《檔案工作實務》

考試大綱及復習材料

（2024年版）

二〇二四年三月

第一章文書檔案

[大綱要求]

（一）了解公文的種類，熟悉有關基本概念

（二）熟悉文書檔案的形成和收集，掌握歸檔文件整理規(guī)則

（三）掌握紙質文件的整理與歸檔

（四）了解文書檔案的移交與進館

[考試內容]

第一節(jié)文件與公文

一、基本概念

（一）文件

文件是國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信

息記錄。文件的外延包括兩大部分：公務活動形成的文件，包括收文、發(fā)文、內部文件等公

文；私人活動形成的私人文件。

（二）公文

公文是公務文書的簡稱，是法定機關與組織發(fā)布政策法令、傳達工作意圖、聯(lián)系公務與

記載公務活動的一種文字工具。公文由法定作者形成；具有代表特定組織的法定權威和現(xiàn)實

執(zhí)行效用；必須符合統(tǒng)一的格式要求，并按照法定程序進行處理。

1.通用公文一般是指黨政機關的規(guī)范性文件，即通常說的黨政機關公文。黨政機關公文

是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹

黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、

通報和交流情況等的重要工具。

2.事務文件是各級機關、社會團體、企事業(yè)單位處理日常事務，用來溝通信息、安排計

劃、總結經(jīng)驗、調查研究問題、指導工作的一類公文。

（三）機關檔案

機關檔案是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種

形式、各種載體的歷史記錄。這是《機關檔案管理規(guī)定》在遵循《中華人民共和國檔案法》

檔案定義的基礎上，從機關工作語境角度給出的機關檔案定義。機關檔案包括：

1.文書、科技（科研、基建、設備）、人事、會計檔案；

2.機關履行行業(yè)特有職責形成的專業(yè)檔案；

3.照片、錄音、錄像等音像檔案；

4.業(yè)務數(shù)據(jù)、公務電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案；

5.印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案；

1

6.其他檔案。

前款1.2.3.項包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同

等效力。

（四）歸檔文件

《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）對“歸檔文件”具有專指性的意義，概括為

“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質

和電子文件材料。”其中，“辦理完畢”，是指文件相應的文書處理程序已經(jīng)完成，而不論

文件本身在實際工作中是否還在發(fā)揮作用。例如請示與批復，在復文發(fā)出或者收到以后，在

文書處理程序上就算辦理完畢。

（五）整理

整理是指將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔文件

還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)

包組織、存儲等），使之有序化的過程。

（六）件

件是歸檔文件的整理單位，即進行歸檔文件整理的基本單位。在歸檔文件整理過程中，

以件為單位進行整理，其主要表現(xiàn)是以件為單位進行裝訂和編目。除作為整理單位，在以件

為單位進行檔案管理時，件同時也是保管、提供利用和進行管理的基本單位。

（七）檔號

檔號是在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順

序。檔號體現(xiàn)檔案的基本屬性，是對檔案進行管理的基礎?！兑?guī)則》比較推薦的檔號結構為：

全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—機構（問題）代碼—件號。如“Z109—WS·2015

—Y—BGS—0001”。

（八）全宗

全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。構成檔案全宗

的國家機構、社會組織或個人稱為立檔單位或全宗構成者。

二、公文的種類

根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》，公文種類主要有：

（一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

（二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷

下級機關不適當?shù)臎Q定事項。

（三）命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予

和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。

（四）公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

（五）公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

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（六）通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

（七）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（八）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批

轉、轉發(fā)公文。

（九）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

（十）報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

（十一）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

（十二）批復。適用于答復下級機關請示事項。

（十三）議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大

會常務委員會提請審議事項。

（十四）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審

批事項。

（十五）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

三、公文擬制

公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

（一）公文起草

1.符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖，并同現(xiàn)行有關

公文相銜接。

2.一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

3.內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練。

4.文種正確，格式規(guī)范。

5.深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

6.公文涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關地區(qū)或者部門

意見，力求達成一致。

7.機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

（二）公文審核

公文文稿簽發(fā)前，應當由發(fā)文機關辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：

1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。

2.內容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖；

是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

3.涉及有關地區(qū)或者部門職權范圍內的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。

4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準

確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。

5.其他內容是否符合公文起草的有關要求。

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需要發(fā)文機關審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機關辦公廳（室）進行初核。經(jīng)審核

不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究

和修改的，由起草單位修改后重新報送。

（三）公文簽發(fā)

公文應當經(jīng)本機關負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發(fā)。黨委、

政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權制發(fā)的公文，由授權機關主要負責人簽發(fā)或者按照

有關規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為

同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關的負責人會簽。

四、公文辦理

（一）收文辦理

收文辦理主要程序是：

1.簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

2.登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

3.初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符

合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內的事項是否已經(jīng)

協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文

單位并說明理由。

4.承辦。閱知性公文應當根據(jù)公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文

應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應

當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明

確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內辦理完畢。

5.傳閱。根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱

應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

6.催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重

要公文應當由專人負責催辦。

7.答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。

（二）發(fā)文辦理

發(fā)文辦理主要程序是：

1.復核。已經(jīng)發(fā)文機關負責人簽批的公文，印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內容、文種、

格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。

2.登記。對復核后的公文，應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。

3.印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

4.核發(fā)。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發(fā)。

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五、歸檔文件整理原則

（一）遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系

遵循文件形成規(guī)律是《歸檔文件整理規(guī)則》確立的一項重要的整理原則。同傳統(tǒng)立卷方

法相比，歸檔文件整理更注重與文書處理工作的銜接，通過確定“件”為整理單位并簡化整

理措施，使文件整理成為文件形成后的自然延續(xù)過程，符合紙質文件材料的形成規(guī)律。不僅

要符合紙質文件材料的形成規(guī)律，也要符合辦公自動化條件下電子文件的形成規(guī)律。

（二）堅持“簡化整理、深化檢索”理念，全面推行檔案分類方案、文件材料歸檔范圍

和檔案保管期限表三合一制度

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求全面推行檔案分類方案、文件材料歸檔范圍

和檔案保管期限表三合一制度，2022年國家檔案局就此項工作發(fā)文安排，要求從源頭抓好

檔案形成和收集工作，提升質量優(yōu)化結構。山東省檔案局、山東省檔案館聯(lián)合印發(fā)《關于全

面推行機關檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的通知》（魯檔

字〔2022〕10號），加強檔案業(yè)務指導，分級分批開展機關檔案“三合一”制度編審。

三合一制度是在實踐中形成的，規(guī)范、指導檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀

等工作的一項基本檔案制度。各地區(qū)各部門要結合實際，進一步規(guī)范檔案門類劃分、統(tǒng)一檔

案分類方法、理順檔案整理要求，組織做好相關編制和審查工作，提高歸檔文件質量和檔案

資源建設水平?！昂喕?、深化檢索”是《規(guī)則》的精髓，也是立卷改革成功推行的重要

原因，在整理上以不增加不必要的手工勞動為原則，在檢索上以方便檢索利用為目標進行了

拓展。

（三）符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理

歸檔文件整理須統(tǒng)籌考慮紙質文件材料、電子文件歸檔和電子檔案管理要求，實現(xiàn)信息

化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形

成的數(shù)據(jù)信息和工作成果，使文書工作和歸檔文件的整理形成一個有序整體，從而簡化文件

整理歸檔工作，提高工作效率。

（四）保證紙質文件材料和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一，逐步推進卷件融合管理

單位檔案部門和業(yè)務部門按照《機關檔案管理規(guī)定》“體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理

分類體系和排列順序等檔案基本屬性”的檔號編制要求，協(xié)同開展業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔與

電子檔案管理工作，充分考慮當下文件、檔案管理職責分工和人員數(shù)量等實際，力求與現(xiàn)有

文件、檔案管理體制相協(xié)調，避免因整理要求不科學、過于復雜導致文書、業(yè)務部門平時無

法整理或難以操作，影響檔案資源建設。

六、歸檔文件整理流程

歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質

歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、

歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。

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第二節(jié)文書檔案的形成與收集

一、文書檔案的形成

（一）文件生命周期理論

文件生命周期理論是指導從文件到檔案全過程管理的基本理論，是現(xiàn)代檔案學理論的基

礎?；緝热莅ǎ?.文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個完整的運動過程；2.由于文

件價值形態(tài)的變化，這一完整過程可劃分為若干階段；3.文件在每一階段因其特定的價值形

態(tài)而與服務對象、保存場所、管理形式之間存在一種內在的對應關系。

（二）檔案形成要求

1.按照程序和要求形成應歸檔文件材料

《機關檔案管理規(guī)定》要求，“機關履行職責過程中應當按照有關程序和要求形成歸檔

文件材料”。為保證電子檔案的形成符合要求，《機關檔案管理規(guī)定》特別提出“機關辦公

自動化和其他業(yè)務系統(tǒng)應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。”第六十二條規(guī)定系統(tǒng)應當

嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍和保管期限表。

2.記錄載體和記錄方式要耐久、可靠、滿足長期保存需求。

比如，紙張應選擇纖維素含量較高的中性紙；膠片應選擇銀鹽感光材料；光盤應選用檔

案級光盤等。

3.歸檔文件材料要真實、準確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內容完整。

真實就是要求歸檔文件材料全過程在受控環(huán)境中流轉、辦理，檔案內容、版面結構和形

成背景未被篡改，保證真實記錄。準確就是要求歸檔文件材料反映客觀事實。系統(tǒng)就是要求

凡反映本單位主要職能活動、具有保存價值的各種門類、各種載體的歸檔文件材料應當完整、

全面，形成體系，維護文件材料之間的有機聯(lián)系，不能割裂分散。組件齊全指構成一件文件

的各個組成部分要齊全。內容完整指文件各個組成部分的構成要素要完整，符合《黨政機關

公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》（GB/T9704--2012）和《黨政機關電子公文歸

檔規(guī)范》（GB/T39362—2020）相關要求。

二、文書檔案的收集

檔案收集是指檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關文獻的活動。對于機關單位來

說，就是按照國家規(guī)定，通過接收或征集，將分散在各部門或個人手中的應歸檔文件材料歸

集起來，交本部門指定人員集中保管的過程。

收集要求：《機關檔案管理規(guī)定》在形成內容中提出“歸檔文件材料真實、準確、系統(tǒng)，

文件材料組件齊全、內容完整”等要求，針對電子檔案收集工作提出“電子文件應當連同元

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數(shù)據(jù)一并收集”的要求，要齊全完整，標準規(guī)范。

三、全面推行檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度

（一）科學制定檔案分類方案

以機關單位在公務活動中形成的各種形式、各種載體的全部檔案為對象，按照《機關檔

案管理規(guī)定》（國家檔案局第13號令）第二十三條、第三十一條、三十三條規(guī)定，明確機

關檔案門類、各門類檔案分類方法和檔號編制要求。檔案門類應當包括機關所有檔案門類。

分類方法采用年度、機構（問題）、保管期限等分類項進行復式分類，不同門類、載體或形

式的檔案分類方法應當盡量統(tǒng)一，相互呼應。檔號結構以《歸檔文件整理規(guī)則》確定的編制

規(guī)則為基礎，不同載體或形式的檔號編制方法應當協(xié)調呼應。

（二）確定文件材料歸檔范圍

按照《機關檔案管理規(guī)定》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，結

合《科學技術研究檔案管理規(guī)定》《科學技術研究項目檔案管理規(guī)范》《建設項目檔案管理

規(guī)范》《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》《會計檔案管理辦法》《電子會計

檔案管理規(guī)范》《照片檔案管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《錄音錄像檔案管理規(guī)

范》《公務電子郵件歸檔管理規(guī)則》《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔指南》《印章檔案整理規(guī)則》等制

度規(guī)范要求，確定各門類文件材料歸檔范圍，確保納入歸檔范圍的文件材料能夠全面、系統(tǒng)

反映機關主要職能活動和基本歷史面貌。

（三）準確劃分檔案保管期限

全面分析和鑒別文件材料的利用價值、憑證價值、查考價值，準確判定檔案保管期限。

文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。其他門類檔案有專

門規(guī)定的，從其規(guī)定；無專門規(guī)定的，參照文書檔案執(zhí)行。

（四）編制機關檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表

按照檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一的方式編制，重點做好

文書、科技、專業(yè)、照片、錄音、錄像、網(wǎng)頁信息、實物等檔案門類，由條款號、條款、保

管期限組成。條款號一般分為2到4個層次，按照“1、1.1、1.1.1”層次按順序統(tǒng)一編制。

條款為一組類型相同的文件名稱或標題，要能夠反映出一組文件的來源、內容和形式。保管

期限在每一條款后，按照該組文件材料應當保存的期限編制。

第三節(jié)紙質歸檔文件整理與歸檔

按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015），歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為

單位進行組件、分類、排列、編號、編目等，其他要求還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排

架。

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一、組件

組件即件的組織，包括件的構成和件內文件排序。

（一）件的構成

歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)

等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本

與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文

件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，

會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）

一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文

件為一件。

（二）件內文件排序

歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文

在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族

文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。

有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

下面以收文和發(fā)文為例，以圖示的方式直觀地說明件內文件排序。

1.收文

機關在收到文件后，一般會粘貼文件處理單，再對文件進行運轉處理。收文由正文、附

件，連同文件處理單一起組成一件。排列順序依次是文件處理單、正文、附件，如圖1-1

所示。

圖1-1收文的件內順序

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2.發(fā)文

機關發(fā)文一般是先擬稿，填寫發(fā)文稿紙，再對擬寫稿件依次審核后形成定稿，最后印發(fā)

正式文件，即正本。因此，正本、發(fā)文處理單、定稿應按照前后順序依次排列，如圖1-2

所示。

圖1-2發(fā)文的件內順序

二、分類

立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

歸檔文件一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等

方法進行三級分類。規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，可以

采取年度—保管期限等方法進行兩級分類。

《規(guī)則》規(guī)定“跨年度一般應以文件簽發(fā)日期為準。對于計劃、總結、預算、統(tǒng)計報表、

表彰先進以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。

跨年度形成的會議文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時，

年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明”。

三、排列

歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列。

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同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。

會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

四、編號

（一）檔號編制原則

編號是指歸檔文件按分類方案和排列順序編制檔號。檔號是在文件整理過程中賦予的，

體現(xiàn)整理規(guī)則并包含歸檔文件類別、排列順序等要素的一組數(shù)字、字符的集合。應遵循唯一

性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。

（二）檔號的結構

考慮到館室銜接便利，《規(guī)則》以“年度--保管期限--機構（問題）”分類法為基準，

提出的檔號基本結構為：

全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—機構（問題）代碼—件號

即：XXXX—XX·XXXX—X—XXX—XXXX

比如：Z109—WS·2018—Y—BGS—0001

為滿足電子文件整理、紙質檔案數(shù)字化時的特殊要求，有些單位使用子件號的概念。建

議的檔號基本結構為：

全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—機構（問題）代碼—件號·子件號

即：XXXX—XX·XXXX—X—XXX—XXXX·XXX

比如：Z109—WS·2018—Y—BGS—0001·001

（三）編號方法

檔號按照分類方案分段組成，上、下位代碼之間用“—”連接，同一級代碼之間用“·”

隔開。

1.全宗號。

全宗號是檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結合標識。

2.檔案門類代碼。

歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。其他門類檔案可

劃分為科技（KJ）、會計（KU）、人事（RS）、專業(yè)（ZY）、照片（ZP）、錄音（LY）、

錄像（LX）、業(yè)務數(shù)據(jù)（SJ）、公務電子郵件（YJ）、網(wǎng)頁信息（WY）、社交媒體（MT）、

實物（SW）等13個一級檔案門類；科技檔案分為科研（KY）、基建（JJ）、設備（SB）3

個二級門類。

3.年度。

年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2013”。

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4.保管期限。

保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標

識。

5.機構（問題）代碼。

機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識，如辦公室代碼“BGS”等。

歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。

6.件號。

件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標

識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。

（四）歸檔章

歸檔文件應在首頁上端空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。電子文件可以由系統(tǒng)生成

歸檔章，在歸檔文件上進行標識。歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、

件號，以及頁數(shù)作為必備項，機構（問題）可以作為選擇項，如圖1-3兩種均可。

Z10920111Z10920111

BGSY45

辦公室永久45

圖1-3歸檔章示例

歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構（問題）按照相關要求編制，頁數(shù)用阿

拉伯數(shù)字標識。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱

標識，機構（問題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標識。

五、編目

歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細，便于檢索。

歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現(xiàn)來文內容。歸檔文

件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。歸檔文件

目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置，

如圖1-4所示。

歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編

制封面，A4型紙，頁面宜橫向設置，如圖1-5所示。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、

保管期限、機構（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。

歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。

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圖1-4歸檔文件目錄式樣

圖1-4歸檔文件目錄式樣

歸檔文件目錄

全宗號

全宗名稱

年度

保管期限

*機構（問題）

圖1-5歸檔文件目錄封面

六、修整

歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。歸檔文件已破損的，應按照《檔

案修裱技術規(guī)范》（DA/T25—2022）予以修復；字跡模糊或易退變的，應予復制。歸檔文

件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。對于幅面過大的文件，

應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

七、裝訂

歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、

不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔

文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。

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用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、

燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。

永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝

訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊

裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

八、編頁

紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。

頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有

頁碼不變。

九、裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問

題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒應

采用無酸紙制作，檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需

要設置為20mm、30mm、40mm、50mm等。

備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、

檢查日期。

十、排架

歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法

應避免頻繁倒架。在具體操作上，排架按照“從上到下，從左到右”的原則。推薦采用“年

度--保管期限--機構（問題）分類法”排架，便于館室銜接和移交進館。首先區(qū)分永久、

30年、10年不同期限的檔案，分別排列；在每個保管期限內，將案卷按照組織機構或問題

分類排列。

第四節(jié)電子文件整理與歸檔

《歸檔文件整理規(guī)則》中關于整理的一般要求同時適用于紙質歸檔文件和電子文件整

理。不過，電子文件存在不同于紙質歸檔文件的特性，兩者在具體使用上也存在一定差異。

在實際工作中，應依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》《數(shù)字檔案室建設指南》《電子文件歸檔與電

子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894—2016）和《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T39362—

2020）等要求進行電子文件的整理與歸檔。詳見第八章《檔案信息化建設》第二節(jié)電子文

件與電子檔案管理。

13

第五節(jié)文書檔案的移交與進館

檔案的移交有兩個過程：一是各級機關、企業(yè)事業(yè)單位的文件形成部門應將本部門形成

的檔案移交給本單位檔案機構或檔案工作人員，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為

己有；二是各級機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當按照國家有關規(guī)定，定期向當?shù)?/p>

同級國家綜合檔案館移交檔案。機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織發(fā)生機構變動或者撤

銷、合并等情形，應當按照有關規(guī)定向有關單位或者檔案館移交檔案。本章節(jié)的檔案移交是

指機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織按照國家規(guī)定把檔案交給同級國家檔案館保存的過

程。

一、檔案移交的主體

按照《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（國家檔案局令第9號），各級國家檔案

館依法接收本級下列組織機構的檔案：

（一）中國共產(chǎn)黨委員會及所屬各部門；

（二）人民代表大會及其常設機構；

（三）人民政府及其所屬各部門和單位；

（四）人民政協(xié)及其常設機構；

（五）人民法院、人民檢察院；

（六）各民主黨派機關；

（七）工會、共青團、婦聯(lián)等人民團體；

（八）國有企業(yè)、事業(yè)單位。

各級國家檔案館可全部或部分接收以上機構的下屬單位和臨時機構的檔案。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機構形

成的檔案列入縣級國家檔案館接收范圍。機關撤銷或合并的，按照《機關檔案管理規(guī)定》第

五十四條辦理。

二、移交進館的范圍

移交單位應當按照《檔案法》第十三條和本機關（單位）檔案分類方案、文件材料歸檔

范圍和檔案保管期限表，將在職能活動中形成的保管期限為永久和定期30年的各門類、各

載體檔案移交進館。進館檔案門類主要包括文書檔案、專業(yè)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄

像檔案、實物檔案等。

三、移交進館的時間

根據(jù)《山東省檔案工作條例》，列入省級國家檔案館接收范圍的檔案，自形成之日起滿

十五年，向省級國家檔案館移交。按照《中華人民共和國檔案法實施條例》規(guī)定，設區(qū)的市

級國家檔案館接收范圍的檔案，應當自檔案形成之日起滿二十年即向有關的國家檔案館移

交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，應當自檔案形成之日起滿十年即向有關的縣級國

家檔案館移交。根據(jù)《電子檔案移交與接收辦法》，自電子檔案形成之日起五年內應向國家

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綜合檔案館移交。

經(jīng)同級檔案主管部門檢查和同意，專業(yè)性較強或者需要保密的檔案，可以延長向有關的

國家檔案館移交的期限；已撤銷單位的檔案或者由于保管條件不符合要求或者存在其他原因

可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案，可以提前向有關的國家檔案館移交。

如果單位想提前移交進館，可與檔案館進行溝通，經(jīng)檔案館同意，提前將檔案交檔案館

保管的，在國家規(guī)定的移交期限屆滿前，該檔案所涉及政府信息公開事項仍由原制作或者保

存政府信息的單位辦理。移交期限屆滿的，涉及政府信息公開事項的檔案按照檔案利用規(guī)定

辦理。

四、檔案移交的要求

（一）移交準備

機關單位向國家檔案館移交前，應當按照相關規(guī)定做好移交檔案的密級變更或解除工

作，并提出劃控與開放意見。兩項工作結束后，應當按照結果對檢索工具進行更新、調整。

檔案應齊全完整，電子檔案應符合相關要求，經(jīng)過系統(tǒng)整理，有檔案目錄，其他檢索工

具和參考資料齊全，交接手續(xù)完備。

（二）移交內容

檔案移交進館時，應當做好三個“一并”，將檔案原件與相應復制件、檔案檢索工具、

編研成果一并移交。按要求設立全宗卷的機關，應將管理進館檔案的全宗卷一并移交進館。

五、移交進館的流程

（一）溝通

確定進館后，與檔案館及時溝通，做好檔案移交進館準備工作。

（二）整理

組織人員或請外包部門對擬進館檔案進行整理編目和數(shù)字化加工。各單位應嚴格按照國

家有關標準規(guī)范進行整理，文件排列有序、檔號編制規(guī)范、著錄完整清晰。做好解密劃控工

作。對其中的涉密檔案應按照《中華人民共和國保密法》和《國家秘密解密暫行辦法》規(guī)定，

在檔案移交進館前完成到期涉密檔案的降密解密審核工作。

（三）數(shù)據(jù)質檢

整理工作結束后，由檔案館對進館檔案案卷質量進行總體驗收，對電子檔案數(shù)據(jù)進行專

項檢查。

（四）清點、核對，填寫檔案交接文據(jù)，進行檔案交接

待數(shù)字化成果檢查合格后打印紙質目錄及其他相關報表材料，商定檔案實體進館時間，

機關與檔案館應指派專人對擬移交檔案級有關資料進行清點，對照移交清冊進行核對，雙方

共同確認無誤。填寫檔案交接文據(jù)，進行檔案交接，完成檔案進館工作。

15

第二章科技檔案

[大綱要求]

（一）了解科技文件的定義，熟悉科技檔案的定義、特點和種類

（二）熟悉科技檔案的收集范圍、歸檔時間要求

（三）掌握科技檔案的整理方法和要求

[考試內容]

第一節(jié)科技檔案概述

一、科技文件的定義

科技文件（科學技術文件材料的簡稱）是記錄和反映科學研究、生產(chǎn)運營、項目建設活

動和設備儀器運行、維護及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式文件材料的總稱。

二、科技檔案的定義

科技檔案（科學技術檔案的簡稱）是指國家機構、社會組織以及個人從事各項社會活動

形成的，對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的，應當歸檔保存的科技文件。

三、科技檔案的特點

（一）專業(yè)性

科技檔案是科技活動的記錄和伴生物，科技活動是分專業(yè)進行的，這就決定了科技檔案

產(chǎn)生的領域具有鮮明的專業(yè)性，其內容性質和表達形式也具有鮮明的專業(yè)性。

（二）成套性

科技檔案的形成是有規(guī)律性的，一個科研課題的研究、一個新產(chǎn)品的開發(fā)、一項工程項

目的建設都會按照一定的規(guī)律形成一整套的科技檔案。這些在某一科技生產(chǎn)活動中形成的、

以項目成套的科技檔案是有機整體，具有不可分散性。我們在科技檔案管理工作中應盡可能

地保持成套科技檔案的完整性和有機聯(lián)系。

（三）現(xiàn)實性

科技檔案應準確記錄和反映科技生產(chǎn)活動的現(xiàn)實變化情況，即科技檔案與現(xiàn)實科技生產(chǎn)

活動成果具有一致性。隨著科技生產(chǎn)活動的變化，科技檔案應及時地進行修改補充?？萍紮n

案對科技生產(chǎn)活動具有現(xiàn)實的參考和依據(jù)作用。

（四）效益性

科技檔案還有一個不同于其他門類的顯著特點，就是它的使用不僅能產(chǎn)生社會效益，也

能產(chǎn)生經(jīng)濟效益?？萍紮n案記載著科技成果和科技知識，通過對它的轉讓可以收獲直接的經(jīng)

濟效益。同時，科技檔案的利用可以產(chǎn)生間接的經(jīng)濟效益，如設計人員套用原有的科技圖紙，

可以降低設計成本，縮短設計時間，從而增加效益。

（五）通用性

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各學科、專業(yè)相互依賴性的增強和標準化工作的不斷發(fā)展，給科技檔案的通用性奠定了

基礎。一個項目（甚至一個單位）產(chǎn)生的科技檔案不僅本項目（本單位）可以利用，其他項

目（單位）往往也可以利用，尤其是同一行業(yè)的各單位可以相互通用。

（六）可更改性

科技檔案工作的基本要求是維護科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全。其中，維護科技

檔案的完整、準確、系統(tǒng)，是對科技檔案質量的要求，科技檔案在內容上既要保證科技活動

的歷史面貌，還要保證從動態(tài)上記述和反映科技對象的發(fā)展變化過程，所以，當科技活動對

象發(fā)生變化時（如產(chǎn)品更新?lián)Q代，建設項目維修維護、擴建、改建，設備儀器維修、改造等），

客觀要求科技檔案必須隨著它所記述和反映的對象的變化而變化。因此，科技檔案不僅可以

更改、補充，而且必須及時更改、補充，否則科技檔案的價值就難以實現(xiàn)。

四、科技檔案的種類

根據(jù)不同的劃分方法，我們可以將科技檔案劃分成不同的種類：

（一）按產(chǎn)生領域劃分，可以分為科學技術研究檔案（科研檔案）、建設項目檔案（項

目檔案）、設備儀器檔案（設備檔案）、產(chǎn)品檔案等。

（二）按行業(yè)劃分，可以分為農(nóng)業(yè)科技檔案、工業(yè)科技檔案、國防科技檔案、測繪科技

檔案、氣象科技檔案、地震科技檔案等。

（三）按記錄形式和載體形態(tài)劃分，可以分為文字檔案、圖樣檔案、圖表檔案、計算檔

案、聲像檔案、電子檔案、樣品實物檔案等。

五、科技檔案的作用

（一）科技檔案是指導科技、生產(chǎn)、建設活動的重要依據(jù)。

（二）科技檔案是繼承科技知識的重要手段。

（三）科技檔案是提高經(jīng)濟效益和社會效益的重要工具。

六、科技檔案與科技文件的關系

科技檔案與科技文件是同一事物在不同階段發(fā)展、演變而成的兩種不同性質的事物。

（一）聯(lián)系

1.科技文件是科技檔案的前身，科技檔案是科技文件的重要歸宿之一。

2.科技文件的質量狀況直接影響科技檔案的質量和價值大小。

3.二者的內容、形式完全相同，都是科技活動真實的原始記錄。

（二）主要區(qū)別

1.屬性不同?？萍紮n案是歷史記錄，具有歷史再現(xiàn)性；科技文件是現(xiàn)行記錄，這是二者

的根本區(qū)別。

2.功能作用不同。科技文件只針對所反映的科技活動發(fā)揮現(xiàn)行效用；科技檔案可為各種

社會實踐服務，具有相對廣泛的功能。

3.整體價值水平和數(shù)量不同。

17

4.保存形式不同?？萍紮n案是以案卷的形式保存；科技文件以件或自然張的形式存在。

5.管理方式不同。科技檔案實行集中統(tǒng)一管理；科技文件分散在各職能部門和科技人員

手中。

七、科技檔案與科技資料的關系

科技資料是為了科技、生產(chǎn)活動的參考需要，通過交流、購買、匯編等手段獲得的各種

科技文獻。

（一）聯(lián)系

1.二者都記錄和反映人們從事科技活動的面貌或科技思想，是科技信息及載體的統(tǒng)一

物。

2.二者都是科技、生產(chǎn)活動不可缺少的科技資源條件。

3.在日常管理和使用中，互相補充，相輔相成。

4.在一定條件下可以相互轉化?？萍假Y料被套用和直接利用就可轉化為科技檔案。

（二）主要區(qū)別

1.二者與本單位科技、生產(chǎn)活動的關系不同。表現(xiàn)在二者記錄和反映的對象不同，這是

它們的根本區(qū)別。

2.作用不同。科技檔案具有依據(jù)憑證和查考作用，科技資料具有參考作用。

第二節(jié)科技檔案的收集

科技檔案的收集，就是按照國家的有關規(guī)定，通過切實可行的措施和方法，把對國家和

社會具有保存和利用價值的科技文件材料集中到檔案部門的工作。它是整個科技檔案管理工

作的基礎。

一、收集的基本要求

（一）要貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一管理的原則。

（二）要遵循科技檔案的形成規(guī)律。

（三）要保證科技檔案的完整、準確。

二、收集的方法和措施

（一）按照歸檔范圍和歸檔制度接收科技文件材料歸檔。

（二）納入計劃管理。

1.要把科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入本單位的相關管理制度，實行

“三納入”管理。即把科技文件的形成、積累工作納入科技工作程序，納入科技部門的工作

計劃，納入科技人員的職責范圍。

2.要把科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔和歸檔后的修改補充工作納入科研、生

產(chǎn)、建設等計劃。

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（三）實行多種方式結合的收集方法。

1.接收歸檔與現(xiàn)場收集相結合。

2.隨時收集與集中收集相結合。

3.對內收集與對外收集相結合。

（四）確定和疏通科技檔案收集渠道，定向、定內容收集。

（五）抓住重要環(huán)節(jié)和關鍵階段進行收集。

1.對于科研檔案的收集工作，關鍵要抓住年度總結和成果鑒定階段。

2.對于項目檔案的收集工作，關鍵要抓住工程竣工驗收階段。

3.對于產(chǎn)品檔案的收集工作，關鍵要抓住樣機鑒定階段，抓住產(chǎn)品小批試制鑒定或產(chǎn)品

定型階段。

4.對于設備檔案的收集工作，關鍵要抓住設備開箱驗收、安裝和調試完畢階段。

三、收集范圍

（一）科研文件的收集范圍

1.立項論證階段

項目指南、可行性研究報告，項目經(jīng)費預算文件材料，申報書及相關證明；立項評審文

件材料，預算申訴、評審文件材料；立項（含預算）批復，任務合同書（含預算書）及各類

協(xié)議等。

2.研究實施及過程管理階段

研究計劃、組織實施工作方案，研究、實驗任務書、大綱，實驗、探測、測試、觀測、

觀察、野外調查、考察等的原始記錄和整理記錄，綜合分析報告；設計文件、圖樣，集成電

路布圖，工藝文件，計算文件，數(shù)據(jù)處理文件；科學數(shù)據(jù)；研制的樣機、樣品、標本等的實

物及其目錄、圖片等。

中期、年度等階段執(zhí)行進展情況報告、總結報告、研究成果等；項目、人員、進度、經(jīng)

費等的調整、變更文件材料；撤銷項目已開展工作、已使用經(jīng)費、已購置設備儀器、階段性

成果、知識產(chǎn)權等情況文件材料。

專家咨詢、中期檢查、中期評審、項目監(jiān)督工作形成文件材料。

建設的中試線、試驗基地、示范點一覽表、圖片及數(shù)據(jù)等。

3.結題驗收及績效評價、成果管理階段

驗收申請書，驗收承諾書；工作總結報告，技術報告，項目經(jīng)費決算等財務情況文件材

料。

驗收通知，驗收評審文件材料；驗收現(xiàn)場測試報告，第三方檢測、測試、評估報告，用

戶使用報告及證明、典型用戶報告、產(chǎn)業(yè)化審核報告等；驗收結論書，結題書面通知等。

績效自評價報告，專家評議文件材料、評價結論等績效評價工作文件材料。

研究報告、論文、專著、數(shù)據(jù)庫等研究成果文件材料；自評價報告，科技報告；專利、

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軟件及其他知識產(chǎn)權文件材料。

產(chǎn)業(yè)化報告、證書、出版物等成果應用、獲獎、宣傳推廣文件材料。

（二）項目文件的收集范圍

1.立項階段。主要有項目建議書及其報批文件，項目選址意見書及其報批文件，可行性

研究報告及其評估、報批文件，設計任務書、計劃任務書及其報批文件等。

2.勘察設計階段。主要有工程選址報告，地質、水文勘察報告，總體規(guī)劃設計，方案設

計，初步設計及其報批文件，施工圖設計文件等。

3.施工準備階段。主要有征地、拆遷、移民文件，施工執(zhí)照，招標投標、承包合同協(xié)議，

專項申請、批復文件等。

4.施工階段。主要有開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要，施工組織設

計、方案及報批文件，施工計劃、施工技術及安全措施文件，施工工藝文件，原材料及構件

出廠證明、質量鑒定、復驗單，建筑材料試驗報告，設計變更文件，各種施工記錄，隱蔽工

程驗收記錄，工程質量檢查、評定，技術總結，施工預、決算，交工驗收記錄證明，竣工報

告、竣工圖，施工監(jiān)理文件等。

5.竣工驗收階段。主要有項目竣工驗收報告，工程設計總結，工程施工總結，工程監(jiān)理

總結，項目質量評審文件，工程審計文件，專項驗收審批文件，竣工驗收文件等。

（三）產(chǎn)品文件的收集范圍

1.調研階段。主要有各種調查報告，預測和評價材料，產(chǎn)品開發(fā)建議書、計劃任務書及

批準文件。

2.前期開發(fā)階段。主要有各種設計圖樣，實驗數(shù)據(jù)和報告材料，計算和說明材料，各種

配方等。

3.后期開發(fā)階段。主要有技術任務書，技術設計和工作圖設計，工藝方案，各種工藝卡，

工藝守則，以及專用工藝裝備等。

4.樣品（機）試制階段。主要有全套產(chǎn)品設計圖樣，產(chǎn)品鑒定大綱，試制報告和設計定

型報告等。

5.小批試制階段。主要有各種試制記錄和鑒定報告等。

6.正式生產(chǎn)階段。主要是修改完善全套產(chǎn)品圖樣和工藝文件等。

（四）設備文件的收集范圍

1.訂貨階段。主要有調研考察報告，申購報告、論證報告，上級或主管領導批復和準購

批示，招標投標文件，定購合同，進口設備過程中有關的談判記錄、技術商務文件等。

2.開箱驗收階段。主要有設備開箱記錄及裝箱單，驗收報告及文件材料，索賠來往函件

及結果文件，設備說明書及全套隨機文件材料等。

3.安裝調試階段。主要有安裝、調試記錄和雙方簽字移交文件、保修單等。

4.使用維護階段。主要有使用、檢修、故障事故記錄（設備履歷書），重大事故的調査

20

分析及處理意見，技術改造和開發(fā)過程中形成的技術文件材料等。

四、歸檔時間

歸檔時間一般有定期歸檔和隨時歸檔兩種類型。綜合各種科技、生產(chǎn)活動的特點和科技

文件的形成規(guī)律，科技文件的歸檔時間可以劃分為以下幾種類型。

（一）按項目結束時間歸檔

按項目結束時間歸檔是指在一項科技、生產(chǎn)活動結束后把全套科技文件一齊歸檔。形成

周期不太長的科技文件較適宜于采用這種方式歸檔。

（二）按工作階段歸檔

科技、生產(chǎn)活動周期較長的科技文件，可以按工作階段歸檔。

（三）按子項結束時間歸檔

大型項目或課題研究，不僅設計、施工和研制的周期較長，而且每個項目往往由若干子

項、若干單位工程或若干專題組成。為保證科技工作的正常進行和科技檔案的完整、系統(tǒng)，

當一個子項、一個單位工程或一個專題結束后，即可將積累的科技文件歸檔。

（四）按年度歸檔

按年度歸檔，就是在每年的年初，將上一個年度形成的科技文件整理歸檔。這大體適用

于以下三種科技文件。

1.科技文件形成的周期較長，按年度歸檔比按階段歸檔更合適的科技項目形成的文件。

2.某些自然觀測或觀察活動中形成的科技文件。

3.應該作為科技檔案歸檔的科技管理性文件。

（五）隨時歸檔

1.機密性強的科技文件，產(chǎn)權產(chǎn)籍、質量認證、資質信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權，委托

外單位設計的文件，設計變更、修改、補充的文件，內部機構變動和干部職工調動、離崗時

應清退的文件，設備儀器維修中形成的文件都應隨時歸檔。

2.外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后及時登記歸檔。

五、歸檔要求

（一）科技文件的歸檔工作應實行部門、項目及專項工作的文件歸檔責任。

（二）歸檔科技文件符合系統(tǒng)性、成套性的要求，必須收集齊全、完整。

（三）歸檔科技文件應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。

（四）歸檔科技文件內在質量要高，文件材料的線條、字跡清晰，紙質優(yōu)良，簽署完畢，

書寫材料達到長久保存的要求；在當前大量通過打印機輸出文檔的，必須使用經(jīng)國家權威部

門檢測的耐久的打印耗材（耐久性墨水和碳粉）打印歸檔文件。

（五）歸檔科技文件應經(jīng)過系統(tǒng)整理和編目，分類科學，封面填寫清楚，標題確切，排

列有規(guī)律。

（六）歸檔科技文件應由歸檔單位技術負責人或主管領導審核簽字。

21

（七）歸檔的科技文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加

份數(shù)。

（八）幾個單位協(xié)作完成的科技項目，主辦單位應保存一套完整的科技檔案，協(xié)作單位

保存自己承擔任務部分的科技檔案，并將復制本送主辦單位保存。

第三節(jié)科技檔案的整理

科技檔案的整理，就是按照一定的原則和方法，遵循國家檔案業(yè)務標準，對科技檔案進

行系統(tǒng)整理和科學編目，按一定的分類集中、排列組成案卷，以便更好地保管科技檔案。檔

案整理是檔案工作規(guī)范化建設最基礎、最重要的業(yè)務環(huán)節(jié)，是各單位日常檔案管理最主要的

業(yè)務工作內容。

科技檔案的整理主要包括兩個方面：系統(tǒng)整理和科學編目。

系統(tǒng)整理，是對科技檔案分門別類，有秩序地排列，使之條理化和系統(tǒng)化，從而反映科

技檔案內在聯(lián)系。其主要工作內容是：分類、組卷、系統(tǒng)排列等工作。

科學編目，是通過一定的形式，按照一定的要求，正確固定科技檔案系統(tǒng)整理成果。其

主要工作內容是：編制科技檔案目錄。

一、分類

科技檔案的分類是指根據(jù)科技檔案的內容性質、形成特點和相互聯(lián)系，將一定范圍內的

科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的科技

檔案管理體系?？萍紮n案分類是科技檔案整理工作的第一步，也是科技檔案整理工作的核心

內容。

（一）科技檔案分類的基本要求

1.科技檔案的分類，要符合科技、生產(chǎn)活動的特點。

2.在同一個單位和同一個專業(yè)系統(tǒng)，科技檔案的分類標準要一致。

3.分類的層次類目要簡明，不易過多過繁。

4.分類應力求按照專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標準化。

（二）科技檔案分類方案的編制

編制一個合理和切實可行的科技檔案分類方案，是分類工作的重要內容。科技檔案分類

方案是對科技檔案進行科學分類的依據(jù)性文件，每一個基層檔案部門，都應根據(jù)庫藏科技檔

案的實際情況，編制一個切實可行的分類方案。在編制分類方案時，一要了解和掌握庫藏科

技檔案內容構成和形成特點；二要確定明確的分類標準和分類方法；三要設置科學、合理的

類目體系，并以文字敘述或圖表的形式將其表達出來。具體步驟如下：

1.根據(jù)庫藏科技檔案的基本種類設大類，有多少種科技檔案，就可以設置多少個大類。

如：科技檔案基本種類設為科研、項目、產(chǎn)品、設備檔案等。

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2.在每個大類中，根據(jù)科技檔案的內容構成和形成特點，按照已確定的分類標準和分類

方法，進行類系展開，設置相應的上位類和下位類，形成不同的類別層次，構成一個完整的

類系。如：將項目檔案按照建筑使用性質可分為生產(chǎn)性、輔助性和非生產(chǎn)性建筑等。

3.給每一個類目以固定的代字或代號。如：科研檔案用“K”為代字。

4.將形成的類目體系用文字敘述或圖表的形式表達出來。

5.撰寫說明，指出分類方案的編制依據(jù)、分類標準、類目代字和代號的使用方法等，這

樣，就形成了一個完整的科技檔案分類方案。

（三）科技檔案分類的方法

基層檔案部門對科技檔案的分類，應該在分類方案的指導下分兩步進行。

第一步，對收集歸檔的全部檔案，按種類劃分大類。將全部科技檔案劃分為科研檔案類、

項目檔案類、產(chǎn)品檔案類、設備檔案類等。這是分類方案中的第一層分類。對于基層單位來

說，科技檔案大類的多少，取決于這個單位科技檔案種類的多少。

第二步，對每種科技檔案進行分類?？萍紮n案種類很多，形成科技檔案的單位性質和情

況千差萬別，因此，科技檔案的分類方法較多。最基本的分類方法有六種：

1.型號分類法：對本單位全部產(chǎn)品檔案或設備檔案以各個型號的產(chǎn)品或設備為分類單

元，劃分科技檔案的類別。這種分類方法適用于對產(chǎn)品檔案和設備檔案進行分類。

2.工程項目分類法：在本單位全部檔案范圍內以工程項目為分類單元，劃分科技檔案類

別。這種分類方法適用于對項目檔案進行分類。

3.課題分類法：在全部科研檔案的范圍內，以各個獨立的研究課題為分類單元，劃分科

技檔案類別。這種分類法適用于對科研檔案進行分類。

4.專業(yè)分類法：按照科技檔案所反映的專業(yè)性質，進行類別劃分的方法。這種分類方法

多適用于標準化、通用化較強的科技檔案，適用于從專業(yè)角度利用科技檔案的企、事業(yè)單位。

5.時間分類法：按照科技檔案形成時間或檔案內容所反映的時間特征進行類別劃分的方

法。這種分類方法主要適用于氣象觀測、水文觀測等時間性很強的專門科技檔案，有時也用

于產(chǎn)品檢驗、設備儀器運行的記錄檔案分類。

6.地域分類法：根據(jù)科技檔案內容所反映的地域特征劃分其類別。這種分類方法主要適

用于地域特征較突出的科技檔案進行分類（如測繪、地質、水利等類科技檔案分類）。

（四）幾種主要科技檔案常見分類法簡介

科技檔案的基本分類方法，在實際應用時，可以根據(jù)具體情況，并結合其他特征具體運

用。本節(jié)主要介紹科研檔案、項目檔案、產(chǎn)品檔案、設備檔案等科技檔案的分類。

1.科研檔案分類方法

（1）課題分類法。有的單位科研檔案較少，可只按各科研課題將其檔案加以集中和區(qū)

分，各課題檔案按課題進行的時間先后順序排列。如圖2-1所示。

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水稻品種資源研究

科水稻雜交育種研究

研水稻“拋栽”技術研究

檔稻瘟病的防治

案水稻施肥技術

……

圖2-1XX水稻研究所科研檔案分類示意圖

（2）專業(yè)—課題分類法。由于科技研究活動一般都是在專業(yè)范圍內分課題進行的，而

且許多科技研究單位的科室機構設置也是按照專業(yè)劃分的，所以，科研檔案較常采用的具體

分類方法是：專業(yè)—課題分類法。如圖2-2所示。

水稻育種

小麥育種

玉米育種

農(nóng)作物育種高粱育種

谷子育種

大豆育種

農(nóng)……

業(yè)耕作栽培

科農(nóng)業(yè)機械和農(nóng)業(yè)機械化

研土壤肥料

檔植物檢疫

案植物保護農(nóng)作物病蟲害預測

病害及防治

蟲害及防治

園藝

畜牧、獸醫(yī)

……

圖2-2XX農(nóng)業(yè)科學院科研檔案分類示意圖

2.建設項目檔案分類方法

（1）工程項目分類法。通常情況下，普通機關和企事業(yè)單位由于基本建設活動較少，

工程項目不多且通常產(chǎn)生的項目檔案數(shù)量較少。在對項目檔案分類時大多采用工程項目分類

法。如圖2-3所示。

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辦公樓

項1號教學樓

目2號教學樓

檔職工宿舍

案學生宿舍

……

圖2-3XX學校項目檔案分類示意圖

（2）使用性質—工程項目分類法。有的單位基本建設活動較多，工程項目數(shù)量也較多，

為便于項目檔案的管理，通常以工程項目分類為基礎，結合工程項目的性質、用途進行檔案

分類。如圖2-4所示。

總體規(guī)劃

廠區(qū)綜合類總平面布置

給排水管線

……

鑄工車間廠房

生產(chǎn)建筑金工車間廠房

項機修車間廠房

目……

檔鍋爐房

案輔助生產(chǎn)建筑水塔

變電站

……

辦公樓

辦公生活建筑職工宿舍

食堂

……

圖2-4XX廠項目檔案分類示意圖

（3）地域—工程項目分類法。某些大中型水利設計部門和水利管理規(guī)劃部門，其工程

數(shù)量多、分布廣，工程檔案和工程建設檔案數(shù)量多，通常結合水利檔案地域性強的特點，采

用地域—工程項目分類法管理水利檔案。這種分類法有時也在如電力規(guī)劃、設計等科技檔案

中運用。如圖2-5所示。

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A水庫

水利1河B水庫

勘察2河……

工程3河

檔案……

圖2-5XX水利勘察設計院工程檔案分類示意圖

3.產(chǎn)品檔案分類方法

（1）型號分類法。型號分類法是以一個型號產(chǎn)品的科技檔案作為分類單元，對產(chǎn)品檔

案進行具體的類別劃分。產(chǎn)品檔案之所以適宜按型號進行分類，是因為型號本身就是分類結

果和分類的體現(xiàn)。所謂產(chǎn)品型號，是表示產(chǎn)品的品種性能、規(guī)格、技術參數(shù)和結構特征的一

種代號。因此，按照型號對產(chǎn)品檔案進行分類，實際上就是按照產(chǎn)品的品種、形式和使用性

質等特征，對產(chǎn)品檔案進行的科學分類。如圖2-6所示。

M6014

M60萬能工具磨床系列M6025A

磨M6025C

床M6303

產(chǎn)M63鉆頭刃磨床系列M6365

品M6365B

檔M6420

案M64滾刀刃磨床系列M6425

M6450

……

圖2-6磨床產(chǎn)品檔案分類示意圖

（2）用途—品名—階段—結構（專業(yè)）分類法。在大中型企業(yè)，其歷史較長、產(chǎn)品種

類多、結構復雜，使得產(chǎn)品檔案數(shù)量大，因而單純只按品種或型號對產(chǎn)品檔案進行分類會給

產(chǎn)品檔案管理和利用帶來困難，故通常采用以品種或型號為主，結合其他如用途、階段、結

構等特征進行分類的方法。如圖2-