企事業(yè)單位檔案管理制度及執(zhí)行手冊第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范企事業(yè)單位檔案管理工作，確保檔案的完整、安全與有效利用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際運營需求，制定本檔案管理制度及執(zhí)行手冊。第二條適用范圍本制度適用于本單位及所屬分支機構(gòu)、下屬企業(yè)的檔案管理活動，涵蓋文書、科技、會計、人事、聲像等各類檔案的形成、收集、整理、保管、利用及銷毀全過程。第三條管理原則檔案管理遵循“集中統(tǒng)一、分級負責(zé)、規(guī)范利用、安全保密”原則：既要保障檔案資源的系統(tǒng)性與完整性，又要兼顧利用效率與信息安全，服務(wù)于單位日常運營、決策支撐及合規(guī)管理需求。第二章管理體制第四條管理機構(gòu)與職責(zé)單位設(shè)立檔案管理部門（如辦公室/檔案科），作為檔案工作的專職管理機構(gòu)，主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家檔案法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，制定本單位檔案管理制度并組織實施；2.統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，建立健全檔案管理體系，指導(dǎo)各部門開展檔案業(yè)務(wù)；3.負責(zé)檔案的集中保管、整理編目、鑒定銷毀及利用服務(wù)；4.組織檔案工作人員培訓(xùn)，提升檔案管理專業(yè)化水平；5.開展檔案信息化建設(shè)，推動電子檔案與紙質(zhì)檔案的一體化管理。第五條人員配置與協(xié)作檔案管理部門配備專職檔案管理人員，各職能部門、業(yè)務(wù)科室指定1-2名兼職檔案聯(lián)絡(luò)員，形成“檔案管理部門—部門—聯(lián)絡(luò)員”三級管理網(wǎng)絡(luò)：專職檔案員需具備檔案專業(yè)知識或相關(guān)工作經(jīng)驗，經(jīng)培訓(xùn)后持證上崗；兼職檔案聯(lián)絡(luò)員負責(zé)本部門檔案的收集、預(yù)整理及移交工作，定期接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)；各部門應(yīng)將檔案管理納入部門職責(zé)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同考核，確保檔案工作與業(yè)務(wù)工作同步推進。第三章檔案分類與整理第六條分類規(guī)則檔案分類遵循“來源清晰、類別明確、便于檢索”原則，結(jié)合單位業(yè)務(wù)特點與檔案類型，采用以下分類方法：1.文書檔案：按“年度—機構(gòu)（或問題）—保管期限”分類（年度以文件形成年度為準(zhǔn)，機構(gòu)按發(fā)文/承辦部門劃分，問題按文件內(nèi)容主題歸類）；2.科技檔案：按“項目（或型號）—階段（或?qū)I(yè)）—保管期限”分類（適用于科研、基建、設(shè)備等科技類文件）；3.會計檔案：按“憑證—賬簿—報告—其他”類別劃分，再按年度、保管期限細分；4.人事檔案：按“人員類別（在職、退休、離職）—姓氏筆畫（或字母）”分類（遵循干部人事檔案管理規(guī)范）；5.聲像檔案：按“載體類型（照片、錄像、錄音）—內(nèi)容主題—形成年度”分類（配套文字說明與元數(shù)據(jù)）。第七條整理流程檔案整理應(yīng)在文件形成或辦理完畢后及時開展，遵循“遵循規(guī)律、保持聯(lián)系、區(qū)分價值”原則，具體流程為：1.組卷：將同類、同主題或同項目的文件按時間/邏輯順序組合成卷（件）；紙質(zhì)檔案以“件”為單位整理時，需拆除金屬物、折疊整齊、標(biāo)注頁碼；2.編目：編制卷內(nèi)文件目錄（或件目錄），注明文件編號、題名、日期、頁數(shù)、責(zé)任者等信息；案卷（件）封面需填寫檔號、案卷題名、起止日期、保管期限、密級等要素；3.編號：檔號采用“全宗號—年度—類別號—案卷號（件號）”結(jié)構(gòu)，確保唯一性；4.歸檔：整理完畢的檔案經(jīng)部門負責(zé)人審核后，移交檔案管理部門，雙方辦理交接手續(xù)，填寫《檔案移交清冊》。第四章檔案收集與歸檔第八條歸檔范圍凡反映本單位職能活動、具有查考價值的文件材料均應(yīng)歸檔，具體范圍包括：文書類：上級來文、本單位發(fā)文、會議記錄、請示批復(fù)、合同協(xié)議、規(guī)章制度、工作總結(jié)等；科技類：科研報告、設(shè)計圖紙、工藝文件、設(shè)備說明書、基建工程檔案等；會計類：會計憑證、賬簿、財務(wù)報告、審計報告、銀行對賬單等；人事類：員工履歷、勞動合同、考核鑒定、職稱評審、培訓(xùn)記錄等；聲像類：重要會議/活動照片、錄像，領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研/對外交流音像資料，產(chǎn)品宣傳視頻等；其他類：榮譽證書、資質(zhì)證明、信訪材料、應(yīng)急處置記錄等。第九條歸檔時間與要求歸檔時間分為定期歸檔與不定期歸檔：1.定期歸檔：文書檔案、會計檔案、人事檔案等按年度歸檔，于次年[X]月底前完成移交；科技檔案隨項目進度同步歸檔，項目驗收后[X]個月內(nèi)完成專項歸檔；2.不定期歸檔：臨時性工作、專項活動、突發(fā)事件形成的檔案，在工作結(jié)束后[X]個月內(nèi)歸檔。歸檔要求：文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案需字跡清晰、紙張完好，電子檔案需格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整；歸檔文件需履行簽字、蓋章等手續(xù)，涉密文件需標(biāo)注密級，與非密文件分別歸檔；電子檔案與紙質(zhì)檔案需同步歸檔，確保內(nèi)容一致、可相互印證；各部門移交檔案時，需填寫《檔案移交清單》，經(jīng)雙方簽字確認后存檔。第五章檔案保管與利用第十條保管條件與措施檔案保管場所應(yīng)符合“八防”要求（防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫、防塵、防磁），具體措施包括：1.庫房建設(shè)：檔案庫房應(yīng)獨立設(shè)置，配備恒溫恒濕設(shè)備、消防設(shè)施（如滅火器、煙感報警器）、防盜門窗、遮光窗簾，地面做防水處理，墻面刷防霉涂料；2.裝具管理：檔案柜架應(yīng)采用金屬材質(zhì)，分類編號；檔案盒使用無酸紙或塑料材質(zhì)，定期檢查檔案裝具的完好性；3.安全防護：定期開展庫房安全檢查，做好防蟲（投放防蟲藥）、防霉（控制溫濕度）、防磁（遠離磁性物質(zhì)）工作；電子檔案存儲設(shè)備需安裝殺毒軟件，定期更新系統(tǒng)；4.檔案清點：每年對庫存檔案進行一次全面清點，核對檔號、數(shù)量、完好情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保賬物相符。第十一條利用流程與規(guī)范檔案利用分為內(nèi)部利用與外部利用，遵循“按需提供、嚴(yán)格審批、安全保密”原則：1.內(nèi)部利用：本單位人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)；復(fù)制檔案需注明用途，涉密檔案禁止復(fù)制；歸還時需檢查檔案完整性，確認無誤后注銷借閱記錄。2.外部利用：外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信、有效證件，說明查閱目的，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在檔案管理部門指定場所查閱，原則上不提供檔案原件，確需復(fù)制的需經(jīng)審批并注明“僅供參考”字樣。3.利用服務(wù)：檔案管理部門應(yīng)編制檔案目錄、索引，提供檔案查閱、復(fù)制、證明出具等服務(wù)；對高頻利用的檔案可編制專題匯編，提升利用效率；利用過程中需做好登記，記錄利用者、利用內(nèi)容、利用時間、用途等信息，定期分析利用需求，優(yōu)化檔案管理。第六章檔案鑒定與銷毀第十二條鑒定組織與周期成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、法律部門組成的檔案鑒定小組，負責(zé)檔案價值鑒定與銷毀審核工作。檔案鑒定周期為[X]年（或根據(jù)保管期限表），對保管期滿的檔案進行價值復(fù)審，確定是否繼續(xù)保存或銷毀。第十三條銷毀流程檔案銷毀需嚴(yán)格履行審批手續(xù)：1.提出意見：檔案管理部門對保管期滿的檔案進行初審，提出銷毀或續(xù)存意見，填寫《檔案鑒定意見書》；2.審核審批：鑒定小組對初審意見進行審核，形成鑒定報告，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)辦公會審議批準(zhǔn)后，編制《檔案銷毀清冊》（列明檔案編號、題名、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息）；3.實施銷毀：銷毀檔案時，需指定兩名以上監(jiān)銷人員，在指定場所（如保密銷毀中心）進行銷毀；監(jiān)銷人員需核對銷毀檔案與清冊內(nèi)容，確認無誤后簽字，銷毀記錄存檔備查；4.特殊要求：涉密檔案銷毀需符合國家保密規(guī)定，電子檔案銷毀需徹底清除存儲介質(zhì)中的數(shù)據(jù)，防止信息泄露。第七章電子檔案管理第十四條收集與存儲電子檔案收集應(yīng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，實現(xiàn)文件形成、辦理、歸檔的全程電子化：1.格式規(guī)范：電子檔案應(yīng)采用通用格式（如PDF、TIFF、XML、MP4等），確保長期可讀；特殊格式需同時保存轉(zhuǎn)換工具或說明；2.元數(shù)據(jù)完整：電子檔案需包含題名、責(zé)任者、日期、格式、權(quán)限等元數(shù)據(jù)，與檔案內(nèi)容同步歸檔；3.存儲管理：電子檔案存儲于專用服務(wù)器或云平臺，實行“雙套制”（電子與紙質(zhì)檔案同時保存），定期進行數(shù)據(jù)遷移，防止格式失效；4.版本控制：對修改頻繁的電子文件（如合同、設(shè)計圖紙），需保存歷史版本，標(biāo)注修改時間、修改人、修改內(nèi)容，確保可追溯。第十五條安全與備份電子檔案安全管理需采取以下措施：1.權(quán)限管理：設(shè)置分級訪問權(quán)限（區(qū)分管理員、查閱員、普通用戶），確?！罢l使用、誰負責(zé)”；2.加密傳輸：電子檔案的傳輸、存儲需加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露；3.防病毒與備份：服務(wù)器安裝殺毒軟件，定期進行病毒查殺；電子檔案需定期備份（至少每月一次），備份數(shù)據(jù)異地存放，確保災(zāi)難恢復(fù)能力；4.系統(tǒng)維護：定期檢測檔案管理系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性，及時更新補丁，防止黑客攻擊、數(shù)據(jù)丟失。第八章責(zé)任與考核第十六條責(zé)任劃分檔案管理責(zé)任落實到崗、到人：檔案管理人員：對檔案的收集、整理、保管、利用負直接責(zé)任，因失職導(dǎo)致檔案損毀、丟失、泄密的，按規(guī)定追究責(zé)任；部門聯(lián)絡(luò)員：對本部門檔案的收集、預(yù)整理、移交負責(zé)，未按時歸檔或移交檔案不符合要求的，需限期整改；檔案利用者：應(yīng)遵守檔案利用規(guī)定，不得涂改、偽造、損毀檔案，違規(guī)利用檔案造成損失的，承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。第十七條考核與獎懲檔案工作納入單位績效考核體系，每年開展一次檔案工作考核：1.考核內(nèi)容：包括檔案制度執(zhí)行、歸檔及時性與完整性、保管條件落實、利用服務(wù)質(zhì)量、信息化建設(shè)等；2.獎懲措施：對檔案工作優(yōu)秀的部門和個人給予表彰獎勵；對考核不合格的部門