特種設(shè)備技術(shù)檔案管理制度詳細(xì)版第一章總則1.1目的為統(tǒng)一公司范圍內(nèi)鍋爐、壓力容器、壓力管道、電梯、起重機(jī)械、客運(yùn)索道、大型游樂設(shè)施、場（廠）內(nèi)機(jī)動(dòng)車輛等特種設(shè)備技術(shù)檔案的收集、整理、保管、借閱、移交、銷毀及信息化管理行為，確保檔案真實(shí)、完整、可追溯，滿足法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范及內(nèi)部質(zhì)量控制要求，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司總部、分公司、項(xiàng)目部、維保站點(diǎn)、檢驗(yàn)試驗(yàn)基地以及受委托的第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)在特種設(shè)備全生命周期內(nèi)形成的技術(shù)檔案管理活動(dòng)。1.3管理原則（1）“一機(jī)一檔”原則：每臺(tái)（套）特種設(shè)備建立獨(dú)立技術(shù)檔案，編號(hào)終身不變。（2）“誰形成、誰負(fù)責(zé)”原則：檔案原始資料由形成部門（設(shè)計(jì)、制造、安裝、改造、修理、使用、檢驗(yàn)、維保等）負(fù)責(zé)收集、核對(duì)、移交。（3）“全過程同步”原則：檔案資料與工程進(jìn)度、檢驗(yàn)活動(dòng)同步生成、同步審核、同步歸檔。（4）“電子化優(yōu)先”原則：紙質(zhì)原件與電子副本并存，電子系統(tǒng)作為日常檢索主渠道，紙質(zhì)檔案作為法定原件封存。（5）“風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)”原則：按照設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)、使用年限、事故后果嚴(yán)重程度，將檔案分為A、B、C三級(jí)管理，A級(jí)永久保存，B級(jí)保存至設(shè)備報(bào)廢后10年，C級(jí)保存至設(shè)備報(bào)廢后3年。第二章組織與職責(zé)2.1檔案管理委員會(huì)由分管副總經(jīng)理任主任，設(shè)備部、安全部、技術(shù)部、信息部、法務(wù)部、檔案室負(fù)責(zé)人為成員，每季度召開一次例會(huì)，統(tǒng)籌解決重大檔案缺失、系統(tǒng)升級(jí)、外借糾紛、銷毀爭議等事項(xiàng)。2.2設(shè)備部（主責(zé)部門）（1）制定年度檔案采集計(jì)劃，分解到月、周、日；（2）組織出廠資料驗(yàn)收、安裝監(jiān)督檢驗(yàn)資料收集；（3）建立《特種設(shè)備技術(shù)檔案移交清單》，現(xiàn)場逐份清點(diǎn)、拍照、簽字；（4）對(duì)項(xiàng)目部、維保站進(jìn)行季度考核，考核權(quán)重占KPI的15%。2.3安全部（1）負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案中與安全節(jié)能相關(guān)的內(nèi)容完整性，如能效測試報(bào)告、安全閥校驗(yàn)記錄、事故調(diào)查報(bào)告；（2）對(duì)偽造、篡改、抽頁、夾頁行為行使“一票否決”，提出行政處分建議。2.4技術(shù)部（1）審核設(shè)計(jì)文件變更單、材質(zhì)變更單、修理方案等技術(shù)資料，確保與實(shí)物一致；（2）對(duì)電子檔案進(jìn)行技術(shù)加密、水印、區(qū)塊鏈存證，防止非法擴(kuò)散。2.5信息部（1）負(fù)責(zé)“特種設(shè)備檔案管理系統(tǒng)”（以下簡稱TEMIS）服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、備份策略運(yùn)維；（2）每年組織一次災(zāi)難恢復(fù)演練，確保RPO≤15分鐘，RTO≤2小時(shí)；（3）為每臺(tái)設(shè)備生成唯一二維碼，掃碼即可顯示檔案目錄、下次檢驗(yàn)日期、負(fù)責(zé)人電話。2.6檔案室（1）設(shè)立專用防爆密集架庫區(qū)，溫度18℃±2℃，相對(duì)濕度45%±5%，配備七氟丙烷滅火系統(tǒng)；（2）紙質(zhì)檔案入盒前進(jìn)行酸堿度檢測，pH值低于6.5的必須進(jìn)行去酸處理；（3）建立檔案出入庫RFID門禁，自動(dòng)記錄開啟人員、時(shí)間、時(shí)長、溫濕度峰值。2.7使用單位（項(xiàng)目部、維保站）（1）指定專職檔案員，參加公司年度培訓(xùn)不少于16學(xué)時(shí)；（2）每月5日前上傳上月運(yùn)行記錄、故障記錄、維保記錄至TEMIS；（3）設(shè)備移裝、停用、報(bào)廢、改造前，須完成檔案移交，未取得《檔案移交合格證》不得辦理結(jié)算。第三章檔案構(gòu)成與內(nèi)容深度3.1設(shè)計(jì)制造階段（1）設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)計(jì)算書、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)評(píng)估報(bào)告、設(shè)計(jì)圖樣（總圖、部件圖、管線圖）、設(shè)計(jì)變更單；（2）制造工藝卡、焊接工藝評(píng)定（PQR）、焊工技能評(píng)定（WPS）、熱處理曲線、無損檢測工藝卡；（3）原材料質(zhì)量證明書、復(fù)驗(yàn)報(bào)告、材料領(lǐng)用單、材料移植記錄；（4）耐壓試驗(yàn)、氣密試驗(yàn)、泄漏試驗(yàn)報(bào)告及試驗(yàn)過程視頻（mp4格式，≥1080P，保存≥3年）；（5）整機(jī)合格證、產(chǎn)品質(zhì)量證明書、銘牌照片（分辨率≥600dpi，含特寫及全景）；（6）使用維護(hù)說明書、備品備件清單、專用工具清單、隨機(jī)軟件備份（加密壓縮包）。3.2安裝改造修理階段（1）安裝告知書、監(jiān)督檢驗(yàn)申請(qǐng)書、開工報(bào)告；（2）基礎(chǔ)驗(yàn)收記錄、土建交安記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄（含鋼筋掃描圖、混凝土回彈值）；（3）吊裝方案、吊裝令、吊具探傷報(bào)告、風(fēng)速記錄（實(shí)時(shí)打印，≥每10分鐘一次）；（4）焊接記錄、焊縫射線底片（數(shù)字圖像≥14bit，保存原始DICONDE格式）、超聲TOFD圖譜；（5）壓力試驗(yàn)、冷態(tài)調(diào)試、熱態(tài)調(diào)試記錄，調(diào)試過程視頻（關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)≥5分鐘連續(xù)鏡頭）；（6）改造或重大修理方案審批表、舊部件拆除清單、新部件合格證、更換原因技術(shù)分析；（7）監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告、證書副本、檢驗(yàn)意見通知書、整改反饋表、復(fù)檢確認(rèn)表。3.3使用管理階段（1）使用登記證、使用登記表、變更登記表、停用報(bào)廢申請(qǐng)表；（2）安全管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案及演練記錄（演練視頻、簽到表、評(píng)估報(bào)告）；（3）日常巡檢表、交接班記錄、運(yùn)行日志（須含載荷、溫度、壓力、速度、電流、電壓六項(xiàng)參數(shù)）；（4）維保計(jì)劃、維保記錄（含維保前后對(duì)比照片）、潤滑圖表、油品化驗(yàn)單；（5）安全附件校驗(yàn)報(bào)告（安全閥、爆破片、壓力表、限速器、緩沖器、制動(dòng)器）；（6）年度檢查報(bào)告、全面檢驗(yàn)報(bào)告、合于使用評(píng)價(jià)報(bào)告、缺陷處理記錄；（7）能耗測試報(bào)告、能效等級(jí)證書、節(jié)能改造技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析；（8）事故（故障）報(bào)告、原因分析、整改驗(yàn)證、索賠記錄、保險(xiǎn)理賠資料。3.4移裝過戶階段（1）移裝告知書、移裝方案、拆卸過程視頻、關(guān)鍵部件編號(hào)拓?。唬?）運(yùn)輸合同、運(yùn)輸保險(xiǎn)單、運(yùn)輸路線風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、裝卸車照片（含鉛封編號(hào)）；（3）新使用單位檔案移交清單、原檔案封存頁、檔案遷移申請(qǐng)表；（4）過戶登記申請(qǐng)表、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移協(xié)議、稅務(wù)發(fā)票、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。3.5報(bào)廢退出階段（1）報(bào)廢技術(shù)鑒定表、專家簽字表、董事會(huì)決議；（2）去功能化作業(yè)記錄（切割、破壞、不可恢復(fù)照片）；（3）金屬回收合同、危廢轉(zhuǎn)移聯(lián)單、環(huán)保備案回執(zhí)；（4）檔案封存頁、封存期限、銷毀審批表、監(jiān)銷視頻（≥30分鐘，含稱重、裝車、簽封）。第四章編碼與分類4.1檔案號(hào)結(jié)構(gòu)采用“公司代碼—設(shè)備類別代碼—年份—順序號(hào)—卷次號(hào)—版本號(hào)”六段式，共24位。示例：SD—BV—2024—000123—01—A，表示山東公司鍋爐類2024年第123臺(tái)設(shè)備第1卷A版。4.2分類表（1）A類：額定壓力≥10MPa鍋爐、GC1級(jí)管道、吊運(yùn)熔融金屬起重機(jī)、客運(yùn)索道主驅(qū)動(dòng)機(jī)；（2）B類：額定壓力<10MPa鍋爐、GC2級(jí)管道、橋門式起重機(jī)、自動(dòng)扶梯；（3）C類：額定壓力<1.6MPa鍋爐、GC3級(jí)管道、簡易升降機(jī)、場（廠）內(nèi)機(jī)動(dòng)車輛。4.3二維碼規(guī)則檔案號(hào)經(jīng)Base64編碼后生成二維碼，中間嵌入公司LOGO，容錯(cuò)等級(jí)H（30%），尺寸≥3cm×3cm，激光蝕刻于設(shè)備銘牌下方，保證15年可識(shí)讀。第五章收集與整理5.1收集節(jié)點(diǎn)（1）制造單位發(fā)貨前7日，由駐廠監(jiān)造工程師完成出廠資料初驗(yàn)；（2）安裝單位在監(jiān)督檢驗(yàn)結(jié)論出具后3日內(nèi)，將過程資料移交項(xiàng)目部；（3）維保單位在每次維保后2日內(nèi)，上傳記錄至TEMIS，并同步打印紙質(zhì)簽字頁；（4）檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)在報(bào)告簽發(fā)后24小時(shí)內(nèi)，將電子簽章PDF推送至TEMIS，紙質(zhì)報(bào)告5日內(nèi)寄達(dá)檔案室。5.2整理要求（1）紙質(zhì)資料去除金屬物，三孔一線裝訂，裝訂線距左邊10mm；（2）大于A3的圖紙折疊成A4幅面，圖簽外露，折疊方式采用手風(fēng)琴式；（3）所有復(fù)印件須加蓋“與原件一致”章，簽署復(fù)印人、日期；（4）電子文件命名規(guī)則：檔案號(hào)_資料名稱_YYYYMMDD_版本號(hào).擴(kuò)展名，如SD-BV-2024-000123-01-A_水壓試驗(yàn)報(bào)告_20240618_V1.pdf；（5）多卷檔案統(tǒng)一裝入無酸牛皮紙檔案盒，盒脊標(biāo)簽含檔案號(hào)、設(shè)備名稱、保管期限、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)、RFID芯片。第六章歸檔與移交6.1歸檔時(shí)限（1）制造資料：設(shè)備到貨后15日內(nèi)；（2）安裝資料：監(jiān)督檢驗(yàn)證書簽發(fā)后15日內(nèi)；（3）維保資料：月度維保后7日內(nèi)；（4）檢驗(yàn)資料：報(bào)告收到后7日內(nèi)；（5）事故資料：事件處理結(jié)束后30日內(nèi)。6.2移交流程（1）移交人填寫《技術(shù)檔案移交清單》一式兩份，附電子文件哈希值；（2）接收人逐頁清點(diǎn)，抽檢比例≥10%，抽檢無誤后簽字蓋章；（3）檔案室生成《檔案移交合格證》，編號(hào)進(jìn)入TEMIS，同時(shí)觸發(fā)短信提醒設(shè)備部、安全部；（4）移交清單一份存檔案室，一份返回移交人作為結(jié)算必備附件，未移交完成財(cái)務(wù)有權(quán)拒付尾款。第七章保管與保護(hù)7.1庫房管理（1）庫區(qū)實(shí)行雙人雙鎖，進(jìn)出登記biometric+密碼；（2）每日上午10點(diǎn)、下午4點(diǎn)記錄溫濕度，超標(biāo)時(shí)自動(dòng)短信報(bào)警至檔案管理員；（3）每季度進(jìn)行一次蟲霉檢查，放置蕓香草包、樟木條，發(fā)現(xiàn)蟲洞立即冷凍殺蟲（-20℃×72h）。7.2電子備份（1）采用“3-2-1”策略：3份副本、2種介質(zhì)、1份異地；（2）本地磁盤采用RAID6，云端采用AES256加密；（3）每年進(jìn)行一次全量恢復(fù)測試，隨機(jī)抽取5%檔案進(jìn)行哈希校驗(yàn)，差錯(cuò)率>0.001%即啟動(dòng)問責(zé)。7.3災(zāi)害預(yù)案（1）火災(zāi)：七氟丙烷噴灑后30秒內(nèi)啟動(dòng)排煙，檔案員佩戴正壓式呼吸器進(jìn)入轉(zhuǎn)移A級(jí)檔案；（2）水災(zāi)：密集架底部設(shè)0.5m高防水墩，配置吸水膨脹袋100條，30分鐘內(nèi)完成封堵；（3）地震：密集架頂部設(shè)L型抗震擋，位移≥5cm自動(dòng)鎖止，防止傾倒。第八章借閱與利用8.1借閱權(quán)限（1）內(nèi)部員工：通過OA提交申請(qǐng)，經(jīng)設(shè)備部、安全部雙審批，A級(jí)檔案需總經(jīng)理加簽；（2）外部單位：須持單位介紹信、身份證、保密協(xié)議，借閱范圍僅限安裝、改造、修理、檢驗(yàn)相關(guān)部分；（3）監(jiān)管機(jī)構(gòu)：出示執(zhí)法證件，可現(xiàn)場查閱、復(fù)制，檔案員全程陪同，禁止拍照外泄。8.2借閱時(shí)限（1）紙質(zhì)檔案：A級(jí)不超過2日，B級(jí)不超過5日，C級(jí)不超過10日；（2）電子檔案：通過TEMIS在線瀏覽，系統(tǒng)自動(dòng)加水?。ń栝喨诵彰?、時(shí)間、IP），下載需加密狗；（3）到期未還，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送三級(jí)提醒：第1日郵件、第3日短信、第5日電話，超7日按200元/日計(jì)費(fèi)，從押金扣除。8.3復(fù)制與摘錄（1）復(fù)制范圍不得超過借閱范圍的50%，涉密參數(shù)須打碼；（2）摘錄內(nèi)容須加蓋“摘錄專用章”，注明用途、頁碼、日期；（3）外單位復(fù)制需繳納成本費(fèi)1元/頁，電子掃描2元/頁，開具增值稅普通發(fā)票。第九章變更與補(bǔ)充9.1變更情形（1）設(shè)計(jì)修改：壓力容器增加開孔、電梯提升高度改變；（2）修理更換：起重機(jī)械主梁更換、鍋爐受熱面管更換量≥30%；（3）使用條件：介質(zhì)成分、溫度、壓力、使用場所變更。9.2變更流程（1）變更提出人填寫《技術(shù)檔案變更申請(qǐng)表》，附變更依據(jù)、圖紙、計(jì)算書；（2）技術(shù)部組織評(píng)審，出具《變更評(píng)審意見》；（3）檔案室在TEMIS中升版，原版本標(biāo)記“已作廢”，新版本增加“變更履歷頁”，連續(xù)記錄變更次數(shù)、日期、原因、審批人。9.3補(bǔ)充收集（1）老舊設(shè)備缺失資料，由設(shè)備部發(fā)函原制造廠、原安裝單位、原檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)追補(bǔ)；（2）無法追補(bǔ)的，須委托有資質(zhì)單位進(jìn)行安全評(píng)估、實(shí)物測繪、合于使用評(píng)價(jià)，補(bǔ)充報(bào)告經(jīng)專家簽字后歸檔；（3）補(bǔ)充資料須在檔案盒外粘貼“補(bǔ)充檔案”紅色標(biāo)簽，并在TEMIS中設(shè)置“缺失補(bǔ)錄”字段，方便檢索。第十章鑒定與銷毀10.1鑒定周期（1）A級(jí)檔案：每10年鑒定一次；（2）B級(jí)檔案：每5年鑒定一次；（3）C級(jí)檔案：每3年鑒定一次。10.2鑒定小組由檔案室牽頭，設(shè)備、安全、技術(shù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)五部門組成，7人以上單數(shù)，設(shè)組長1人，實(shí)行票決制，2/3以上同意方可銷毀。10.3銷毀程序（1）編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列明檔案號(hào)、題名、數(shù)量、銷毀理由；（2）報(bào)檔案管理委員會(huì)審批、總經(jīng)理批準(zhǔn)、上級(jí)主管部門備案；（3）指定三人監(jiān)銷，現(xiàn)場視頻全程錄像，使用碎紙機(jī)粉碎至粒徑≤2mm，或采用漿化脫墨；（4）銷毀后出具《檔案銷毀報(bào)告》，監(jiān)銷人簽字、按手印，視頻保存≥3年。第十一章信息化管理11.1TEMIS功能（1）一鍵生成電子卷宗，自動(dòng)排序、編頁碼、加目錄；（2）OCR識(shí)別手寫記錄，識(shí)別率≥95%，支持全文檢索；（3）AI預(yù)警：檢驗(yàn)日期提前90天、30天、7天三級(jí)彈窗；（4）區(qū)塊鏈存證：關(guān)鍵報(bào)告生成SHA256哈希，寫入聯(lián)盟鏈，防篡改；（5）移動(dòng)端：支持離線拍照，信號(hào)恢復(fù)后自動(dòng)上傳，斷點(diǎn)續(xù)傳。11.2數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（1）元數(shù)據(jù)：檔案號(hào)、設(shè)備名稱、設(shè)備型號(hào)、制造單位、出廠編號(hào)、使用單位、責(zé)任人、保管期限、密級(jí)、開放狀態(tài)，共10項(xiàng)必填；（2）圖像格式：TIFF、JPEG、PDF/A，分辨率≥300dpi，彩色圖像采用RGB，灰度圖像采用8bit；（3）視頻格式：MP4（H.264），碼率≥8Mbps，幀率≥25fps，音頻采樣率≥48kHz。11.3接口對(duì)接與國家市場監(jiān)管總局“特種設(shè)備安全監(jiān)管系統(tǒng)”對(duì)接，自動(dòng)推送使用登記證、檢驗(yàn)結(jié)論，減少重復(fù)錄入；與保險(xiǎn)公司對(duì)接，出險(xiǎn)時(shí)自動(dòng)調(diào)取檔案，縮短理賠周期。第十二章考核與獎(jiǎng)懲12.1考核指標(biāo)（1）歸檔及時(shí)率=按期歸檔數(shù)/應(yīng)歸檔數(shù)×100%，目標(biāo)值≥98%；（2）檔案完整率=實(shí)際歸檔份數(shù)/應(yīng)歸檔份數(shù)×100%，目標(biāo)值≥99%；（3）電子文件可讀率=可讀文件數(shù)/總文件數(shù)×100%，目標(biāo)值≥99.5%；（4）借閱滿意度=滿意票數(shù)/總票數(shù)×100%，目標(biāo)值≥90%。12.2獎(jiǎng)勵(lì)措施（1）年度考核前3名項(xiàng)目部，分別獎(jiǎng)勵(lì)3萬元、2萬元、1萬元，優(yōu)先推薦評(píng)優(yōu)；（2）個(gè)人提出優(yōu)化建議被采納，按節(jié)約成本或創(chuàng)造效益的1%給予獎(jiǎng)勵(lì)，上限5萬元；（3）發(fā)現(xiàn)并阻止檔案造假行為，獎(jiǎng)勵(lì)3000元/次，并通報(bào)表揚(yáng)。12.3處罰措施（1）歸檔不及時(shí)，每超1日扣減部門當(dāng)月績效0.5%；（2）遺失檔案，A級(jí)每份罰款5000元，B級(jí)3000元，C級(jí)1000元，并承擔(dān)補(bǔ)制費(fèi)用；（3）擅自銷毀、涂改、抽頁，給予責(zé)任人記過以上處分，涉嫌犯罪的移交司法機(jī)關(guān)。第十三章培訓(xùn)與宣傳13.1培訓(xùn)體系（1）新員工入職：8學(xué)