企業(yè)采購(gòu)申請(qǐng)審批流程電子化系統(tǒng)操作指南一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景本指南適用于企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)及員工在日常工作中因業(yè)務(wù)需要發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)的場(chǎng)景，包括但不限于：辦公用品采購(gòu)（如文具、耗材等）固定資產(chǎn)采購(gòu)（如電腦、設(shè)備等）服務(wù)類(lèi)采購(gòu)（如咨詢(xún)、維修、培訓(xùn)等）生產(chǎn)類(lèi)物料采購(gòu)（如原材料、零部件等）適用于企業(yè)已上線采購(gòu)審批電子化系統(tǒng)的操作，旨在規(guī)范采購(gòu)申請(qǐng)流程、提高審批效率、保證采購(gòu)合規(guī)性。二、系統(tǒng)操作步驟詳解（一）登錄系統(tǒng)入口訪問(wèn)：打開(kāi)企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)首頁(yè)，“采購(gòu)管理”模塊，進(jìn)入采購(gòu)審批子系統(tǒng)。賬號(hào)登錄：使用企業(yè)統(tǒng)一分配的工號(hào)（或員工編號(hào)）及密碼登錄系統(tǒng)，首次登錄需修改初始密碼（密碼需包含字母、數(shù)字及特殊字符，長(zhǎng)度不少于8位）。身份驗(yàn)證：若開(kāi)啟雙因素認(rèn)證，需輸入手機(jī)驗(yàn)證碼（驗(yàn)證碼發(fā)送至員工在系統(tǒng)中預(yù)留的手機(jī)號(hào)）。（二）新建采購(gòu)申請(qǐng)發(fā)起申請(qǐng)：登錄系統(tǒng)后，在“采購(gòu)申請(qǐng)”菜單欄“新建申請(qǐng)”，進(jìn)入申請(qǐng)表單填寫(xiě)頁(yè)面。選擇申請(qǐng)類(lèi)型：根據(jù)采購(gòu)內(nèi)容選擇對(duì)應(yīng)的申請(qǐng)類(lèi)型（如“辦公用品采購(gòu)”“固定資產(chǎn)采購(gòu)”“服務(wù)類(lèi)采購(gòu)”等），系統(tǒng)自動(dòng)匹配對(duì)應(yīng)的表單字段及審批流程。（三）填寫(xiě)申請(qǐng)信息1.基礎(chǔ)信息申請(qǐng)部門(mén)：系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)員工所在部門(mén)，無(wú)需手動(dòng)填寫(xiě)。申請(qǐng)人：系統(tǒng)自動(dòng)顯示登錄員工姓名及工號(hào)，不可修改。申請(qǐng)日期：系統(tǒng)自動(dòng)當(dāng)前日期，支持手動(dòng)調(diào)整（僅限申請(qǐng)當(dāng)日有效）。緊急程度：根據(jù)采購(gòu)需求選擇“普通”“緊急”“特急”，緊急程度影響審批流程優(yōu)先級(jí)（“特急”申請(qǐng)需部門(mén)負(fù)責(zé)人備注緊急原因）。2.采購(gòu)項(xiàng)目信息采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)：填寫(xiě)清晰、準(zhǔn)確的采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)（如“2024年第三季度辦公用A4紙采購(gòu)”“部門(mén)筆記本電腦更換”），避免使用模糊表述（如“買(mǎi)些東西”）。預(yù)算金額：填寫(xiě)本次采購(gòu)的預(yù)估總金額（含稅），需與財(cái)務(wù)部門(mén)核定的預(yù)算一致，若超出預(yù)算需在“備注”欄說(shuō)明超預(yù)算原因并附預(yù)算調(diào)整審批單（掃描件或電子版）。采購(gòu)用途：詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物品/服務(wù)的具體用途（如“用于日常辦公文件打印”“替換部門(mén)老化設(shè)備”），保證審批人明確采購(gòu)必要性。3.供應(yīng)商信息供應(yīng)商名稱(chēng)：若已確定供應(yīng)商，填寫(xiě)全稱(chēng)；若暫未確定，填寫(xiě)“待定”，后續(xù)需在審批通過(guò)后補(bǔ)充供應(yīng)商信息。供應(yīng)商聯(lián)系人及電話：填寫(xiě)供應(yīng)商對(duì)接人姓名及聯(lián)系方式（格式：聯(lián)系人：，聯(lián)系方式：），保證采購(gòu)部門(mén)可順利對(duì)接。4.采購(gòu)明細(xì)品名/服務(wù)名稱(chēng)：逐項(xiàng)填寫(xiě)采購(gòu)物品的具體名稱(chēng)或服務(wù)內(nèi)容（如“A4紙（70g，白色）”“設(shè)備維修服務(wù)”）。規(guī)格型號(hào)：物品需注明規(guī)格（如“電腦：CPUi5，內(nèi)存16G，硬盤(pán)512G”）；服務(wù)需注明服務(wù)范圍（如“包含3次上門(mén)巡檢及故障維修”）。單位：填寫(xiě)物品/服務(wù)的計(jì)量單位（如“箱”“臺(tái)”“次”）。數(shù)量：填寫(xiě)采購(gòu)數(shù)量，需與實(shí)際需求一致，避免虛報(bào)、瞞報(bào)。單價(jià)（元）：填寫(xiě)預(yù)估單價(jià)（含稅），若為服務(wù)類(lèi)采購(gòu)，需注明“單價(jià)按合同執(zhí)行”。總價(jià)（元）：系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算“數(shù)量×單價(jià)”，支持手動(dòng)修改（僅限預(yù)算范圍內(nèi)，修改需備注原因）。5.附件必備附件：根據(jù)采購(gòu)類(lèi)型對(duì)應(yīng)材料（如辦公用品采購(gòu)需提供《采購(gòu)需求清單》；固定資產(chǎn)采購(gòu)需提供《固定資產(chǎn)配置申請(qǐng)表》；服務(wù)類(lèi)采購(gòu)需提供《服務(wù)需求說(shuō)明書(shū)》）?？蛇x附件：如市場(chǎng)詢(xún)價(jià)單（3家及以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)單）、歷史采購(gòu)合同（參考用）、領(lǐng)導(dǎo)批示掃描件等，支持PDF、Word、Excel格式（單個(gè)文件不超過(guò)10MB，總附件不超過(guò)50MB）。（四）提交審批檢查信息：“預(yù)覽申請(qǐng)”，核對(duì)填寫(xiě)內(nèi)容及附件是否完整、準(zhǔn)確，確認(rèn)無(wú)誤后“提交”。選擇審批人：系統(tǒng)根據(jù)申請(qǐng)類(lèi)型、金額及部門(mén)自動(dòng)匹配審批流程（如普通辦公用品采購(gòu)：部門(mén)負(fù)責(zé)人→采購(gòu)部→財(cái)務(wù)部；固定資產(chǎn)采購(gòu)：部門(mén)負(fù)責(zé)人→采購(gòu)部→財(cái)務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理）。若需調(diào)整審批人（如分管領(lǐng)導(dǎo)出差），需在“審批人備注”欄說(shuō)明，并提交系統(tǒng)管理員臨時(shí)調(diào)整（需提供書(shū)面審批記錄）。提交確認(rèn)：確認(rèn)審批流程無(wú)誤后，“確認(rèn)提交”，系統(tǒng)申請(qǐng)編號(hào)（格式：CG-YYYYMMDD-X，如CG20240520001），申請(qǐng)人可通過(guò)“申請(qǐng)進(jìn)度查詢(xún)”跟蹤審批狀態(tài)。（五）跟蹤審批進(jìn)度進(jìn)度查詢(xún)：在“采購(gòu)申請(qǐng)”菜單欄“申請(qǐng)進(jìn)度查詢(xún)”，可查看當(dāng)前申請(qǐng)所處的審批節(jié)點(diǎn)（如“部門(mén)負(fù)責(zé)人審批中”“采購(gòu)部已審批”“財(cái)務(wù)部駁回”）。審批意見(jiàn)查看：若審批人填寫(xiě)審批意見(jiàn)（如“同意”“需補(bǔ)充供應(yīng)商報(bào)價(jià)單”“駁回：超預(yù)算”），申請(qǐng)人可“查看詳情”獲取反饋，并根據(jù)意見(jiàn)修改申請(qǐng)后重新提交。催辦功能：若審批超過(guò)規(guī)定時(shí)限（如部門(mén)負(fù)責(zé)人審批時(shí)限為2個(gè)工作日），申請(qǐng)人可“催辦”，系統(tǒng)自動(dòng)向?qū)徟税l(fā)送提醒通知（每日限催辦1次，避免過(guò)度打擾）。（六）審批通過(guò)后操作采購(gòu)執(zhí)行：申請(qǐng)審批通過(guò)后，采購(gòu)部根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容開(kāi)展采購(gòu)工作，申請(qǐng)人需配合采購(gòu)部確認(rèn)供應(yīng)商信息、交付時(shí)間等細(xì)節(jié)。驗(yàn)收確認(rèn)：物品/服務(wù)交付后，申請(qǐng)人需組織部門(mén)驗(yàn)收（固定資產(chǎn)需填寫(xiě)《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》），并在系統(tǒng)中驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（掃描件），確認(rèn)無(wú)誤后“驗(yàn)收通過(guò)”。歸檔查詢(xún)：所有采購(gòu)申請(qǐng)（含審批記錄、附件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）系統(tǒng)自動(dòng)歸檔，申請(qǐng)人可通過(guò)“歷史申請(qǐng)查詢(xún)”導(dǎo)出電子檔案（PDF格式），保存期限不少于5年。三、申請(qǐng)表單模板示例企業(yè)采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)單號(hào)CG20240520001申請(qǐng)部門(mén)行政部申請(qǐng)人*工號(hào)A2024001申請(qǐng)日期2024年5月20日緊急程度普通采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)2024年第三季度辦公用A4紙采購(gòu)預(yù)算金額（元）5,000.00采購(gòu)用途用于各部門(mén)日常辦公文件打印采購(gòu)類(lèi)型辦公用品采購(gòu)供應(yīng)商名稱(chēng)辦公用品有限公司聯(lián)系人*聯(lián)系方式*交付地址企業(yè)總部1號(hào)樓前臺(tái)采購(gòu)明細(xì)品名/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量A4紙（70g，白色）80g，A4，500張/包包10附件清單1.《采購(gòu)需求清單》2.供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（3家）審批意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人：_________日期：_________采購(gòu)部：_________日期：_________財(cái)務(wù)部：_________日期：_________分管領(lǐng)導(dǎo)：_________日期：_________總經(jīng)理：_________日期：_________四、操作要點(diǎn)與常見(jiàn)問(wèn)題（一）操作要點(diǎn)信息準(zhǔn)確性：申請(qǐng)單中的項(xiàng)目名稱(chēng)、預(yù)算金額、數(shù)量等信息需真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際需求一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致審批延誤或采購(gòu)偏差。附件完整性：根據(jù)采購(gòu)類(lèi)型必備附件（如固定資產(chǎn)采購(gòu)需《固定資產(chǎn)配置申請(qǐng)表》），附件需清晰、完整，關(guān)鍵信息（如報(bào)價(jià)單金額、規(guī)格）需與申請(qǐng)單一致。審批流程規(guī)范性：不得擅自修改系統(tǒng)自動(dòng)匹配的審批流程，如需調(diào)整需提前向部門(mén)負(fù)責(zé)人及系統(tǒng)管理員申請(qǐng)，并提供書(shū)面說(shuō)明。預(yù)算控制：申請(qǐng)金額需嚴(yán)格控制在部門(mén)預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算申請(qǐng)需提前完成預(yù)算調(diào)整流程，未通過(guò)預(yù)算審批的申請(qǐng)不予提交。（二）常見(jiàn)問(wèn)題處理Q：提交申請(qǐng)后發(fā)覺(jué)信息填寫(xiě)錯(cuò)誤，如何撤回？A：在“申請(qǐng)進(jìn)度查詢(xún)”中找到對(duì)應(yīng)申請(qǐng)，若當(dāng)前節(jié)點(diǎn)為“待審批”狀態(tài)（未進(jìn)入下一審批環(huán)節(jié)），“撤回”修改后重新提交；若已進(jìn)入下一審批環(huán)節(jié)，需聯(lián)系當(dāng)前審批人溝通，說(shuō)明情況后由審批人“駁回”，修改后重新提交。Q：系統(tǒng)提示“審批人不存在”，如何處理？A：檢查審批人工號(hào)或姓名是否填寫(xiě)正確，或聯(lián)系系統(tǒng)管理員確認(rèn)審批人信息是否已更新（如新員工入職、崗位變動(dòng)導(dǎo)致審批人調(diào)整）。Q：附件失敗，如何解決？A：首先檢查附件格式是否符合要求（僅支持PDF、Word、Excel），單個(gè)文件是否超過(guò)10MB；若格式及大小均符合，嘗試更換網(wǎng)絡(luò)環(huán)境后重新，或聯(lián)系系統(tǒng)管理員檢查系統(tǒng)存儲(chǔ)空間。Q：審批被駁回后，如何重新提交？A：在“申請(qǐng)進(jìn)度查詢(xún)”中查看駁回原因，根據(jù)審批意見(jiàn)修改申請(qǐng)內(nèi)容（如補(bǔ)充附件、調(diào)整預(yù)算、完善采購(gòu)明細(xì)等），修改后“重新提交”，系統(tǒng)將重新啟動(dòng)審批流程（無(wú)