公司法務(wù)檔案管理制度一、總則為規(guī)范公司法律事務(wù)檔案的管理工作，有效防范法律風(fēng)險，提升法務(wù)管理效能，結(jié)合公司運營實際，制定本制度。本制度適用于公司及所屬各部門、分支機構(gòu)在經(jīng)營管理中形成的各類法務(wù)檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀等管理活動。法務(wù)檔案管理遵循集中管理、分類有序、安全保密、便于利用的原則，確保檔案真實、完整、可用，為公司決策及法律事務(wù)處理提供可靠依據(jù)。二、管理職責(zé)（一）法務(wù)部門職責(zé)法務(wù)部門作為法務(wù)檔案的直接管理主體，主要負責(zé)：制定檔案管理細則，指導(dǎo)各部門開展法務(wù)資料的收集、整理工作；對業(yè)務(wù)部門移交的法務(wù)資料進行初審，確保內(nèi)容完整、形式規(guī)范；按分類規(guī)則對檔案進行編號、立卷，定期向檔案管理部門移交歸檔；跟蹤檔案借閱、利用情況，配合檔案管理部門做好保密及安全管理。（二）檔案管理部門職責(zé)檔案管理部門（如行政部或?qū)Ｂ殭n案崗）承擔(dān)檔案的最終保管與利用管理，具體包括：提供符合安全標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管場所，配置防火、防潮、防盜、防磁等設(shè)施；接收法務(wù)部門移交的檔案，建立電子臺賬及檢索系統(tǒng)，便于快速查詢；審核檔案借閱、復(fù)制申請，監(jiān)督檔案利用過程，確保合規(guī)性；定期檢查檔案保管狀況，對破損、過期檔案提出處置建議。（三）業(yè)務(wù)部門職責(zé)各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負責(zé)法務(wù)資料的日常管理，配合法務(wù)部門：在業(yè)務(wù)活動中及時收集合同、合規(guī)文件、糾紛材料等法務(wù)相關(guān)資料，確保內(nèi)容真實、手續(xù)完備；按要求向法務(wù)部門移交資料，移交前做好初步整理，標(biāo)注業(yè)務(wù)背景信息；借閱檔案時遵守公司規(guī)定，妥善保管并按時歸還。三、檔案范圍與分類法務(wù)檔案涵蓋公司法律事務(wù)全流程產(chǎn)生的資料，主要分為以下類別：（一）合同類檔案包括各類業(yè)務(wù)合同（如采購合同、勞動合同、合作協(xié)議、租賃合同等）、合同審批文件、洽談記錄、變更協(xié)議、解除協(xié)議、履約過程中的往來函件及憑證等。（二）訴訟與仲裁類檔案包括訴訟、仲裁、行政復(fù)議案件的起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、代理意見、庭審記錄、判決書、裁定書、調(diào)解書、結(jié)案報告等；以及糾紛處理過程中的協(xié)商記錄、和解協(xié)議等。（三）合規(guī)管理類檔案包括合規(guī)審查報告（如規(guī)章制度、重大決策的法律合規(guī)性審查）、監(jiān)管部門檢查材料、合規(guī)培訓(xùn)資料、整改方案及落實記錄等。（四）知識產(chǎn)權(quán)類檔案包括商標(biāo)、專利、著作權(quán)、域名的申請文件、注冊證書、續(xù)展/維護記錄、侵權(quán)投訴材料、授權(quán)許可協(xié)議等。（五）其他法務(wù)檔案包括法律咨詢記錄、法律意見書、外部律師服務(wù)合同及工作報告、法律培訓(xùn)課件及簽到表、公司證照（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等）的變更/年檢材料等。四、檔案的整理與歸檔（一）收集要求各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時收集法務(wù)資料，確保資料完整（如合同需包含正副本、附件、審批單）、內(nèi)容準(zhǔn)確（無涂改、字跡清晰）、手續(xù)完備（簽字蓋章齊全）。電子資料需與紙質(zhì)資料內(nèi)容一致，格式為PDF、Word等通用格式。（二）整理流程1.分類組卷：法務(wù)部門按檔案類別（如合同、訴訟）進一步細分（如合同按業(yè)務(wù)類型、簽訂時間），將同類資料組合為一卷或多卷，卷內(nèi)文件按時間或重要性排序。2.編號立卷：為每卷檔案編制唯一編號（如“HT-2024-001”代表2024年第1份合同檔案），填寫卷內(nèi)文件目錄（注明文件名稱、頁碼、形成時間），并裝訂成冊（紙質(zhì)檔案）。3.電子歸檔：同步建立電子檔案，命名規(guī)則與紙質(zhì)檔案一致，存儲于公司指定的加密服務(wù)器或云盤，確?？勺匪?。（三）歸檔時間合同類檔案：合同簽訂（或變更、解除）后10個工作日內(nèi)完成整理并移交；訴訟仲裁類檔案：案件結(jié)案（或達成和解）后15個工作日內(nèi)歸檔；其他法務(wù)檔案：資料形成后1個月內(nèi)完成歸檔，特殊情況需延期的，需經(jīng)法務(wù)部門負責(zé)人批準(zhǔn)。五、檔案的保管與利用（一）保管期限法務(wù)檔案保管期限分為永久和定期：永久保管：公司章程、股權(quán)變更文件、重大訴訟/仲裁檔案、知識產(chǎn)權(quán)注冊證書等具有長期效力的資料；定期保管：普通業(yè)務(wù)合同（3-10年）、日常合規(guī)審查報告（3-5年）、法律咨詢記錄（3年）等，具體期限由法務(wù)部門結(jié)合業(yè)務(wù)需求確定。（二）保管要求紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，遠離水源、火源及強磁場，定期檢查防蟲、防潮情況；電子檔案采用加密存儲，設(shè)置訪問權(quán)限，定期備份（至少每季度一次），防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。（三）借閱與利用1.內(nèi)部借閱：公司員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人及法務(wù)部門審批后，在檔案管理部門指定場所查閱；確需帶出的，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。2.外部借閱：外部單位（如律師事務(wù)所、監(jiān)管機構(gòu)）需借閱檔案的，需出具正式函件，經(jīng)法務(wù)部門、檔案管理部門及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可提供復(fù)印件（涉密內(nèi)容需脫敏處理），禁止直接借閱原件。3.利用限制：檔案利用過程中，禁止涂改、偽造、損毀檔案；如需復(fù)制、摘錄，需注明用途，經(jīng)審批后由檔案管理部門辦理。六、檔案的保密與銷毀（一）保密措施檔案管理人員需簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格遵守公司保密制度；電子檔案設(shè)置分級權(quán)限（如法務(wù)部門、高管層、業(yè)務(wù)部門的不同訪問權(quán)限），涉密檔案需單獨標(biāo)識并加密；借閱、復(fù)制檔案時，需登記用途及人員信息，確?？勺匪?。（二）銷毀流程1.鑒定申請：保管期滿的檔案，由法務(wù)部門會同檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，評估檔案是否仍有保存價值（如涉及未了結(jié)糾紛、需追溯的合同需延長保管期）。2.審批銷毀：無保存價值的檔案，由法務(wù)部門提出銷毀申請，附《檔案銷毀清單》（注明檔案編號、內(nèi)容、保管期限），經(jīng)總經(jīng)理審批后實施。3.監(jiān)銷執(zhí)行：銷毀過程需有2名以上監(jiān)