采購部門內(nèi)部控制制度第一章總則1.1制度定位本制度是××公司采購部（以下簡稱“本部”）內(nèi)部控制的唯一最高規(guī)范性文件，與《中華人民共和國招標投標法》《政府采購法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及配套指引、ISO9001:2015、ISO37301:2021、公司《章程》《財務管理制度》《合同管理制度》并行適用。凡本部員工、臨時借調人員、外委機構代表，一旦接觸采購業(yè)務，即視為無條件接受本制度約束。1.2控制目標a)保障采購活動合法合規(guī)，100%覆蓋法律法規(guī)及公司紅線；b)保障采購成本、交期、質量、服務、風險五維度最優(yōu)；c)保障資金資產(chǎn)安全，全年預付資金損失為0，呆滯庫存≤0.3%；d)保障采購信息真實、完整、可追溯，審計抽憑合格率100%；e)保障廉潔與反舞弊，員工違紀事件0起，商業(yè)伙伴違規(guī)率0.5%以內(nèi)。1.3年度刷新機制每年12月1—31日，由風控合規(guī)組牽頭，依據(jù)最新法規(guī)、行業(yè)判例、內(nèi)外部審計結論、業(yè)務變化，完成制度“增、刪、改”評審，經(jīng)部門總經(jīng)理、公司審計部、法務部、財務部會簽后生效，次年1月1日執(zhí)行。第二章組織與職責分離2.1采購決策權、執(zhí)行權、監(jiān)督權三權分立決策權：采購管理委員會（PMC）——由分管副總裁、財務總監(jiān)、法務總監(jiān)、審計總監(jiān)、采購部總經(jīng)理、需求部門代表組成，負責年度采購策略、重大采購項目（單批≥500萬元或年框≥2000萬元）立項審批。執(zhí)行權：采購部下設“尋源組、招標組、談判組、訂單組、供應商管理組（SQM）”，按品類專業(yè)化分工，禁止同一人全程包辦同一項目。監(jiān)督權：公司審計部+采購部風控合規(guī)組，雙線并行，直接向董事會審計委員會匯報。2.2四眼原則任何采購文件（需求、方案、評標、合同、付款）須至少“業(yè)務+財務”雙簽；金額≥100萬元須再疊加“法務”三簽；≥500萬元須PMC四簽。2.3輪崗與強制休假關鍵崗位（尋源、招標、訂單、付款）每24個月必須輪崗；連續(xù)在崗12個月須安排不少于5個工作日的強制休假，休假期間由替崗人員接手并做系統(tǒng)權限凍結。第三章采購分類與分級3.1分類A類：直接生產(chǎn)物料（BOM）；B類：MRO及間接物料；C類：固定資產(chǎn)與工程；D類：服務與軟件；E類：緊急搶險。3.2分級Ⅰ級：單批≥500萬元或年框≥2000萬元；Ⅱ級：100—500萬元；Ⅲ級：10—100萬元；Ⅳ級：＜10萬元。3.3匹配工具系統(tǒng)自動匹配采購方式：Ⅰ級必須公開招標；Ⅱ級優(yōu)先招標，如采用競爭性談判須書面說明；Ⅲ級可采用詢比價；Ⅳ級可用電商直采或框架協(xié)議下訂單。第四章需求管理與預算控制4.1需求申請a)統(tǒng)一入口：ERPPR模塊，禁止郵件、口頭、紙質；b)必填字段：物料編碼、規(guī)格書、數(shù)量、預算科目、需求日期、質量等級、環(huán)境/法規(guī)特殊要求；c)技術附件：圖紙、SDS、ROHS/REACH聲明、UL證書等須上傳PDF，版本號鎖定；d)審批鏈：需求部門經(jīng)理→技術總監(jiān)→財務BP→風控合規(guī)組，系統(tǒng)留痕。4.2預算校驗系統(tǒng)實時比對年度采購預算，超預算5%以內(nèi)須財務總監(jiān)特批；超5%以上須走公司預算調整流程，否則PR自動凍結。4.3需求變更已批PR變更≥10%金額或交期提前≥15天，須重新觸發(fā)審批；系統(tǒng)記錄變更次數(shù)，同一PR變更≥3次，風控組自動預警并約談需求人。第五章供應商全生命周期管理5.1準入a)資料包：營業(yè)執(zhí)照、三年審計報告、完稅證明、社保繳納記錄、ISO證書、環(huán)保/安全/反恐體系文件、銀行資信證明、廉潔承諾函；b)評分卡：財務健康（20分）、質量體系（20分）、交付能力（15分）、技術與創(chuàng)新（15分）、ESG（15分）、價格競爭力（10分）、服務響應（5分）；c)現(xiàn)場審核：A/C類供應商必須飛行檢查，審核組由SQM+技術+財務+法務組成，使用《VDA6.3》打分，≥80分且無重大不符合項方可準入；d)系統(tǒng)建檔：SAPSRM生成唯一編碼，關聯(lián)風險等級（高/中/低）。5.2日?？冃吭伦詣幼トCDS（QualityCostDeliveryService）數(shù)據(jù)，權重40:20:30:10；評分＜70分觸發(fā)黃色預警，＜60分紅色預警并暫停新訂單。5.3動態(tài)退出a)重大質量事故（客戶投訴PPM＞目標3倍）立即停付、凍結庫存，啟動8D；b)商業(yè)賄賂、環(huán)保違規(guī)、重大輿情，一票否決，列入黑名單5年；c)年度績效排名末位5%且得分＜65分，終止合作，12個月內(nèi)不得重新準入。第六章采購方式與操作流程6.1公開招標（Ⅰ級）步驟1：招標方案a)采購部招標組編制，包含技術規(guī)范書、評分細則、合同模板、預算價（保密）；b)方案經(jīng)PMC批準后，在公司招采平臺、中國招標投標公共服務平臺同步公告，公告期≥20日。步驟2：資格預審采用合格制，審核標準公告中一次性列明，審核結果書面告知所有投標人，未通過原因可查詢。步驟3：評標a)評標委員會7人，其中技術5人、商務2人，外部專家≥2人；b)價格權重≤60%，技術權重≥40%，評分表提前固化進系統(tǒng)，打分后自動加密，評標全程錄像；c)中標候選人公示3日，接受實名異議。步驟3：定標與合同PMC投票決定，形成會議紀要；中標通知書發(fā)出后30日內(nèi)完成合同簽署，逾期自動作廢。6.2競爭性談判（Ⅱ級）a)邀請3家以上供應商，發(fā)出談判文件；b)首輪報價密封，現(xiàn)場同時開封；c)最多兩輪談判，最終報價須低于首輪均價5%以上，否則流標；d)評審采用綜合評分，結果公示3日。6.3詢比價（Ⅲ級）a)系統(tǒng)隨機抽取3—5家合格供應商，發(fā)出詢價單；b)報價截止時間一致，逾期系統(tǒng)自動拒收；c)最低價法，若價差＞20%啟動澄清；d)審批鏈：采購經(jīng)理→財務BP→風控合規(guī)組。6.4電商直采（Ⅳ級）a)接入京東企業(yè)購、1688超級店、震坤行API；b)預算≤1萬元/單，自動比價，選擇平臺最低價；c)統(tǒng)一月結，發(fā)票自動驗真，收貨后7天無理由退貨。第七章合同管理7.1合同模板庫法務部建立五大類模板（買賣、工程、軟件許可、服務、保密），模板外條款須走“條款偏離審批”，耗時≤2個工作日。7.2關鍵條款a)價格：鎖定或浮動公式，浮動類須約定調價周期、基準指數(shù)、上下限±5%；b)交付：國際貿(mào)易須明確Incoterms2020，國內(nèi)須明確到貨地點、卸貨責任；c)質量：AQL≤0.65，首批樣品須附CPK≥1.33報告；d)違約：遲交每日扣1%，上限10%；質量不合格扣當批貨款20%，并賠償產(chǎn)線停線損失；e)廉潔：設置10%廉潔保證金，若發(fā)生商業(yè)賄賂，全額扣除并追償。7.3電子簽采用“e簽寶”區(qū)塊鏈存證，合同哈希值同步至司法鏈；簽署完畢自動歸檔SAPDMS，保留15年。第八章驗收與付款控制8.1三單匹配PO、收貨單、發(fā)票三單數(shù)量、金額、稅率100%一致，系統(tǒng)自動校驗，差異＞1%凍結付款。8.2質檢a)A/B類物料執(zhí)行GB/T2828.12012，一般檢驗水平Ⅱ；b)不合格批，系統(tǒng)生成NCR，供應商48小時內(nèi)提交圍堵方案；c)特采須技術、質量、生產(chǎn)、采購四方會簽，并記錄風險溢價。8.3付款a)預付款比例≤30%，超比例須CFO特批；b)預付款須供應商提供等額銀行保函或保險保單；c)付款審批鏈：采購員→采購經(jīng)理→財務共享中心→資金部，出納與會計分離；d)采用銀企直聯(lián)，U盾雙人雙崗，付款指令加密傳輸。第九章庫存與呆滯管理9.1安全庫存系統(tǒng)根據(jù)12個月滾動需求、供應商交期、生產(chǎn)節(jié)拍，自動計算SS，每月更新。9.2先進先出WMS掃碼出入庫，系統(tǒng)強制FIFO，異常需質量經(jīng)理解鎖。9.3呆滯定義A類>90天未動；B類>120天；C類>180天；系統(tǒng)自動生成清單。9.4處理流程a)30天內(nèi)：采購員協(xié)調供應商退貨或換貨；b)30—60天：轉售兄弟工廠或掛網(wǎng)拍賣；c)60天以上：計提減值，報廢須總經(jīng)理、財務、審計三方現(xiàn)場會簽。第十章信息系統(tǒng)與數(shù)據(jù)治理10.1系統(tǒng)架構ERP（SAPS/4HANA）+SRM+WMS+BI+RCS（機器人結算），API網(wǎng)關統(tǒng)一身份認證。10.2權限矩陣采用RBAC，權限顆粒度到“事務代碼+采購組+工廠+金額區(qū)間”，每季度復核。10.3數(shù)據(jù)備份每日增量、每周全量，異地機房300公里外，RPO≤15分鐘，RTO≤2小時。10.4審計日志所有操作寫進WORM存儲，防篡改，保存≥10年，滿足《網(wǎng)絡安全法》《數(shù)據(jù)安全法》要求。第十一章廉潔與反舞弊11.1廉潔風險地圖覆蓋9大環(huán)節(jié)36個風險點，例如“技術參數(shù)傾向性”“評標打分異常”“合同條款隱藏讓利”等，每個風險點對應控制措施、責任人、檢查頻率。11.2陽光宣言供應商首次準入須簽署《陽光合作宣言》，并每年度重簽；本部員工每年簽署《廉潔從業(yè)承諾書》。11.3禮品申報價值≥200元人民幣必須48小時內(nèi)上交給部門廉政聯(lián)絡員，統(tǒng)一登記、拍賣，所得捐公益。11.4舉報通道a)電話：400888××××，24小時人工接聽；b)郵箱：jubao@××.com，采用SSL加密；c)微信小程序：匿名，支持語音、圖片、視頻；d)對實名舉報48小時內(nèi)啟動調查，7日內(nèi)給予初步回復，30日內(nèi)完成調查。11.5懲戒員工：收受回扣一律解除勞動合同，涉案金額≥6000元移送公安機關；供應商：列入黑名單，全集團5年內(nèi)禁止合作，并索賠合同總額30%違約金。第十二章監(jiān)督與評價12.1月度自查風控合規(guī)組使用《采購內(nèi)控自評表》，覆蓋全部KRI（KeyRiskIndicator），得分＜90分須提交整改報告。12.2季度抽查審計部隨機抽取≥20%項目，穿透測試“需求尋源合同驗收付款”全鏈，發(fā)現(xiàn)問題立即發(fā)《整改通知書》，限期30日。12.3年度審計外聘“四大”之一對Ⅰ級項目100%審計，Ⅱ級項目≥50%抽樣，出具SOC1TypeⅡ報告，向董事會匯報。12.4績效掛鉤內(nèi)控評價結果占部門績效權重30%，若出現(xiàn)重大缺陷，部門年終獎下調20%，相關責任人績效清零。第十三章應急與業(yè)務連續(xù)性13.1突發(fā)事件分級Ⅰ級：地震、火災、疫情封控導致供應鏈中斷＞7日；Ⅱ級：核心供應商停產(chǎn)＞3日；Ⅲ級：運輸通道受阻＞24小時。13.2應急預案a)備用供應商：A類物料至少認證2家，年度小批量試產(chǎn)驗證；b)安全庫存：Ⅰ級事件下可支撐15日生產(chǎn)；c)緊急采購授權：風控合規(guī)組可臨時將招標時限壓縮至48小時，事后5日內(nèi)補齊資料；d)資金保障：與兩家銀行簽訂5億元應急授信，利率不超過LPR+80BP。13.3演練每年6月舉行“供應鏈斷鏈”桌面推演，9月舉行實戰(zhàn)演練（不提前通知），演練報告報送公司應急管理委員會。第十四章培訓與能力建設14.1新員工入職兩周內(nèi)完成《采購內(nèi)控elearning》課程，90分及格；不及格調崗。14.2專業(yè)認證本部鼓勵CPSM、CIPS、PMP、法律職業(yè)資格證，取得證書后公司報銷100%費用，并給予一次性獎勵5000元。14.3反舞弊沙盤每半年舉辦一次“灰度決策”沙盤，模擬商業(yè)賄賂場景，員工分組扮演供應商、采購、審計，提升識別能力。第十五章文檔與記錄控制15.1歸檔清單需求、審批、招標、評標、合同、驗收、付款、變更、投訴、培訓、審計、報廢共12類，紙質+電子雙軌。15.2保管期限Ⅰ級項目永久保存；Ⅱ級15年；Ⅲ級10年；Ⅳ級5年；到期后由審計、法務、風控三方聯(lián)審銷毀。15.3借閱內(nèi)部員工經(jīng)部門總經(jīng)