為有效管理企業(yè)人力資源檔案，保障員工信息的完整性、安全性與可追溯性，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，制定本制度。本制度適用于公司全體員工的人力資源檔案管理工作，涵蓋檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、更新及銷毀等全流程管理。一、人力資源檔案的內(nèi)容構(gòu)成人力資源檔案以員工個(gè)人為單位建檔，分為基礎(chǔ)檔案、職業(yè)發(fā)展檔案及專項(xiàng)檔案三類，具體內(nèi)容如下：（一）員工基礎(chǔ)檔案?jìng)€(gè)人基本信息材料：入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷/學(xué)位證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件、入職照片等；勞動(dòng)關(guān)系材料：勞動(dòng)合同文本、試用期考核表、轉(zhuǎn)正審批表、離職申請(qǐng)及審批材料、解除/終止勞動(dòng)合同證明等；家庭及社會(huì)關(guān)系材料：緊急聯(lián)系人信息、家屬關(guān)系證明（按需提供）等。（二）員工職業(yè)發(fā)展檔案培訓(xùn)記錄：內(nèi)部培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核結(jié)果、外部培訓(xùn)協(xié)議及結(jié)業(yè)證書等；績(jī)效考評(píng)材料：年度/季度績(jī)效考核表、績(jī)效面談?dòng)涗?、?jī)效改進(jìn)計(jì)劃等；崗位變動(dòng)材料：調(diào)崗申請(qǐng)及審批表、職務(wù)任免通知、晉升/降職相關(guān)文件等；獎(jiǎng)懲材料：表彰決定、獎(jiǎng)勵(lì)證書、處分通知及申訴處理記錄等。（三）其他專項(xiàng)檔案根據(jù)企業(yè)管理需求，可包含員工薪酬調(diào)整記錄、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議、健康體檢報(bào)告（含入職及年度體檢）等材料。二、檔案管理職責(zé)分工檔案管理遵循“統(tǒng)一管理、分工負(fù)責(zé)、安全保密”原則，明確各主體職責(zé)：（一）人力資源部職責(zé)作為檔案管理主責(zé)部門，制定檔案管理細(xì)則，組織檔案的收集、整理與歸檔；建立電子與紙質(zhì)檔案臺(tái)賬，定期更新檔案信息，確保與員工實(shí)際情況一致；統(tǒng)籌檔案借閱、復(fù)制及移交工作，監(jiān)督檔案使用的合規(guī)性；牽頭組織檔案鑒定與銷毀工作，留存銷毀記錄。（二）各部門職責(zé)配合人力資源部收集本部門員工的績(jī)效、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等材料，確保材料真實(shí)、及時(shí)；部門負(fù)責(zé)人對(duì)提交的檔案材料初審并簽署意見(jiàn)，移交人力資源部；如需查閱本部門員工檔案，按規(guī)定流程申請(qǐng)并遵守保密要求。（三）員工職責(zé)入職時(shí)如實(shí)填寫個(gè)人信息，提交真實(shí)有效的證明材料；個(gè)人信息變動(dòng)（如學(xué)歷更新、家庭住址變更等）時(shí)，15個(gè)工作日內(nèi)提交書面說(shuō)明及證明材料；配合檔案管理部門完成信息核查與更新工作。三、檔案的收集與整理（一）收集要求入職階段：?jiǎn)T工入職3個(gè)工作日內(nèi)，人力資源部完成基礎(chǔ)檔案材料收集；勞動(dòng)合同簽訂后1個(gè)工作日內(nèi)歸檔勞動(dòng)關(guān)系材料。在職階段：各部門在績(jī)效考評(píng)、培訓(xùn)、崗位變動(dòng)等事項(xiàng)完成后5個(gè)工作日內(nèi)，移交相關(guān)材料；員工個(gè)人信息變動(dòng)時(shí)同步提交更新材料。離職階段：?jiǎn)T工離職手續(xù)辦結(jié)后10個(gè)工作日內(nèi)，人力資源部完成離職檔案整理與封存，包含離職申請(qǐng)、面談?dòng)涗?、離職證明等。（二）整理規(guī)范紙質(zhì)檔案：按員工姓名拼音首字母或工號(hào)順序編號(hào)，用統(tǒng)一檔案袋/盒存放；每份材料注明形成時(shí)間、來(lái)源部門及類型，重要材料加蓋公章或騎縫章。電子檔案：建立與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的電子臺(tái)賬，掃描件命名規(guī)則為“工號(hào)-姓名-材料類型-日期”；存儲(chǔ)于公司加密服務(wù)器，定期備份。四、檔案的保管與保密（一）保管要求存放環(huán)境：紙質(zhì)檔案存放于干燥、通風(fēng)、防盜的專用檔案柜，溫度保持14-24℃、濕度45%-60%；電子檔案服務(wù)器具備冗余備份、病毒防護(hù)及權(quán)限控制功能。保管期限：基礎(chǔ)檔案（如勞動(dòng)合同、入職材料）：永久保管；績(jī)效、培訓(xùn)等在職材料：?jiǎn)T工離職后保管5年；離職檔案：離職后保管10年（含競(jìng)業(yè)限制期相關(guān)材料）。（二）保密規(guī)定檔案管理人員簽訂《保密協(xié)議》，嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、涂改檔案；電子檔案設(shè)置分級(jí)訪問(wèn)權(quán)限：人力資源部負(fù)責(zé)人可查看全部檔案，部門負(fù)責(zé)人僅限查看本部門員工非敏感信息，普通員工無(wú)訪問(wèn)權(quán)限；檔案借閱、復(fù)制需經(jīng)審批，僅限公司內(nèi)部指定場(chǎng)所使用（特殊情況需總經(jīng)理審批）。五、檔案的查閱與使用（一）內(nèi)部查閱人力資源部因工作查閱檔案，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后可直接查閱；其他部門因員工管理、審計(jì)等工作查閱檔案，由部門負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批后，在檔案管理人員陪同下查閱，不得摘抄敏感信息（如薪酬、健康隱私）。（二）外部查閱因司法調(diào)查、勞動(dòng)仲裁等法定事由查閱檔案，需出具法律文書及介紹信，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批后，指定專人陪同查閱并記錄內(nèi)容；員工個(gè)人查閱自身檔案，提交書面申請(qǐng)經(jīng)審批后，在檔案管理人員監(jiān)督下查閱，不得修改或抽取材料。（三）檔案復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案，填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》經(jīng)審批后，由檔案管理人員復(fù)制并加蓋“檔案復(fù)制件與原件一致”章；復(fù)制件僅限用于申請(qǐng)事由，不得轉(zhuǎn)借或挪作他用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定流程人力資源部每5年組織檔案鑒定，成立由人力資源、法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門組成的鑒定小組；鑒定小組審核保管期滿的檔案，區(qū)分繼續(xù)保管、銷毀或移交的檔案，形成《檔案鑒定意見(jiàn)書》報(bào)總經(jīng)理審批。（二）銷毀要求經(jīng)審批銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列明檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等；銷毀工作由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)，銷毀過(guò)程全程錄像存檔。七、責(zé)任與監(jiān)督（一）違規(guī)處理檔案管理人員失職導(dǎo)致檔案丟失、泄露，視情節(jié)給予警告、辭退等處理，造成損失的承擔(dān)賠償責(zé)任；員工提供虛假檔案材料，公司有權(quán)解除勞動(dòng)合同且不支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償；未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、篡改檔案，給予警告或記過(guò)處分，嚴(yán)重者追究法律責(zé)任。（二）監(jiān)督機(jī)制人力資源部定期自查檔案管理工作，每年