機關單位檔案管理制度及操作流程一、檔案管理的重要性與基本原則機關單位檔案是行政決策、業(yè)務開展、歷史傳承的重要載體，兼具憑證性與信息性價值。其管理工作需遵循集中統(tǒng)一、分級負責原則，確保檔案完整、準確、安全、可用；同時堅持依法管理、服務利用導向，既滿足合規(guī)要求，又為單位治理與社會服務提供支撐。二、檔案管理制度體系（一）管理職責界定1.領導職責單位主要負責人統(tǒng)籌檔案管理工作，分管領導負責日常監(jiān)督，將檔案工作納入年度考核與業(yè)務流程，保障人、財、物投入。2.檔案管理部門職責檔案管理部門（如辦公室、檔案室）承擔核心管理職能：制定制度細則、指導科室歸檔、開展檔案整理與保管、提供利用服務、組織鑒定銷毀、推進數(shù)字化建設等。3.業(yè)務科室職責各科室指定專人負責檔案工作，按要求收集、整理本部門形成的文件材料，定期移交檔案部門；參與檔案鑒定，配合利用需求的核實工作。（二）歸檔范圍與分類規(guī)則1.歸檔范圍文書檔案：上級來文、本單位發(fā)文、會議紀要、請示批復、工作計劃總結、合同協(xié)議等行政管理類文件。業(yè)務檔案：項目審批、執(zhí)法檢查、公共服務、統(tǒng)計報表等業(yè)務運行過程中形成的材料。人事檔案：干部任免、考核獎懲、工資福利、職稱評審等人員管理文件（注：人事檔案按《干部人事檔案工作條例》單獨管理）?？萍紮n案：基建工程圖紙、設備說明書、科研項目報告等技術類文件。特殊載體檔案：照片、錄音錄像、電子文件（含數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)備份）等。2.分類方法采用“年度—機構（或問題）—保管期限”復合分類法：先按年度區(qū)分，再按形成部門（或業(yè)務類型）歸類，最后按永久、30年、10年（或更長）保管期限劃分。電子檔案需同步建立元數(shù)據(jù)目錄，確保與紙質檔案對應。（三）保管與安全要求1.庫房管理檔案庫房需獨立設置，滿足“七防”（防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫、防污染）要求：安裝溫濕度記錄儀（保持溫度14-24℃、濕度45-60%）、配備滅火器與防蟲藥劑、使用防磁柜保存特殊載體。2.保管期限永久：涉及單位歷史、重大決策、民生權益的檔案（如機構沿革、干部任免文件）。30年：重要業(yè)務文件、合同協(xié)議、審計報告等。10年：一般性文件、會議記錄、統(tǒng)計報表等（具體期限參考《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》）。3.鑒定與銷毀成立由檔案部門、業(yè)務科室、法律顧問組成的鑒定小組，每5年對到期檔案進行鑒定。鑒定后確無保存價值的檔案，編制《銷毀清冊》，經(jīng)單位領導審批后，由兩人以上監(jiān)銷，銷毀過程全程記錄。（四）利用與保密管理1.利用流程內(nèi)部人員借閱：填寫《檔案借閱單》，經(jīng)科室負責人或分管領導審批后，到檔案部門辦理借閱，限期歸還（一般不超過15個工作日）。外部利用：需持單位介紹信或有效證件，經(jīng)單位辦公室審核、分管領導批準后，可查閱非涉密檔案（涉密檔案嚴禁對外提供）。2.保密要求涉密檔案（標有“秘密”“機密”“絕密”）單獨保管，借閱需經(jīng)單位主要領導審批，嚴禁復制、傳播。電子檔案設置訪問權限，采用加密存儲，定期備份；利用時需通過內(nèi)網(wǎng)或專用設備，嚴禁接入互聯(lián)網(wǎng)。三、檔案操作流程詳解（一）歸檔流程1.收集階段各科室按“一事一檔”或“一類一檔”原則，日常收集文件材料（包括紙質、電子文件），確?！皯獨w盡歸”。電子文件需同步收集元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時間、作者、修改記錄）。2.審核移交年度結束后1個月內(nèi)，科室檔案員對文件進行審核（檢查完整性、準確性），編制《歸檔文件目錄》，經(jīng)科室負責人簽字后，移交檔案部門。檔案部門核對無誤后，辦理移交手續(xù)。（二）整理流程1.分類組卷按“年度—機構—保管期限”分類，將文件按時間或重要程度排序，組成案卷（電子檔案需建立文件夾層級）。2.編號編目紙質檔案：給每份文件編“檔號”（如“2023-辦公室-永久-001”），填寫《卷內(nèi)文件目錄》；電子檔案：按規(guī)則命名文件，建立數(shù)據(jù)庫索引。3.數(shù)字化加工對永久、30年保管的檔案，優(yōu)先進行數(shù)字化掃描，生成PDF或TIFF格式文件，與紙質檔案掛接，實現(xiàn)“雙套制”管理。（三）利用流程1.申請與審批申請人填寫《檔案利用申請表》，說明利用目的、檔案范圍。內(nèi)部利用由科室負責人審批，外部利用需經(jīng)辦公室、分管領導兩級審批。2.借閱與歸還檔案部門按審批意見提供檔案（紙質檔案需現(xiàn)場查閱，電子檔案可在線授權）。借閱到期前3天，檔案部門提醒歸還；歸還時檢查檔案完整性，確認無誤后注銷借閱記錄。（四）鑒定銷毀流程1.鑒定啟動鑒定小組對照《保管期限表》，對到期檔案逐卷（件）審核，提出“保存”或“銷毀”意見。2.審批公示“銷毀”意見需在單位內(nèi)部公示5個工作日，無異議后報單位領導審批。3.銷毀執(zhí)行審批通過后，由檔案部門、紀檢部門（或法律顧問）雙人監(jiān)銷，銷毀后在《銷毀清冊》上簽字，復印件存檔。四、保障措施（一）人員保障定期組織檔案員參加專業(yè)培訓（如檔案法規(guī)、數(shù)字化管理），鼓勵取得《檔案專業(yè)技術資格證書》；建立“以老帶新”機制，傳承實操經(jīng)驗。（二）設備保障配置專業(yè)檔案柜、溫濕度調(diào)控設備、數(shù)字化掃描儀器、防磁柜；升級檔案管理軟件，實現(xiàn)電子文件在線歸檔、檢索與利用。（三）監(jiān)督考核將檔案工作納入科室年度考核，對歸檔及時率、完整率不達標的科室限期整改；每兩年開展一次檔案工作專項檢查，通報結果并督促改進。