合同審核及簽訂要點流程指引一、適用業(yè)務場景本流程指引適用于企業(yè)各類經濟合同的審核與簽訂管理，涵蓋但不限于以下場景：日常采購類：原材料采購、設備采購、服務外包等合同；業(yè)務合作類：項目合作、渠道代理、技術合作、市場推廣等合同；勞動人事類：勞動合同、勞務派遣協(xié)議、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等；資產處置類：固定資產買賣、房屋租賃、知識產權轉讓/許可等合同；其他類：借款合同、擔保合同、贊助協(xié)議等具有法律約束力的文件。二、全流程操作步驟詳解（一）需求提出與前置準備發(fā)起需求業(yè)務部門根據(jù)合作需要，明確合同相對方（合作方主體信息）、合作標的（貨物/服務/項目內容）、核心需求（如數(shù)量、質量、交付時間、價格、付款方式等），填寫《合同立項申請表》（見模板一），經部門負責人審批后，提交至法務/行政部門。關鍵動作：核實合作方是否為合格供應商/合作伙伴（如通過企業(yè)信用系統(tǒng)查詢主體資格、經營異常、涉訴記錄等），避免與無民事行為能力或限制民事行為能力的主體簽約。資料收集業(yè)務部門需向法務/行政部門提供以下基礎材料：合作方營業(yè)執(zhí)照復印件（加蓋公章）、法定代表人身份證明、授權委托書（如簽約非法定代表人）；合作方案、技術規(guī)格書、招投標文件（如有）、過往合作記錄（如有）；涉及行政審批的項目，需提供相關批準文件（如特種設備采購需提供生產許可證）。（二）合同起草模板選擇優(yōu)先使用企業(yè)標準化合同模板（如采購合同模板、銷售合同模板、勞動合同模板），保證核心條款完備、合規(guī)。非標業(yè)務（如創(chuàng)新項目合作）需基于通用模板定制，避免直接套用合作方提供的模板。條款填寫規(guī)范主體信息：填寫合作方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等，保證與營業(yè)執(zhí)照一致，避免簡稱或錯誤表述（如“市科技有限公司”不可簡寫為“科技公司”）。標的條款：明確貨物名稱、規(guī)格型號、服務內容、項目范圍等，避免模糊表述（如“一批貨物”應明確數(shù)量、質量標準）。權利義務條款：雙方主要權利（如收款權、交付權）、主要義務（如交付時間、質量保障、保密義務）需一一對應，避免單方義務過重或權利義務失衡。價格與支付：明確總價、單價、計價貨幣（如人民幣）、支付方式（銀行轉賬/承兌匯票）、支付節(jié)點（如“驗收合格后30日內”）、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開票信息。違約責任：約定具體違約情形（如逾期交付、質量不達標）及對應的違約金計算方式（如“按逾期金額每日0.05%”），明確違約金上限（如不超過合同總額的20%），避免“天價違約金”條款被認定無效。爭議解決：優(yōu)先約定企業(yè)所在地有管轄權的人民法院訴訟，或選擇仲裁機構（如“仲裁委員會”），避免約定“由合作方所在地法院管轄”導致維權成本增加。生效條件：明確“自雙方法定代表人或授權代表簽字并加蓋公章之日起生效”，或附條件生效（如“本合同自取得審批之日起生效”）。（三）內部審核合同起草完成后，需通過多部門聯(lián)合審核，保證內容合規(guī)、風險可控：業(yè)務部門審核審核人：業(yè)務部門負責人/經辦人審核重點：合作條款是否滿足業(yè)務需求（如交付時間、質量標準是否符合項目計劃）、價格是否合理、合作方履約能力是否匹配。輸出：《合同審核意見表》（見模板二），標注“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體意見。法務部門審核審核人：法務專員/法務經理審核重點：主體資格：合作方是否具備簽約資質（如特種設備銷售需特種設備經營許可證）；條款合法性：是否存在無效格式條款（如“爭議解決方式約定不明”）、是否違反法律法規(guī)強制性規(guī)定；權利義務對等性：是否存在單方免責、加重己方責任的條款；法律風險：知識產權歸屬、保密期限、違約責任等是否明確，是否存在潛在訴訟風險。輸出：法務審核意見，對風險條款需標注“高風險”“中風險”并說明修改建議。財務部門審核審核人：財務經理/會計審核重點：價格構成：成本測算是否合理，是否存在虛高報價；支付條款：支付節(jié)點是否與業(yè)務進度匹配，避免提前支付導致資金風險；稅務合規(guī)：發(fā)票類型、稅率是否符合稅法規(guī)定，價稅分離是否清晰；財務影響：合同金額是否在預算范圍內，是否影響企業(yè)現(xiàn)金流。其他部門審核（如需）涉及技術條款需技術部門審核（如技術參數(shù)、驗收標準）；涉及人力資源需HR部門審核（如勞動合同中的薪酬、競業(yè)限制條款）；涉及資產處置需資產管理部門審核（如資產權屬、過戶流程）。（四）外部溝通與修訂意見匯總與反饋法務/行政部門匯總各部門審核意見，形成《合同修訂清單》，與業(yè)務部門共同確認修改方案。若合作方提供模板，需將企業(yè)內部審核意見同步傳達至合作方，要求其修訂合同條款；若我方起草，需根據(jù)內部意見修改后，與合作方溝通確認。外部談判對合作方提出的修改意見，需逐條評估：合規(guī)條款（如違約責任、爭議解決）原則上不得妥協(xié)；商務條款（如價格、交付時間）可基于合作必要性談判，但需經業(yè)務部門負責人及分管領導審批。談判過程中需保留書面記錄（如郵件、會議紀要），避免口頭承諾。（五）最終審批與簽署審批流程根據(jù)合同金額及重要性，履行分級審批權限（示例）：金額≤5萬元：業(yè)務部門負責人+法務審核+分管副總審批；5萬元＜金額≤50萬元：業(yè)務部門負責人+法務+財務+分管副總+總經理審批；金額＞50萬元：增加董事長審批，必要時提交董事會審議。審批通過后，法務/行政部門出具《合同審批通過單》，作為簽署依據(jù)。簽署規(guī)范簽署主體：由法定代表人或其授權代表簽署，授權委托需明確授權范圍（如“代為簽署合同并辦理相關手續(xù)”）及授權期限，避免越權簽署。蓋章要求：合同文本需為最終版本，騎縫章加蓋所有合同頁面；公章需為“合同專用章”或企業(yè)公章，不得使用財務章、部門章；多頁合同需加蓋“騎縫章”，并在每頁小簽或蓋章（如“此頁無”）；電子合同需符合《電子簽名法》規(guī)定，使用可靠的電子簽名（如第三方認證平臺）。（六）合同履行與歸檔履行跟蹤業(yè)務部門作為合同履行主體，需跟蹤合作方履約情況（如交付進度、質量驗收、付款節(jié)點），填寫《合同履行跟蹤表》（見模板三）。若出現(xiàn)違約情形（如逾期交付、質量不達標），需及時收集證據(jù)（如驗收報告、溝通記錄），按合同約定發(fā)送《違約告知函》，必要時啟動法律程序。資料歸檔合同簽署后10個工作日內，法務/行政部門將合同正本、審批文件、修訂記錄、附件、履行資料等整理歸檔，建立《合同臺賬》（見模板四），做到“一合同一檔案”，檔案保存期限不少于合同終止后10年。三、配套工具模板模板一：合同立項申請表項目名稱合同編號合作方全稱合作方統(tǒng)一社會信用代碼合同類型（采購/銷售/合作等）合同金額（大寫）合同標的核心需求簡述部門負責人意見簽字：日期：法務初審意見簽字：日期：領導審批意見簽字：日期：模板二：合同審核意見表合同名稱審核部門審核人審核日期審核內容意見說明業(yè)務部門審核法務部門審核財務部門審核其他部門審核最終審核結論□通過□修改后通過□不通過模板三：合同履行跟蹤表合同名稱合同編號履行階段□交付□驗收□付款□售后計劃履行時間實際履行時間履行情況描述相關附件□驗收報告□付款憑證□其他跟蹤人部門負責人簽字模板四：合同臺賬合同編號合同名稱簽署日期合同金額合作方履行狀態(tài)（進行中/已完成/終止）歸檔日期檔案編號四、關鍵風險提示與注意事項（一）主體資格風險合作方為企業(yè)時，需核實營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內，經營范圍是否涵蓋合同標的；合作方為自然人時，需核實其身份證信息及民事行為能力（如無/限制民事行為能力人需由法定代理人代理簽約）；避免與分公司簽約（除非總公司出具授權書），分公司可能不具備獨立履約能力。（二）條款合規(guī)風險不得約定“造成人身損害不承擔責任”等無效免責條款；違約金不得超過實際損失的30%，過高可能被法院調減；保密期限一般不超過2年，過長可能被認定為無效。（三）簽署形式風險合同修改需雙方書面確認（如補充協(xié)議），單方涂改無效；電子合同需使用第三方電子認證平臺（如e簽寶、法大大），保證簽名真實、不可篡改；涉外合同需明確適用法律（如“適用中華人民共和國法律”）及語言版本（如“中文版本為有效版本”）。（四）履約證據(jù)留存重要溝通（如變更條款、確認違約）需通過書面形式（郵件、函件）確認，避免口頭約定；驗收時需簽署書面驗收報告，明確驗收標準及結果；付款憑證需備注“合同編號及款項性質”，便于財務對賬。（五）特殊情況處理合同履行中