科技會議學術(shù)研討活動方案一、活動概述本方案適用于高?？蒲性核⑵髽I(yè)研發(fā)部門、行業(yè)學會等機構(gòu)主辦的科技類學術(shù)研討活動，聚焦前沿技術(shù)交叉融合與成果轉(zhuǎn)化，通過主題報告、分論壇研討、海報展示等形式，搭建學術(shù)交流、思想碰撞、合作對接平臺?；顒右浴皩I(yè)、高效、互動”為核心，兼顧學術(shù)深度與實踐價值，助力推動領(lǐng)域技術(shù)突破與產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新。二、活動籌備全流程（一）主題策劃與申報主題確定依據(jù)結(jié)合國家科技戰(zhàn)略導向（如“卡脖子”技術(shù)攻關(guān)）、行業(yè)發(fā)展痛點（如人工智能倫理、碳中和路徑）、最新科研成果趨勢（如量子計算應(yīng)用），通過問卷調(diào)研（面向領(lǐng)域?qū)W者）、專家座談（學術(shù)委員會研討）等方式，確定年度核心研討主題，可設(shè)1個主主題+3-5個分主題。主題申報與評審面向相關(guān)高校、科研單位、企業(yè)征集分主題承辦方案，申報單位需提交《分主題研討方案》，包括主題背景、擬邀專家、研討形式、預(yù)期成果等。由學術(shù)委員會對方案進行評審，重點評估學術(shù)價值、創(chuàng)新性及可行性，最終確定分主題承辦方。表：分主題研討方案申報表申報單位主題名稱研究背景與意義（300字內(nèi)）擬邀專家（至少3位，含職稱/單位）研討形式（圓桌/報告/海報）預(yù)期成果（如共識聲明/合作意向）某大學信息學院人工智能在醫(yī)療診斷中的倫理邊界技術(shù)快速發(fā)展下，醫(yī)療數(shù)據(jù)隱私與算法公平性問題凸顯，需跨學科探討解決方案張三（教授，某大學醫(yī)學部）；李四（研究員，某科學院所）；王五（主任醫(yī)師，某三甲醫(yī)院）圓桌討論+主題報告形成《醫(yī)療倫理初步共識》某科技企業(yè)新型儲能材料技術(shù)路徑實現(xiàn)“雙碳”目標依賴儲能技術(shù)突破，需梳理材料研發(fā)瓶頸與產(chǎn)業(yè)化方向趙六（教授，某材料學院）；孫七（總工，某新能源企業(yè)）主題報告+海報展示提出3-5項重點攻關(guān)技術(shù)方向（二）組織架構(gòu)搭建成立活動組委會，統(tǒng)籌推進籌備工作，下設(shè)四個專項小組，明確職責分工：組委會：由主辦單位領(lǐng)導擔任主任，負責活動整體規(guī)劃、資源協(xié)調(diào)及重大事項決策。學術(shù)委員會：由領(lǐng)域權(quán)威專家（7-9人）組成，負責主題審定、嘉賓邀請、議程審核、論文評審等學術(shù)相關(guān)工作。會務(wù)組：負責場地布置、物料準備、注冊簽到、餐飲住宿、應(yīng)急處理等現(xiàn)場執(zhí)行工作。宣傳組：負責活動預(yù)熱、媒體對接、現(xiàn)場拍攝、新聞稿撰寫、成果推廣等宣傳工作。表：組織架構(gòu)與職責分工表組別負責人職責描述組委會某主任審批活動方案、預(yù)算；協(xié)調(diào)主辦/承辦單位資源；出席開幕式并致辭學術(shù)委員會某主任確定研討主題與學術(shù)方向；評審分主題方案；審核嘉賓名單與議程；評選優(yōu)秀論文會務(wù)組某組長場地租賃與布置（報告廳、分論壇教室、海報區(qū)）；物料設(shè)計與采購（胸卡、手冊等）；參會人員注冊與接待；現(xiàn)場流程控場宣傳組某組長設(shè)計活動LOGO與宣傳海報；通過官網(wǎng)/公眾號發(fā)布活動預(yù)告；邀請合作媒體；拍攝會議照片/視頻；會后整理新聞稿與影像資料（三）嘉賓邀請與議程設(shè)計嘉賓邀請邀請對象：主旨報告嘉賓（領(lǐng)域院士、知名學者）、分論壇主持人（青年學術(shù)骨干）、論文匯報人（通過論文征集篩選）、企業(yè)代表（技術(shù)負責人）。邀請流程：提前60天發(fā)送邀請函（含主題、時間、議程、費用承擔說明），確認后收集嘉賓信息（報告題目、摘要、PPT需求、住宿交通需求）；提前15天再次確認行程，發(fā)送會議手冊電子版。議程設(shè)計原則邏輯性：按“主旨報告（宏觀趨勢）—分論壇（細分方向）—海報展示（成果細節(jié)）—圓桌討論（跨界融合）”順序編排?；有裕好總€報告環(huán)節(jié)預(yù)留3-5分鐘問答時間，分論壇設(shè)置“開放式討論”時段（30分鐘）。節(jié)奏感：上午安排主題報告（2-3場，每場45分鐘），下午分論壇同步進行（每個分論壇2-3場匯報，每場20分鐘），傍晚設(shè)置海報交流與茶歇（45分鐘）。表：詳細議程安排表示例（單日）時間環(huán)節(jié)名稱內(nèi)容概要形式主講/主持嘉賓地點備注08:30-09:00參會人員簽到領(lǐng)取胸卡、資料袋、餐券現(xiàn)場簽到會務(wù)組一樓大廳電子簽到+紙質(zhì)簽到09:00-09:20開幕式領(lǐng)導致辭、嘉賓介紹、合影儀式某主任、學術(shù)委員會主席主報告廳全體參會人員參加09:20-10:10主旨報告一《XX技術(shù)發(fā)展趨勢與挑戰(zhàn)》主題報告張三（院士，某科學院）主報告廳同聲傳譯（可選）10:10-10:30茶歇自由交流、海報初步參觀互動-一樓走廊提供咖啡、茶點10:30-11:20主旨報告二《XX領(lǐng)域產(chǎn)業(yè)化路徑摸索》主題報告李四（總工，某龍頭企業(yè)）主報告廳-11:20-12:00圓桌論壇“產(chǎn)學研協(xié)同創(chuàng)新”主題討論圓桌對話5位專家+主持人主報告廳提前收集參會者問題14:00-16:00分論壇A（人工智能）3篇論文匯報+開放式討論分組研討王五（副教授，某大學）教學樓301每人匯報20分鐘，討論30分鐘14:00-16:00分論壇B（新材料）2篇論文匯報+1家企業(yè)案例分享分組研討趙六（教授，某材料學院）教學樓302-16:00-16:30海報展示與交流參會人員展示成果，自由交流海報交流全體作者一樓展廳優(yōu)秀海報評選16:30-17:30閉幕式分論壇匯報總結(jié)、優(yōu)秀論文頒獎儀式組委會主任主報告廳頒發(fā)證書與獎品（四）場地與物料準備場地需求規(guī)劃根據(jù)參會人數(shù)（預(yù)計200-300人）確定場地規(guī)模，核心區(qū)域包括：主報告廳：容納300人，配備LED屏、音響系統(tǒng)、同聲傳譯設(shè)備（可選）、直播推流設(shè)備。分論壇教室：每個教室容納50-80人，配備投影儀、麥克風、白板。海報展示區(qū)：預(yù)留30塊展板（尺寸120cm×90cm），配備照明、掛鉤、膠帶。簽到區(qū)/茶歇區(qū)：設(shè)置電子簽到臺（含人臉識別/二維碼掃描），擺放茶歇桌椅、飲水機。表：場地功能分區(qū)與設(shè)備配置表區(qū)域名稱面積（㎡）容納人數(shù)核心設(shè)備需求特殊要求主報告廳500300LED屏（4K）、音響系統(tǒng)、無線麥克風、直播設(shè)備備用電源、同聲傳譯接口分論壇教室A12060投影儀（3000流明）、麥克風、白板網(wǎng)絡(luò)環(huán)境穩(wěn)定分論壇教室B12060投影儀（3000流明）、麥克風、白板-海報展示區(qū)200-展板（30塊）、射燈、掛鉤、膠帶通道寬度≥2米簽到/茶歇區(qū)150-電子簽到設(shè)備、茶歇桌、飲水機靠近主入口物料清單與進度提前45天完成物料設(shè)計與采購，保證現(xiàn)場使用順暢，關(guān)鍵物料表：活動物料清單與采購進度表物料名稱規(guī)格/要求數(shù)量負責部門采購?fù)瓿蓵r間備注會議手冊A5尺寸，含議程、嘉賓簡介、指南300份會務(wù)組活動前15天銅版紙印刷，配索引頁參會胸卡分嘉賓、聽眾、工作人員，不同顏色350個會務(wù)組活動前10天含照片、姓名、單位、二維碼桌牌亞克力材質(zhì)，刻嘉賓姓名50個會務(wù)組活動前7天主報告廳嘉賓使用資料袋環(huán)保無紡布，印活動LOGO300個會務(wù)組活動前10天裝手冊、筆、筆記本茶歇食品咖啡、茶點、水果（按參會人數(shù)1.2倍備）360份會務(wù)組活動前1天考慮素食、gluten-free需求（五）參會人員管理報名渠道與信息收集報名方式：開通官網(wǎng)在線報名系統(tǒng)（需填寫姓名、單位、職稱、聯(lián)系方式、是否投稿、住宿需求）、公眾號報名（簡化流程）、郵件報名（針對特邀嘉賓）。信息審核：學術(shù)委員會對投稿論文進行摘要評審（按“創(chuàng)新性、科學性、應(yīng)用價值”指標），通過者可作口頭匯報或海報展示；非投稿人員直接報名參會（需繳納注冊費，含資料、茶歇、午餐）。參會信息匯總與通知提前10天向參會人員發(fā)送《參會須知》（含會議議程、場地交通、住宿推薦、注意事項），對論文匯報人額外提醒PPT格式要求（16:9，不超過50MB）、匯報時長控制。表：參會報名信息匯總表序號姓名單位職稱/職務(wù)聯(lián)系方式（模糊）是否投稿匯報形式住宿需求1某某某大學計算機學院副教授5678是口頭匯報（20分鐘）單間2某某某科技有限公司研發(fā)主管139否-標間3某某某科學院自動化所研究員1379012是海報展示不需要三、現(xiàn)場執(zhí)行關(guān)鍵環(huán)節(jié)（一）簽到與流程控場簽到管理：設(shè)置“嘉賓通道”和“聽眾通道”，嘉賓憑電子邀請碼領(lǐng)取胸卡和資料袋，聽眾通過報名二維碼核銷信息并領(lǐng)取資料袋；提前準備備用簽到表（紙質(zhì)+電子），應(yīng)對系統(tǒng)故障。時間控制：每個環(huán)節(jié)指定專人計時（使用倒計時器），提醒嘉賓和主持人把控時長；若某環(huán)節(jié)超時，由會務(wù)組負責人現(xiàn)場協(xié)調(diào)（如壓縮問答時間、順延后續(xù)環(huán)節(jié)），保證整體議程按計劃推進。（二）技術(shù)保障與應(yīng)急處理設(shè)備調(diào)試活動前2天完成所有設(shè)備調(diào)試（主報告廳音響、投影、直播設(shè)備；分論壇麥克風、網(wǎng)絡(luò)），安排技術(shù)人員全程駐場（主報告廳2人，分論壇各1人），及時解決設(shè)備故障（如話筒無聲、PPT無法播放）。應(yīng)急方案設(shè)備故障：準備備用筆記本（預(yù)裝常用PPT、視頻軟件）、無線麥克風（備用5個）、移動投影儀（1臺），保證30分鐘內(nèi)更換故障設(shè)備。網(wǎng)絡(luò)中斷：提前聯(lián)系場地運營商提供備用網(wǎng)絡(luò)（4G/5G路由器），關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如主旨報告、直播）采用雙網(wǎng)絡(luò)備份。人員突發(fā)狀況：現(xiàn)場配備急救箱，與附近醫(yī)院（XX醫(yī)院）建立應(yīng)急通道，安排1-2名會務(wù)人員接受急救培訓。表：技術(shù)保障人員分工與應(yīng)急響應(yīng)表設(shè)備/場景負責人聯(lián)系方式（模糊）調(diào)試時間應(yīng)急預(yù)案主報告廳音響系統(tǒng)某某1367890活動前1天下午備用音響+技術(shù)人員5分鐘到場排查直播推流設(shè)備某某1352468活動前2天上午備用推流軟件+4G熱點，10分鐘切換網(wǎng)絡(luò)中斷某某1371357全天候值守啟動備用5G路由器，優(yōu)先保障主報告廳網(wǎng)絡(luò)（三）宣傳與記錄現(xiàn)場宣傳：安排宣傳組人員在主報告廳、分論壇、海報區(qū)拍攝照片/視頻（重點捕捉嘉賓演講、互動交流、海報展示場景），每小時在活動群發(fā)布實時動態(tài)；設(shè)置“直播入口”，無法到場人員可通過線上平臺觀看（直播回放保留7天）。資料記錄：安排專人記錄會議紀要（重點記錄圓桌討論結(jié)論、專家建議），收集嘉賓PPT（會后整理成電子論文集），優(yōu)秀海報掃描存檔（標注作者、單位、摘要）。四、活動收尾與成果轉(zhuǎn)化（一）資料整理與反饋收集資料歸檔：會后3個工作日內(nèi)完成所有資料整理（會議紀要、嘉賓PPT、論文摘要集、照片視頻），分類存檔（電子檔+紙質(zhì)檔）。反饋調(diào)研：通過郵件/問卷星向參會人員發(fā)送《活動反饋調(diào)研表》，內(nèi)容涵蓋議程安排、嘉賓水平、服務(wù)質(zhì)量、建議改進等（匿名填寫），回收率不低于60%，用于優(yōu)化下屆活動。表：參會人員反饋調(diào)研表評價維度選項（1-5分，5分為非常滿意）具體建議（選填）議程安排合理性□1□2□3□4□5希望增加“XX技術(shù)”主題分論壇嘉賓演講水平□1□2□3□4□5-現(xiàn)場服務(wù)質(zhì)量□1□2□3□4□5茶歇種類可豐富活動整體效果□1□2□3□4□5建議延長海報交流時間（二）成果總結(jié)與推廣成果報告：根據(jù)會議內(nèi)容形成《XX領(lǐng)域?qū)W術(shù)研討成果報告》，梳理技術(shù)共識、合作意向、待解決問題，提交主辦單位及行業(yè)主管部門。合作對接：對現(xiàn)場達成的產(chǎn)學研合作意向（如某大學與某企業(yè)簽署聯(lián)合研發(fā)協(xié)議），由會務(wù)組持續(xù)跟蹤進展，定期向組委會匯報。宣傳推廣：通過官網(wǎng)、公眾號、合作媒體發(fā)布會議成果新聞稿（含專家觀點、優(yōu)秀論文摘要），擴大活動影響力；優(yōu)秀論文推薦至合作期刊發(fā)表（注明“XX研討會入選論文”）。五、核心風險控制要點主題偏離風險：學術(shù)委員會全程參與主題設(shè)計與議程審核，保證研討內(nèi)容緊扣領(lǐng)域前沿與實際需求，避免“大而空”或偏離技術(shù)主線。嘉賓缺席風險：提前確認嘉賓行程，準備備選嘉賓（同領(lǐng)域青年學者），若主旨報告嘉賓臨時無法到場，由學術(shù)委員會主任或承辦單位負責人代為主持。預(yù)算超支風險：制定詳細預(yù)算表（含場地、物料、嘉賓、宣傳等費用），預(yù)留10%應(yīng)急資金，優(yōu)先保障核心環(huán)節(jié)（如主報告廳設(shè)備、嘉賓接待）。學術(shù)不端風險：對投稿論文進行查重檢測（重復(fù)率≤15%），現(xiàn)場匯報PPT需提前提交學術(shù)委員會審核，杜絕抄襲、數(shù)據(jù)造假等行為。本方案通過標準化流程與精細化工具表格，保證科技會議學術(shù)研討活動的學術(shù)性、規(guī)范性與實效性，可根據(jù)實際規(guī)模（小型50人、中型200人、大型500人以上）調(diào)整資源配置與細節(jié)設(shè)置。六、論文征集與評審標準化流程（一）論文征集規(guī)范征集范圍面向高校、科研院所、企業(yè)研發(fā)部門征集未公開發(fā)表的原創(chuàng)研究論文，主題需與研討分主題一致，領(lǐng)域涵蓋：人工智能、新材料、量子技術(shù)、生物醫(yī)療工程、低碳技術(shù)等。提交要求格式：Word文檔（標題黑體三號，宋體小四，1.5倍行距），包含摘要（300字內(nèi)）、關(guān)鍵詞（3-5個）、（分章節(jié)）、參考文獻（GB/T7714標準）。內(nèi)容：需明確研究方法、創(chuàng)新點、實驗數(shù)據(jù)或案例分析，禁止涉及國家機密。截止日期：提前45天截止，逾期提交論文進入“補充收錄”（僅作海報展示）。表：論文提交信息登記表論文編號第一作者姓名單位論文題目（20字內(nèi)）研究方向分論壇歸屬是否同意收錄至電子文集ZL2024001某某某大學信息學院基于深度學習的醫(yī)療影像分割算法人工智能分論壇A是ZL2024002某某某科技企業(yè)固態(tài)電池電解質(zhì)材料功能優(yōu)化新材料分論壇B是（二）評審流程與標準評審流程mermaidgraphTDA[論文初篩]–>B[學術(shù)委員會雙盲評審]–>C[評分與排名]–>D[結(jié)果公示]–>E[作者修改]–>F[最終收錄]初篩：查重檢測（重復(fù)率≤15%），剔除格式不合格、主題偏離論文。雙盲評審：邀請3名同行專家（隱去作者與單位信息），按“創(chuàng)新性（40%）、科學性（30%）、應(yīng)用價值（20%）、寫作規(guī)范性（10%）”評分，滿分100分。結(jié)果公示：按分數(shù)排名前30%為口頭匯報，31%-60%為海報展示，60%以下不收錄（可修改后二次提交）。申訴機制若對評審結(jié)果有異議，可在結(jié)果公示后3個工作日內(nèi)提交申訴材料（含修改說明、新證據(jù)），由學術(shù)委員會復(fù)核并給出最終答復(fù)。表：論文評審打分表示例評審指標評分標準（滿分100分）得分權(quán)重加權(quán)得分創(chuàng)新性理論/方法首創(chuàng)，領(lǐng)域內(nèi)突破性進展（40-40分）3540%14.0科學性實驗設(shè)計合理，數(shù)據(jù)可靠，結(jié)論嚴謹（30-30分）2830%8.4應(yīng)用價值解決行業(yè)痛點，具備產(chǎn)業(yè)化潛力（20-20分）1520%3.0寫作規(guī)范性格式標準，邏輯清晰，語言準確（10-10分）810%0.8總分26.2七、預(yù)算管理與成本控制（一）預(yù)算編制原則分項預(yù)算按“人力成本、場地費用、物料制作、嘉賓接待、宣傳推廣、其他費用”六大類編制，預(yù)留10%不可預(yù)見費。成本控制措施場地：優(yōu)先選擇主辦單位自有場地，租賃場地需對比至少3家供應(yīng)商報價。嘉賓接待：非本地嘉賓承擔經(jīng)濟艙往返交通+三星級住宿（按200元/人/天標準）。物料：重復(fù)使用易耗品（如桌布、指示牌），印刷品采用雙面打印。表：活動預(yù)算總表費用類別子項目預(yù)算金額（XX元）占比負責部門人力成本會務(wù)人員勞務(wù)費800010%會務(wù)組場地費用主報告廳租賃（2天）2000025%會務(wù)組分論壇教室租賃（2天）1000012.5%會務(wù)組物料制作會議手冊印刷60007.5%會務(wù)組胸卡/桌牌制作30003.75%會務(wù)組嘉賓接待交通補貼（10人）1500018.75%會務(wù)組住宿補貼（10人，2天）800010%會務(wù)組宣傳推廣海報設(shè)計與印刷50006.25%宣傳組媒體合作費40005%宣傳組其他費用茶歇（2天）1000012.5%會務(wù)組不可預(yù)見費800010%組委會總計80000100%（二）預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控動態(tài)跟蹤會務(wù)組每周更新《預(yù)算執(zhí)行跟蹤表》，對比實際支出與預(yù)算差異，超支≥5%時需提交書面說明至組委會審批。財務(wù)專人負責費用核銷，所有支出需提供正規(guī)發(fā)票（抬頭為單位全稱）。表：預(yù)算執(zhí)行跟蹤表示例（中期）費用類別預(yù)算金額（XX元）實際支出（XX元）差異率剩余預(yù)算狀態(tài)場地費用3000028000-6.67%2000正常物料制作900010500+16.67%-1500需審批嘉賓接待2300022000-4.35%1000正常八、知識產(chǎn)權(quán)與學術(shù)倫理管理（一）知識產(chǎn)權(quán)保護論文版權(quán)提交論文時作者需簽署《版權(quán)聲明》，主辦方