教科研檔案管理制度第一章總則第一條制度定位教科研檔案是高校與科研機構(gòu)教學、科研、社會服務活動的原始憑證與知識資產(chǎn)，其管理質(zhì)量直接影響學術(shù)聲譽、項目審計、成果轉(zhuǎn)化與歷史傳承。本制度以“全程伴隨、分級負責、技術(shù)賦能、開放共享”為原則，通過標準化流程、數(shù)字化平臺、責任矩陣與評價機制，確保檔案真實、完整、可用、可追溯。第二條適用范圍本制度覆蓋本校（院）全體教師、科研人員、博士后、研究生、科研助理、合作企業(yè)駐校人員及承擔本校項目的校外PI；適用于縱向課題、橫向課題、教研教改、學科建設、人才計劃、科研平臺、學術(shù)會議、成果轉(zhuǎn)化、科研倫理審查、科研設備采購、科研用房管理等全業(yè)務鏈。第三條術(shù)語定義1.主檔案：指由項目（或平臺、團隊）負責人直接形成、具有法律效力與學術(shù)憑證價值的原始記錄集合。2.副檔案：指由支撐部門（財務、資產(chǎn)、人事、審計、國際合作等）在履職過程中形成的、對主檔案起佐證作用的文件集合。3.預立卷：指在業(yè)務發(fā)生前即按檔案標準設置目錄模板、元數(shù)據(jù)與命名規(guī)則，實現(xiàn)“邊做邊歸檔”。4.四性檢測：指在歸檔節(jié)點對文件進行真實性、完整性、可用性、安全性技術(shù)檢測。5.長期保存格式：指符合ISO19005（PDF/A）、ISO28500（WARC）、UTF-8純文本、TIFF未壓縮、FLAC無損、RO-Crate等開放標準且禁用加密或私有算法。第二章組織與職責第四條校（院）檔案工作委員會由校長（院長）任主任，分管科研、教學、信息化副校長任副主任，成員包括檔案館、科研處、教務處、財務處、資產(chǎn)處、審計處、人事處、國際處、法務辦、信息中心、圖書館、研究生院、設備實驗管理中心負責人。職責：1.審議年度檔案工作計劃與經(jīng)費預算；2.裁決跨部門檔案爭議；3.發(fā)布檔案技術(shù)標準更新；4.認定檔案密級與開放審核結(jié)論。第五條檔案館為教科研檔案業(yè)務歸口部門，設教科研檔案部，配備專職館員不少于3人，具有檔案學、圖情、計算機、數(shù)據(jù)科學復合背景。職責：1.制定并動態(tài)修訂本制度配套細則；2.維護數(shù)字檔案管理系統(tǒng)（DAMS）與長期保存?zhèn)}庫；3.組織年度檔案質(zhì)量飛行抽查與績效考核；4.出具檔案法律證明與成果溯源報告；5.開展檔案數(shù)據(jù)挖掘與知識服務。第六條項目（平臺）負責人為教科研檔案第一責任人，對檔案的真實性、齊全性、保密性負終身責任。職責：1.在任務書簽訂后10個工作日內(nèi)在DAMS創(chuàng)建項目檔案空間，完成預立卷；2.指定1名檔案協(xié)管員（可為博士后或科研助理），報檔案館備案；3.每季度末完成“季度自檢”并上傳《季度檔案自查表》；4.在項目結(jié)題、平臺驗收、人員離職、設備報廢等關(guān)鍵節(jié)點觸發(fā)“四性檢測”與正式歸檔；5.配合檔案館開展檔案開放審核與利用服務。第七條支撐部門財務、資產(chǎn)、人事、審計、國際合作、法務、設備實驗管理中心等部門指定一名檔案聯(lián)絡員，負責副檔案的同步形成、元數(shù)據(jù)對齊與電子文件交換。第三章文件形成與預立卷第八條文件形成規(guī)范1.電子文件須原生數(shù)字化，禁止“后補掃描”替代原始電子文件；2.紙質(zhì)文件須使用耐久墨水打印，手寫批注使用碳素墨水或黑色簽字筆；3.實驗數(shù)據(jù)須實時寫入不可擦寫介質(zhì)（如一次性光盤、WORM磁帶）或區(qū)塊鏈存證；4.音視頻須同時記錄拍攝設備、參數(shù)、時間碼、GPS坐標；5.軟件代碼須托管在校內(nèi)GitLab實例，并啟用持續(xù)歸檔（CI/CD歸檔鏡像）。第九條預立卷模板檔案館為不同業(yè)務類型提供可復用的預立卷模板，模板內(nèi)置：1.文件夾層級：01立項、02合同/任務書、03預算/預算調(diào)整、04倫理審查、05實驗記錄、06調(diào)研數(shù)據(jù)、07中期檢查、08成果、09財務決算、10審計報告、11開放獲取、12宣傳報道、13結(jié)題驗收、14后續(xù)資助、15延期變更、16撤銷文件；2.元數(shù)據(jù)字段：文件題名、責任者、形成時間、頁數(shù)/容量、格式、開放級別、關(guān)聯(lián)項目號、關(guān)聯(lián)設備編號、關(guān)聯(lián)倫理批件號；3.命名規(guī)則：YYYYMMDD_單位代碼_項目號_順序號_關(guān)鍵詞_版本號.擴展名；4.版本控制：每次上傳自動生成MD5、SHA-256、BLAKE3三種哈希，寫入不可篡改日志。第十條關(guān)鍵節(jié)點預歸檔1.立項批復后5日內(nèi)完成合同、預算、倫理批件預歸檔；2.年度進展報告提交前3日完成當年實驗數(shù)據(jù)、財務支出、中期檢查意見預歸檔；3.論文在線發(fā)表或?qū)＠跈?quán)公告當日，將出版社PDF/A、專利公報、補充數(shù)據(jù)上傳至“08成果”文件夾；4.設備到貨驗收單簽字蓋章后24小時內(nèi)，將采購合同、驗收單、發(fā)票、資產(chǎn)標簽照片同步歸檔；5.項目經(jīng)費外撥至合作單位前，須完成子合同、預算明細、合作單位資質(zhì)、關(guān)聯(lián)關(guān)系聲明的預歸檔，否則財務系統(tǒng)不予放行。第四章歸檔流程與時限第十一條正式歸檔觸發(fā)條件1.項目結(jié)題（驗收）會議召開；2.平臺（基地）驗收或評估；3.PI離校、退休、去世；4.設備報廢凈值≥50萬元；5.論文被撤回、專利被宣告無效、倫理審查被撤銷；6.檔案館發(fā)出《強制歸檔通知書》。第十二條歸檔流程1.項目負責人登錄DAMS，選擇“正式歸檔”流程，系統(tǒng)生成《歸檔材料清單》與《缺失文件預警表》；2.檔案協(xié)管員在5個工作日內(nèi)補齊缺失文件，上傳《補充說明》；3.系統(tǒng)調(diào)用“四性檢測”引擎：a.真實性：校驗哈希、電子簽章、區(qū)塊鏈時間戳；b.完整性：核對預立卷模板、頁碼、附件、元數(shù)據(jù)；c.可用性：格式風險評分、病毒掃描、損壞修復；d.安全性：密級標識、個人隱私脫敏、敏感詞過濾；4.檢測通過后，檔案館進行人工抽檢，抽檢比例不低于20%，其中財政經(jīng)費≥500萬元的項目抽檢100%；5.抽檢合格后，系統(tǒng)生成《歸檔合格通知書》與唯一檔號，自動推送至長期保存?zhèn)}庫，同時向科研處、財務處返回“歸檔完成”標識，作為尾款支付、績效發(fā)放、資產(chǎn)注銷的前置條件；6.抽檢不合格，發(fā)出《整改通知書》，限期10個工作日完成整改；整改后仍不合格，移交校（院）檔案工作委員會，啟動問責。第十三條時限要求1.縱向課題：驗收結(jié)論下達后30日內(nèi)完成正式歸檔；2.橫向課題：委托方出具驗收或結(jié)題證明后30日內(nèi)完成；3.教研教改項目：教務處公布結(jié)題名單后30日內(nèi)完成；4.科研平臺：上級主管部門驗收意見下達后45日內(nèi)完成；5.設備：報廢批復后15日內(nèi)完成；6.論文撤回、專利無效：獲知消息后7日內(nèi)完成補充歸檔。第五章密級、開放與共享第十四條密級劃分1.公開：可即時在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布；2.內(nèi)部：僅限校內(nèi)IP訪問；3.受限：須申請授權(quán)，審批記錄留痕；4.秘密：按國家保密法管理，檔案系統(tǒng)與校園網(wǎng)物理隔離；5.工作秘密：涉及商業(yè)敏感、技術(shù)秘密、個人隱私，原則上封閉期不超過5年。第十五條開放審核流程1.項目負責人提交《開放審核申請表》，明確開放級別與封閉期；2.檔案館組織法務、科研、倫理、國際合作、產(chǎn)業(yè)辦進行聯(lián)合會審；3.對涉及人類遺傳資源、臨床試驗數(shù)據(jù)、企業(yè)商業(yè)秘密的文件，須獲得倫理委員會、合作企業(yè)、受試者再次授權(quán)；4.審核結(jié)論公示5個工作日，無異議后生效；5.封閉期屆滿前6個月，系統(tǒng)自動向責任人發(fā)送《開放提醒》，責任人可申請延長，每次不超過2年，累計不超過10年。第十六條共享服務1.校內(nèi)共享：教師憑統(tǒng)一身份認證可檢索、在線瀏覽、申請下載水印版；2.校際共享：與聯(lián)盟高校建立互認機制，使用DataCiteDOI解析，調(diào)用OAuth2.0接口；3.社會共享：對產(chǎn)業(yè)界提供脫敏數(shù)據(jù)集，采用CCBY-NC4.0協(xié)議，收益按學?？萍汲晒D(zhuǎn)化辦法分配；4.論文關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)：強制要求提交至校數(shù)據(jù)倉儲，系統(tǒng)自動生成數(shù)據(jù)可用性聲明（DataAvailabilityStatement）插入論文，減少撤稿風險。第六章數(shù)字化與技術(shù)保障第十七條數(shù)字檔案管理系統(tǒng)（DAMS）1.架構(gòu)：微服務+分布式存儲+區(qū)塊鏈存證，支持PB級擴容；2.功能：預立卷、版本控制、四性檢測、工作流、密級管理、開放審核、長期保存、數(shù)據(jù)可視化、AI輔助編研；3.接口：與科研系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、倫理系統(tǒng)、GitLab、LIMS、大型儀器共享平臺無縫對接；4.備份：采用“3-2-1-1”策略——3份副本、2種介質(zhì)、1份異地、1份離線冷備；5.災備：異地容災距離≥300公里，RPO≤15分鐘，RTO≤2小時。第十八條區(qū)塊鏈存證1.選用國家網(wǎng)信辦備案的國產(chǎn)聯(lián)盟鏈，采用SM2、SM3國密算法；2.存證內(nèi)容包括：文件哈希、責任人數(shù)字證書、時間戳、操作日志；3.支持跨鏈對接人民法院司法鏈，實現(xiàn)訴訟時一鍵出證；4.存證費用從學校網(wǎng)絡運維專項列支，不向科研人員轉(zhuǎn)嫁。第十九條AI輔助質(zhì)檢1.采用NLP模型自動抽取實驗方法、樣本量、倫理批件號，與元數(shù)據(jù)比對；2.采用CV模型檢測掃描件是否缺頁、歪斜、黑邊；3.采用語音識別將會議錄音轉(zhuǎn)為文本，自動匹配議程與簽到表；4.對異常結(jié)果生成《AI質(zhì)檢報告》，人工復核后決定是否退回整改。第七章實體檔案管理第二十條實體檔案范圍1.具有法律憑證作用且無法電子化的原件，如外國機構(gòu)蓋章合同、手繪工程圖、珍貴實驗記錄本；2.科研獎狀、獎牌、模型、標本、芯片、光盤母盤；3.經(jīng)檔案工作委員會認定的其他實體。第二十一條實體檔案流程1.編制實體檔案目錄，粘貼二維碼，掃碼后與電子條目關(guān)聯(lián)；2.使用無酸紙盒、防霉袋、阻燃箱，溫濕度控制在14-24℃，45-60%RH；3.珍貴實體采用氮氣防火柜，配備RFID+震動報警；4.每年春季進行一次殺蟲滅菌，使用環(huán)氧乙烷低溫熏蒸，留痕記錄；5.出庫實行“雙人雙鎖”，使用高清影像全程留痕，歸還時再次核對。第八章績效考核與獎懲第二十二條考核指標1.歸檔及時率=按期歸檔項目數(shù)/應歸檔項目數(shù)×100%，目標值100%；2.抽檢合格率=抽檢合格文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%，目標值≥95%；3.開放共享比例=已開放數(shù)據(jù)集數(shù)/應開放數(shù)據(jù)集數(shù)×100%，目標值≥80%；4.檔案利用率=年度下載次數(shù)/館藏檔案數(shù)×100%，目標值逐年提升5%；5.檔案成果轉(zhuǎn)化率=利用檔案產(chǎn)生的技術(shù)合同金額/學校年度技術(shù)合同總金額×100%，目標值≥10%。第二十三條獎勵措施1.對考核前10%的PI，授予“檔案卓越獎”，頒發(fā)5萬元科研經(jīng)費，并優(yōu)先推薦人才計劃；2.對檔案協(xié)管員發(fā)放勞務補貼，合格項目2000元/項，優(yōu)秀項目3000元/項；3.對利用檔案產(chǎn)生重大社會經(jīng)濟效益的團隊，按《科技成果轉(zhuǎn)化辦法》上浮10%收益分配比例。第二十四條懲罰措施1.歸檔逾期：每逾期1日扣減項目尾款0.5%，上限10%；2.抽檢不合格：限期整改，整改后仍不合格，凍結(jié)負責人新立項目申報資格1年；3.偽造、篡改、隱匿檔案：移交校學術(shù)委員會，認定為學術(shù)不端，追回已撥經(jīng)費，5年內(nèi)禁止申報政府項目；4.造成檔案泄密的，依據(jù)《保密法》追究民事、行政或刑事責任。第九章人員培訓與文化建設第二十五條培訓體系1.新入職教師：崗前培訓設置“檔案第一課”，未通過測試無法激活科研系統(tǒng)賬號；2.在讀研究生：將檔案管理納入必修環(huán)節(jié)，未提交合規(guī)實驗記錄不得申請學位論文送審；3.檔案協(xié)管員：每年組織“檔案夏令營”，邀請國家檔案局專家、出版集團數(shù)據(jù)編輯、期刊DataEdito