企業(yè)合同審查及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化模板一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同時(shí)的信息提報(bào)與初步審核；法務(wù)/合規(guī)部門對(duì)合同條款的合規(guī)性、法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；相關(guān)管理層對(duì)合同的審批決策；檔案管理部門對(duì)合同文本及關(guān)聯(lián)材料的系統(tǒng)化歸檔；合同履行過程中的跟蹤、變更及爭(zhēng)議處理時(shí)的檔案調(diào)取。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同發(fā)起與信息登記責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門（經(jīng)辦人：*）操作步驟：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同基本信息登記表》（見模板示例1），明確合同主體、標(biāo)的、金額、履行期限等核心要素，并附上合作方資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）及技術(shù)附件（如技術(shù)規(guī)格書、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）。部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同需求的合理性、業(yè)務(wù)邏輯的完整性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部門。輸出成果：簽字版《合同基本信息登記表》+合作方資質(zhì)材料+技術(shù)附件。（二）法務(wù)合規(guī)審查責(zé)任部門：法務(wù)部（審查人：*）操作步驟：法務(wù)部門收到材料后，重點(diǎn)審查以下內(nèi)容：主體資格：合作方是否為合法存續(xù)的企業(yè)，是否具備履約資質(zhì)（如特殊行業(yè)許可證）；條款完整性：是否包含標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等核心條款；合規(guī)性：是否符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度（如反商業(yè)賄賂、數(shù)據(jù)安全等規(guī)定）；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：是否存在權(quán)利義務(wù)不對(duì)等、違約責(zé)任過輕、爭(zhēng)議解決方式不明確等法律風(fēng)險(xiǎn)。法務(wù)部門填寫《合同審查意見表》（見模板示例2），列明審查結(jié)論（通過/修改后通過/不通過）及具體修改建議，反饋至業(yè)務(wù)部門。若需修改，業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見調(diào)整合同文本，再次提交法務(wù)部門復(fù)核；若不通過，業(yè)務(wù)部門需終止合作或重新協(xié)商。輸出成果：簽字版《合同審查意見表》+修訂版合同文本（如涉及修改）。（三）內(nèi)部審批與簽署責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部、相關(guān)管理層（審批人：*）操作步驟：業(yè)務(wù)部門將法務(wù)審查通過的合同文本，按企業(yè)審批權(quán)限逐級(jí)提交審批（如部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理/董事會(huì)）。審批人重點(diǎn)關(guān)注合同金額、資源投入、戰(zhàn)略匹配度等核心事項(xiàng)，在《合同審批流轉(zhuǎn)單》（可附于《合同基本信息登記表》后）簽署審批意見。審批通過后，由法務(wù)部門或授權(quán)經(jīng)辦人安排簽署：企業(yè)為甲方時(shí)，需加蓋合同專用章及法定代表人簽字/蓋章；企業(yè)為乙方時(shí)，核對(duì)合作方簽字/蓋章是否與主體信息一致，并保證合同文本一式N份（雙方各執(zhí)N份，企業(yè)存檔N份）。輸出成果：簽字版《合同審批流轉(zhuǎn)單》+正式簽署的合同文本（雙方蓋章頁）。（四）檔案整理與歸檔責(zé)任部門：檔案管理部門（檔案管理員：*）操作步驟：合同簽署后10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將全套材料移交至檔案管理部門，包括：最終版合同文本（含所有附件）；《合同基本信息登記表》《合同審查意見表》《合同審批流轉(zhuǎn)單》；合作方資質(zhì)文件、簽署過程中的溝通記錄（如郵件、會(huì)議紀(jì)要）等。檔案管理部門核對(duì)材料完整性，填寫《合同檔案歸檔清單》（見模板示例3），對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)（如“合同-年份-部門-序號(hào)”），并錄入檔案管理系統(tǒng)（電子檔+紙質(zhì)檔同步歸檔）。檔案按“年度-合同類型-部門”順序存放，電子檔加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔裝入檔案盒并標(biāo)注檔案編號(hào)及名稱。輸出成果：歸檔完成的合同檔案（電子+紙質(zhì)）+《合同檔案歸檔清單》。（五）履行跟蹤與動(dòng)態(tài)管理責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部、檔案管理部門操作步驟：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度，定期更新《合同履行記錄表》（可包含履行節(jié)點(diǎn)、完成情況、異常事項(xiàng)等），發(fā)覺未按約履行或爭(zhēng)議情況時(shí)，及時(shí)上報(bào)法務(wù)部門。法務(wù)部門協(xié)助處理合同變更、解除或爭(zhēng)議事宜，相關(guān)協(xié)議（如補(bǔ)充協(xié)議、解除函）需按原流程審查、審批、歸檔。檔案管理部門定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清點(diǎn)（每季度1次），保證檔案無遺失、損毀，并根據(jù)保管期限（如普通合同保管10年，重要合同永久保管）到期前啟動(dòng)鑒定與銷毀流程（銷毀需經(jīng)審批并記錄）。輸出成果：《合同履行記錄表》+合同變更/解除材料+檔案清點(diǎn)與銷毀記錄。三、核心工具模板示例模板示例1：合同基本信息登記表合同編號(hào)合同名稱簽訂日期甲方名稱乙方名稱合同金額（元）履行期限業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人*標(biāo)的描述技術(shù)附件合作方資質(zhì)文件審批狀態(tài)下一環(huán)節(jié)備注模板示例2：合同審查意見表合同編號(hào)審查日期審查人*審查環(huán)節(jié)審查要點(diǎn)問題描述（條款/內(nèi)容）修改建議審查結(jié)論主體資格條款完整性合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)模板示例3：合同檔案歸檔清單檔案編號(hào)合同編號(hào)合同名稱歸檔日期材料清單（份數(shù)）保管期限檔案管理員*調(diào)取記錄（日期/調(diào)取人/用途）合同文本審查意見表審批流轉(zhuǎn)單附件材料四、關(guān)鍵管理要點(diǎn)審查全面性：法務(wù)審查需覆蓋合同全條款，避免“重形式、輕內(nèi)容”，重點(diǎn)防范主體不適格、違約責(zé)任缺失、爭(zhēng)議解決約定不明等風(fēng)險(xiǎn)。檔案規(guī)范性：歸檔材料需為原件或加蓋公章的復(fù)印件，電子檔與紙質(zhì)檔內(nèi)容一致，檔案編號(hào)需唯一且便于檢索，禁止材料缺失或歸檔延遲。信息及時(shí)性：合同履行情況、變更、解除等動(dòng)態(tài)信息需在3個(gè)工作日內(nèi)更新至檔案管理系統(tǒng)，保證檔案與實(shí)際履約狀態(tài)同步。保密與安全