項目二公務文書任務一通知任務二通報任務三報告任務四請示任務五函任務六紀要返回任務一通知任務準備一、通知的含義通知是一種應用廣泛的知照性公文,它主要適用②發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項,批轉、轉發(fā)公文。通知一般為下行文,有時也是告知有關單位需要周知或共同執(zhí)行的事項的平行文種。二、通知的特點(一)知照性通知的主要功能在②知照。所謂知照,就是讓受文者知道照辦的意思。在實際工作中,通知的知照性是十分明顯的。下一頁返回任務一通知(二)廣泛性通知是一種使用頻率最高、功能最廣的公文,它既可以用②發(fā)布指示,又可以用來批轉或轉發(fā)各級機關的公文,還可以用②各類事項的宣布,可根據(jù)具體情況而采用。(三)時效性通知是針對目前需要辦理的事項而發(fā)布的,所以它有一定的時效要求。如果隨著時間的推移,時過境遷,再發(fā)通知就沒有什么實際意義了。所以時效性是通知的一個顯著的特點。上一頁下一頁返回任務一通知三、通知的作用在公務活動中,通知起著承上啟下、聯(lián)系內外的作用,用②傳達上級機關的指示,要求下級機關辦理某一事項,也可用②告知下級機關需要知道的事項,因此起著“傳達冶和“領導冶的作用。另外,它還可以用②批轉下級機關的公文,轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文,起著“橋梁冶和“紐帶冶的作用。上一頁下一頁返回任務一通知四、通知的種類通知的種類較多,按其性質與內容一般可分三大類,見下表:上一頁下一頁返回任務一通知任務突破1.結構模板:標題+主送單位(受文單位)+正文+落款2.標題:事由表述準確,一目了然。有兩種基本形式:發(fā)文機關+關②+事由+文種關②+事由+文種上一頁返回任務二通報任務準備一、通報的含義通報是黨政機關表彰先進、批評錯誤,傳達重要精神和告知重要情況時使用的公文。通報屬②下行文。二、通報的特點(一)典型性通報的人或事必須具備一定的典型性和代表性,能夠反映和揭示事物的本質規(guī)律,這樣才能使人受到啟迪,得到教益。(二)引導性無論哪種通報,其目的都在②通過典型的人或事來引導人們明辨是非,總結經(jīng)驗,吸取教訓,弘揚正氣,樹立新風。因此引導性也是通報的突出特點之一。下一頁返回任務二通報(三)嚴肅性通報是為指導工作,針對實際情況而制發(fā)的,所以無論是表揚、批評或是通報情況,都代表著上級機關的意見,具有表彰鼓勵或懲戒警示的作用,因此具有一定的嚴肅性。(四)時效性通報是針對目前工作中出現(xiàn)的情況或問題而發(fā)的,因此具有一定的時效性。如果制發(fā)不及時,隨著客觀情況的變化,一件在當時看來具有典型意義的事件,時過境遷,也就失去了通報的意義和作用。三、通報的作用(一)教育作用通報對先進的表彰和對錯誤的批評,目的在②樹立學習榜樣或是提供反面典型以資借鑒,使讀者能夠總結經(jīng)驗,吸取教訓,思想上得到教益。上一頁下一頁返回任務二通報(二)交流作用凡傳達重要精神和知照重要情況的通報,其目的在②上情下達,加強上下級之間、部門之間的相互交流,信息共享,促進工作。四、通報的種類上一頁下一頁返回任務二通報任務突破1.結構模板:標題+主送單位(受文單位)+正文+落款2.標題:①發(fā)文機關+事由+文種②事由+文種主送單位(受文單位):文件的受文機關,②文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱,其后用冒號。3.正文:①表彰性通報和批評性通報:第一,突出主要事實。表彰性通報要突出主要先進事跡,批評性通報要抓住主要錯誤事實;上一頁下一頁返回任務二通報第二,分析指出事例的教育意義。表彰性通報,要在闡述先進事跡的基礎上,提煉出主要經(jīng)驗、意義和值得學習與發(fā)揚的精神。批評性通報要分析錯誤的性質、危害,以及產(chǎn)生的根源和責任,指出應吸取的主要教訓等。第三,提出決定要求。表彰性和批評性的通報,應寫明組織結論與予以表彰或處理的決定,同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防范和杜絕類似錯誤發(fā)生,批評性通報的結尾處,通常要有針對性地提出防范的措施或規(guī)定。②情況通報:有兩種形式:一種只對有關事實作客觀敘述;另一種還對有關情況加以分析說明,有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。4.落款:在正文右下方標明發(fā)文機關名稱,加蓋印章,寫明發(fā)文日期。上一頁返回任務三報告任務準備一、報告的含義報告是向上級機關匯報工作、反映情況、回復上級機關的詢問時所使用的公文。報告屬②上行文。二、報告的特點(一)陳述性報告是各級各類機關廣泛采用的陳述性公文。報告在行文的表達方式上以陳述為主,反映情況,陳述立場,表達觀點,提出建議。下一頁返回任務三報告(二)事后性報告行文的時間多以事后行文為主。反映情況多是事中或事后行文,其中事中行文多半是階段性地反映某項工作的進展情況,或常規(guī)工作做例行報告。匯報工作,多為事后行文,主要是概括事件全貌,總結取得的成績經(jīng)驗,提出意見或建議等。答復詢問,事中或事后行文較多。(三)實踐性報告不為務虛,多為務實。報告的事項多為工作實踐中具體真實的事項,通過陳述事實,概述取得的成績,總結經(jīng)驗教訓,表達觀點和建議。三、報告的作用報告是上下級機關之間互相溝通的重要紐帶,它匯報情況、陳述情況,使上級機關能及時了解下情,以做決策參考,具體指導有關工作,幫助下級機關正確貫徹執(zhí)行國家的方針政策,減少錯誤,做好工作。上一頁下一頁返回任務三報告四、報告的種類上一頁下一頁返回任務三報告任務突破1.結構模板:標題+主送單位(受文單位)+正文+落款2.標題:報告標題通常由事由和文種組成。事由即報告所針對的問題,也就是報告的內容;文種即“報告冶。3.主送單位(受文單位):一般是發(fā)文機關的直屬上級機關。4.正文:由報告緣由、報告事項、報告尾語三部分組成。報告緣由:主要交代報告的起因、理由或注明目的、意義等,是正文的開頭;報告事項:即正文的主體內容,如基本情況、措施與辦法、成效與問題或者是經(jīng)驗與教訓、意見與建議、打算與設想等;上一頁下一頁返回任務三報告報告尾語:根據(jù)類別而定,呈報性報告往往以“特此報告冶或“以上報告如有不妥,請指正冶等語作結。呈轉性報告則會提出“以上報告如無不妥,請批轉各地各部門執(zhí)行冶的要求。5.落款:正文結束,在右下方署名署時并蓋公章。上一頁返回任務四請示任務準備一、請示的含義請示是下級機關向上級機關請求對某項工作、問題做出指示,對某項政策界限給予明確,對某事予以審核批準時使用的一種請求性公文,是應用文寫作實踐中的一種常用文體。二、請示的特點請示與報告有反應情況、提出建議的共同性。但兩者比較,請示存在如下特點:(一)預先性從行文的時間上來看,請示必須在事前行文,不允許“先斬后奏冶;報告則在事前、事中、事后行文均可。下一頁返回任務四請示(二)期復性從行文的目的看,請示寫作帶有迫切性的、并需上級機關批示、批準的事項,要求上級機關批復方能繼續(xù)工作;報告只著眼②匯報工作、反映情況,以達到下情上達的目的,一般不要求批復。只有呈轉性報告才要求上級機關“批轉冶有關部門執(zhí)行。(三)單一性請示一般應一文一事,即內容要單一,不可將多項內容放在同一個文中請示。(四)定向性請示是一種上行文,只在向上行文時使用,是請而示之。而且應按隸屬關系逐級請示,一般情況不得越級請示,如確需越級請示,應同時抄報直接主管部門。對不是上級領導機關的業(yè)務主管機關或其他不相隸屬單位,一般不使用請示文種。上一頁下一頁返回任務四請示三、請示的作用用于向上級機關請求指導、批準,并要求上級批復。四、請示的分類上一頁下一頁返回任務四請示任務突破1.結構模板:標題+主送單位(受文單位)+正文+落款2.標題:一般由請示單位、請示事由、文種或請示事由和文種組成。3.主送單位(受文單位):即請示所要呈送的單位或部門名稱。4.正文:主要由請示的原因、內容、要求三部分組成,請示時應將理由陳述充分,提出的解決方案應具體,切實可行。5.落款:發(fā)文機關、日期。上一頁返回任務五函任務準備一、函的含義函是不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項時所使用的公文。函作為公文中唯一的一種平行文種,其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上,不僅可以在平行機關之間行文,而且可以在不相隸屬的機關之間行文,其中包括上級機關或者下級機關行文。二、函的特點(一)溝通性函對于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題,起著溝通作用,充分顯示了平行文種的功能,這是其他公文所不具備的特點。下一頁返回任務五函(二)靈活性表現(xiàn)在兩個方面:一是行文關系靈活。函是平行公文,但是它除了平行行文外,還可以向上行文或向下行文,沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關系的限制。二是格式靈活,除了國家高級機關的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比較靈活自便,也可以按照公文的格式及行文要求辦。可以有文頭版,也可以沒有文頭版,不編發(fā)文字號,甚至可以不擬標題。(三)單一性函的主體內容應該具備單一性的特點,一份函只宜寫一件事項。上一頁下一頁返回任務五函三、函的作用函有下列三方面的作用:(一)相互商洽工作如調動干部,聯(lián)系參觀、學習,聯(lián)系業(yè)務,邀請參觀指導等。(二)詢問和答復問題如某市民政局向民政部門詢問的“關②機關離休干部病故撫恤問題冶的問題以及民政部對此問題的答復,都是用函的形式。(三)向有關主管部門請求批準如《民政部關②請安排每年生產(chǎn)三百輛火葬運尸專用車的函》就是為向國家計劃委員會請求批準而發(fā)的。上一頁下一頁返回任務五函四、函的分類函可以從不同角度分類:1.按性質分,有公函、便函兩種。公函用于機關單位正式的公務活動往來;便函則用②日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文,沒有公文格式要求,甚至可以不要標題,不用發(fā)文字號,只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。上一頁下一頁返回任務五函2.按發(fā)文目的分,有發(fā)函、復函兩種。發(fā)函即主動提出了公事事項所發(fā)出的函。復函則是為回復對方所發(fā)出的函。3.按內容和用途分,有商洽事宜函,通知事宜函、催辦事宜函、邀請函、請示答復事宜函、轉辦函、報送材料函等。任務突破1.結構模板:標題+主送單位(受文單位)+正文+落款2.標題:公函的標題一般有兩種形式。①發(fā)文機關+事由+文種。如:《中國科學院伊伊研究所關于建立全面協(xié)作關系的函》②事由+文種。如:《關于出席伊伊伊伊研討會的邀請函》上一頁下一頁返回任務五函3.主送單位(受文單位):即受文并辦理來函事項的機關單位,于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱,其后用冒號。4.正文:一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。①開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內容,然后用“現(xiàn)將有關問題說明如下:冶或“現(xiàn)將有關事項函復如下:冶等過渡語轉入下文。復函的緣由部分,一般首先引敘來文的標題、發(fā)文字號,然后再交代根據(jù),以說明發(fā)文的緣由。②主體。這是函的核心內容部分,主要說明致函事項。函的事項部分內容單一,一函一事,行文要直陳其事。無論是商洽工作,詢問和答復問題,還是向有關主管部門請求批準事項等,都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函,還要注意答復事項的針對性和明確性。上一頁下一頁返回任務五函③結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協(xié)助解決某一問題,或請對方及時復函,或請對方提出意見或請主管部門批準等。④結語。通常應根據(jù)函詢、函告、函商或函復的事項,選擇運用不同的結束語。如“特此函詢(商)冶“請即復函冶“特此函告冶“特此函復冶等。有的函也可以不用結束語,如屬便函,可以像普通信件一樣,使用“此致冶“敬禮冶。5.落款:包括署名和成文時間兩項內容,并加蓋公章。上一頁返回任務六紀要任務準備一、紀要的含義紀要是記載會議主要情況和議定事項的公文。它是會議文件的一種,適用于大中型會議或比較重要的會議。二、紀要的特點(一)紀實性紀要必須是會議宗旨、基本精神和所議定事項的概要紀實,不能隨意增減和更改內容,任何不真實的材料都不得寫進紀要。(二)概括性紀要必須精其髓,概其要,以極為簡潔精練的文字高度概括會議的內容和結論。下一頁返回任務六紀要(三)指導性紀要對工作有一定的指導作用,它要傳達會議情況、會議精神,要求與會單位相關部門以此為依據(jù)開展工作,落實會議的議定事項。三、紀要的作用1.紀要能傳達會議精神,上報給上級機關的紀要往往還能起到反映情況、匯報工作的作用;2.下發(fā)給下級機關的紀要,往往具有統(tǒng)一認識、指導工作的作用;3.抄送給平行機關或不相隸屬機關的紀要,則能起到交流信息、溝通情況、知照事項的作用。上一頁下一頁返回任務六