企業(yè)合同審查及檔案管理流程工具指南一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本流程工具適用于各類(lèi)企業(yè)開(kāi)展合同全生命周期管理，涵蓋合同起草、內(nèi)部審核、簽訂、履行、變更、終止及歸檔等環(huán)節(jié)，特別適用于以下場(chǎng)景：業(yè)務(wù)合同簽訂前：需對(duì)采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等開(kāi)展合法性、合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；合同履行過(guò)程：對(duì)合同履行進(jìn)度、變更情況、爭(zhēng)議解決等進(jìn)行跟蹤管理；合同檔案規(guī)范化：對(duì)已簽訂及履行完畢的合同進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)，保證檔案可追溯、易查詢(xún)；合規(guī)審計(jì)需求：為企業(yè)內(nèi)部審計(jì)、外部監(jiān)管檢查提供合同履約依據(jù)及檔案支持。二、全流程操作步驟（一）合同發(fā)起與初步審核責(zé)任主體：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人某、部門(mén)負(fù)責(zé)人某操作說(shuō)明：合同發(fā)起：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*某根據(jù)業(yè)務(wù)需求，收集合作方主體資格材料（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)等），起草合同文本，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等核心條款，填寫(xiě)《合同發(fā)起申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板）。部門(mén)初審：部門(mén)負(fù)責(zé)人*某對(duì)合同的業(yè)務(wù)必要性、條款完整性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)是否符合企業(yè)業(yè)務(wù)目標(biāo)及預(yù)算要求，簽署初審意見(jiàn)后提交法務(wù)部門(mén)。輸出成果：《合同發(fā)起申請(qǐng)表》《合同草案（初稿）》、合作方資質(zhì)材料復(fù)印件。（二）法務(wù)專(zhuān)項(xiàng)審查責(zé)任主體：法務(wù)專(zhuān)員某、法務(wù)負(fù)責(zé)人某操作說(shuō)明：合法性審查：法務(wù)專(zhuān)員*某對(duì)照法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度，審查合同主體是否適格、條款是否合法（如是否違反強(qiáng)制性規(guī)定、是否存在無(wú)效情形）、權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、違約責(zé)任是否明確。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)排查：重點(diǎn)關(guān)注合同中的履約風(fēng)險(xiǎn)（如付款條件不明確）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、爭(zhēng)議解決方式（如管轄約定是否有效）、保密條款等，形成《法務(wù)審查意見(jiàn)表》，標(biāo)注修改建議及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（高/中/低）。意見(jiàn)反饋與修改：法務(wù)負(fù)責(zé)人某審核《法務(wù)審查意見(jiàn)表》，反饋至業(yè)務(wù)經(jīng)辦人某；業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*某根據(jù)意見(jiàn)修改合同文本，重大爭(zhēng)議需組織業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)達(dá)成一致。輸出成果：《法務(wù)審查意見(jiàn)表》《合同修訂稿》。（三）最終審批與簽訂責(zé)任主體：分管領(lǐng)導(dǎo)某、授權(quán)簽約人某、檔案管理員*某操作說(shuō)明：領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)合同金額及重要性，由分管領(lǐng)導(dǎo)某或總經(jīng)理某對(duì)最終版合同進(jìn)行審批，確認(rèn)審批流程完整（如重大合同需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議）。合同簽訂：授權(quán)簽約人*某（需持有《授權(quán)委托書(shū)》）在合同文本上簽字蓋章，保證合同文本與審批版本一致；若為對(duì)方先蓋章，需在收到蓋章合同后3個(gè)工作日內(nèi)核對(duì)無(wú)誤。文本備案：簽訂后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人某將合同正本（至少2份，雙方各執(zhí)1份）及副本提交檔案管理員某，同時(shí)掃描存檔電子版。輸出成果：簽字蓋章的合同正本/副本、《授權(quán)委托書(shū)》《合同簽訂備案表》。（四）履行跟蹤與變更管理責(zé)任主體：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人某、法務(wù)專(zhuān)員某操作說(shuō)明：履行跟蹤：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人某建立《合同履行臺(tái)賬》，記錄合同履行進(jìn)度（如交付時(shí)間、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)、付款情況），定期向部門(mén)負(fù)責(zé)人某匯報(bào)；發(fā)覺(jué)履約異常（如對(duì)方違約、不可抗力）時(shí)，及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)對(duì)措施（如催告、協(xié)商變更）。合同變更：需變更合同時(shí)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*某與對(duì)方協(xié)商變更內(nèi)容，起草《合同變更協(xié)議》，參照原合同流程完成審核、審批及簽訂；變更后的協(xié)議作為原合同補(bǔ)充，與原合同具有同等效力。輸出成果：《合同履行臺(tái)賬》《合同變更協(xié)議》（如有）。（五）檔案整理與歸檔責(zé)任主體：檔案管理員某、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人某操作說(shuō)明：檔案分類(lèi)編號(hào)：檔案管理員*某按合同類(lèi)型（如采購(gòu)、銷(xiāo)售、服務(wù)）、簽訂年度進(jìn)行分類(lèi)，編制唯一檔案編號(hào)（格式：合同類(lèi)型-年份-流水號(hào)，如“CG-2024-001”）。材料整理裝訂：將合同正本、副本、《法務(wù)審查意見(jiàn)表》《簽訂備案表》《履行臺(tái)賬》等材料按時(shí)間順序整理，去除金屬夾具，使用檔案袋封裝，標(biāo)注檔案編號(hào)及合同名稱(chēng)。登記入庫(kù)：在《合同檔案管理臺(tái)賬》中登記檔案編號(hào)、合同名稱(chēng)、簽訂日期、保管期限、存放位置等信息，錄入電子檔案系統(tǒng)，保證紙質(zhì)與電子檔案一致。輸出成果：規(guī)范化裝訂的合同檔案、《合同檔案管理臺(tái)賬》。（六）檔案借閱與利用責(zé)任主體：借閱人某、檔案管理員某、分管領(lǐng)導(dǎo)*某操作說(shuō)明：借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱檔案時(shí)，借閱人某填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明借閱事由、借閱期限（最長(zhǎng)不超過(guò)15個(gè)工作日），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人某及分管領(lǐng)導(dǎo)*某審批。檔案交接：檔案管理員某核對(duì)審批手續(xù)后，取出檔案復(fù)印件（原件原則上不外借，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理某批準(zhǔn)），與借閱人某簽字確認(rèn)；借閱人某需在規(guī)定期限內(nèi)歸還，檔案完好無(wú)損后，管理員*某在臺(tái)賬中記錄歸還情況。保密要求：借閱人*某對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得復(fù)制、傳播或用于非工作用途，違者將按企業(yè)規(guī)定追責(zé)。輸出成果：《合同檔案借閱申請(qǐng)表》《檔案借閱/歸還登記表》。三、合同審查及檔案管理流程表模板表1：合同審查及檔案管理全流程表步驟編號(hào)流程環(huán)節(jié)責(zé)任部門(mén)/人操作說(shuō)明完成時(shí)限輸出文件備注1合同發(fā)起業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*某收集合作方資質(zhì)，起草合同，填寫(xiě)《合同發(fā)起申請(qǐng)表》業(yè)務(wù)需求提出后2個(gè)工作日內(nèi)《合同發(fā)起申請(qǐng)表》《合同草案（初稿）》合作方資質(zhì)需在有效期內(nèi)2部門(mén)初審部門(mén)負(fù)責(zé)人*某審核業(yè)務(wù)必要性、條款完整性，簽署初審意見(jiàn)收到材料后1個(gè)工作日內(nèi)《合同發(fā)起申請(qǐng)表》（部門(mén)意見(jiàn)欄）重點(diǎn)核對(duì)預(yù)算及業(yè)務(wù)目標(biāo)匹配度3法務(wù)審查法務(wù)專(zhuān)員*某審查合法性、合規(guī)性，出具《法務(wù)審查意見(jiàn)表》收到材料后2個(gè)工作日內(nèi)《法務(wù)審查意見(jiàn)表》重大爭(zhēng)議可延長(zhǎng)至3個(gè)工作日4領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)某/總經(jīng)理某根據(jù)合同金額及重要性履行審批流程收到法務(wù)意見(jiàn)后1個(gè)工作日內(nèi)審批通過(guò)的《合同修訂稿》重大合同需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議5合同簽訂授權(quán)簽約人*某簽字蓋章，核對(duì)文本一致性，提交檔案管理員審批通過(guò)后3個(gè)工作日內(nèi)合同正本/副本、《授權(quán)委托書(shū)》保證合同雙方簽字蓋章完整6履行跟蹤業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*某建立《合同履行臺(tái)賬》，跟蹤進(jìn)度，處理異常情況合同履行期間持續(xù)進(jìn)行《合同履行臺(tái)賬》按月向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)7檔案整理歸檔檔案管理員*某分類(lèi)編號(hào)、裝訂材料、登記臺(tái)賬，錄入電子系統(tǒng)簽訂后5個(gè)工作日內(nèi)裝訂好的合同檔案、《合同檔案管理臺(tái)賬》保證紙質(zhì)與電子檔案一致8檔案借閱利用借閱人某/檔案管理員某申請(qǐng)審批、借閱登記、歸還銷(xiāo)號(hào)按需申請(qǐng)，限期歸還《合同檔案借閱申請(qǐng)表》《借閱/歸還登記表》原件原則上不外借，特殊情況需特批表2：合同檔案管理臺(tái)賬（示例）檔案編號(hào)合同名稱(chēng)合同類(lèi)型簽訂日期合作方名稱(chēng)保管期限存放位置狀態(tài)（在庫(kù)/借出）借閱人（如有）歸還日期（如有）CG-2024-001采購(gòu)辦公設(shè)備合同采購(gòu)2024-03-15科技有限公司10年檔案室-A-01在庫(kù)--FW-2024-005市場(chǎng)推廣服務(wù)合同服務(wù)2024-04-20廣告?zhèn)髅焦?年檔案室-B-03借出業(yè)務(wù)經(jīng)理*某2024-05-20XS-2024-012產(chǎn)品銷(xiāo)售合同銷(xiāo)售2024-05-08YY貿(mào)易公司10年檔案室-A-05在庫(kù)--四、關(guān)鍵操作提示與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）合同審查核心要點(diǎn)主體資格審核：嚴(yán)格核查合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)證書(shū)（如行業(yè)許可證）及授權(quán)委托書(shū)，保證簽約人有權(quán)代表合作方簽署合同，避免因主體不適格導(dǎo)致合同無(wú)效。條款完整性審查：合同需包含標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方法等核心條款，避免條款模糊引發(fā)爭(zhēng)議（如“驗(yàn)收合格后付款”需明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)限）。法律風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：避免使用“霸王條款”（如“最終解釋權(quán)歸我方所有”），違約責(zé)任需與違約責(zé)任對(duì)等，爭(zhēng)議解決優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院或仲裁機(jī)構(gòu)。（二）檔案管理規(guī)范要求分類(lèi)與編號(hào)統(tǒng)一：嚴(yán)格按照合同類(lèi)型、年度分類(lèi)編號(hào)，保證編號(hào)唯一、連續(xù)，不得重復(fù)或跳號(hào)，便于后續(xù)檢索。保管期限明確：根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及合同類(lèi)型確定保管期限（如采購(gòu)/銷(xiāo)售合同保管10年，服務(wù)合同保管5年），到期前1個(gè)月由檔案管理員*某鑒定，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的按規(guī)定銷(xiāo)毀并記錄。安全保密措施：檔案存放需符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜要求，電子檔案需加密存儲(chǔ)，定期備份；涉密合同檔案需單獨(dú)存放，限制借閱權(quán)限。（三）常見(jiàn)問(wèn)題應(yīng)對(duì)審查超時(shí)處理：若因材料不全或爭(zhēng)議較大導(dǎo)致審查超時(shí)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*某應(yīng)及時(shí)與法務(wù)部門(mén)溝通，明確