位，并將整改情況報告政府部門。關(guān)注行業(yè)動態(tài)和相關(guān)法律法規(guī)的變化，及時調(diào)整公司索證索票制度，確保公司采購活動始終符合外部監(jiān)管要求。六、責(zé)任追究1.對采購人員的責(zé)任追究采購人員未按照本制度要求索取索證索票文件的，給予警告處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予記過、記大過處分；造成公司經(jīng)濟(jì)損失或其他嚴(yán)重后果的，給予降級、撤職、開除處分，并依法追究其法律責(zé)任。采購人員索取的索證索票文件存在虛假、偽造等問題，導(dǎo)致公司采購的衛(wèi)生用品不符合質(zhì)量安全要求的，給予開除處分，并依法追究其法律責(zé)任。同時，公司有權(quán)要求采購人員承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。2.對供應(yīng)商的責(zé)任追究供應(yīng)商提供虛假、偽造的索證索票文件的，公司有權(quán)解除采購合同，并要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。同時，公司將供應(yīng)商列入不良供應(yīng)商名錄，不再與其合作。供應(yīng)商未按照規(guī)定提供索證索票文件或提供的文件不完整、不真實的，公司應(yīng)當(dāng)要求供應(yīng)商限期整改；逾期未整改的，公司有權(quán)暫停與其合作，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.對其他相關(guān)人員的責(zé)任追究倉庫管理人員、質(zhì)量控制人員