廠房檔案管理制度第一章總則1.1為統(tǒng)一公司名下所有生產(chǎn)性建筑物（以下簡稱“廠房”）從規(guī)劃、建設(shè)、驗收、使用、改造到拆除全生命周期內(nèi)形成的紙質(zhì)、電子、影像、實物等各類檔案的收集、整理、保管、利用與銷毀行為，確保檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全，特制定本制度。1.2本制度適用于公司總部、各分（子）公司、事業(yè)部、項目部、運維中心、外協(xié)單位及臨時機構(gòu)在廠房活動中產(chǎn)生或接收的全部檔案。1.3檔案管理遵循“誰形成、誰負責”“集中統(tǒng)一、分級管理”“全程管控、動態(tài)更新”“技術(shù)先行、安全并重”四項原則，任何部門或個人不得擅自截留、涂改、抽取、損毀、外泄檔案。1.4檔案所有權(quán)歸公司，任何個人僅享有依權(quán)限的查閱、復制、借閱權(quán)，不享有所有權(quán)及處置權(quán)。第二章組織與職責2.1檔案管理委員會2.1.1由分管基建副總裁任主任，成員包括基建、生產(chǎn)、設(shè)備、安環(huán)、信息、法務(wù)、審計、行政、財務(wù)、人資等部門負責人。2.1.2每年一季度召開一次全體會議，審議年度檔案工作計劃、經(jīng)費預(yù)算、重大檔案處置、系統(tǒng)升級、培訓方案及考核結(jié)果。2.1.3對檔案遺失、損毀、泄密事件擁有最終問責權(quán)，可作出通報、績效扣分、賠償、行政處分直至移交司法機關(guān)的決定。2.2檔案中心2.2.1直屬總裁辦，設(shè)主任1名、專職檔案師3名、系統(tǒng)運維1名、庫房管理員2名，負責制度起草、標準制定、業(yè)務(wù)指導、集中保管、數(shù)字化加工、統(tǒng)計分析與監(jiān)督檢查。2.2.2建立“廠房檔案總臺賬”，以項目編碼為主線，實行“一項目一檔號”，同步映射電子目錄，實現(xiàn)紙質(zhì)與電子聯(lián)動管理。2.2.3對超期未歸還的借閱檔案，擁有暫停借閱人及其所在部門新申請、凍結(jié)相關(guān)付款流程的強制權(quán)。2.3項目檔案專班2.3.1每個新建、改建、擴建項目啟動前7日內(nèi)，由項目經(jīng)理牽頭成立專班，成員涵蓋設(shè)計、施工、監(jiān)理、造價、采購、安裝、調(diào)試、報建、驗收、審計、法務(wù)等崗位。2.3.2專班設(shè)專職資料員1名，薪酬由項目部支付，業(yè)務(wù)受檔案中心垂直領(lǐng)導，確保資料員在行政與業(yè)務(wù)上“雙軌匯報、單線考核”。2.3.3項目竣工后，專班自動解散，資料員隨檔案一并移交檔案中心，完成交接前不得調(diào)離、離職。2.4使用單位2.4.1生產(chǎn)部、設(shè)備部、安環(huán)部、能源部、倉儲部等日常使用廠房資產(chǎn)的部門，負責運行維護階段檔案的形成、積累、預(yù)立卷與移交。2.4.2每季度末月25日前向檔案中心移交上一季度形成的檔案，移交前須完成自審、互審、抽檢三級質(zhì)量控制，抽檢比例不低于20%。2.5信息安全部2.5.1負責檔案信息系統(tǒng)的等級保護測評、漏洞掃描、日志審計、權(quán)限回收、災(zāi)備演練。2.5.2對檔案中心、項目專班、使用單位進行每年不少于兩次的現(xiàn)場保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題48小時內(nèi)出具整改通知，逾期不改的，可直接上報檔案管理委員會。第三章文件形成與質(zhì)量控制3.1文件模板標準化3.1.1檔案中心統(tǒng)一發(fā)布《廠房建設(shè)文件模板庫》，覆蓋可行性研究、立項、環(huán)評、能評、勘察、設(shè)計、施工圖、變更、簽證、材料報審、隱蔽驗收、中間驗收、竣工驗收、竣工圖、結(jié)算、審計、后評價等17個階段、126種表格。3.1.2模板版本號采用“年月日+流水”格式，如V2024050801，任何部門不得私自修改模板格式、字段、二維碼、水印。3.2文件編號規(guī)則3.2.1編號共16位：公司代碼2位+年度4位+項目類別2位+階段代碼2位+順序6位，示例：GD2024GC010001。3.2.2順序號按形成時間自動遞增，斷號、重號、跳號需在24小時內(nèi)書面說明原因，經(jīng)檔案中心確認后方可補號或作廢。3.3簽署與蓋章3.3.1凡涉及結(jié)構(gòu)安全、消防、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生的文件，須由注冊結(jié)構(gòu)工程師、消防工程師、環(huán)保工程師、職業(yè)衛(wèi)生工程師親筆簽名并加蓋執(zhí)業(yè)印章，禁止使用電子章。3.3.2簽名須使用不褪色黑墨水，蓋章須使用紅色印油，壓字不超過1/3，蓋章位置統(tǒng)一在右下角“確認欄”。3.4版本控制3.4.1設(shè)計變更單、工程指令、材料代用單、現(xiàn)場簽證等動態(tài)文件，須在原文件右上角用紅色戳記標注“第X版”，并在背面附《版本追蹤表》，逐條列明變更原因、內(nèi)容、時間、責任人。3.4.2任何版次變更須同步更新電子模型、BIM構(gòu)件、竣工圖，確保圖模一致、圖實一致。3.5質(zhì)量檢查3.5.1實行“三檢制”：自檢由資料員在文件形成當日完成；互檢由項目技術(shù)負責人3日內(nèi)完成；專檢由檔案中心在7日內(nèi)完成。3.5.2檢查要點包括：內(nèi)容完整性、簽章齊全性、編號連續(xù)性、紙質(zhì)無污損、電子可打開、元數(shù)據(jù)完整、病毒檢測通過。3.5.3檢查合格率低于95%的項目，檔案中心可暫停其竣工驗收資料受理，直至整改完成。第四章收集與預(yù)立卷4.1收集范圍4.1.1紙質(zhì)文件：合同、協(xié)議、圖紙、計算書、報審表、檢驗報告、會議紀要、交底記錄、聲像光盤、實物樣板。4.1.2電子文件：CAD、PDF、BIM、GIS、紅外掃描、無人機航測、激光點云、視頻監(jiān)控、智能傳感器日志。4.1.3實物檔案：地基巖芯、焊縫試件、防火涂料樣板、接地極、防雷模塊、防爆電器外殼。4.2收集節(jié)點4.2.1開工前：立項批復、用地規(guī)劃、環(huán)評批復、勘察報告、設(shè)計任務(wù)書。4.2.2施工中：圖紙會審、設(shè)計交底、測量放線、地基驗槽、隱蔽驗收、主體結(jié)構(gòu)驗收、設(shè)備安裝記錄、管道吹掃試壓、電氣絕緣測試、消防聯(lián)動調(diào)試。4.2.3竣工后：竣工驗收備案表、竣工圖、結(jié)算書、審計報告、質(zhì)保書、使用說明書、消防驗收意見書、環(huán)保驗收函、不動產(chǎn)權(quán)證。4.3預(yù)立卷方法4.3.1采用“階段—專業(yè)—問題”三級分類，每階段按建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、暖通、電氣、弱電、消防、工藝、設(shè)備、環(huán)保、安全、市政、綠化、造價、監(jiān)理、審計16個專業(yè)排列。4.3.2每卷厚度不超過30mm，超過時分卷，分卷號用“-1、-2”表示，并在卷皮注明“共X卷第Y卷”。4.3.3卷內(nèi)文件按時間先后排序，圖紙按圖號排序，同圖號按圖幅從小到大排列。4.4目錄編制4.4.1每卷首頁設(shè)“卷內(nèi)目錄”，包含序號、文件編號、文件題名、責任者、日期、頁次、備注七欄。4.4.2電子目錄采用XML格式，字段與紙質(zhì)一致，通過系統(tǒng)自動生成PDF目錄，確保頁碼、頁數(shù)與紙質(zhì)完全一致。第五章歸檔與移交5.1歸檔時限5.1.1新建項目：竣工驗收備案后45日內(nèi)完成歸檔；5.1.2改擴建項目：單體竣工驗收后30日內(nèi)完成歸檔；5.1.3日常維修：金額≥50萬元的項目結(jié)束后15日內(nèi)歸檔；5.1.4金額＜50萬元的維修，按季度批量歸檔。5.2移交清單5.2.1采用A4橫向打印《廠房檔案移交清單》，一式三份，檔案中心、移交單位、審計部各執(zhí)一份。5.2.2清單包括：檔案號、案卷題名、起止日期、頁數(shù)、電子容量、密級、載體類型、完好程度、移交人、接收人、監(jiān)交人、日期。5.2.3移交時同步提交電子目錄、全文PDF、BIM模型、數(shù)據(jù)庫備份、數(shù)字簽名包，使用SHA256校驗，校驗值寫入清單。5.3交接程序5.3.1移交單位提前3個工作日預(yù)約檔案中心，由庫房管理員預(yù)留架位。5.3.2現(xiàn)場清點按“十卷一?！痹瓌t，每清點10卷暫停，由監(jiān)交人隨機抽取1卷拆卷核查，無誤后繼續(xù)。5.3.3交接完畢，三方在監(jiān)交人見證下簽字蓋章，檔案中心在2個工作日內(nèi)完成上架、入冊、定位、拍照、系統(tǒng)錄入。第六章分類與編號6.1一級類目A綜合、B立項、C勘察、D設(shè)計、E招投標、F合同、G施工、H監(jiān)理、I設(shè)備、J竣工、K運維、L拆除、M科研、N聲像、O實物。6.2二級類目以專業(yè)細分，如G施工下分G1土建、G2鋼結(jié)構(gòu)、G3裝飾、G4屋面、G5防水、G6保溫、G7幕墻、G8市政配套。6.3檔號結(jié)構(gòu)全宗號-年度-一級類目-二級類目-項目編碼-案卷號-件號，示例：01-2024-G1-GD2024GC01-001-012。6.4電子文件夾命名與檔號一致，用半角短橫線連接，層級映射本地文件夾，禁止出現(xiàn)空格、中文標點、特殊符號。第七章保管與庫房管理7.1庫房選址7.1.1設(shè)在廠區(qū)常年洪水位以上，遠離強震動源、強輻射源、化學品庫、食堂、鍋爐房。7.1.2地面荷載≥12kN/m2，層高≥4.5m，設(shè)吊頂、防靜電地板、氣體滅火、恒溫恒濕、新風過濾、紫外線屏蔽。7.2環(huán)境參數(shù)7.2.1溫度14℃—24℃，日波動≤±2℃；相對濕度45%—60%，日波動≤±5%。7.2.2每200m2設(shè)1個監(jiān)測點，數(shù)據(jù)實時上傳檔案管理系統(tǒng)，異常30分鐘內(nèi)短信報警。7.3密集架與標識7.3.1采用電動密集架，軌道埋設(shè)與地面平齊，架體鋼板厚度≥1.2mm，表面環(huán)氧樹脂噴塑。7.3.2架位標簽含二維碼，掃碼可顯示本架全部案卷清單，實現(xiàn)快速定位。7.4出入庫7.4.1實行“雙人雙鎖”，鑰匙分人保管，進出登記須刷卡+指紋+人臉識別，系統(tǒng)記錄精確到秒。7.4.2檔案出庫超過24小時須填寫《延長借閱單》，經(jīng)部門總監(jiān)、檔案中心主任雙簽后方可續(xù)借，最多續(xù)借兩次。7.5巡檢與維護7.5.1每日上午9:00由庫房管理員巡檢一次，重點查看空調(diào)、除濕機、滅火瓶、蟲鼠誘捕器、漏水繩。7.5.2每季度聘請第三方專業(yè)機構(gòu)進行潔凈度、微生物、甲醛、酸性氣體檢測，出具CMA報告。第八章數(shù)字化與數(shù)據(jù)管理8.1掃描標準8.1.1采用600dpi彩色掃描，存儲為TIFF無損格式，同步生成PDF/A雙層文件。8.1.2掃描儀玻璃每日清潔，使用柯達色卡校正，確保色差ΔE≤3。8.2命名與壓縮8.2.1文件名=檔號_頁碼_日期_掃描人，示例：01-2024-G1-GD2024GC01-001-012_0001_20240508_ZS。8.2.2多頁PDF采用MRC壓縮，黑白層JBIG2，彩色層JPEG2000，壓縮比控制在1:10—1:15，OCR識別率≥99%。8.3備份策略8.3.1采用“3-2-1”原則：3份副本、2種介質(zhì)、1份異地。8.3.2本地磁盤陣列RAID6，每日增量備份；LTO9磁帶庫每周全量備份；異地機房距主庫≥200km，延遲≤30ms。8.4元數(shù)據(jù)8.4.1采用都柏林核心+自定義字段，共38項，含檔號、題名、責任者、日期、頁數(shù)、坐標、高程、BIM構(gòu)件ID、傳感器ID、校驗值。8.4.2元數(shù)據(jù)與電子文件封裝成ZIP包，采用RSA2048+AES256雙重加密，密鑰分片托管在法務(wù)與審計部。第九章利用與借閱9.1權(quán)限矩陣9.1.1公開級：全體員工可查閱；9.1.2內(nèi)部級：經(jīng)理級以上或項目相關(guān)人員；9.1.3受限級：總監(jiān)級以上且經(jīng)法務(wù)審核；9.1.4秘密級：委員會成員+書面授權(quán)；9.1.5絕密級：董事會授權(quán)+雙人同時在場。9.2線上申請9.2.1通過檔案管理系統(tǒng)提交申請，系統(tǒng)根據(jù)權(quán)限自動審批或流轉(zhuǎn)至人工審批節(jié)點，審批時限不超過4小時。9.2.2申請通過后生成動態(tài)水印PDF，水印含申請人、用途、時間、IP、機器碼，禁止打印、下載、截屏。9.3線下借閱9.3.1填寫《廠房檔案借閱單》，注明利用目的、擬借檔案號、借閱時長、歸還日期，附部門總監(jiān)簽字。9.3.2秘密級以上檔案須由檔案中心派員全程陪同，在指定閱覽室使用，禁止拍照、復制、摘抄。9.4利用統(tǒng)計9.4.1系統(tǒng)自動記錄檢索詞、瀏覽時長、下載頁數(shù)、打印份數(shù)，每月生成利用報告，作為檔案價值鑒定依據(jù)。9.4.2對連續(xù)3個月利用率=0的檔案，列入擬銷毀清單，啟動鑒定程序。第十章安全與保密10.1物理安全10.1.1庫房設(shè)紅外周界、震動報警、門禁、視頻監(jiān)控，錄像保存≥180天。10.1.2滅火系統(tǒng)采用IG541潔凈氣體，噴放時間≤60s，維持濃度≥37.5%，對人體無害。10.2網(wǎng)絡(luò)安全10.2.1檔案系統(tǒng)部署在私有云，采用零信任架構(gòu)，所有API接口需OAuth2.0+JWT認證。10.2.2每年進行滲透測試、紅藍對抗，高危漏洞修復時限≤24小時。10.3保密教育10.3.1新員工入職1周內(nèi)完成線上保密課程，考試90分合格；不合格者禁止開通檔案權(quán)限。10.3.2涉密崗位每年簽訂《保密責任書》，離崗時進行保密審計，收回所有賬號、USBKey、門禁權(quán)限。10.4事故應(yīng)急10.4.1建立四級預(yù)案：輕微、一般、重大、特別重大。10.4.2發(fā)生檔案丟失、損毀、泄密，事發(fā)30分鐘內(nèi)口頭報告檔案中心，2小時內(nèi)書面報告委員會，24小時內(nèi)提交初步調(diào)查報告，7日內(nèi)完成整改。第十一章鑒定與銷毀11.1鑒定周期11.1.1永久保存：建設(shè)用地規(guī)劃許可證、竣工驗收備案表、不動產(chǎn)權(quán)證、重大結(jié)構(gòu)變更、消防驗收意見書；11.1.2定期30年：勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工圖、結(jié)算、審計；11.1.3定期10年：日常維修、保養(yǎng)、檢測、運行日志；11.1.4定期3年：臨時圍蔽、宣傳標語、非核心會議紀要。11.2鑒定流程11.2.1檔案中心牽頭成立鑒定小組，含技術(shù)、法務(wù)、審計、安環(huán)、使用部門代表，人數(shù)不少于5人且為單數(shù)。11.2.2采用“雙過半”原則：到會成員≥2/3，同意票數(shù)≥1/2方可形成鑒定意見。11.3銷毀方式11.3.1紙質(zhì)文件使用涉密銷毀機，粉碎顆粒≤2×2mm，現(xiàn)場稱重、拍照、錄像，出具《銷毀記錄表》。11.3.2電子文件采用BSI的Gutmann算法覆寫35次，磁帶消磁后物理粉碎，光盤破碎至≤5mm2。11.4銷毀監(jiān)督11.4.1銷毀過程由審計、紀檢、信息安全部三方在場，簽字確認。11.4.2銷毀記錄永久保存，包括時間、地點、方式、重量、責任人、監(jiān)督人、視頻文件哈希值。第十二章考核與獎懲12.1考核指標12.1.1歸檔及時率=按期歸檔卷數(shù)/應(yīng)歸檔卷數(shù)×100%，目標值≥98%；12.1.2完整率=實際頁數(shù)/應(yīng)歸檔頁數(shù)×100%，目標值≥99%；12.1.3準確率=抽查無誤檔案數(shù)/抽查檔案數(shù)×100%，目標值≥99.5%；12.1.4利用率=年度借閱次數(shù)/庫存卷數(shù)×100%，目標值≥15%。12.2評分辦法12.2.1