檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)與工作流程檔案是單位歷史沿革、業(yè)務(wù)開展的核心憑證，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組作為統(tǒng)籌檔案工作的核心組織，其職責(zé)履行與流程規(guī)范直接關(guān)系到檔案資源的安全、完整與高效利用。本文結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，梳理領(lǐng)導(dǎo)小組的核心職責(zé)與標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，為單位檔案管理體系建設(shè)提供實(shí)踐參考。一、檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組通常由單位分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，檔案部門負(fù)責(zé)人任副組長(zhǎng)，成員涵蓋各業(yè)務(wù)部門檔案聯(lián)絡(luò)員、技術(shù)保障人員等。其核心職責(zé)圍繞檔案工作的“統(tǒng)籌、規(guī)范、安全、利用”展開：（一）統(tǒng)籌規(guī)劃與制度建設(shè)牽頭制定檔案工作中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)完善《檔案管理制度》，細(xì)化文書、科技、人事等各類檔案的分類規(guī)則、歸檔范圍、保管期限表，確保制度貼合實(shí)際操作需求（如針對(duì)科研項(xiàng)目檔案，明確實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告的歸檔要求）。（二）監(jiān)督指導(dǎo)與過程管控定期檢查各部門檔案收集、整理、歸檔情況，針對(duì)業(yè)務(wù)部門檔案工作中的難點(diǎn)（如工程檔案組卷、電子檔案元數(shù)據(jù)采集）提供專業(yè)指導(dǎo)；推動(dòng)檔案工作與業(yè)務(wù)流程同步開展（如項(xiàng)目驗(yàn)收前同步完成檔案驗(yàn)收，避免“重項(xiàng)目、輕檔案”現(xiàn)象）。（三）資源保障與協(xié)同管理協(xié)調(diào)人力配置，組織檔案人員參加檔案數(shù)字化、涉密檔案管理等專業(yè)培訓(xùn)；統(tǒng)籌經(jīng)費(fèi)預(yù)算，保障檔案庫(kù)房升級(jí)、數(shù)字化設(shè)備采購(gòu)等需求；推動(dòng)跨部門協(xié)作，建立“業(yè)務(wù)部門初審+檔案部門復(fù)審”的歸檔聯(lián)動(dòng)機(jī)制，確保檔案收集無遺漏。（四）安全防控與風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立檔案安全責(zé)任制，落實(shí)庫(kù)房“八防”（防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫、防塵、防有害氣體）措施；制定檔案應(yīng)急處置預(yù)案，定期開展災(zāi)備演練（如模擬庫(kù)房漏水后的檔案搶救流程）；針對(duì)電子檔案，實(shí)施異地備份、區(qū)塊鏈存證等安全策略，防范數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。（五）利用服務(wù)與價(jià)值挖掘搭建檔案利用平臺(tái)，規(guī)范檔案借閱、復(fù)制流程，為科研攻關(guān)、審計(jì)檢查、合規(guī)管理等工作提供數(shù)據(jù)支撐；組織檔案編研（如編纂《單位發(fā)展史》《重大項(xiàng)目檔案匯編》），挖掘歷史檔案中的管理經(jīng)驗(yàn)、文化資源，服務(wù)單位決策與文化建設(shè)。（六）考核評(píng)價(jià)與持續(xù)改進(jìn)建立檔案工作考核指標(biāo)（如歸檔及時(shí)率、利用滿意度、數(shù)字化完成率），每年度開展部門檔案工作考評(píng)，將結(jié)果納入單位績(jī)效考核體系；針對(duì)考核中發(fā)現(xiàn)的問題（如歸檔材料不完整、電子檔案格式錯(cuò)誤），督促責(zé)任部門整改并優(yōu)化工作機(jī)制。二、檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組工作流程領(lǐng)導(dǎo)小組工作流程以“全周期管理”為核心，覆蓋“工作啟動(dòng)—日常管理—專項(xiàng)工作—總結(jié)提升”四個(gè)階段，確保檔案工作有序推進(jìn)：（一）工作啟動(dòng)階段1.需求調(diào)研：領(lǐng)導(dǎo)小組聯(lián)合檔案部門，通過部門訪談、流程梳理，識(shí)別檔案管理痛點(diǎn)（如歷史檔案散存、電子檔案格式不兼容），形成《檔案工作調(diào)研分析報(bào)告》，明確改進(jìn)方向。2.方案制定：結(jié)合調(diào)研結(jié)果，制定年度檔案工作計(jì)劃，明確“制度修訂”“數(shù)字化攻堅(jiān)”“安全審計(jì)”等重點(diǎn)任務(wù)，細(xì)化任務(wù)分工與時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如第二季度完成文書檔案數(shù)字化，第三季度開展檔案安全檢查）。3.動(dòng)員部署：召開年度檔案工作會(huì)議，解讀計(jì)劃與制度要求，培訓(xùn)檔案人員操作規(guī)范（如電子檔案歸檔系統(tǒng)使用），明確各部門檔案聯(lián)絡(luò)員職責(zé)，確保全員理解工作目標(biāo)。（二）日常管理階段1.收集整理收集：各部門按歸檔范圍，在業(yè)務(wù)辦結(jié)后30日內(nèi)完成文件材料收集（含紙質(zhì)、電子文件），電子文件同步上傳至檔案管理系統(tǒng)；領(lǐng)導(dǎo)小組定期抽查收集完整性，督促遺漏材料補(bǔ)全（如針對(duì)合同檔案，核查是否包含簽約、履行、變更全流程材料）。整理：檔案人員按分類規(guī)則組卷（或數(shù)字化歸檔），編制檔號(hào)、卷內(nèi)目錄；電子檔案確保元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建者、修改時(shí)間、權(quán)限）完整；領(lǐng)導(dǎo)小組審核整理質(zhì)量，重點(diǎn)把控涉密檔案、項(xiàng)目檔案的整理合規(guī)性。2.鑒定保管鑒定：每5年組織檔案鑒定小組（含業(yè)務(wù)專家、檔案人員），依據(jù)保管期限表審核檔案價(jià)值，提出“銷毀”或“續(xù)存”建議；領(lǐng)導(dǎo)小組審議后，按規(guī)定處置（銷毀需雙人監(jiān)銷、全程留痕，避免檔案流失）。保管：落實(shí)庫(kù)房溫濕度管控、防盜報(bào)警等措施，電子檔案定期進(jìn)行介質(zhì)檢測(cè)與遷移（如每年對(duì)磁帶、硬盤存儲(chǔ)的電子檔案進(jìn)行可讀性檢測(cè)）；領(lǐng)導(dǎo)小組每季度檢查庫(kù)房安全，抽查檔案實(shí)體與電子數(shù)據(jù)的一致性。3.利用服務(wù)申請(qǐng)：內(nèi)部人員填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案部門；外部單位需持介紹信及身份證明，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后提供服務(wù)（涉密檔案需簽訂保密協(xié)議）。提供：檔案部門按權(quán)限提供檔案查閱、復(fù)制，同步記錄利用情況（如利用目的、效果反饋）；領(lǐng)導(dǎo)小組跟蹤利用效果，收集反饋優(yōu)化服務(wù)流程（如開通線上查檔端口，縮短利用周期）。（三）專項(xiàng)工作階段1.檔案移交針對(duì)機(jī)構(gòu)調(diào)整、項(xiàng)目結(jié)束等情況，領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭制定《檔案移交方案》，明確移交清單、時(shí)間節(jié)點(diǎn)；組織移交雙方現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)、簽字確認(rèn)，確保檔案無縫銜接（如機(jī)構(gòu)合并時(shí)，原單位檔案需完整移交至新檔案管理部門）。2.數(shù)字化建設(shè)制定《檔案數(shù)字化加工方案》，選擇合規(guī)服務(wù)商，明確掃描分辨率、元數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)；領(lǐng)導(dǎo)小組監(jiān)督掃描質(zhì)量（如隨機(jī)抽查掃描件清晰度、完整性），完成后組織數(shù)據(jù)驗(yàn)收、掛接至管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與電子檔案一體化管理。3.應(yīng)急處置發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)小組啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，組織人員優(yōu)先搶救核心檔案（如歷史合同、重要人事檔案）；災(zāi)后評(píng)估損失、修復(fù)受損檔案（如采用專業(yè)設(shè)備烘干受潮檔案），總結(jié)經(jīng)驗(yàn)完善預(yù)案。（四）總結(jié)提升階段1.年度總結(jié)：年底前，各部門提交《檔案工作小結(jié)》，檔案部門匯總形成《年度檔案工作報(bào)告》；領(lǐng)導(dǎo)小組審議報(bào)告，分析工作成效與不足（如歸檔率未達(dá)標(biāo)、利用效率低的原因）。2.整改優(yōu)化：針對(duì)問題制定《整改清單》，明確責(zé)任部門與時(shí)限，領(lǐng)導(dǎo)小組跟蹤整改進(jìn)度；結(jié)合業(yè)務(wù)變化（如新增電子合同歸檔需求），修訂制度與流程，持續(xù)提升