企業(yè)文件檔案管理標準化模板一、適用范圍與典型應用場景二、標準化操作流程詳解（一）文件分類：明確標準，避免混放分類依據：按“部門+類型+密級”三級維度劃分部門維度：行政部、人力資源部、財務部、業(yè)務部、法務部等（根據企業(yè)實際部門設置調整）；類型維度：制度類（如管理制度、流程文件）、合同類（如采購合同、銷售合同）、報告類（如年度報告、審計報告）、憑證類（如發(fā)票、報銷單）、檔案類（如員工檔案、項目檔案）、其他類（如會議紀要、通知公告）；密級維度：公開（可對外展示）、內部（僅內部員工查閱）、秘密（需部門負責人審批）、絕密（需總經理及以上審批）。分類實施：各部門指定1名檔案聯絡員，負責本部門文件的初步分類，填寫《文件分類清單》（見模板1），報行政部備案。（二）歸檔管理：規(guī)范流程，保證完整文件收集：各部門于每月最后一個工作日，將本月需歸檔的文件（含電子版及紙質版）整理后提交至行政部；電子文件需為最終版本（如Word、PDF格式），紙質文件需為原件或加蓋公章的復印件，保證字跡清晰、無缺頁。文件整理：行政部檔案管理員核對文件完整性，檢查分類是否正確；對符合要求的文件，按“部門-類型-年份-序號”規(guī)則編號（示例：行政部-制度類-2023-001），編號標注于文件右上角。文件錄入：檔案管理員將文件信息錄入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)（或Excel臺賬），信息包括：文件編號、文件名稱、形成部門、形成日期、密級、頁數、存放位置、歸檔人、歸檔日期；電子文件至指定服務器文件夾（按部門/類型/年份分級存儲），紙質文件裝入檔案袋，封面標注文件編號、名稱及歸檔日期。文件存放：紙質檔案存放于專用檔案柜，按“部門”分區(qū)，“類型”分層，張貼區(qū)域標簽；電子檔案定期備份（每月1次），備份介質包括移動硬盤及云端存儲（云端需加密訪問），保證數據安全。（三）借閱流轉：嚴格審批，全程留痕借閱申請：員工因工作需要借閱檔案時，填寫《文件借閱申請表》（見模板2），注明借閱人、部門、借閱文件編號及名稱、借閱用途、借閱期限（一般不超過5個工作日）、預計歸還日期；公開級文件：部門負責人審批；內部級文件：部門負責人+行政部經理審批；秘密級及以上文件：部門負責人+行政部經理+分管副總審批。借閱登記：審批通過后，檔案管理員核對借閱人身份，登記借閱信息（借閱日期、借閱文件狀態(tài)、借閱人簽字）；紙質檔案原則上不得帶出檔案室，確需帶出的須經總經理審批，并由借閱人全程負責保管；電子檔案借閱需通過系統(tǒng)申請，管理員開通臨時訪問權限，權限到期自動關閉。歸還與核銷：借閱人按期歸還文件，檔案管理員檢查文件完整性（無涂改、無缺頁、無污損），確認無誤后在《文件借閱申請表》上登記歸還日期并簽字；超期未還的，檔案管理員需提前1天提醒借閱人，超期3天以上的，暫停其借閱權限1個月。（四）銷毀處置：合規(guī)鑒定，徹底清除鑒定與審批：檔案管理員每年12月組織檔案鑒定小組（由行政部、法務部、業(yè)務部負責人組成），對超保存期限的檔案進行鑒定；確認無保存價值的檔案，填寫《文件銷毀審批表》（見模板3），注明文件編號、名稱、形成日期、數量、銷毀原因（如“保存期限已滿，根據《企業(yè)檔案管理辦法》第X條規(guī)定”），經部門負責人、行政部經理、分管副總審批（絕密級檔案需總經理審批）。銷毀執(zhí)行：銷毀時需有2人以上在場（檔案管理員+監(jiān)銷人，監(jiān)銷人由行政部指定），紙質檔案采用碎紙機銷毀（保證無法復原），電子檔案使用專業(yè)刪除軟件徹底清除（或格式化存儲介質）；銷毀過程需拍照記錄（照片標注銷毀日期、文件名稱、執(zhí)行人），照片隨《文件銷毀審批表》存檔。記錄存檔：《文件銷毀審批表》及銷毀照片由行政部永久保存，以備審計查詢。三、核心模板表格模板1：文件分類清單部門文件類型分類依據（密級）文件名稱示例備注（如保存期限）行政部制度類內部《員工考勤管理制度》保存10年人力資源部檔案類秘密《員工勞動合同》保存至員工離職后5年財務部憑證類公開《費用報銷單》保存5年業(yè)務部合同類秘密《XX項目采購合同》保存合同終止后15年模板2：文件借閱申請表申請日期借閱人部門借閱文件編號借閱文件名稱借閱用途借閱期限預計歸還日期申請人簽字2023-10-20*某某業(yè)務部業(yè)務-合同-2023-005《XX項目銷售合同》項目進度核對3個工作日2023-10-25*某某部門負責人審批行政部經理審批分管副總審批檔案管理員登記（借閱日期、歸還日期、文件狀態(tài)）同意同意同意借閱日期：2023-10-20；歸還日期：2023-10-25；文件完好模板3：文件銷毀審批表文件編號文件名稱形成日期數量（份）銷毀原因鑒定人部門負責人審批行政部經理審批分管副總審批總經理審批行政-制度-2018-001《會議管理辦法》2018-05-1010保存期限已滿（規(guī)定5年）某某、某某同意同意同意-銷毀日期執(zhí)行人監(jiān)銷人銷毀方式備注（如照片編號）2023-10-25某某、某某*某某碎紙機銷毀照片編號：20231025-001四、關鍵注意事項與風險規(guī)避分類一致性：各部門檔案聯絡員需參加檔案管理培訓，保證分類標準與行政部保持一致，避免“一部門一分類”導致檔案混亂。密級管理：秘密級及以上文件需單獨存放，查閱時借閱人需簽署《保密承諾書》，嚴禁擅自復制、外傳。定期檢查：檔案管理員每季度對紙質檔案進行防潮、防蟲、防火檢查，電子檔案每半年進行一次備份有效性驗證，保證檔案可讀、可用。電子檔案安全：電子檔案管理系統(tǒng)需設置訪問權限（按部門、密級分級），密碼定期更換（每季度