合同管理模板通用條款與審批流程一體化版一、適用范圍與典型應用場景業(yè)務部門發(fā)起合同需求，需起草合同文本并履行內部審批；法務部門對合同條款進行合法性審核，控制法律風險；財務部門對合同涉及的付款方式、稅務條款等進行財務合規(guī)性審核；管理層根據(jù)合同金額、重要性層級履行最終審批權限；合同簽署后歸檔管理，保證合同可追溯、可查詢。二、標準化操作流程詳解（一）合同起草階段需求明確：業(yè)務部門根據(jù)合作需求（如采購物品、提供服務、合作項目等），明確合同核心要素，包括合同主體（對方單位名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等）、合同標的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量標準等）、權利義務（雙方主要職責、履行期限、地點方式等）、價款及支付方式（金額、幣種、付款節(jié)點、賬戶信息等）、違約責任（違約情形、賠償計算方式等）、爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄地等）。文本初擬：業(yè)務部門根據(jù)通用條款模板（見第三部分），結合具體合作內容填寫個性化條款，形成合同初稿。初稿需邏輯清晰、表述準確，避免使用模糊、歧義用語（如“大概”“左右”“盡快”等）。內部初審：業(yè)務部門負責人*對合同初稿進行審核，重點核對需求與合同內容的一致性、條款的完整性，確認無誤后提交至下一審批環(huán)節(jié)。（二）合同審批階段根據(jù)合同金額、風險等級等，審批流程分為以下層級（可根據(jù)企業(yè)實際情況調整）：審批環(huán)節(jié)審批部門/崗位審批職責審批時限所需材料部門審核業(yè)務部門負責人*核對業(yè)務需求真實性、條款完整性，確認合同內容符合部門業(yè)務目標1-2個工作日合同初稿、需求說明書、合作方背景資料（如營業(yè)執(zhí)照復印件）法務審核法務專員*審核合同合法性、合規(guī)性，檢查條款是否公平、是否存在法律風險，提出修改意見2-3個工作日合同初稿、部門審核意見表財務審核財務專員*審核價款計算準確性、支付方式合理性、稅務條款合規(guī)性（如發(fā)票類型、稅率等）1-2個工作日合同初稿、法務審核意見表、成本預算表（如需）高層審批總經理/分管副總*根據(jù)合同金額（如10萬元以上）或重要性（如重大合作、戰(zhàn)略合作），審批合同簽署1-3個工作日合同終稿、法務+財務審核意見表審批要點：各環(huán)節(jié)審核意見需明確具體，如“第3條付款節(jié)點建議增加‘驗收合格后15個工作日內’”“違約責任條款需補充‘因對方原因導致延遲履約的，每日按合同總額的0.05%支付違約金’”；若審核不通過，業(yè)務部門需根據(jù)意見修改后重新提交審批，直至所有環(huán)節(jié)審核通過。（三）合同簽署階段文本定稿：審批通過后，業(yè)務部門根據(jù)各環(huán)節(jié)審核意見修改合同文本，形成最終版本，保證所有條款無爭議、無遺漏。簽署準備：對方主體資格復核：核實對方單位營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明、授權委托書（如對方由代理人簽署）等文件原件，保證簽署人有權代表單位簽約；合同份數(shù)確認：根據(jù)審批流程、歸檔要求及對方需求，確定合同正副本份數(shù)（如正本2份，雙方各執(zhí)1份；副本若干份，內部存檔）。簽署執(zhí)行：雙方法定代表人或授權代理人簽字，并加蓋單位公章或合同專用章（多頁合同需加蓋騎縫章）；簽署過程需全程留痕（如現(xiàn)場拍照、簽署記錄表），保證簽署行為真實有效。（四）合同歸檔階段材料整理：合同簽署后，業(yè)務部門需收集完整材料，包括：合同正本、審批流程表（各環(huán)節(jié)審核意見表）、對方主體資格證明文件、補充協(xié)議（如有）、簽署記錄表等。歸檔登記：將上述材料按“合同名稱-合作方名稱-簽署日期”規(guī)則分類整理，填寫《合同歸檔登記表》（模板見第四部分“審批流程節(jié)點表”附表），移交至行政部或檔案管理部門。保管期限：根據(jù)合同類型及法律法規(guī)要求確定保管期限（如一般合同保管期限不少于5年，重要合同不少于10年），到期前按規(guī)定辦理續(xù)存或銷毀手續(xù)。三、合同通用條款模板（一）合同主體條款甲方：[單位全稱]統(tǒng)一社會信用代碼：[代碼]法定代表人：[姓名]地址：[地址]聯(lián)系方式：[電話]乙方：[單位全稱]統(tǒng)一社會信用代碼：[代碼]法定代表人：[姓名]地址：[地址]聯(lián)系方式：[電話]備注：若由代理人簽署，需補充“乙方授權代理人：[姓名]，證件號碼號：[號碼]，授權權限：[具體權限]，授權期限：[起始日期-終止日期]”。（二）合同標的條款標的名稱：[具體名稱，如“XX型號辦公設備”“XX品牌技術服務”]規(guī)格型號/服務內容：[詳細描述，如“CPU：i5-11400F，內存：16GB，硬盤：512GBSSD”“服務范圍包括XX系統(tǒng)開發(fā)、部署及售后維護”]數(shù)量/服務期限：[數(shù)量單位：臺/套/項；服務期限：X年/X個月，自XXXX年XX月XX日起至XXXX年XX月XX日止]質量標準：[明確執(zhí)行標準，如“符合國家GB/T19001-2016質量標準”“滿足甲方需求說明書（附件1）要求”]（三）權利義務條款甲方權利與義務：有權要求乙方按照合同約定提供符合質量標準的標的物或服務；按照合同約定支付價款；協(xié)助乙方履行合同（如提供必要的場地、資料等）。乙方權利與義務：有權要求甲方按照合同約定支付價款；按照合同約定的時間、數(shù)量、質量提供標的物或服務；對履行合同過程中知悉的甲方商業(yè)秘密承擔保密義務。（四）價款及支付條款合同總價：[人民幣]XX元（大寫：XX佰XX拾XX萬XX仟XX佰XX拾XX元角分）支付方式：[如“分期支付：①合同簽訂后5個工作日內，支付總額的30%作為預付款；②標的物交付驗收合格后7個工作日內，支付總額的60%；③質保期滿無質量問題后7個工作日內，支付剩余10%”]賬戶信息：甲方賬戶：[開戶行名稱，賬號，戶名]乙方賬戶：[開戶行名稱，賬號，戶名]（五）違約責任條款甲方違約：未按時支付價款的，每逾期一日，按應付未付金額的0.05%向乙方支付違約金；逾期超過30日的，乙方有權解除合同，并要求甲方賠償損失。乙方違約：提供的標的物或服務不符合質量標準的，甲方有權要求乙方在合理期限內整改；整改后仍不符合要求的，甲方有權解除合同，乙方退還已支付價款，并按合同總額的20%支付違約金；延遲交付標的物或提供服務的，每逾期一日，按合同總額的0.05%支付違約金。不可抗力：因地震、戰(zhàn)爭等不可抗力導致無法履行合同的，雙方互不承擔違約責任，但需及時通知對方并提供證明，協(xié)商延期或解除合同。（六）爭議解決條款本合同履行過程中發(fā)生的爭議，雙方應首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權向[甲方所在地/合同簽訂地]有管轄權的人民法院提起訴訟，或提交[XX仲裁委員會]按其仲裁規(guī)則進行仲裁（二選一）。（七）其他條款合同生效：本合同自雙方法定代表人或授權代理人簽字并加蓋公章之日起生效。合同附件：本合同附件（《XX需求說明書》《XX技術標準》等）是合同不可分割的組成部分，與合同具有同等法律效力。未盡事宜：本合同未盡事宜，雙方可簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議與本合同具有同等法律效力。四、審批流程節(jié)點表及歸檔登記表（一）合同審批流程節(jié)點表審批環(huán)節(jié)審批部門/崗位審批人審批意見審批日期備注發(fā)起業(yè)務部門填寫合同初稿部門審核業(yè)務部門負責人*法務審核法務部*財務審核財務部*高層審批總經理*簽署確認行政部*監(jiān)督簽署過程（二）合同歸檔登記表（附表）合同名稱合作方名稱簽署日期合同編號金額（元）保管期限歸檔部門歸檔人歸檔日期備注（如附件數(shù)量）XX采購合同XX科技有限公司2023-10-01CG-2023-001500005年業(yè)務部*2023-10-05附件2份（需求書、驗收標準）XX服務合同XX咨詢有限公司2023-10-10FW-2023-00212000010年行政部*2023-10-12附件1份（服務方案）五、關鍵注意事項與風險提示（一）主體資格審查簽約前務必核實對方單位營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明等文件原件，保證對方具備合法簽約主體資格；對方由代理人簽署的，需提供加蓋單位公章的授權委托書，明確代理權限及期限，避免無權代理風險。（二）條款嚴謹性合同條款應具體、明確，避免使用“原則上”“盡量”等模糊表述，如履行期限需寫明“XXXX年XX月XX日前”，違約責任需寫明具體計算方式；涉及專業(yè)技術內容的，需明確執(zhí)行標準（如國家標準、行業(yè)標準或雙方約定的技術參數(shù)），并作為合同附件。（三）審批時效管理各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內完成，無正當理由不得拖延；若需延長審批時間，需提前通知發(fā)起部門并說明原因；業(yè)務部門需跟蹤審批進度，對超時未審批的環(huán)節(jié)及時提醒，保證合同流程高效推進。（四）歸檔完整性合同簽署后，業(yè)務部門需在5個工作日內完成材料收集及歸檔移交，保證審批流程表、主體資格證明、簽署記錄等材料齊全；電子合同需同時保存電子版及紙質版（如需打印）