企業(yè)檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)手冊(cè)為規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，保證檔案的完整性、安全性、系統(tǒng)性和可用性，提高檔案利用效率，防范檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)旨在為企業(yè)各部門提供標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理指引，實(shí)現(xiàn)檔案工作與企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的同步推進(jìn)、有效支撐。第一章適用范圍與管理對(duì)象一、適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)總部及各分支機(jī)構(gòu)、各部門在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全生命周期管理活動(dòng)，覆蓋企業(yè)運(yùn)營(yíng)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類檔案。二、管理對(duì)象本手冊(cè)所指檔案是企業(yè)及員工在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)、技術(shù)研發(fā)、人力資源、財(cái)務(wù)管理等過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，具體包括但不限于：文書檔案：各類請(qǐng)示、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、規(guī)章制度等；科技檔案：項(xiàng)目立項(xiàng)材料、研發(fā)報(bào)告、圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利文件等；人事檔案：?jiǎn)T工入職材料、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核、培訓(xùn)記錄、職稱評(píng)定等；財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、稅務(wù)文件、審計(jì)報(bào)告等；聲像檔案：照片、錄音、錄像、光盤等；實(shí)物檔案：獎(jiǎng)杯、錦旗、樣品、印章等。第二章檔案分類與編號(hào)規(guī)范一、檔案分類原則科學(xué)性：以檔案形成的內(nèi)在規(guī)律為基礎(chǔ)，保持檔案之間的歷史聯(lián)系；系統(tǒng)性：分類層次清晰，邏輯連貫，便于檢索和利用；實(shí)用性：結(jié)合企業(yè)組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，滿足管理需求；穩(wěn)定性：分類標(biāo)準(zhǔn)一旦確定，非重大調(diào)整不得變更。二、檔案分類層級(jí)采用“大類-子類-保管期限-年度-機(jī)構(gòu)-流水號(hào)”六級(jí)分類法：大類：按檔案性質(zhì)分為文書（W）、科技（K）、人事（R）、財(cái)務(wù)（C）、聲像（S）、實(shí)物（SW）6類；子類：在大類下按業(yè)務(wù)類型細(xì)分，如科技類可分為研發(fā)（K1）、生產(chǎn)（K2）、基建（K3）等；保管期限：分為永久（Y）、長(zhǎng)期（C30，保存30年以上）、短期（D10，保存10年）3級(jí)；年度：檔案形成年度，如“2024”；機(jī)構(gòu)：形成檔案的部門，如“綜合管理部（Z）”“研發(fā)部（Y）”；流水號(hào)：部門內(nèi)當(dāng)年該類檔案的順序編號(hào)，從“001”開(kāi)始。三、檔案編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)=大類代碼+子類代碼+保管期限代碼+年度+機(jī)構(gòu)代碼+流水號(hào)示例：綜合管理部2024年形成的永久性請(qǐng)示文件編號(hào)為“W-Q-Y-2024-Z-001”。第三章檔案全生命周期管理流程第一節(jié)檔案歸檔操作流程步驟1：檔案形成與收集各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)對(duì)具有保存價(jià)值的材料進(jìn)行收集，保證材料齊全（如合同需包含協(xié)議、附件、審批單等原件）。對(duì)收集的檔案進(jìn)行初步審核，檢查內(nèi)容是否完整、字跡是否清晰、簽批手續(xù)是否完備，缺失材料需及時(shí)補(bǔ)充。步驟2：檔案整理與組卷按檔案類別和分類規(guī)范對(duì)材料進(jìn)行排序，去除無(wú)關(guān)、重復(fù)件；采用“一事一卷”或“一類一卷”原則組卷，文字材料裝訂時(shí)左側(cè)對(duì)齊，去除金屬物，加裝卷皮；圖紙、照片等特殊材料按規(guī)格裝入檔案袋或相冊(cè)，并標(biāo)注對(duì)應(yīng)說(shuō)明。填寫《卷內(nèi)文件目錄》，注明文件標(biāo)題、責(zé)任者、日期、頁(yè)次等信息，一卷一式兩份（一份卷內(nèi)、一份備考）。步驟3：檔案價(jià)值鑒定與劃定保管期限由部門負(fù)責(zé)人牽頭，會(huì)同檔案管理員對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，依據(jù)《檔案保管期限表》（見(jiàn)附錄）劃定保管期限；對(duì)保管期限存有疑問(wèn)的檔案，提交企業(yè)檔案鑒定小組（由分管領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員組成）審議確定。步驟4：檔案移交與歸檔每月25日前，部門經(jīng)辦人將整理完畢的檔案填寫《檔案歸檔移交清單》（一式三份），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，向企業(yè)檔案室移交；檔案管理員核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量及分類編號(hào)，核對(duì)無(wú)誤后在移交清單上簽字確認(rèn)，雙方各執(zhí)一份，檔案室留存一份備查；移交后的檔案由檔案室統(tǒng)一登記、上架，電子檔案同步錄入檔案管理系統(tǒng)。第二節(jié)檔案保管操作流程步驟1：庫(kù)房環(huán)境管理檔案庫(kù)房應(yīng)保持恒溫（18-22℃）、恒濕（45%-60%），配備溫濕度計(jì)，每日記錄并調(diào)控；庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃、易腐、有放射性物品，配備消防器材（如二氧化碳滅火器）和防盜設(shè)施（防盜門、監(jiān)控?cái)z像頭）。步驟2：檔案存放與保護(hù)檔案柜排列整齊，柜架標(biāo)明大類、子類及檔案存放范圍，便于查找；定期檢查檔案狀況，對(duì)破損、褪色檔案及時(shí)修復(fù)（如復(fù)印、裱糊），重要檔案制作副本；聲像、電子檔案存放在防磁柜中，遠(yuǎn)離磁場(chǎng)和強(qiáng)光，定期讀取數(shù)據(jù)，防止載體損壞。步驟3：檔案清點(diǎn)與統(tǒng)計(jì)每季度末由檔案管理員組織對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)實(shí)物與賬目是否一致，填寫《檔案庫(kù)存統(tǒng)計(jì)表》；年末開(kāi)展檔案總清點(diǎn)，編制《年度檔案管理情況報(bào)告》，報(bào)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第三節(jié)檔案借閱利用流程步驟1：借閱申請(qǐng)因工作需要借閱檔案，由借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明檔案編號(hào)、名稱、借閱用途、歸還期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案室；涉及密級(jí)檔案（如未公開(kāi)合同、核心技術(shù)資料），需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。步驟2：審批與登記檔案管理員審核借閱申請(qǐng)，確認(rèn)檔案狀態(tài)（如是否在庫(kù)、是否涉密）及借閱權(quán)限，審批通過(guò)后辦理借閱登記；借閱時(shí)由檔案管理員當(dāng)面交接，檢查檔案完整性，借閱人簽字確認(rèn)。步驟3：檔案使用與歸還借閱檔案僅限在指定場(chǎng)所（如檔案查閱室）使用，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制（需復(fù)制的須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）；借閱期限一般不超過(guò)5個(gè)工作日，到期需歸還的，應(yīng)填寫《檔案歸還登記表》，經(jīng)檔案管理員檢查無(wú)誤后簽字確認(rèn)；確因工作需要延期的，須在到期前1日辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不超過(guò)3個(gè)工作日。第四節(jié)檔案鑒定與銷毀流程步驟1：鑒定啟動(dòng)對(duì)達(dá)到保管期限的檔案，由檔案室編制《檔案鑒定銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、名稱、形成日期、保管期限、數(shù)量等信息，報(bào)企業(yè)檔案鑒定小組。步驟2：價(jià)值復(fù)審鑒定小組對(duì)到期檔案逐一復(fù)審，確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，列入《檔案銷毀清冊(cè)》；仍有保存價(jià)值的，重新劃定保管期限并標(biāo)注“續(xù)存”。步驟3：銷毀審批與執(zhí)行《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理員會(huì)同監(jiān)銷人員（2人以上，含檔案管理部門負(fù)責(zé)人）共同執(zhí)行銷毀；銷毀過(guò)程需詳細(xì)記錄《檔案銷毀情況登記表》，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、監(jiān)銷人、銷毀方式（如粉碎、焚燒），監(jiān)銷人簽字確認(rèn)；電子檔案銷毀需進(jìn)行低級(jí)格式化或物理銷毀，保證數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。第四章檔案管理工具模板模板一：企業(yè)檔案分類表大類代碼大類名稱子類代碼子類名稱保管期限（年）備注W文書檔案W01行政管理永久/長(zhǎng)期/短期含請(qǐng)示、報(bào)告、通知等W02合同協(xié)議永久/長(zhǎng)期含各類業(yè)務(wù)合同K科技檔案K01研發(fā)項(xiàng)目永久/長(zhǎng)期含立項(xiàng)、報(bào)告、專利等K02生產(chǎn)技術(shù)長(zhǎng)期/短期含工藝圖紙、操作規(guī)程等R人事檔案R01員工入職永久含簡(jiǎn)歷、錄用材料等R02考核培訓(xùn)長(zhǎng)期/短期含績(jī)效、培訓(xùn)記錄等模板二：檔案歸檔移交清單部門：___________移交日期：____年__月__日序號(hào)——123移交人（簽字）：_____________接收人（簽字）：_____________部門負(fù)責(zé)人（簽字）：_____________模板三：檔案借閱申請(qǐng)審批表借閱人部門_________借閱人_________檔案編號(hào)_______________檔案名稱_______________借閱用途_______________借閱期限自_年_月_日至_年__月__日部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：___________日期：____年__月__日檔案管理員意見(jiàn)簽字：___________日期：____年__月__日分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)（涉密檔案必填）簽字：___________日期：____年__月__日歸還情況歸還日期：____年_月日檔案管理員簽字：________模板四：檔案鑒定銷毀清冊(cè)鑒定批次：______鑒定日期：____年__月__日序號(hào)——12鑒定小組組長(zhǎng)（簽字）：_____________檔案管理員（簽字）：_____________第五章關(guān)鍵管理要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避一、歸檔環(huán)節(jié)要點(diǎn)及時(shí)性：檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔，跨年形成的檔案（如年度總結(jié)）次年第一季度前歸檔；完整性：歸檔材料需包含所有必要環(huán)節(jié)（如合同需有經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字及公章），避免缺失關(guān)鍵內(nèi)容；規(guī)范性：嚴(yán)格按照分類編號(hào)規(guī)則整理，不得擅自簡(jiǎn)化或更改編號(hào)，保證檔案有序存放。二、保管環(huán)節(jié)要點(diǎn)安全保密：庫(kù)房鑰匙由檔案管理員專人保管，非工作時(shí)間庫(kù)房落鎖，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入；涉密檔案單獨(dú)存放，借閱需履行更高審批流程；防損措施：定期檢查檔案柜、檔案袋等存放設(shè)施，及時(shí)更換破損材料；對(duì)電子檔案進(jìn)行雙備份（本地服務(wù)器+異地存儲(chǔ)），防止數(shù)據(jù)丟失。三、借閱環(huán)節(jié)要點(diǎn)權(quán)限控制：根據(jù)員工崗位職責(zé)設(shè)定借閱權(quán)限，普通員工僅可借閱本部門相關(guān)檔案，管理人員可跨部門借閱工作所需檔案；責(zé)任追溯：借閱人對(duì)檔案安全負(fù)全責(zé)，如發(fā)生涂改、丟失，按《檔案管理規(guī)定》追究責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的給予紀(jì)律處分。四、鑒定銷毀環(huán)節(jié)要點(diǎn)程序嚴(yán)謹(jǐn)：嚴(yán)禁擅自銷毀檔案，銷毀前必須完成“