(完整版)施工技術(shù)檔案管理制度第一章總則1.1目的為統(tǒng)一公司范圍內(nèi)施工技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用與銷毀流程，確保檔案真實(shí)、完整、可追溯，支撐工程質(zhì)量終身責(zé)任制，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司總部、區(qū)域公司、專業(yè)分公司、項(xiàng)目部及外部協(xié)作單位在新建、擴(kuò)建、改建、維修、拆除等所有土建、安裝、市政、軌道交通、水利、電力、裝飾裝修工程中形成的技術(shù)檔案管理活動(dòng)。1.3管理原則（1）同步性：檔案工作與施工進(jìn)度同步策劃、同步實(shí)施、同步驗(yàn)收；（2）唯一性：同一事項(xiàng)只歸一份正本，杜絕“多套并存”；（3）溯源性：每份文件均可通過唯一編碼反向追溯至責(zé)任人、時(shí)間、地點(diǎn)、設(shè)備、材料、環(huán)境；（4）數(shù)字化：紙質(zhì)與電子雙軌運(yùn)行，電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為法定補(bǔ)充；（5）保密性：涉密資料按《保密法》及公司《保密細(xì)則》管理，非授權(quán)人員不得查閱、復(fù)制、外借。第二章組織與職責(zé)2.1公司檔案管理委員會(huì)主任由總工程師兼任，成員包括工程、技術(shù)、質(zhì)量、安全、信息化、法務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢等部門負(fù)責(zé)人。職責(zé)：審批檔案分類方案、銷毀清單、年度考核結(jié)果；協(xié)調(diào)跨部門爭(zhēng)議；對(duì)重大工程檔案進(jìn)行飛行抽查。2.2檔案中心公司常設(shè)機(jī)構(gòu)，歸口管理全公司技術(shù)檔案，設(shè)主任1名、高級(jí)檔案師3名、檔案師6名、信息化專員2名。職責(zé)：制定統(tǒng)一編碼規(guī)則、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、接口規(guī)范；維護(hù)檔案管理系統(tǒng)（AMS）；組織年度培訓(xùn)；集中保管竣工檔案正本；向城建檔案館移交。2.3區(qū)域公司檔案分中心配置專職檔案師2名，負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)項(xiàng)目過程檔案的遠(yuǎn)程指導(dǎo)、中期檢查、預(yù)驗(yàn)收；每月向檔案中心提交《過程監(jiān)管報(bào)告》。2.4項(xiàng)目部檔案小組項(xiàng)目經(jīng)理為第一責(zé)任人，生產(chǎn)經(jīng)理為直接責(zé)任人，技術(shù)負(fù)責(zé)人為技術(shù)責(zé)任人，專職檔案員為執(zhí)行責(zé)任人。小組成員不少于3人，其中1人必須具備檔案專業(yè)中級(jí)以上職稱。職責(zé)：編制《項(xiàng)目檔案實(shí)施規(guī)劃》；執(zhí)行日常收集、立卷、數(shù)字化、入庫；組織分包檔案移交；配合專項(xiàng)驗(yàn)收。2.5分包單位必須與總包簽訂《檔案管理協(xié)議》，繳納檔案保證金（合同額的0.3%），配備專職資料員，接受總包考核。分包檔案經(jīng)驗(yàn)收不合格，總包有權(quán)拒退保證金。第三章文件材料范圍3.1工程準(zhǔn)備階段（1）項(xiàng)目建議書、可研、環(huán)評(píng)、水保、節(jié)能、社會(huì)穩(wěn)定風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及批復(fù)；（2）建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用權(quán)證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證；（3）勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、檢測(cè)、監(jiān)測(cè)合同及補(bǔ)充協(xié)議；（4）勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖、消防設(shè)計(jì)專篇、人防專篇、幕墻計(jì)算書、深基坑評(píng)審意見、超限高層抗震專項(xiàng)審查意見；（5）紅線交接單、原始地貌測(cè)繪、周邊建（構(gòu)）筑物鑒定報(bào)告。3.2施工階段（1）圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)交底、設(shè)計(jì)變更、工程洽商、技術(shù)核定單；（2）施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施工方案及專家論證意見；（3）技術(shù)交底、首件制驗(yàn)收、樣板點(diǎn)評(píng)記錄；（4）測(cè)量放線、沉降觀測(cè)、垂直度觀測(cè)、軸線復(fù)核記錄；（5）原材料、構(gòu)配件、設(shè)備進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)、見證取樣、第三方檢測(cè)報(bào)告；（6）施工日志、晴雨表、混凝土澆筑令、拆模令、張拉令、灌漿令；（7）隱蔽驗(yàn)收、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部、子分部、單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄；（8）安全生產(chǎn)交底、危大工程旁站、隱患排查治理臺(tái)賬；（9）BIM模型、三維掃描、無人機(jī)航測(cè)、智慧工地平臺(tái)數(shù)據(jù)；（10）影像資料：關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、典型缺陷、質(zhì)量事故、安全事故、領(lǐng)導(dǎo)帶班檢查。3.3竣工階段（1）竣工圖（含CAD、PDF、BIM格式，圖紙變更部位用云線標(biāo)注并附變更依據(jù)）；（2）竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、消防驗(yàn)收意見、人防驗(yàn)收意見、環(huán)保驗(yàn)收意見、規(guī)劃核實(shí)意見；（3）工程質(zhì)量保修書、使用說明書、設(shè)備維保手冊(cè)；（4）竣工結(jié)算書、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)決算表；（5）城建檔案館移交書、公司檔案中心接收書。3.4科研與新技術(shù)（1）科研立項(xiàng)、任務(wù)書、中期評(píng)估、結(jié)題報(bào)告、科技成果鑒定；（2）專利、工法、QC、論文、軟件著作權(quán)；（3）新技術(shù)應(yīng)用示范工程驗(yàn)收表。第四章編碼與標(biāo)識(shí)4.1項(xiàng)目編碼采用“公司代碼—區(qū)域代碼—年份—項(xiàng)目序列—專業(yè)代碼—階段代碼—盒號(hào)—件號(hào)”八段式，共24位。示例：CE01-HN-2024-001-CS-03-015-008，表示公司CE01，湖南區(qū)域，2024年立項(xiàng)第1個(gè)項(xiàng)目，市政專業(yè)，施工階段第15盒第8件。4.2文件編碼在項(xiàng)目編碼基礎(chǔ)上增加“文件類別碼+順序碼”共32位。文件類別碼采用《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》附錄B四位字母。順序碼從001開始，流水不跳號(hào)。4.3二維碼每份紙質(zhì)文件右下角打印20×20mm二維碼，內(nèi)含項(xiàng)目編碼、文件編碼、版本號(hào)、責(zé)任人、生成時(shí)間。掃碼即可在AMS中定位原文。4.4電子文件命名“項(xiàng)目編碼_文件編碼_題名_日期_版本號(hào).擴(kuò)展名”，禁止出現(xiàn)空格、特殊符號(hào)。版本號(hào)采用Vx.y格式，重大變更為x遞增，一般變更為y遞增。第五章收集與積累5.1時(shí)間節(jié)點(diǎn)（1）準(zhǔn)備階段文件：取得許可證后5日內(nèi)歸檔；（2）施工階段文件：工序完成并經(jīng)監(jiān)理簽認(rèn)后3日內(nèi)歸檔；（3）竣工文件：竣工驗(yàn)收前7日完成預(yù)立卷；（4）聲像資料：拍攝后24小時(shí)內(nèi)上傳至AMS，并填寫六要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、拍攝人、方位。5.2質(zhì)量要求（1）原件優(yōu)先：無原件須由經(jīng)辦人寫書面說明，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)；（2）簽字蓋章：簽字須手寫，蓋章須騎縫，嚴(yán)禁代簽、套打；（3）紙張：采用70gA4中性紙，雙面使用；圖紙采用80g藍(lán)曬或白圖，禁止用易褪色的噴墨打??；（4）圖像：JPEG不小于2M，分辨率300dpi，不得后期裁剪、美顏；（5）電子文件：PDF/A-2b格式，雙層PDF，OFD同時(shí)保存；BIM模型須導(dǎo)出IFC、NWD、RVT三種格式。5.3日常積累（1）項(xiàng)目部檔案員每日17:00—18:00對(duì)當(dāng)日產(chǎn)生的資料進(jìn)行“日清”，填寫《日清表》；（2）每周三生產(chǎn)例會(huì)增設(shè)“檔案十分鐘”議程，檔案員通報(bào)缺失清單，責(zé)任人限期補(bǔ)交；（3）每月25日由區(qū)域公司檔案分中心遠(yuǎn)程登錄AMS，對(duì)上傳率、簽認(rèn)率、完整率進(jìn)行排名，連續(xù)兩次排名末位的項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理須到總部約談。第六章立卷與編目6.1立卷原則遵循“誰形成、誰立卷”“專業(yè)分開、階段分開、載體分開”原則，按單位工程—分部工程—分項(xiàng)工程—檢驗(yàn)批四級(jí)樹狀結(jié)構(gòu)組卷。6.2卷內(nèi)排序（1）封面→目錄→備考表→文件材料→圖紙→照片→封底；（2）同一事項(xiàng)按時(shí)間先后排列，請(qǐng)示在前、批復(fù)在后，正文在前、附件在后；（3）設(shè)計(jì)變更按專業(yè)、日期、編號(hào)排序，建立《變更跟蹤表》，確保閉環(huán)。6.3頁碼編寫（1）凡是有圖文內(nèi)容的頁面均需編頁，空白頁不編；（2）頁碼采用3號(hào)宋體，右下角距邊線15mm，使用打碼機(jī)，禁止手寫；（3）案卷與卷內(nèi)分別編流水頁碼，案卷頁碼用“第×頁共×頁”格式。6.4目錄與備考（1）卷內(nèi)目錄置于封面之后，包含序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁次、備注七欄；（2）備考表置于最后，由立卷人、檢查人分別簽字，注明缺損、修改、補(bǔ)充情況；（3）立卷人、檢查人不得為同一人。6.5裝訂（1）文字材料采用不銹鋼訂書釘左側(cè)雙釘，釘腳8mm，覆膜防銹；（2）圖紙采用A3折疊成A4手風(fēng)琴式，圖簽外露；（3）厚度不超過20mm，超厚時(shí)分冊(cè)立卷，分冊(cè)題名后用“—1、—2”區(qū)分。第七章數(shù)字化與系統(tǒng)錄入7.1掃描參數(shù)（1）彩色、300dpi、TIFF無損格式；（2）掃描后逐頁去污、糾偏、裁邊，不得改變?cè)?；?）多頁TIFF按頁序打包，同步生成PDF/A。7.2元數(shù)據(jù)必填字段：項(xiàng)目編碼、文件編碼、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、關(guān)鍵詞、密級(jí)、開放程度、版權(quán)歸屬、掃描人、掃描時(shí)間、質(zhì)檢人、質(zhì)檢時(shí)間；選填字段：地理坐標(biāo)、關(guān)聯(lián)文件、BIM構(gòu)件ID。7.3質(zhì)檢（1）掃描質(zhì)檢比例100%，質(zhì)檢軟件自動(dòng)識(shí)別黑邊、缺頁、重頁、歪斜，異常率超過1%需重新掃描；（2）錄入質(zhì)檢采用“雙鑰匙”機(jī)制，掃描員與質(zhì)檢員賬號(hào)分離，系統(tǒng)記錄日志；（3）質(zhì)檢合格后，系統(tǒng)自動(dòng)生成《電子文件合格證》，并鎖定文件，任何修改均需走變更流程。7.4備份（1）本地采用RAID6+熱備盤，離線備份采用LTO9磁帶，每月一次全量、每日一次增量；（2）異地備份通過加密VPN傳輸至500km以上容災(zāi)機(jī)房，保留周期10年；（3）每年12月進(jìn)行備份恢復(fù)演練，演練報(bào)告經(jīng)檔案中心、信息化部、審計(jì)部三方簽字存檔。第八章保管與庫房8.1庫房標(biāo)準(zhǔn)（1）面積：每萬卷需20㎡，凈高≥2.8m，荷載≥12kN/㎡；（2）環(huán)境：溫度14—24℃，相對(duì)濕度45—60%，日波動(dòng)≤±2℃、±5%，潔凈度ISO8級(jí)；（3）安防：甲級(jí)防火門、惰性氣體滅火（IG541）、紅外周界、振動(dòng)電纜、人臉識(shí)別、24h值守；（4）裝具：密集架，每層凈高330mm，層板可上下調(diào)節(jié)，軌道防塵；（5）避光：無紫外線LED燈，照度150—200lx，工作燈與密集架聯(lián)動(dòng)，架體開啟燈亮，閉合燈滅。8.2出入庫（1）檔案員憑系統(tǒng)生成的《出庫單》雙人雙鎖，全程錄像；（2）借出時(shí)間不超過10個(gè)工作日，逾期每日按0.1%收取滯納金，從保證金扣減；（3）歸還時(shí)逐頁清點(diǎn)、拍照，發(fā)現(xiàn)污損、缺頁，由借卷人10日內(nèi)完成修復(fù)或復(fù)印替換。8.3盤點(diǎn)（1）每月抽盤5%，每年全面盤點(diǎn)一次，采用RFID手持機(jī)，每卷檔案植入超高頻標(biāo)簽；（2）盤虧、盤盈須當(dāng)日上報(bào)，24小時(shí)內(nèi)查明原因，形成報(bào)告，責(zé)任人按每卷1000元處罰。第九章利用與開發(fā)9.1權(quán)限矩陣（1）公開級(jí)：任何員工可在線預(yù)覽；（2）內(nèi)部級(jí)：需部門副職以上審批；（3）秘密級(jí)：需公司總工程師審批；（4）機(jī)密級(jí)：需董事長(zhǎng)審批。9.2利用方式（2）在線瀏覽：支持水印、防截屏、防打??；（3）離線瀏覽：采用加密狗，限時(shí)72小時(shí)自動(dòng)銷毀；（4）復(fù)制：僅提供單層PDF，隱藏電子簽章；（5）匯編：二次出版須簽訂《檔案利用協(xié)議》，支付版權(quán)費(fèi)（每頁2元）。9.3知識(shí)挖掘（1）建立“方案庫”，將專項(xiàng)方案、技術(shù)交底結(jié)構(gòu)化拆解為工序、風(fēng)險(xiǎn)、措施、指標(biāo)四元組，支持語義檢索；（2）建立“缺陷庫”，將質(zhì)量通病、事故案例按部位、原因、責(zé)任、損失、整改措施標(biāo)簽化，供AI訓(xùn)練；（3）建立“專家?guī)臁保詣?dòng)匹配歷史相似工程，推送專家名單及聯(lián)系方式。第十章保密與知識(shí)產(chǎn)權(quán)10.1密級(jí)劃定由文件形成人提出，項(xiàng)目經(jīng)理初審，檔案中心復(fù)審，保密辦終審；密級(jí)變更須走同樣流程。10.2涉密載體（1）紙質(zhì)：使用防復(fù)印紙，封皮加蓋密級(jí)章，單獨(dú)庫房、單獨(dú)密集架；（2）電子：采用國(guó)密算法SM4加密，密鑰由保密辦統(tǒng)一制作，分片保管；（3）傳輸：通過公司涉密內(nèi)網(wǎng)，禁止使用互聯(lián)網(wǎng)郵箱、社交軟件。10.3解密與降密（1）自動(dòng)解密：設(shè)定解密日期，到期系統(tǒng)自動(dòng)提醒，經(jīng)保密辦審核后解密；（2）主動(dòng)解密：形成人提出申請(qǐng)，保密辦組織專家評(píng)估，報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)；（3）解密后的檔案方可對(duì)外提供利用。第十一章鑒定與銷毀11.1鑒定周期（1）永久保存：國(guó)家重大工程、獲得國(guó)家級(jí)獎(jiǎng)項(xiàng)工程、科研檔案；（2）長(zhǎng)期保存（30年）：一般房屋建筑、市政工程；（3）短期保存（10年）：臨時(shí)設(shè)施、圍擋、便道、臨電。11.2鑒定流程（1）檔案中心成立5人鑒定小組，包含技術(shù)、檔案、審計(jì)、法務(wù)、紀(jì)檢；（2）逐卷填寫《檔案價(jià)值鑒定表》，三分之二以上同意方可銷毀；（3）鑒定報(bào)告公示5個(gè)工作日，無異議后報(bào)董事長(zhǎng)審批。11.3銷毀方式（1）紙質(zhì)：采用涉密銷毀工廠，粉碎后打漿，全程錄像，出具《銷毀證明》；（2）電子：采用BS8470標(biāo)準(zhǔn)消磁，LTO磁帶物理粉碎，SSD芯片鉆孔；（3）銷毀清單永久保存，錄像保存5年。第十二章移交與驗(yàn)收12.1預(yù)驗(yàn)收（1）項(xiàng)目部在竣工預(yù)驗(yàn)收前15日，向區(qū)域公司檔案分中心提交《檔案預(yù)驗(yàn)收申請(qǐng)表》；（2）分中心7日內(nèi)完成線上審核，出具《預(yù)驗(yàn)收意見表》，不合格項(xiàng)一次性告知；（3）項(xiàng)目部10日內(nèi)整改完畢，整改報(bào)告須附前后對(duì)比照片。12.2正式驗(yàn)收（1）由檔案中心組織，成員包括城建檔案館、建設(shè)單位、監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)、第三方審計(jì)；（2）采用“雙隨機(jī)”方式：隨機(jī)抽卷、隨機(jī)抽頁，抽卷比例不低于10%，抽頁比例不低于2%；（3）驗(yàn)收結(jié)論分“合格”“限期整改”“不合格”三檔；限期整改時(shí)間不超過5日；不合格項(xiàng)目不得辦理竣工備案。12.3移交清單（1）紙質(zhì)檔案：一式兩份，雙方簽字蓋章，各執(zhí)一份；（2）電子檔案：通過硬盤離線移交，硬盤采用AES256加密，密碼分兩段，分別短信發(fā)送；（3）移交后，項(xiàng)目部保留只讀副本1年，期滿自動(dòng)刪除。第十三章考核與獎(jiǎng)懲13.1考核指標(biāo)（1）歸檔率=實(shí)際歸檔件數(shù)/應(yīng)歸檔件數(shù)×100%，目標(biāo)值100%；（2）及時(shí)率=按期歸檔件數(shù)/實(shí)際歸檔件數(shù)×100%，目標(biāo)值≥98%；（3）完整率=完整件數(shù)/歸檔件數(shù)×100%，目標(biāo)值≥99%；（4）準(zhǔn)確率=準(zhǔn)確件數(shù)/歸檔件數(shù)×100%，目標(biāo)值≥99.5%；（5）數(shù)字化率=數(shù)字化件數(shù)/歸檔件數(shù)×100%，目標(biāo)值100%。13.2評(píng)分辦法采用千分制，各項(xiàng)指標(biāo)權(quán)重分別為20%、20%、20%、20%、20%，另設(shè)加減分項(xiàng)：（1）獲得省級(jí)以上檔案獎(jiǎng)項(xiàng)加50分；（2）被城建檔案館通報(bào)表揚(yáng)加30分；（3）發(fā)生檔案遺失、泄密、火災(zāi)等責(zé)任事故，一票否決，得0分。13.3獎(jiǎng)勵(lì)（1）年度考核前3名的項(xiàng)目部分別獎(jiǎng)勵(lì)30萬、20萬、10萬，其中30%用于檔案小組分配；（2）檔案員優(yōu)先推薦參評(píng)省級(jí)“金牌檔案員”，頒發(fā)證書并獎(jiǎng)勵(lì)1萬元；（3）考核成績(jī)與項(xiàng)目經(jīng)理年度績(jī)效掛鉤，占比15%。13.4處罰（1）歸檔率低于90%，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理罰款2萬元，專職檔案員降薪20%；（2）因檔案原因?qū)е驴⒐浒秆诱`，每延誤1日罰款1萬元，上限50萬元；（3）發(fā)生泄密事