合同管理流程與風(fēng)險控制標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用范圍與典型場景新業(yè)務(wù)合作：如采購合同、銷售合同、服務(wù)外包合同的簽訂前管理；履約過程監(jiān)控：對合同執(zhí)行進度、質(zhì)量、付款等環(huán)節(jié)的跟蹤與風(fēng)險預(yù)警；合同變更與終止：因業(yè)務(wù)調(diào)整、違約情況等需修改或解除合同時的流程規(guī)范；歷史合同復(fù)盤：對已履行完畢合同的歸檔、數(shù)據(jù)統(tǒng)計及經(jīng)驗總結(jié)。二、合同管理全流程操作指引步驟1：合同準(zhǔn)備與需求確認負責(zé)人：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人/項目經(jīng)理（如經(jīng)理）操作要點：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付期限、付款方式、違約責(zé)任等核心要素，填寫《合同立項申請表》（見附件1）；對合作方進行初步資質(zhì)核查，包括營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、認證證書等）、過往合作信用記錄（通過公開渠道或第三方征信平臺查詢），保證合作方主體合法有效；涉及重大項目或新合作方，需組織跨部門（法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)）召開需求評審會，確認合作必要性與風(fēng)險可行性。輸出成果：《合同立項申請表》、合作方資質(zhì)材料復(fù)印件、需求評審會議紀(jì)要。步驟2：合同起草與文本擬定負責(zé)人：法務(wù)專員/指定起草人（如法務(wù)專員）操作要點：根據(jù)確認的需求要素，選擇對應(yīng)類型的合同模板（如采購合同模板、服務(wù)合同模板），或參考《_________民法典》《合同法》等相關(guān)法律法規(guī)擬定文本；合同文本需包含以下核心條款：簽約主體信息、合同標(biāo)的、數(shù)量與質(zhì)量、價款與支付方式、履行期限與地點、違約責(zé)任、爭議解決方式、不可抗力條款、保密條款、合同生效條件等；涉及技術(shù)附件、補充協(xié)議的，需與主合同內(nèi)容保持一致，避免條款沖突；起草完成后，提交業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核確認需求匹配度。輸出成果：合同初稿（含附件）、起草說明（對特殊條款的解釋）。步驟3：合同評審與風(fēng)險審核負責(zé)人：法務(wù)部、財務(wù)部、業(yè)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)（如法務(wù)總監(jiān)、財務(wù)經(jīng)理、業(yè)務(wù)總監(jiān)）操作要點：法務(wù)評審：重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性，是否存在歧義、漏洞，違約責(zé)任是否明確，爭議解決方式是否約定明確（如仲裁或訴訟，明確管轄機構(gòu)）；財務(wù)評審：審核付款方式、賬期、稅費承擔(dān)、發(fā)票開具要求等財務(wù)條款是否符合公司財務(wù)制度，評估資金風(fēng)險（如預(yù)付款比例、質(zhì)保金設(shè)置）；業(yè)務(wù)評審：確認合同內(nèi)容是否滿足業(yè)務(wù)需求，履行條件是否具備，交付標(biāo)準(zhǔn)、驗收流程是否可執(zhí)行；評審?fù)ㄟ^后，各評審部門在《合同評審表》（見附件2）中簽署意見；若存在重大分歧，組織評審會協(xié)商修改，直至達成一致。輸出成果：《合同評審表》（含各部門評審意見）、修訂后的合同文本。步驟4：合同簽署與用印管理負責(zé)人：行政部/綜合管理部（如行政主管）、法定代表人/授權(quán)代表操作要點：經(jīng)評審最終定稿的合同，由法定代表人或其授權(quán)代表（需提供《授權(quán)委托書》，見附件3）簽字；行政部根據(jù)《合同用印申請表》（見附件4）審核用印權(quán)限，確認簽字、蓋章齊全后，加蓋公司公章或合同專用章（嚴禁空白合同蓋章）；若為對方先蓋章合同，收到對方蓋章文本后，需與最終版本核對一致，確認無誤后再簽字蓋章；簽署完成的合同文本，正本至少一式兩份（雙方各執(zhí)一份），副本由公司行政部、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門分別存檔。輸出成果：簽署完成的有效合同文本（正本+副本）、《授權(quán)委托書》、《合同用印申請表》。步驟5：合同履行與動態(tài)監(jiān)控負責(zé)人：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人/履約專員（如履約專員）、財務(wù)部操作要點：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定制定《合同履行計劃表》（見附件5），明確各階段任務(wù)、責(zé)任人、時間節(jié)點，定期跟蹤進度（如生產(chǎn)進度、交付進度、驗收情況）；對方履行義務(wù)時，需及時收集并保存履約證據(jù)（如驗收單、付款憑證、溝通函件等），保證資料完整；發(fā)覺對方可能違約或存在履約風(fēng)險時（如延遲交付、質(zhì)量不達標(biāo)），應(yīng)在3個工作日內(nèi)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并發(fā)出《履約風(fēng)險預(yù)警函》（見附件6），要求對方限期整改；財務(wù)部根據(jù)合同約定跟蹤付款情況，保證按時收款或付款，避免逾期產(chǎn)生違約金。輸出成果：《合同履行計劃表》、履約證據(jù)材料、《履約風(fēng)險預(yù)警函》（如需）。步驟6：合同變更與解除管理負責(zé)人：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)操作要點：因市場變化、政策調(diào)整等原因需變更合同時由業(yè)務(wù)部門提交《合同變更申請表》（見附件7），說明變更原因、變更內(nèi)容及影響；變更內(nèi)容需經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂《合同變更協(xié)議》（需與原合同具有同等法律效力），并按原評審流程審核、簽署；需解除合同時若因?qū)Ψ竭`約，應(yīng)收集違約證據(jù)，發(fā)送《合同解除通知書》（見附件8），明確解除依據(jù)及后果；若雙方協(xié)商解除，需簽訂《合同解除協(xié)議》，約定財產(chǎn)處理、違約賠償?shù)仁马?；變更或解除協(xié)議簽署后，更新合同臺賬，調(diào)整履行計劃。輸出成果：《合同變更申請表》、《合同變更/解除協(xié)議》、相關(guān)溝通函件。步驟7：合同歸檔與數(shù)據(jù)統(tǒng)計負責(zé)人：行政部/檔案管理員（如檔案管理員）、財務(wù)部操作要點：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門在15個工作日內(nèi)將合同文本（含附件、變更/解除協(xié)議）、履行證據(jù)材料、評審文件等整理齊全，移交行政部；行政部按“一合同一檔”原則編號歸檔，建立《合同歸檔臺賬》（見附件9），記錄合同編號、名稱、簽約主體、履行期限、歸檔日期、存放位置等信息；財務(wù)部將合同涉及的資金收支情況錄入財務(wù)系統(tǒng)，定期與合同臺賬核對，保證賬實一致；每季度對合同數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析（如合同類型分布、履約率、糾紛發(fā)生率等），形成《合同管理季度報告》，上報管理層。輸出成果：合同檔案、《合同歸檔臺賬》、《合同管理季度報告》。三、配套工具表單附件1：合同立項申請表序號項目名稱合作方名稱合同類型核心需求簡述預(yù)算金額業(yè)務(wù)部門負責(zé)人立日期1XX設(shè)備采購XX科技有限公司采購合同采購生產(chǎn)設(shè)備10臺50萬元*經(jīng)理2023-XX-XX附件2：合同評審表評審部門評審意見評審人日期法務(wù)部合同違約責(zé)任條款明確，爭議解決方式約定合法，建議補充“不可抗力”定義條款*法務(wù)專員2023-XX-XX財務(wù)部付款方式為“3-7-10”，符合公司財務(wù)制度，預(yù)付款比例20%合理*財務(wù)經(jīng)理2023-XX-XX業(yè)務(wù)部質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間與需求一致，驗收流程可執(zhí)行*業(yè)務(wù)總監(jiān)2023-XX-XX附件3：授權(quán)委托書（模板）致：[合作方名稱]茲委托（被授權(quán)人姓名）（證件號碼號：證件號碼號碼）作為我公司授權(quán)代表，就[合同名稱]（合同編號：合同編號）的簽署、履行等相關(guān)事宜，代表我公司處理一切法律行為。授權(quán)期限自2023年XX月XX日至2023年XX月XX日。特此委托。授權(quán)單位（蓋章）：[公司全稱]法定代表人（簽字）：法定代表人姓名附件4：合同用印申請表合同名稱合同編號用印份數(shù)用印類型（公章/合同章）申請人審批人用印日期XX服務(wù)合同HT-2023-XX2份合同章*行政主管*分管副總2023-XX-XX附件5：合同履行計劃表履約階段任務(wù)內(nèi)容責(zé)任人計劃完成時間實際完成時間完成情況（是/否）備注生產(chǎn)準(zhǔn)備原材料采購*采購專員2023-XX-XX2023-XX-XX是交付設(shè)備送達指定地點*物流專員2023-XX-XX2023-XX-XX是驗收通過附件6：履約風(fēng)險預(yù)警函（模板）致：[對方公司名稱]關(guān)于貴我雙方簽訂的[合同名稱]（合同編號：合同編號），我方在履行過程中發(fā)覺，貴方未按約定于2023年XX月XX日前完成XX工作，已構(gòu)成延遲履約。根據(jù)合同第X條約定，請貴方于收到本函后3個工作日內(nèi)整改，否則我方將保留追究違約責(zé)任的權(quán)利。特此函告。發(fā)函單位（蓋章）：[公司全稱]附件7：合同變更申請表原合同名稱合同編號變更原因變更內(nèi)容簡述申請人部門負責(zé)人申請日期XX采購合同HT-2023-XX市場原材料價格上漲調(diào)整合同金額至55萬元*業(yè)務(wù)專員*經(jīng)理2023-XX-XX附件8：合同解除通知書（模板）致：[對方公司名稱]因貴方未按[合同名稱]（合同編號：合同編號）約定于2023年XX月XX日前交付XX設(shè)備，已構(gòu)成根本違約。根據(jù)合同第X條約定，我方現(xiàn)正式通知解除該合同，請貴方在收到本函后5個工作日內(nèi)退還已支付的預(yù)付款10萬元，并賠償我方損失X萬元。特此通知。通知單位（蓋章）：[公司全稱]附件9：合同歸檔臺賬合同編號合同名稱簽約主體履行期限歸檔日期存放位置（檔案柜編號）經(jīng)辦人HT-2023-XXXX銷售合同我方/XX商貿(mào)公司2023-XX-XX至2023-XX-XX2023-XX-XXA-01-03*檔案管理員四、風(fēng)險控制關(guān)鍵提示主體資質(zhì)風(fēng)險：合作方必須具備合法簽約主體資格，禁止與未年檢、被吊銷營業(yè)執(zhí)照或處于失信名單中的單位合作，必要時可通過“信用中國”等平臺核查；條款完整性風(fēng)險：合同核心條款（標(biāo)的、價款、履行期限、違約責(zé)任等）不得遺漏，避免使用“大概”“左右”等模糊表述，關(guān)鍵術(shù)語需定義明確；評審流程風(fēng)險：嚴禁跳過評審環(huán)節(jié)直接簽署合同，重大合同（如金