檔案管理崗位高頻面試題

【精選近三年60道高頻面試題】

【題目來(lái)源：學(xué)員面試分享復(fù)盤(pán)及網(wǎng)絡(luò)真題整理】

【注：每道題含高分回答示例+避坑指南】

1.請(qǐng)做一個(gè)自我介紹（基本必考|考察軟實(shí)力）

2.你為什么選擇檔案管理這份工作？很多人覺(jué)得它枯燥，你怎么看？（極高頻|考察穩(wěn)定

性）

3.請(qǐng)簡(jiǎn)述一下檔案整理的基本流程（收集、鑒別、分類等步驟）。（基本必考|背誦即可）

4.如果讓你接手一個(gè)全新的檔案室，里全是堆積如山的雜亂文件，你的第一步、第二步、第

三步分別做什么？（重點(diǎn)準(zhǔn)備|考察實(shí)操）

5.在以往的工作或?qū)嵙?xí)中，你接觸過(guò)哪些檔案管理軟件或OA系統(tǒng)？（常問(wèn)|考察實(shí)操）

6.檔案保管期限通常分為哪幾種？如何判斷一份文件是永久、長(zhǎng)期還是短期？（基本必考|

業(yè)務(wù)基礎(chǔ)）

7.遇到公司領(lǐng)導(dǎo)想要調(diào)閱一份“絕密”級(jí)別的人事檔案，但他沒(méi)有相關(guān)權(quán)限，你給不給？怎么

溝通？（重點(diǎn)準(zhǔn)備|考察抗壓）

8.對(duì)于“電子檔案”和“紙質(zhì)檔案”的雙套制管理，你有什么經(jīng)驗(yàn)或理解？（常問(wèn)|需深度思考）

9.業(yè)務(wù)部門(mén)的同事經(jīng)常拖延移交文件，導(dǎo)致你歸檔不及時(shí)，你如何解決這個(gè)問(wèn)題？（極高

頻|考察實(shí)操）

10.你在Excel方面水平如何？能否舉例說(shuō)明你利用Excel提高檔案檢索效率的案例？（基本

必考|考察實(shí)操）

11.檔案庫(kù)房的“八防”是指哪八防？日常巡檢你會(huì)重點(diǎn)看什么？（背誦即可|業(yè)務(wù)基礎(chǔ)）

12.假設(shè)在年度盤(pán)點(diǎn)時(shí)，發(fā)現(xiàn)一份重要的合同原件找不到了，你會(huì)怎么處理？（重點(diǎn)準(zhǔn)備|考

察抗壓）

13.如何界定“文件”與“檔案”的區(qū)別？什么樣的材料才有資格歸檔？（常問(wèn)|業(yè)務(wù)基礎(chǔ)）

14.你認(rèn)為檔案管理員最重要的職業(yè)素養(yǎng)是什么？請(qǐng)舉一個(gè)例子證明你具備這種素養(yǎng)。（極

高頻|考察軟實(shí)力）

15.面對(duì)數(shù)千份需要數(shù)字化的紙質(zhì)文檔，你如何規(guī)劃掃描、命名和掛接的流程以保證零失誤？

（需深度思考|考察實(shí)操）

16.有員工離職時(shí)來(lái)辦理檔案交接，你會(huì)重點(diǎn)檢查哪些內(nèi)容？如果發(fā)現(xiàn)缺失怎么辦？（極高

頻|考察實(shí)操）

17.歸檔文件的分類方法有哪些？（如年度-機(jī)構(gòu)-保管期限等）你最熟悉哪種？（基本必考|

業(yè)務(wù)基礎(chǔ)）

18.如果檔案室發(fā)生漏水或火災(zāi)報(bào)警，你的應(yīng)急預(yù)案是什么？（常問(wèn)|考察實(shí)操）

19.對(duì)于已過(guò)保管期限的檔案，銷毀流程是怎樣的？需要哪些人簽字？（重點(diǎn)準(zhǔn)備|業(yè)務(wù)基

礎(chǔ)）

20.同事借閱檔案后遲遲不歸還，甚至說(shuō)“找不到了”，你作為管理員該由誰(shuí)承擔(dān)責(zé)任？怎么補(bǔ)

救？（極高頻|考察抗壓）

21.你了解新修訂的《檔案法》中關(guān)于電子檔案法律效力的規(guī)定嗎？（常問(wèn)|需深度思考）

22.在檔案著錄過(guò)程中，如何提取關(guān)鍵詞才能方便后續(xù)的快速檢索？（重點(diǎn)準(zhǔn)備|考察實(shí)操）

23.公司要進(jìn)行上市審計(jì)，審計(jì)師需要大量調(diào)閱財(cái)務(wù)憑證，你如何配合并保證檔案安全？

（常問(wèn)|考察實(shí)操）

24.你是否具備文書(shū)寫(xiě)作能力？如果讓你起草一份《公司檔案管理制度》，你會(huì)包含哪些章

節(jié)？（需深度思考|考察軟實(shí)力）

25.在之前的經(jīng)歷中，你遇到過(guò)最棘手的檔案管理問(wèn)題是什么？你是如何解決的？（極高頻|

網(wǎng)友分享）

26.如何處理發(fā)黃、變脆或者有破損的歷史檔案？（常問(wèn)|業(yè)務(wù)基礎(chǔ)）

27.當(dāng)多個(gè)部門(mén)同時(shí)急需調(diào)閱同一份檔案時(shí)，你如何協(xié)調(diào)？（常問(wèn)|考察抗壓）

28.你對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)了解嗎？一般控制在什么范圍？（背誦即可|業(yè)務(wù)基礎(chǔ)）

29.如果你發(fā)現(xiàn)上一任管理員留下的檔案目錄和實(shí)物對(duì)不上（賬實(shí)不符），你會(huì)怎么做？

（重點(diǎn)準(zhǔn)備|考察實(shí)操）

30.談?wù)勀銓?duì)“檔案信息化建設(shè)”的看法，除了掃描，還包括什么？（需深度思考|考察實(shí)操）

31.在高強(qiáng)度的重復(fù)性工作中（如連續(xù)打碼、裝訂），你如何保持細(xì)心，避免疲勞出錯(cuò)？

（常問(wèn)|考察穩(wěn)定性）

32.工程檔案（或項(xiàng)目檔案）與普通的文書(shū)檔案在整理上有什么不同？（重點(diǎn)準(zhǔn)備|業(yè)務(wù)基

礎(chǔ)）

33.領(lǐng)導(dǎo)讓你在一周內(nèi)完成平時(shí)一個(gè)月的工作量（如年底歸檔），你會(huì)怎么安排時(shí)間？（極

高頻|考察抗壓）

34.對(duì)于涉及商業(yè)機(jī)密的檔案，你在借閱審批流程上會(huì)設(shè)置哪些“關(guān)卡”？（常問(wèn)|考察實(shí)操）

35.你會(huì)使用掃描儀、打印機(jī)、裝訂機(jī)等辦公設(shè)備嗎？遇到卡紙?jiān)趺刺幚?？（基本必考|考察

實(shí)操）

36.怎么看待“檔案管理就是搬箱子”這種偏見(jiàn)？（常問(wèn)|考察軟實(shí)力）

37.公司要搬遷新址，檔案室的搬遷方案你會(huì)怎么做？如何確保運(yùn)輸途中不丟、不亂？（重

點(diǎn)準(zhǔn)備|需深度思考）

38.你在整理檔案時(shí)，習(xí)慣用什么樣的標(biāo)簽或顏色區(qū)分不同類別的文檔？（常問(wèn)|考察實(shí)操）

39.如果業(yè)務(wù)部門(mén)送來(lái)的文件缺頁(yè)、沒(méi)有簽字或日期，你會(huì)直接退回還是幫他們補(bǔ)？（極高

頻|考察實(shí)操）

40.檔案借閱登記表通常包含哪些必填字段？（基本必考|業(yè)務(wù)基礎(chǔ)）

41.你對(duì)聲像檔案（照片、錄音、視頻）的整理和保存有什么經(jīng)驗(yàn)？（常問(wèn)|考察實(shí)操）

42.如果公司沒(méi)有購(gòu)買專業(yè)的檔案系統(tǒng)，只用Excel，你會(huì)怎么設(shè)計(jì)表頭？（重點(diǎn)準(zhǔn)備|考察實(shí)

操）

43.你的保密意識(shí)體現(xiàn)在哪些細(xì)節(jié)中？請(qǐng)舉例說(shuō)明。（極高頻|考察軟實(shí)力）

44.當(dāng)你正在專注整理檔案時(shí)，前臺(tái)不斷有人來(lái)咨詢查檔，打斷你的思路，你會(huì)煩躁嗎？怎么

平衡？（常問(wèn)|考察穩(wěn)定性）

45.什么是檔案的“立卷”？立卷改革后的“單件歸檔”你了解嗎？（背誦即可|業(yè)務(wù)基礎(chǔ)）

46.假如你發(fā)現(xiàn)某份檔案內(nèi)容有明顯的邏輯錯(cuò)誤（如日期倒置），你會(huì)怎么處理？是直接修改

還是匯報(bào)？（極高頻|考察實(shí)操）

47.對(duì)于合同類檔案，原件和復(fù)印件的管理有什么區(qū)別？（常問(wèn)|業(yè)務(wù)基礎(chǔ)）

48.你未來(lái)3-5年的職業(yè)規(guī)劃是什么？會(huì)一直做檔案管理嗎？（極高頻|考察穩(wěn)定性）

49.如果需要你兼任一部分行政或前臺(tái)的工作，你能接受嗎？（常問(wèn)|考察軟實(shí)力）

50.在檔案裝盒時(shí)，厚度一般控制在多少厘米？備考表應(yīng)該放在哪里？（基本必考|業(yè)務(wù)基

礎(chǔ)）

51.你如何確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性（防篡改、防丟失）？（需深度思考|考察實(shí)操）

52.遇到一個(gè)脾氣暴躁的同事非要違規(guī)把檔案帶出公司，你攔得住嗎？怎么攔？（重點(diǎn)準(zhǔn)備|

考察抗壓）

53.很多公司現(xiàn)在推行無(wú)紙化辦公，你認(rèn)為未來(lái)檔案管理員這個(gè)崗位會(huì)消失嗎？（常問(wèn)|需深

度思考）

54.你在過(guò)往工作中，最大的一次失誤是什么？對(duì)此你做了哪些復(fù)盤(pán)？（極高頻|網(wǎng)友分享）

55.怎么理解檔案工作的“服務(wù)性”？（常問(wèn)|考察軟實(shí)力）

56.面對(duì)年底大量堆積的報(bào)銷單據(jù)和憑證，你如何快速分類整理？（重點(diǎn)準(zhǔn)備|考察實(shí)操）

57.如果發(fā)現(xiàn)檔案庫(kù)房有蟲(chóng)蛀跡象，你會(huì)立即采取什么措施？（常問(wèn)|業(yè)務(wù)基礎(chǔ)）

58.你覺(jué)得做一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理員，是記憶力重要還是條理性重要？（常問(wèn)|考察軟實(shí)力）

59.我們公司檔案積壓比較多，入職前幾個(gè)月可能需要經(jīng)常加班整理，你身體吃得消嗎？

（極高頻|考察穩(wěn)定性）

60.我問(wèn)完了，你有什么想問(wèn)我的嗎？（面試收尾|考察軟實(shí)力）

【檔案管理崗位】高頻面試題深度解答

Q1：請(qǐng)做一個(gè)自我介紹

?不好的回答示例：

面試官您好，我叫XXX，今年24歲，本科學(xué)歷。我性格比較內(nèi)向，平時(shí)喜歡整理東

西，覺(jué)得檔案管理這行挺適合我的，比較穩(wěn)定。我之前在一家小公司做過(guò)幾個(gè)月的

行政，也幫忙整理過(guò)合同。我這個(gè)人比較細(xì)心，能坐得住冷板凳，不會(huì)覺(jué)得枯燥。

希望能加入貴公司，我會(huì)努力工作的，希望能給我一個(gè)機(jī)會(huì)，謝謝。

為什么這么回答不好：

1.缺乏量化成果：通篇都在談性格和主觀感受（如“比較細(xì)心”、“坐得住”），沒(méi)有提及具體

的檔案管理數(shù)量、參與過(guò)的項(xiàng)目規(guī)?；蚴褂玫南到y(tǒng)技能，無(wú)法證明專業(yè)度。

2.經(jīng)歷描述過(guò)虛：“幫忙整理過(guò)合同”這種表述顯得非常業(yè)余，讓面試官感覺(jué)到你只是打雜，

沒(méi)有系統(tǒng)性的檔案管理思維。

3.求職動(dòng)機(jī)被動(dòng)：強(qiáng)調(diào)“內(nèi)向”、“穩(wěn)定”，容易給面試官留下“只是想找個(gè)地方養(yǎng)老”的負(fù)面印

象，缺乏職業(yè)進(jìn)取心。

高分回答示例：

面試官您好，我叫XXX，擁有3年檔案管理實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，專注于企業(yè)文書(shū)檔案與人事

檔案的全生命周期管理。

在上一家擁有500人的制造業(yè)企業(yè)任職期間，我獨(dú)立負(fù)責(zé)公司檔案室的標(biāo)準(zhǔn)化建

設(shè)。這期間，我累計(jì)經(jīng)手處理了超過(guò)12,000卷（件）檔案，涵蓋了從收集、鑒別、

整理到歸檔入庫(kù)的全流程。針對(duì)公司過(guò)往檔案積壓混亂的問(wèn)題，我主導(dǎo)了一次為期

3個(gè)月的“檔案清繳專項(xiàng)行動(dòng)”，利用Excel搭建了可視化的檔案檢索目錄，配合

VLOOKUP函數(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案借閱的秒級(jí)查詢，將查檔效率提升了80%以上，并將檔

案完好率保持在100%。

除了紙質(zhì)檔案管理，我還熟練掌握泛微OA系統(tǒng)及檔案管理專業(yè)軟件的操作，具

備“雙套制”管理經(jīng)驗(yàn)，成功協(xié)助公司完成了2020-2023年度的檔案數(shù)字化掃描掛接

工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一一對(duì)應(yīng)。

在職業(yè)素養(yǎng)方面，我深知檔案工作的核心是“保密”與“嚴(yán)謹(jǐn)”。我熟悉檔案庫(kù)房的“八

防”管理規(guī)范，且具備極強(qiáng)的定力，能夠適應(yīng)高強(qiáng)度的重復(fù)性整理工作而不出錯(cuò)。我

看重貴公司在業(yè)內(nèi)的規(guī)范化管理，希望不僅能發(fā)揮我的整理技能，更能通過(guò)檔案數(shù)

據(jù)化為業(yè)務(wù)部門(mén)提供更有價(jià)值的信息服務(wù)。

Q2：你為什么選擇檔案管理這份工作？很多人覺(jué)得它枯燥，你怎么看？

?不好的回答示例：

其實(shí)我也沒(méi)覺(jué)得多喜歡，主要是覺(jué)得這個(gè)工作不用經(jīng)常出差，也不用背業(yè)績(jī)指標(biāo)，

適合女生做?？菰锸强隙ㄓ械模疫@個(gè)人比較宅，不太喜歡和人打交道，就喜歡

安安靜靜待著。只要按時(shí)把文件收上來(lái)放好就行了，我覺(jué)得我能堅(jiān)持下來(lái)，反正工

作都差不多是枯燥的，習(xí)慣了就好。

為什么這么回答不好：

1.暴露職業(yè)倦怠風(fēng)險(xiǎn)：回答“沒(méi)覺(jué)得多喜歡”、“工作都差不多”，直接暴露了缺乏職業(yè)熱情，

面試官會(huì)擔(dān)心你入職后稍微遇到點(diǎn)壓力就會(huì)離職。

2.自我定位偏差：將檔案管理等同于“不和人打交道”，這是大錯(cuò)特錯(cuò)。檔案工作涉及大量跨

部門(mén)溝通和催收，這種認(rèn)知顯示出對(duì)崗位理解膚淺。

3.缺乏核心競(jìng)爭(zhēng)力：強(qiáng)調(diào)“不用背業(yè)績(jī)”、“適合女生”等理由，完全沒(méi)有展現(xiàn)出自己在該領(lǐng)域

的專業(yè)優(yōu)勢(shì)和價(jià)值追求。

高分回答示例：

我選擇檔案管理，是因?yàn)槲覐牟徽J(rèn)為它是一份“枯燥”的工作，相反，它是企業(yè)信息

的“有序化重構(gòu)”，這種從無(wú)序到有序的過(guò)程讓我非常有成就感。

對(duì)于“枯燥”這個(gè)觀點(diǎn)，我的理解是：外行看熱鬧，內(nèi)行看門(mén)道。在別人眼中可能只

是機(jī)械的整理文件，但在我眼中，每一份檔案的歸類、編目、上架，都是在構(gòu)建公

司的“記憶宮殿”。例如，在面對(duì)堆積如山、雜亂無(wú)章的歷史文件時(shí)，我會(huì)將其視為

一個(gè)需要攻克的工程項(xiàng)目。當(dāng)我通過(guò)制定分類方案、利用Excel或數(shù)據(jù)庫(kù)將它們變

成只需3秒就能檢索到的有效信息時(shí)，那種解決問(wèn)題的效率感是非常刺激的，而不

是枯燥的。

此外，性格與崗位的匹配度也是我選擇它的原因。我天生對(duì)細(xì)節(jié)敏感，對(duì)秩序有強(qiáng)

烈的執(zhí)著。在重復(fù)性的整理工作中，我能保持高度專注并發(fā)現(xiàn)流程中的優(yōu)化空間。

比如我曾通過(guò)優(yōu)化檔案盒的標(biāo)簽顏色管理，讓庫(kù)房巡檢效率提升了一倍。

所以我認(rèn)為，沒(méi)有枯燥的工作，只有平庸的交付。我希望在這個(gè)崗位上，通過(guò)我的

專業(yè)能力，讓死檔案變成活資源，為公司的業(yè)務(wù)決策提供歷史數(shù)據(jù)支持，這就是我

在這份工作中找到的價(jià)值錨點(diǎn)。

Q3：請(qǐng)簡(jiǎn)述一下檔案整理的基本流程（收集、鑒別、分類等步驟）。

?不好的回答示例：

流程大概就是先把文件收上來(lái)，然后看看哪些要留哪些不要，接著按部門(mén)分開(kāi)，或

者按時(shí)間分開(kāi)。分好之后就打孔、裝訂，貼上標(biāo)簽，最后放到檔案盒里，再搬到架

子上。如果有電子版的，就在電腦上也存一份。平時(shí)有人要借就登記一下。反正就

是收、理、存這幾步吧，只要不丟就行。

為什么這么回答不好：

1.術(shù)語(yǔ)極度匱乏：完全使用大白話（如“看看哪些要留”），沒(méi)有使用“鑒別”、“保管期限劃

分”、“著錄”等專業(yè)術(shù)語(yǔ)，顯得不夠科班。

2.流程遺漏關(guān)鍵點(diǎn)：漏掉了“編頁(yè)碼”、“編制目錄（著錄）”、“裝盒入庫(kù)”等核心環(huán)節(jié)，導(dǎo)致流

程顯得非常隨意。

3.缺乏標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)：沒(méi)有提及遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)規(guī)范，給面試官一種“野路子”的感覺(jué)，無(wú)法

勝任正規(guī)企業(yè)的檔案管理要求。

高分回答示例：

檔案整理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng)工程，根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及我過(guò)往的操作經(jīng)驗(yàn)，基本流程主

要包含以下六個(gè)核心步驟：

第一是收集。這是基礎(chǔ)，我會(huì)根據(jù)公司的歸檔范圍制度，定期向各部門(mén)催收文件，

確保歸檔材料齊全完整，并進(jìn)行初步的清點(diǎn)交接。

第二是鑒別與劃分保管期限。這是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，我會(huì)依據(jù)文件價(jià)值和法律法規(guī)，判定

其是永久、長(zhǎng)期（30年）還是短期（10年），并剔除無(wú)保存價(jià)值的文件。

第三是分類與排序。通常采用“年度-機(jī)構(gòu)-保管期限”或“年度-問(wèn)題-保管期限”的方法

進(jìn)行分類。在類目?jī)?nèi)，按照文件形成的時(shí)間順序或事由邏輯進(jìn)行排列，確保邏輯清

晰。

第四是整理與修整。包括拆除金屬釘、修補(bǔ)破損頁(yè)面、編寫(xiě)頁(yè)碼（打碼）。這一步

要求極度細(xì)心，確保每一頁(yè)都平整且頁(yè)碼連續(xù)，無(wú)漏頁(yè)重頁(yè)。

第五是著錄與編目。這是實(shí)現(xiàn)檢索功能的關(guān)鍵。我會(huì)將題名、責(zé)任者、文號(hào)、日期

等信息錄入檔案系統(tǒng)或Excel臺(tái)賬，生成案卷目錄和卷內(nèi)目錄，做到“賬實(shí)相符”。

第六是裝訂與入庫(kù)。按照標(biāo)準(zhǔn)厚度（如2cm）進(jìn)行裝盒，打印背脊標(biāo)簽，并根據(jù)排

架號(hào)上架入庫(kù)。同時(shí)，若有數(shù)字化需求，會(huì)在裝訂前完成掃描掛接。

這一整套SOP流程，我能夠熟練盲打操作，并能在執(zhí)行中確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可

查。

Q4：如果讓你接手一個(gè)全新的檔案室，里全是堆積如山的雜亂文件，你的第一

步、第二步、第三步分別做什么？

?不好的回答示例：

我也遇到過(guò)這種情況。第一步肯定就是先加班加點(diǎn)干，趕緊分類。我會(huì)把大家叫過(guò)

來(lái)一起幫忙，人多力量大嘛。第二步就是去買檔案盒，把分好的文件裝進(jìn)去。第三

步就是做個(gè)Excel表格登記一下。反正就是先別管那么細(xì)，先把桌子清理干凈，看

著不亂就行了，后面有時(shí)間再慢慢細(xì)化。

為什么這么回答不好：

1.缺乏管理思維：第一反應(yīng)是“加班干”、“叫人幫忙”，而不是先盤(pán)點(diǎn)、定方案，典型的執(zhí)行

層思維，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃能力。

2.順序邏輯錯(cuò)誤：在沒(méi)有制定分類方案和清理標(biāo)準(zhǔn)之前就動(dòng)手整理，會(huì)導(dǎo)致后續(xù)大量的返工

（如買錯(cuò)檔案盒、分錯(cuò)類）。

3.目標(biāo)設(shè)定過(guò)低：“看著不亂就行”是保潔員的標(biāo)準(zhǔn)，不是檔案管理員的標(biāo)準(zhǔn)。

高分回答示例：

面對(duì)這種情況，盲目動(dòng)手整理是最低效的。我會(huì)按照“先規(guī)劃、后執(zhí)行、再固化”的

邏輯，分三步走：

第一步：全面盤(pán)點(diǎn)與制定方案（摸清家底）。

我不會(huì)馬上觸碰文件，而是先花1-2天時(shí)間進(jìn)行“摸底”。了解文件的大致數(shù)量、時(shí)間

跨度、涉及部門(mén)以及目前的破損程度。同時(shí)，我會(huì)緊急起草一份臨時(shí)的《檔案分類

方案》和《整理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》，明確分類規(guī)則、保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)以及檔號(hào)編制規(guī)

則。所謂“磨刀不誤砍柴工”，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)是避免返工的關(guān)鍵。

第二步：粗分堆垛與物理隔離（通過(guò)式整理）。

依據(jù)制定好的方案，將雜亂文件進(jìn)行“粗分”。我會(huì)清理出一塊空地，按照“年

度”和“部門(mén)”兩個(gè)維度，將文件迅速歸堆。在這個(gè)過(guò)程中，我會(huì)同步剔除明顯的垃圾

文件（如廢紙、重復(fù)草稿），將待歸檔文件物理隔離。這一步的目標(biāo)是讓文件從“無(wú)

序”變成“塊狀有序”，快速騰出作業(yè)空間。

第三步：細(xì)化整理與建立臺(tái)賬（精細(xì)化入庫(kù)）。

對(duì)粗分好的文件逐卷進(jìn)行精細(xì)化操作：去釘、排序、打碼、著錄。這是最耗時(shí)的環(huán)

節(jié)。在整理的同時(shí)，我會(huì)同步建立電子目錄（Excel或系統(tǒng)），確保整理一卷、錄

入一卷。最后進(jìn)行裝盒上架，并張貼庫(kù)房的“指引標(biāo)識(shí)”，實(shí)現(xiàn)檔案的“安家落戶”。

通過(guò)這三步，我能確保在一個(gè)月內(nèi)將雜亂的檔案室轉(zhuǎn)變?yōu)榭刹樵?、可管理的?biāo)準(zhǔn)化

庫(kù)房。

Q5：在以往的工作或?qū)嵙?xí)中，你接觸過(guò)哪些檔案管理軟件或OA系統(tǒng)？

?不好的回答示例：

我用過(guò)公司的OA，好像是泛微吧，主要就是上傳附件。專業(yè)的檔案軟件沒(méi)怎么用

過(guò)，以前公司比較小，主要還是用Excel表來(lái)記。不過(guò)我覺(jué)得軟件都差不多，我學(xué)

東西很快的，你們公司用什么我現(xiàn)學(xué)一下應(yīng)該沒(méi)問(wèn)題，只要有人教我一遍就行。

為什么這么回答不好：

1.技能展示薄弱：承認(rèn)“沒(méi)怎么用過(guò)專業(yè)軟件”且“主要用Excel”，如果是應(yīng)聘大型企業(yè)，這直

接就是硬傷。

2.被動(dòng)學(xué)習(xí)態(tài)度：“只要有人教我一遍”是職場(chǎng)巨嬰心態(tài)。成熟的求職者應(yīng)該強(qiáng)調(diào)自學(xué)能力和

遷移能力。

3.對(duì)軟件認(rèn)知淺?。赫J(rèn)為“上傳附件”就是OA檔案管理的全部，顯示出對(duì)元數(shù)據(jù)、權(quán)限控

制、借閱流程等核心功能一無(wú)所知。

高分回答示例：

在過(guò)往的工作中，我深度使用過(guò)兩類系統(tǒng)，具備良好的數(shù)字化管理思維：

首先是專業(yè)檔案管理系統(tǒng)。我曾使用過(guò)“東方飛揚(yáng)”和“紫光”檔案管理系統(tǒng)。我不僅熟

悉基礎(chǔ)的條目著錄、原文掛接和組卷操作，還深入?yún)⑴c過(guò)系統(tǒng)的權(quán)限配置。例如，

我曾配合IT部門(mén)設(shè)置過(guò)不同部門(mén)的查閱權(quán)限，確保財(cái)務(wù)檔案只有財(cái)務(wù)總監(jiān)及以上級(jí)

別可調(diào)閱，這讓我對(duì)電子檔案的安全策略有了深刻理解。

其次是OA系統(tǒng)（如泛微/致遠(yuǎn)）。在日常工作中，我主要利用OA系統(tǒng)進(jìn)行前端數(shù)據(jù)

的抓取。我熟悉如何從OA的“公文管理”模塊將辦結(jié)的電子公文一鍵歸檔，并確保審

批流程單與正文的一致性。

此外，在沒(méi)有系統(tǒng)的過(guò)渡期，我也具備極強(qiáng)的Excel高階應(yīng)用能力。我曾利用Excel

的VBA編寫(xiě)過(guò)簡(jiǎn)單的宏，用于批量重命名掃描件，以及利用透視表定期分析各部門(mén)

的歸檔及時(shí)率。

因此，無(wú)論是成熟的商業(yè)軟件，還是基于Excel的過(guò)渡方案，我都能快速上手并轉(zhuǎn)

化為生產(chǎn)力，最大限度地提升檔案管理的效率。

Q6：檔案保管期限通常分為哪幾種？如何判斷一份文件是永久、長(zhǎng)期還是短

期？

?不好的回答示例：

保管期限一般就是永久、30年和10年吧。判斷的話，重要的文件就永久，比如公司

的執(zhí)照啊、大合同啊。不太重要的就30年，像一般的通知。那些發(fā)票之類的好像是

10年還是30年？具體的我得查一下規(guī)定。反正公司領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)留多久就留多久，我聽(tīng)領(lǐng)

導(dǎo)的。

為什么這么回答不好：

1.法規(guī)意識(shí)淡?。簩?duì)“發(fā)票”等關(guān)鍵憑證的保管期限含糊其辭（實(shí)際上會(huì)計(jì)檔案新規(guī)已調(diào)

整），這是專業(yè)硬傷。

2.判斷標(biāo)準(zhǔn)主觀：“重要的就永久”這種表述太隨意，缺乏具體的判斷維度（如法律效力、憑

證價(jià)值、歷史研究?jī)r(jià)值）。

3.盲目服從：“領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)留多久就留多久”雖然聽(tīng)起來(lái)乖巧，但檔案管理員的職責(zé)之一就是給予

專業(yè)建議，避免合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。

高分回答示例：

根據(jù)國(guó)家最新的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》以及《會(huì)計(jì)檔

案管理辦法》，目前的保管期限主要分為永久和定期（一般為30年和10年）兩類。

在實(shí)際工作中，我通常依據(jù)以下三個(gè)維度來(lái)精準(zhǔn)判斷：

1.核心價(jià)值維度（判定永久）：凡是反映公司設(shè)立、變更、解散、重大決策、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、核

心技術(shù)專利以及獲得省部級(jí)以上榮譽(yù)的文件，必須劃定為“永久”。例如公司的章程、股東

會(huì)決議、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告等，這些是企業(yè)的“命脈”，必須確保存續(xù)。

2.查考利用維度（判定30年）：對(duì)于在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)對(duì)公司業(yè)務(wù)有參考價(jià)值的文件，劃為

30年。例如一般性的長(zhǎng)期經(jīng)濟(jì)合同、重要的非基建類項(xiàng)目文件、人才培養(yǎng)計(jì)劃等。這些

文件雖不是核心資產(chǎn)，但在未來(lái)幾十年內(nèi)可能需要追溯。

3.時(shí)效性維度（判定10年）：對(duì)于僅在短時(shí)間內(nèi)有憑證作用的文件，劃為10年。如一般性

的事務(wù)性通知、短期工作的計(jì)劃總結(jié)、普通介紹信存根等。

此外，作為專業(yè)人員，我在遇到拿捏不準(zhǔn)的文件時(shí)，絕不憑感覺(jué)，而是會(huì)依據(jù)公司

發(fā)布的《檔案保管期限表》逐條比對(duì)，或者參考行業(yè)標(biāo)桿案例，寧高勿低，確保企

業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)最小化。

Q7：遇到公司領(lǐng)導(dǎo)想要調(diào)閱一份“絕密”級(jí)別的人事檔案，但他沒(méi)有相關(guān)權(quán)限，

你給不給？怎么溝通？

?不好的回答示例：

既然是領(lǐng)導(dǎo)，那肯定得給啊。畢竟他是領(lǐng)導(dǎo)，得罪了他我以后日子不好過(guò)。我會(huì)私

下給他看一眼，但是不讓他帶走，也不讓他拍照。或者我跟他說(shuō)“下不為例”。如果

是非要走流程，那我就幫他補(bǔ)一張單子。反正規(guī)矩是死的，人是活的，靈活處理

嘛。

為什么這么回答不好：

1.觸犯職業(yè)紅線：檔案管理的第一原則是“合規(guī)”。私下給領(lǐng)導(dǎo)看絕密檔案，直接違反了保密

制度，這是嚴(yán)重的失職，甚至可能導(dǎo)致被開(kāi)除。

2.缺乏原則性：“得罪了日子不好過(guò)”顯示出軟弱的性格，無(wú)法勝任把關(guān)者的角色。

3.僥幸心理：“下不為例”在安全管理中是最大的隱患，面試官會(huì)認(rèn)為你沒(méi)有底線。

高分回答示例：

這是一個(gè)非?？简?yàn)職業(yè)操守和溝通情商的場(chǎng)景。我的核心原則是：制度面前人人平

等，但服務(wù)態(tài)度要溫和堅(jiān)定。因此，我絕對(duì)不會(huì)直接提供檔案，但我會(huì)通過(guò)以下三

步來(lái)妥善解決：

第一步：溫和拒絕，通過(guò)“保護(hù)領(lǐng)導(dǎo)”的角度切入。

我不會(huì)生硬地說(shuō)“不行”，而是會(huì)說(shuō)：“王總，根據(jù)公司的保密制度，這份人事檔案屬

于絕密級(jí)別，系統(tǒng)后臺(tái)都有嚴(yán)密的訪問(wèn)日志監(jiān)控。如果現(xiàn)在直接調(diào)閱，可能會(huì)給您

的合規(guī)記錄留下風(fēng)險(xiǎn)，審計(jì)那邊也會(huì)找麻煩?！薄弥贫群蛯徲?jì)作為擋箭牌，表

明我是在維護(hù)他的利益，而不是故意刁難。

第二步：提供合規(guī)的“綠色通道”。

緊接著，我會(huì)立即給出解決方案：“不過(guò)您放心，為了不耽誤您的工作，我現(xiàn)在馬上

幫您填寫(xiě)《絕密檔案查閱特殊審批單》，您只需要找主管人事的副總簽個(gè)字，或者

如果是緊急情況，您可以先電話確認(rèn)，我這邊做好備注。您看這樣行嗎？”——轉(zhuǎn)

嫁決策權(quán)，表明我愿意配合，只要手續(xù)合規(guī)。

第三步：堅(jiān)守底線，做好備選方案。

如果領(lǐng)導(dǎo)依然強(qiáng)硬堅(jiān)持，我會(huì)保持禮貌但堅(jiān)決不讓步，同時(shí)向上級(jí)匯報(bào)。但我相

信，大多數(shù)成熟的管理者聽(tīng)到“審計(jì)監(jiān)控”和“合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)”時(shí)，都會(huì)選擇按流程辦事。作

為檔案管理員，我的職責(zé)就是做公司機(jī)密的“守門(mén)人”，這扇門(mén)只能用鑰匙打開(kāi)，不

能用面子刷開(kāi)。

Q8：對(duì)于“電子檔案”和“紙質(zhì)檔案”的雙套制管理，你有什么經(jīng)驗(yàn)或理解？

?不好的回答示例：

雙套制就是兩邊都存一份嘛。紙質(zhì)的放在柜子里，電子的存在電腦里。我覺(jué)得電子

的比較方便，查起來(lái)快，紙質(zhì)的主要是為了應(yīng)付檢查。平時(shí)我都是先把紙質(zhì)的收

好，有空了再掃描一下存電腦里。要注意的就是兩邊別弄混了，名字起一樣就行。

為什么這么回答不好：

1.理解膚淺：僅僅停留在“兩邊都存”的物理層面，沒(méi)有理解“雙套制”背后的法律效力互補(bǔ)和

元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。

2.操作隨意：“有空了再掃描”是大忌，容易導(dǎo)致電子與紙質(zhì)數(shù)據(jù)不同步（賬實(shí)不符）。

3.忽視關(guān)聯(lián)性：僅僅說(shuō)“名字起一樣”太簡(jiǎn)單，沒(méi)有提到檔號(hào)掛接、OCR識(shí)別等關(guān)鍵技術(shù)手

段。

高分回答示例：

“雙套制”管理是目前檔案管理轉(zhuǎn)型的核心，我的理解和經(jīng)驗(yàn)主要體現(xiàn)在“同步性、關(guān)

聯(lián)性、安全性”這三個(gè)方面：

1.歸檔過(guò)程的“同步性”：

在實(shí)際操作中，我堅(jiān)持“紙電同步”原則。收到紙質(zhì)原件的同時(shí)，我會(huì)立即進(jìn)行數(shù)字

化掃描，絕不拖延。我習(xí)慣的SOP是：紙質(zhì)文件完成分類、打碼后，立刻進(jìn)行掃

描，確保電子文件的生成時(shí)間與紙質(zhì)歸檔時(shí)間盡可能一致，避免出現(xiàn)“有紙無(wú)

電”或“有電無(wú)紙”的信息孤島。

2.存儲(chǔ)關(guān)系的“關(guān)聯(lián)性”：

雙套制的核心不是簡(jiǎn)單的復(fù)制，而是“掛接”。我會(huì)確保電子檔案的元數(shù)據(jù)（如題

名、文號(hào)）與紙質(zhì)檔案的著錄項(xiàng)目完全一致，并利用檔號(hào)作為唯一索引，將掃描件

（PDF/OFD格式）掛接到檔案系統(tǒng)的對(duì)應(yīng)條目下。這樣，用戶在系統(tǒng)里查到目

錄，就能直接預(yù)覽原文，實(shí)現(xiàn)“查閱用電子，憑證用紙質(zhì)”。

3.法律效力與“安全性”：

紙質(zhì)檔案?jìng)?cè)重于法律憑證作用（如紅章原件），必須做好防火防潮；電子檔案?jìng)?cè)重

于信息復(fù)用，必須做好防篡改和備份。我通常會(huì)建議對(duì)關(guān)鍵的電子檔案進(jìn)行MD5值

校驗(yàn)或加蓋電子印章，確保其真實(shí)性，并定期進(jìn)行離線備份。

總結(jié)來(lái)說(shuō)，雙套制不是增加負(fù)擔(dān)，而是構(gòu)建“互備互補(bǔ)”的保險(xiǎn)機(jī)制，既滿足了高效

檢索，又守住了原始憑證的底線。

Q9：業(yè)務(wù)部門(mén)的同事經(jīng)常拖延移交文件，導(dǎo)致你歸檔不及時(shí)，你如何解決這個(gè)

問(wèn)題？

?不好的回答示例：

這確實(shí)挺煩人的。我就天天催他們唄，發(fā)微信催，打電話催。如果他們還不交，那

我也沒(méi)辦法，反正責(zé)任不在我。到時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)起來(lái)，我就把聊天記錄拿出來(lái)，證明

我催過(guò)了。或者我就直接找他們領(lǐng)導(dǎo)告狀，讓他們領(lǐng)導(dǎo)去壓他們。

為什么這么回答不好：

1.推卸責(zé)任：“反正責(zé)任不在我”是職場(chǎng)大忌，檔案管理員的KPI包括歸檔率，收不回來(lái)就是

你的失職。

2.方法單一暴力：只會(huì)“催”和“告狀”，容易激化部門(mén)矛盾，變成公司里“討人厭”的角色，不利

于長(zhǎng)期開(kāi)展工作。

3.缺乏服務(wù)意識(shí)：沒(méi)有思考對(duì)方為什么拖延，沒(méi)有提供任何幫助或優(yōu)化流程的措施。

高分回答示例：

業(yè)務(wù)部門(mén)拖延歸檔是痛點(diǎn)，但也是體現(xiàn)檔案管理軟實(shí)力的機(jī)會(huì)。我通常采取“服務(wù)先

行，制度兜底”的策略，分三步解決：

第一步：優(yōu)化移交體驗(yàn)，降低對(duì)方門(mén)檻（做減法）。

很多時(shí)候拖延是因?yàn)橄勇闊?。我?huì)主動(dòng)簡(jiǎn)化移交清單，或者設(shè)計(jì)好Excel模板發(fā)給

他們，甚至提供“上門(mén)預(yù)驗(yàn)收”服務(wù)。我會(huì)走到他們的工位旁，幫他們理清哪些要

歸、哪些不要，指導(dǎo)他們?cè)趺纯焖僬?。?dāng)他們發(fā)現(xiàn)歸檔并不麻煩且有人協(xié)助時(shí)，

配合度自然會(huì)提高。

第二步：建立“積分制”或定期通報(bào)（做加法）。

我會(huì)建議公司設(shè)立紅黑榜。每月或每季度，我會(huì)制作一份圖文并茂的《檔案歸檔情

況簡(jiǎn)報(bào)》，發(fā)送給各部門(mén)負(fù)責(zé)人。對(duì)歸檔及時(shí)、質(zhì)量高的部門(mén)提出表?yè)P(yáng)（紅榜），

對(duì)嚴(yán)重滯后的部門(mén)進(jìn)行客觀數(shù)據(jù)展示（黑榜）。利用團(tuán)隊(duì)榮譽(yù)感和管理層的關(guān)注來(lái)

推動(dòng)工作，比我個(gè)人單對(duì)單催促有效得多。

第三步：宣貫價(jià)值，變“要我歸檔”為“我要?dú)w檔”。

我會(huì)利用培訓(xùn)或日常溝通機(jī)會(huì)，給業(yè)務(wù)同事講清楚歸檔的好處：“今天你把合同交給

我，明年你要查的時(shí)候，3分鐘我就能把掃描件發(fā)給你；如果你自己留著，丟了或

者找不到了，風(fēng)險(xiǎn)全是你的?！蓖ㄟ^(guò)強(qiáng)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移和檢索便利，讓他們意識(shí)到歸檔是

在幫他們減輕負(fù)擔(dān)，從而從根本上解決拖延問(wèn)題。

Q10：你在Excel方面水平如何？能否舉例說(shuō)明你利用Excel提高檔案檢索效率

的案例？

?不好的回答示例：

我Excel還可以吧，基本的表格制作、加減乘除都會(huì)。篩選和排序也經(jīng)常用。比如

我會(huì)把檔案名字都輸進(jìn)去，然后用Ctrl+F查找。如果數(shù)據(jù)多了，我就用顏色標(biāo)一

下。VLOOKUP聽(tīng)說(shuō)過(guò)，但不太熟，不過(guò)我可以學(xué)。反正檔案主要是記清楚在哪個(gè)

盒子里就行了。

為什么這么回答不好：

1.技能水平過(guò)低：只會(huì)“加減乘除”和“Ctrl+F”屬于入門(mén)級(jí)小白，無(wú)法滿足海量檔案數(shù)據(jù)分析和

管理的需求。

2.缺乏效率意識(shí)：依靠“標(biāo)顏色”和手動(dòng)查找，在面對(duì)幾千上萬(wàn)條數(shù)據(jù)時(shí)會(huì)崩潰，無(wú)法體現(xiàn)“提

效”。

3.案例無(wú)說(shuō)服力：沒(méi)有具體的應(yīng)用場(chǎng)景，無(wú)法證明你能解決復(fù)雜問(wèn)題。

高分回答示例：

我認(rèn)為我的Excel水平處于中高階應(yīng)用層面，能夠?qū)xcel作為小型的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)

使用。

在過(guò)往工作中，我遇到過(guò)公司尚未上線檔案系統(tǒng)，但有5000多卷歷史檔案需要管理

的痛點(diǎn)。我利用Excel搭建了一套“動(dòng)態(tài)檢索臺(tái)賬”，重點(diǎn)運(yùn)用了以下功能：

1.數(shù)據(jù)規(guī)范與驗(yàn)證：利用“數(shù)據(jù)有效性”功能，制作了下拉菜單（如保管期限只能選10年/30

年/永久），防止錄入時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)別字，保證數(shù)據(jù)源的清潔。

2.自動(dòng)化索引（VLOOKUP&HYPERLINK）：我設(shè)計(jì)了一個(gè)查詢界面，利用VLOOKUP函

數(shù)，只需輸入檔案的關(guān)鍵字或檔號(hào)，就能自動(dòng)跳出該檔案的存放位置（庫(kù)房-架-層-盒）。

更進(jìn)一步，我配合HYPERLINK函數(shù)，將Excel目錄與服務(wù)器上的掃描件文件夾進(jìn)行鏈接，

實(shí)現(xiàn)了點(diǎn)擊目錄即可直接打開(kāi)PDF原文，達(dá)到了類似專業(yè)軟件的“一鍵調(diào)閱”效果。

3.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與預(yù)警（透視表）：利用數(shù)據(jù)透視表（PivotTable），我能一鍵生成“各部門(mén)歸

檔數(shù)量分布圖”，并在年底快速統(tǒng)計(jì)出哪些檔案即將到期，配合條件格式（Conditional

Formatting）讓即將到期的檔案自動(dòng)標(biāo)紅，提醒我進(jìn)行銷毀鑒定。

這一套Excel解決方案，在零成本的情況下，將部門(mén)的查檔平均時(shí)間從20分鐘壓縮

到了1分鐘以內(nèi)。

Q11：檔案庫(kù)房的“八防”是指哪八防？日常巡檢你會(huì)重點(diǎn)看什么？

?不好的回答示例：

八防就是防火、防水、防盜...還有防蟲(chóng)、防鼠，剩下幾個(gè)記不太清了，好像有防

潮、防塵吧。日常巡檢我就進(jìn)去轉(zhuǎn)一圈，看看有沒(méi)有漏水，聞聞?dòng)袥](méi)有焦味，看看

門(mén)鎖好了沒(méi)有。如果有老鼠夾就看看有沒(méi)有老鼠。反正就是保證安全嘛，有問(wèn)題及

時(shí)匯報(bào)。

為什么這么回答不好：

1.基礎(chǔ)知識(shí)不牢：作為檔案管理員，“八防”是必須倒背如流的入行門(mén)檻，記不清會(huì)直接被判

定專業(yè)度不合格。

2.巡檢流于形式：“進(jìn)去轉(zhuǎn)一圈”、“聞聞焦味”太隨意。缺乏對(duì)溫濕度數(shù)據(jù)、設(shè)備狀態(tài)等量化

指標(biāo)的關(guān)注。

3.缺乏預(yù)防意識(shí)：只關(guān)注“有了問(wèn)題匯報(bào)”，而不是“如何預(yù)防問(wèn)題發(fā)生”。

高分回答示例：

檔案庫(kù)房的“八防”是指：防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防盜（部

分標(biāo)準(zhǔn)還包含防光、防高溫/防有害氣體，統(tǒng)稱十防，但核心是八防）。

在日常巡檢中，我不會(huì)走馬觀花，而是會(huì)拿著《庫(kù)房巡檢記錄表》重點(diǎn)檢查以下三

個(gè)維度：

1.溫濕度控制（核心重點(diǎn)）：

我會(huì)第一時(shí)間查看溫濕度計(jì)的讀數(shù)。標(biāo)準(zhǔn)溫度應(yīng)控制在14℃-24℃，相對(duì)濕度在

45%-60%。如果發(fā)現(xiàn)夏天濕度過(guò)高，我會(huì)立即開(kāi)啟除濕機(jī)或空調(diào)；如果冬天過(guò)于干

燥，會(huì)采取加濕措施，防止紙張脆化或霉變。

2.物理安全與設(shè)施狀態(tài)：

防水/火：檢查空調(diào)出風(fēng)口、暖氣管道是否有滴漏痕跡；檢查滅火器是否在壓力范圍內(nèi)

（指針在綠區(qū)），煙感報(bào)警器指示燈是否正常。

防生物：檢查防鼠板是否擋到位，角落里是否有驅(qū)蟲(chóng)藥的消耗情況，有沒(méi)有蟲(chóng)尸或鼠糞痕

跡。

防光：檢查窗簾是否嚴(yán)密遮擋，避免陽(yáng)光直射檔案。

3.數(shù)據(jù)與門(mén)禁安全（防盜）：

檢查門(mén)禁記錄是否有異常刷卡，監(jiān)控?cái)z像頭是否正常運(yùn)作。離庫(kù)前確保電源切斷

（除必要的安防/溫控設(shè)備外）。

我認(rèn)為，“八防”不是掛在墻上的口號(hào)，而是每天必須落實(shí)的“體檢”，只有通過(guò)量化的

巡檢，才能將隱患消滅在萌芽狀態(tài)。

Q12：假設(shè)在年度盤(pán)點(diǎn)時(shí)，發(fā)現(xiàn)一份重要的合同原件找不到了，你會(huì)怎么處理？

?不好的回答示例：

找不到了這可是大事。我會(huì)先在檔案室里到處翻翻，看看是不是夾在別的書(shū)里了。

如果實(shí)在找不到，我就趕緊跟領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)。然后看看有沒(méi)有復(fù)印件或者掃描件，先頂著

用。如果是以前的管理員弄丟的，那我肯定要說(shuō)明情況，不是我的責(zé)任。以后我會(huì)

注意鎖好門(mén)的。

為什么這么回答不好：

1.慌亂無(wú)章：“到處翻翻”顯示出沒(méi)有科學(xué)的排查邏輯。

2.責(zé)任切割過(guò)早：急著說(shuō)“不是我的責(zé)任”，會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得你不僅沒(méi)解決問(wèn)題，還先想著甩

鍋，缺乏擔(dān)當(dāng)。

3.補(bǔ)救措施消極：“先頂著用”沒(méi)有從法律風(fēng)險(xiǎn)角度考慮如何徹底解決原件缺失的問(wèn)題（如登

報(bào)聲明、補(bǔ)簽等）。

高分回答示例：

發(fā)現(xiàn)重要檔案缺失是重大風(fēng)險(xiǎn)事件，我會(huì)保持冷靜，按照“排查-定損-補(bǔ)救-復(fù)盤(pán)”的

閉環(huán)邏輯處理：

1.深度排查與路徑回溯：

我不會(huì)盲目亂翻，而是先查《借閱登記簿》，看近期是否有借出未還或歸還時(shí)未核

對(duì)的情況。其次，檢查“前后鄰居”，看是否在整理上架時(shí)誤放入了相鄰的檔案盒

中。再次，檢查數(shù)字化備份，確認(rèn)掃描件是否存在，以此反推歸檔時(shí)的狀態(tài)。

2.及時(shí)匯報(bào)與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：

如果確認(rèn)庫(kù)房?jī)?nèi)無(wú)法找到，我會(huì)立即向直屬領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，說(shuō)明缺失的是哪份合同、涉

及金額及潛在風(fēng)險(xiǎn)，絕不隱瞞。同時(shí)，我會(huì)聯(lián)絡(luò)合同經(jīng)辦部門(mén)，確認(rèn)該業(yè)務(wù)是否已

經(jīng)終結(jié)，評(píng)估原件缺失的法律影響。

3.全力補(bǔ)救與法律閉環(huán)：

如果有掃描件/復(fù)印件，立即加蓋公章并請(qǐng)?jiān)炇鸱酱_認(rèn)，爭(zhēng)取法律認(rèn)可。

如果必須原件，我會(huì)配合業(yè)務(wù)部門(mén)聯(lián)系合同相對(duì)方，嘗試補(bǔ)簽或簽署《補(bǔ)充協(xié)議》說(shuō)明原

件作廢。

最壞情況下，若涉及重大權(quán)益，需走法律程序進(jìn)行登報(bào)聲明作廢，將公司損失降到最低。

4.痛定思痛，復(fù)盤(pán)整改：

事后，我會(huì)引以為戒，立即開(kāi)展全庫(kù)盤(pán)點(diǎn)，并升級(jí)管理手段。比如引入RFID標(biāo)簽防

止亂架，或嚴(yán)格執(zhí)行“調(diào)閱不出庫(kù)”制度，杜絕此類事件再次發(fā)生。

Q13：如何界定“文件”與“檔案”的區(qū)別？什么樣的材料才有資格歸檔？

?不好的回答示例：

文件就是大家平時(shí)辦公桌上寫(xiě)的那些東西，檔案就是放到庫(kù)房里的東西。區(qū)別就是

一個(gè)在用，一個(gè)存起來(lái)了。只要是領(lǐng)導(dǎo)簽過(guò)字的，或者蓋了章的，我覺(jué)得都有資格

歸檔。比如發(fā)票、合同、紅頭文件這些肯定要?dú)w檔。草稿紙那些就不用了。

為什么這么回答不好：

1.定義不準(zhǔn)確：用“辦公桌上”和“庫(kù)房里”來(lái)區(qū)分太通俗，沒(méi)有觸及本質(zhì)（辦理完畢+有保存價(jià)

值）。

2.范圍太窄：“領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章”不是唯一標(biāo)準(zhǔn)，很多過(guò)程性的重要修改稿、電子數(shù)據(jù)、照片

視頻也是檔案，但可能沒(méi)有章。

3.缺乏專業(yè)理論：沒(méi)有體現(xiàn)出轉(zhuǎn)化過(guò)程的邏輯。

高分回答示例：

從檔案學(xué)專業(yè)角度來(lái)看，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。兩者的核心區(qū)別

在于是否滿足“辦理完畢”和“具有保存價(jià)值”這兩個(gè)條件。

具體來(lái)說(shuō)，界定材料是否有資格歸檔，我會(huì)遵循以下三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)（也是檔案的三要

素）：

1.辦理完畢（狀態(tài)）：

文件必須是已經(jīng)完成了其現(xiàn)行效用的。例如，一份正在修改中的合同草稿屬于“文

件”，但一份已經(jīng)簽署生效并執(zhí)行完畢的合同，就具備了轉(zhuǎn)化為“檔案”的前提。

2.具有保存價(jià)值（價(jià)值）：

這是最核心的篩選器。不是所有文件都要?dú)w檔。只有那些對(duì)公司未來(lái)的查考、憑

證、研究有價(jià)值的材料才行。例如，會(huì)議通知看后即焚，屬于文件；但會(huì)議紀(jì)要記

錄了決策過(guò)程，具有查考價(jià)值，必須歸檔。

3.形式規(guī)范（載體）：

歸檔的材料應(yīng)當(dāng)載體穩(wěn)固、字跡耐久。例如，熱敏紙打印的傳真件容易褪色，不具

備歸檔資格，必須復(fù)印或掃描后才能作為檔案保存。

總結(jié)來(lái)說(shuō)，作為檔案管理員，我的工作就是站在“歷史”的視角，將海量的工作“文

件”通過(guò)篩選和固化，提煉成企業(yè)的核心資產(chǎn)——“檔案”。

Q14：你認(rèn)為檔案管理員最重要的職業(yè)素養(yǎng)是什么？請(qǐng)舉一個(gè)例子證明你具備這

種素養(yǎng)。

?不好的回答示例：

我覺(jué)得最重要的就是細(xì)心吧。因?yàn)闄n案很多，很容易弄亂，如果不細(xì)心就會(huì)出錯(cuò)。

比如我以前在超市打工理貨的時(shí)候，每次都會(huì)把標(biāo)簽對(duì)齊，從來(lái)沒(méi)有貼錯(cuò)過(guò)。所以

我覺(jué)得我也能把檔案管好。還有就是要有耐心，不能急躁。

為什么這么回答不好：

1.素養(yǎng)單一：只談“細(xì)心”，忽略了更重要的“保密意識(shí)”、“政治素養(yǎng)”和“服務(wù)意識(shí)”。

2.案例層級(jí)低：“超市理貨”的案例雖然體現(xiàn)了細(xì)心，但與檔案管理的復(fù)雜度和嚴(yán)肅性差距太

大，缺乏說(shuō)服力。

3.缺乏結(jié)果導(dǎo)向：“從來(lái)沒(méi)貼錯(cuò)過(guò)”比較平淡，沒(méi)有體現(xiàn)出細(xì)心帶來(lái)的額外價(jià)值（如發(fā)現(xiàn)重大

隱患）。

高分回答示例：

我認(rèn)為檔案管理員最重要的職業(yè)素養(yǎng)是“沉穩(wěn)的責(zé)任心”，它包含了兩層含義：一是

對(duì)歷史數(shù)據(jù)的敬畏（保密與完整），二是在枯燥中堅(jiān)守標(biāo)準(zhǔn)的定力。

舉個(gè)例子：在上一份工作中，我負(fù)責(zé)整理公司十年前的基建項(xiàng)目檔案。這是一項(xiàng)非

?？菰锏摹胺f賬”工作。在整理一卷關(guān)于廠房建設(shè)的竣工圖紙時(shí)，我并沒(méi)有機(jī)械地

打碼裝盒，而是出于責(zé)任心，逐頁(yè)核對(duì)了圖紙目錄與實(shí)物。

我敏銳地發(fā)現(xiàn)，圖紙目錄中列出的“消防管道隱蔽工程驗(yàn)收單”在實(shí)物中缺失了，而

這對(duì)于廠房未來(lái)的消防驗(yàn)收至關(guān)重要。我沒(méi)有選擇視而不見(jiàn)或直接備注“缺失”，而

是主動(dòng)追溯，花費(fèi)一周時(shí)間聯(lián)系了當(dāng)年的施工方和離職的項(xiàng)目經(jīng)理，最終在工程部

的舊資料堆里找回了這份泛黃的原件。

這件事不僅幫公司規(guī)避了后續(xù)消防整改的巨大風(fēng)險(xiǎn)，也讓我深刻體會(huì)到：檔案管理

員不是搬運(yùn)工，而是企業(yè)資產(chǎn)的守護(hù)者。這種在細(xì)節(jié)中較真、對(duì)結(jié)果負(fù)責(zé)的素養(yǎng)，

是我能勝任這份工作的基石。

Q15：面對(duì)數(shù)千份需要數(shù)字化的紙質(zhì)文檔，你如何規(guī)劃掃描、命名和掛接的流程

以保證零失誤？

?不好的回答示例：

幾千份確實(shí)挺多的。我就一頁(yè)一頁(yè)掃唄，掃完一個(gè)就重命名一個(gè)。為了不搞錯(cuò)，我

會(huì)看仔細(xì)點(diǎn)?；蛘呶艺覀€(gè)實(shí)習(xí)生來(lái)幫我掃，我負(fù)責(zé)檢查。名字的話就按文件上的標(biāo)

題寫(xiě)。掃完了就傳到電腦文件夾里，按年份分好就行了。只要慢工出細(xì)活，應(yīng)該不

會(huì)錯(cuò)。

為什么這么回答不好：

1.缺乏流水線思維：“一頁(yè)一頁(yè)掃、掃完改名”是極其低效的小作坊模式，無(wú)法應(yīng)對(duì)數(shù)千份的

量級(jí)。

2.命名規(guī)則缺失：僅按“標(biāo)題”命名會(huì)導(dǎo)致大量重名文件，無(wú)法檢索，也不符合歸檔規(guī)范。

3.質(zhì)量控制（QC）薄弱：“看仔細(xì)點(diǎn)”不是可靠的質(zhì)控手段，缺乏系統(tǒng)性的校驗(yàn)步驟。

高分回答示例：

面對(duì)大規(guī)模數(shù)字化任務(wù)，靠“慢工”是行不通的，必須建立標(biāo)準(zhǔn)化的流水線作業(yè)模

式。我會(huì)按照以下四步嚴(yán)控質(zhì)量：

1.預(yù)處理與分批（物理準(zhǔn)備）：

首先進(jìn)行拆釘、平整，并檢查紙張質(zhì)量，防止卡紙。我會(huì)將檔案按50卷為一“批

次”進(jìn)行物理隔離，每批次配備一張《流轉(zhuǎn)單》，記錄經(jīng)手人和處理進(jìn)度，確保實(shí)體

檔案不亂。

2.批量掃描與自動(dòng)化命名（技術(shù)提效）：

我不會(huì)手動(dòng)逐個(gè)重命名。我會(huì)利用高速掃描儀進(jìn)行連續(xù)掃描，生成以“檔號(hào)”為基礎(chǔ)

的流水號(hào)文件名（如2023-WS-001.pdf）。利用OCR識(shí)別技術(shù)或Excel批量重命名

工具，將文件名批量匹配為標(biāo)準(zhǔn)格式（檔號(hào)+題名），既高效又準(zhǔn)確。

3.雙重質(zhì)控機(jī)制（QC）：

圖像QC：檢查是否有歪斜、模糊、漏頁(yè)。

數(shù)據(jù)QC：重點(diǎn)核對(duì)“電子頁(yè)數(shù)”與“紙質(zhì)頁(yè)數(shù)”是否一致。例如，物理檔案是10頁(yè)，掃描件

PDF也必須是10頁(yè)。如果數(shù)字對(duì)不上，必然有漏掃或重掃，這是最有效的防錯(cuò)手段。

4.掛接與備份（數(shù)據(jù)固化）：

最后將核對(duì)無(wú)誤的文件批量掛接到檔案系統(tǒng)，并立即進(jìn)行離線冷備份（光盤(pán)/硬

盤(pán)），防止數(shù)據(jù)丟失。

通過(guò)這種“分批作業(yè)、機(jī)器輔助、頁(yè)數(shù)校驗(yàn)”的流程，我曾在一個(gè)月內(nèi)完成了3000卷

檔案的數(shù)字化，且錯(cuò)誤率控制在0.1%以下。

Q16：有員工離職時(shí)來(lái)辦理檔案交接，你會(huì)重點(diǎn)檢查哪些內(nèi)容？如果發(fā)現(xiàn)缺失怎

么辦？

?不好的回答示例：

離職交接主要是看他手里的檔案有沒(méi)有還回來(lái)。我會(huì)查一下借閱記錄，如果他沒(méi)借

書(shū)或者借了都還了，那就給他簽字。如果發(fā)現(xiàn)少東西了，就讓他去找。如果實(shí)在找

不到，我也沒(méi)辦法，只能讓他賠錢或者寫(xiě)個(gè)檢討，然后我就匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，看領(lǐng)導(dǎo)讓

不讓他走。

為什么這么回答不好：

1.檢查范圍狹窄：只關(guān)注“借閱歸還”，忽略了該員工“應(yīng)歸檔但未歸檔”的部門(mén)文件，這是更

大的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

2.處理手段被動(dòng)：“我也沒(méi)辦法”顯示出無(wú)能。

3.缺乏聯(lián)動(dòng)機(jī)制：沒(méi)有意識(shí)到檔案簽字是離職流程的“最后一公里”，是可以作為扣留離職證

明的籌碼的。

高分回答示例：

離職檔案交接是防止公司資產(chǎn)流失的最后一道關(guān)卡，我會(huì)從“還舊”和“交新”兩個(gè)維度

進(jìn)行嚴(yán)密審查：

1.重點(diǎn)檢查內(nèi)容：

清退借閱（還舊）：查詢檔案系統(tǒng)，確認(rèn)該員工名下是否有未歸還的實(shí)體檔案或未注銷的

電子借閱權(quán)限，必須從物理和數(shù)字兩方面“兩清”。

部門(mén)文件歸檔（交新）：這是最易被忽視的。我會(huì)根據(jù)其崗位職責(zé)，核對(duì)是否有其經(jīng)手的

關(guān)鍵項(xiàng)目文件、合同原件、設(shè)計(jì)圖紙等尚未移交檔案室。我會(huì)要求其部門(mén)負(fù)責(zé)人先進(jìn)行業(yè)

務(wù)確認(rèn)，簽字確認(rèn)“部門(mén)文檔已交接完畢”后，我才會(huì)介入。

2.發(fā)現(xiàn)缺失的處理策略：

暫停簽字流程：在問(wèn)題解決前，我堅(jiān)決不會(huì)在《離職清單》上簽字，這是我的職權(quán)底線。

追溯與替代：協(xié)助其回憶去向，查找是否有移交給同事但未做記錄的情況。如果確定原件

遺失，必須要求其找相關(guān)部門(mén)補(bǔ)辦（如補(bǔ)簽合同）或提供具備同等法律效力的復(fù)印件加蓋

公章。

追責(zé)與賠償：若無(wú)法補(bǔ)救，依據(jù)公司制度，要求其簽署《遺失說(shuō)明書(shū)》并承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)

賠償責(zé)任。對(duì)于惡意帶走核心機(jī)密檔案的情況，我會(huì)立即上報(bào)法務(wù)部介入，暫停其離職手

續(xù)辦理。

Q17：歸檔文件的分類方法有哪些？（如年度-機(jī)構(gòu)-保管期限等）你最熟悉哪

種？

?不好的回答示例：

分類方法有好幾種吧。有按年份分的，有按部門(mén)分的，還有按事情分的。我最熟悉

的就是按部門(mén)分，比如財(cái)務(wù)的歸財(cái)務(wù)，人事的歸人事，這樣大家來(lái)找東西方便。年

度的話就是每年裝一個(gè)箱子。反正只要能把東西分開(kāi)，找得到就行，不用太死板。

為什么這么回答不好：

1.表述不專業(yè)：不能準(zhǔn)確說(shuō)出“年度-機(jī)構(gòu)-保管期限”這種標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)式分類法名稱。

2.邏輯單一：只強(qiáng)調(diào)“按部門(mén)分”，忽略了保管期限的重要性（這會(huì)導(dǎo)致永久和短期檔案混在

一起，給銷毀帶來(lái)巨大麻煩）。

3.缺乏深度：沒(méi)有解釋為什么選用這種分類法，顯得知其然不知其所以然。

高分回答示例：

在檔案管理學(xué)中，常見(jiàn)的分類方法主要有三種復(fù)式分類法：

1.年度-機(jī)構(gòu)-保管期限（適用于部門(mén)職能清晰的大中型企業(yè)）。

2.年度-問(wèn)題-保管期限（適用于機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁或職能交叉較多的單位）。

3.年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（適用于檔案數(shù)量較少的小型單位）。

我最熟悉且最推薦的是“年度-機(jī)構(gòu)-保管期限”分類法。

在實(shí)際操作中，這種分類法邏輯最清晰，最利于管理。

第一層“年度”：將不同年份徹底隔開(kāi)，方便每年進(jìn)行歸檔封賬。

第二層“機(jī)構(gòu)”：對(duì)應(yīng)公司的組織架構(gòu)（如行政部、財(cái)務(wù)部），方便各部門(mén)移交和查閱，符

合業(yè)務(wù)習(xí)慣。

第三層“保管期限”：這是關(guān)鍵。在同一個(gè)部門(mén)下，將“永久”和“10年/30年”分開(kāi)排列。這樣

做的好處是，當(dāng)10年期限一到，我可以快速把這一批檔案抽出來(lái)進(jìn)行銷毀鑒定，而不需

要去一卷卷篩選，極大地提高了后續(xù)鑒定的效率。

所以，科學(xué)的分類不僅僅是為了存，更是為了將來(lái)的“處置”和“銷毀”做鋪墊。

Q18：如果檔案室發(fā)生漏水或火災(zāi)報(bào)警，你的應(yīng)急預(yù)案是什么？

?不好的回答示例：

如果有火災(zāi)，肯定先跑啊，保命要緊。然后打119。如果是漏水，就趕緊拿盆接

水，或者拿拖把拖。然后把檔案搬到高的地方去。要是火太大了我就不管了。事后

給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)一下?lián)p失。平時(shí)我會(huì)注意關(guān)窗戶的。

為什么這么回答不好：

1.順序混亂：沒(méi)有體現(xiàn)“先斷電”、“先搶救重點(diǎn)”等專業(yè)應(yīng)急步驟。

2.措施原始：“拿盆接水”在面對(duì)嚴(yán)重漏水時(shí)杯水車薪，缺乏使用防汛沙袋、吸水機(jī)等專業(yè)設(shè)

備的意識(shí)。

3.缺乏資產(chǎn)保護(hù)意識(shí)：雖然保命第一是對(duì)的，但作為管理員，在保證安全的前提下，沒(méi)有提

及“搶救核心檔案”的職責(zé)。

高分回答示例：

遇到檔案室突發(fā)災(zāi)害，我會(huì)嚴(yán)格執(zhí)行“人身第一、搶救重點(diǎn)、降低損失”的應(yīng)急預(yù)

案：

場(chǎng)景一：火災(zāi)報(bào)警

1.確認(rèn)與切斷：迅速確認(rèn)火情，立即切斷庫(kù)房總電源（防止電氣火災(zāi)蔓延或滅火時(shí)觸電）。

2.初期撲救與報(bào)警：若火勢(shì)可控，使用庫(kù)房配備的氣體滅火器（如七氟丙烷，避免水損）滅

火；若火勢(shì)不可控，立即撤離并撥打119，同時(shí)按下手動(dòng)報(bào)警按鈕。

3.搶救優(yōu)先：在確保人身安全的前提下，優(yōu)先搶救異地備份硬盤(pán)及“永久”類核心檔案（平時(shí)

應(yīng)存放在靠近門(mén)口的重點(diǎn)柜中）。

場(chǎng)景二：漏水險(xiǎn)情

1.源頭阻斷：立即關(guān)閉水管總閥，或用防水沙袋堵住門(mén)口防止外部水涌入。

2.轉(zhuǎn)移與隔離：迅速將底層、低架位的檔案向高處或干燥區(qū)域轉(zhuǎn)移。用塑料薄膜覆蓋檔案

架，防止頂部滴漏。

3.除濕與搶救：積水清理后，立即開(kāi)啟除濕機(jī)和空調(diào)全速運(yùn)轉(zhuǎn)。對(duì)于已經(jīng)浸濕的檔案，嚴(yán)禁

暴曬，應(yīng)采用冷凍干燥法或吸水紙吸干，最大限度減少紙張粘連和霉變。

事后，我會(huì)詳細(xì)記錄事故原因和受損清單，并對(duì)庫(kù)房進(jìn)行全面殺菌消毒，防止霉菌

二次爆發(fā)。

Q19：對(duì)于已過(guò)保管期限的檔案，銷毀流程是怎樣的？需要哪些人簽字？

?不好的回答示例：

過(guò)期了就直接扔了唄，或者賣給收廢品的，還能給公司賺點(diǎn)零花錢。如果不放心就

用碎紙機(jī)碎掉。簽字的話，我簽個(gè)字，然后找個(gè)領(lǐng)導(dǎo)簽個(gè)字就行了。反正都過(guò)期

了，沒(méi)人看的，不用搞那么復(fù)雜。

為什么這么回答不好：

1.法律風(fēng)險(xiǎn)極大：“賣給收廢品”是泄密的高發(fā)途徑，是檔案管理的絕對(duì)禁區(qū)。

2.流程嚴(yán)重違規(guī)：省略了“鑒定”環(huán)節(jié)。過(guò)期不代表可以銷毀，必須經(jīng)過(guò)鑒定確認(rèn)無(wú)價(jià)值才能

銷毀。

3.監(jiān)督機(jī)制缺失：銷毀必須有“監(jiān)銷人”，兩個(gè)人簽字是不夠的，通常需要三方在場(chǎng)。

高分回答示例：

檔案銷毀是不可逆的嚴(yán)肅操作，必須形成完整的閉環(huán)，絕不能隨意丟棄。標(biāo)準(zhǔn)的銷

毀流程如下：

1.編制清單與鑒定（初審）：

我會(huì)在檔案系統(tǒng)中篩選出已滿保管期限的檔案，導(dǎo)出《擬銷毀檔案清單》。然后組

織由檔案部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)（文件形成部門(mén)）及相關(guān)專家組成的鑒定小組，逐卷進(jìn)行

價(jià)值評(píng)估。確認(rèn)無(wú)后續(xù)利用價(jià)值的，才列入最終銷毀名單。

2.審批與授權(quán)（決策）：

填寫(xiě)《檔案銷毀審批表》，附上銷毀清單，層層上報(bào)。通常需要經(jīng)過(guò)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)

人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，并最終由公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

3.物理銷毀與監(jiān)銷（執(zhí)行）：

批準(zhǔn)后，聯(lián)系具備保密資質(zhì)的銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行熔漿或粉碎處理，嚴(yán)禁當(dāng)廢紙變賣。在

銷毀現(xiàn)場(chǎng)，必須有兩方監(jiān)銷：檔案人員負(fù)責(zé)清點(diǎn)數(shù)量，審計(jì)或監(jiān)察人員負(fù)責(zé)監(jiān)督過(guò)

程。

4.簽字與歸檔（閉環(huán)）：

銷毀完畢后，監(jiān)銷人需在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)“已銷毀”。最后，我會(huì)將這

份銷毀清冊(cè)作為永久檔案保存起來(lái)。如果未來(lái)有人查這份文件，我可以拿出清冊(cè)證

明：“它是在某年某月某日，經(jīng)合法流程銷毀的?！?/p>

Q20：同事借閱檔案后遲遲不歸還，甚至說(shuō)“找不到了”，你作為管理員該由誰(shuí)承

擔(dān)責(zé)任？怎么補(bǔ)救？

?不好的回答示例：

要是找不到了，那肯定是同事的責(zé)任啊，他借走的嘛。我就把借閱登記表拿出來(lái)，

證明是他借的。我會(huì)讓他自己去跟領(lǐng)導(dǎo)解釋，或者讓他賠錢。補(bǔ)救的話，我也沒(méi)辦

法，只能以后借東西的時(shí)候更小心一點(diǎn)，比如收個(gè)押金什么的？

為什么這么回答不好：

1.責(zé)任界定不清：雖然直接責(zé)任人是同事，但管理員有“催還”和“監(jiān)管”的責(zé)任。如果長(zhǎng)期未

催導(dǎo)致丟失，管理員也有失職之嫌。

2.解決手段幼稚：“收押金”在公司內(nèi)部管理中是不現(xiàn)實(shí)的，缺乏職業(yè)常識(shí)。

3.缺乏補(bǔ)救思維：直接放棄補(bǔ)救，沒(méi)有體現(xiàn)出維護(hù)公司資產(chǎn)的努力。

高分回答示例：

面對(duì)這種情況，我的處理邏輯是：責(zé)任分擔(dān)，全力補(bǔ)救，制度堵漏。

1.責(zé)任界定：

首先，依據(jù)《借閱登記表》上的簽字，直接責(zé)任人肯定是借閱的同事。但是，作為

管理員，如果我沒(méi)有在應(yīng)歸還日期到期時(shí)及時(shí)催收，導(dǎo)致檔案流落在外過(guò)久而增加

丟失風(fēng)險(xiǎn)，我也需要承擔(dān)管理監(jiān)管不力的次要責(zé)任。

2.緊急補(bǔ)救措施：

一旦對(duì)方確認(rèn)找不到，我不會(huì)只顧著追責(zé)，而是立即啟動(dòng)補(bǔ)救：

查找副本：檢查是否有電子掃描件、復(fù)印件或其他部門(mén)持有的副本。

源頭再生：如果是外來(lái)文件，嘗試聯(lián)系發(fā)文單位補(bǔ)發(fā)；如果是內(nèi)部文件，看能否從OA系

統(tǒng)或草稿中恢復(fù)內(nèi)容，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)其效力，制作成“副本替代件”歸檔，并在

備注欄說(shuō)明原委。

3.流程處置與整改：

書(shū)面記錄：要求該同事填寫(xiě)《檔案遺失說(shuō)明單》，經(jīng)過(guò)其部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，歸入全宗

卷，作為一種“交代”。

制度優(yōu)化：為了避免再發(fā)生，我會(huì)縮短借閱期限（如從7天改為3天），并嚴(yán)格執(zhí)行“超期

預(yù)警”。對(duì)于重要原件，我將堅(jiān)持“只提供掃描件，原件不出庫(kù)”的原則，從物理上切斷丟

失的可能。

Q21：你了解新修訂的《檔案法》中關(guān)于電子檔案法律效力的規(guī)定嗎？

?不好的回答示例：

我知道那個(gè)法，2021年開(kāi)始施行的嘛。里面好像說(shuō)電子檔案和紙質(zhì)檔案是一樣的，

都能用。現(xiàn)在的趨勢(shì)就是無(wú)紙化，以后肯定都是電子的了。所以我們?cè)诠ぷ髦幸?/p>

保存電子版。法律上承認(rèn)它是證據(jù)，打官司也能用。具體第幾條我背不下來(lái)，但核

心意思就是電子的也算數(shù)。

為什么這么回答不好：

1.法律依據(jù)模糊：只知道“算數(shù)”，但說(shuō)不出“在什么條件下算數(shù)”（真實(shí)性、可靠性、完整

性、可用性），顯得專業(yè)度不夠。

2.忽視前提條件：電子檔案具有法律效力是有嚴(yán)格技術(shù)門(mén)檻的（如元數(shù)據(jù)管理、電子簽

名），回答中未提及這些關(guān)鍵點(diǎn)。

3.表述過(guò)于口語(yǔ)化：“打官司也能用”這種說(shuō)法不夠嚴(yán)謹(jǐn)，應(yīng)使用“具備法律憑證作用”等專業(yè)

術(shù)語(yǔ)。

高分回答示例：

我對(duì)2021年新修訂的《檔案法》做過(guò)專門(mén)的學(xué)習(xí)，其中第三十七條明確規(guī)定：“電

子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”。

但這并不是無(wú)條件的，作為檔案管理人員，我清楚電子檔案必須滿足“四性”要求才

能具備法律效力，這也是我在工作中遵循的標(biāo)準(zhǔn)：

1.真實(shí)性：必須確保電子檔案的來(lái)源可信，且在形成、傳輸、存儲(chǔ)過(guò)程中未被篡改。在實(shí)際

操作中，我會(huì)檢查系統(tǒng)是否啟用了操作日志，并建議對(duì)關(guān)鍵檔案加蓋電子印章或進(jìn)行哈希

值校驗(yàn)。

2.完整性：電子檔案不僅僅是文件本身，還必須包含元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、修改記

錄）。我在歸檔時(shí)會(huì)特別檢查元數(shù)據(jù)是否與內(nèi)容一起封裝保存。

3.可用性：檔案必須能被讀取?？紤]到軟件更新?lián)Q代，我會(huì)堅(jiān)持將長(zhǎng)久保存的檔案轉(zhuǎn)換為

OFD或PDF/A等版式文檔，避免未來(lái)打不開(kāi)。

4.安全性：必須有異地備份和防災(zāi)機(jī)制。

因此，新《檔案法》不僅是給了電子檔案名分，更是給我們提出了更高的技術(shù)管理

要求。我在工作中會(huì)嚴(yán)格按照這“四性”來(lái)驗(yàn)收電子檔案，確保其在法律層面無(wú)懈可

擊。

Q22：在檔案著錄過(guò)程中，如何提取關(guān)鍵詞才能方便后續(xù)的快速檢索？

?不好的回答示例：

提取關(guān)鍵詞就是看標(biāo)題里有什么詞。比如《關(guān)于組織2023年年會(huì)的通知》，關(guān)鍵詞

就是“年會(huì)”、“通知”。如果還要多寫(xiě)點(diǎn)，就寫(xiě)個(gè)“2023”。反正把標(biāo)題拆開(kāi)來(lái)填進(jìn)去

就行了。別人查的時(shí)候一般也是搜標(biāo)題，這樣應(yīng)該能搜到。

為什么這么回答不好：

1.思維局限：僅僅做“標(biāo)題拆解”，如果標(biāo)題起得不規(guī)范（如《關(guān)于那個(gè)項(xiàng)目的請(qǐng)示》），這

種檢索就失效了。

2.缺乏用戶視角：沒(méi)有考慮到用戶查檔時(shí)的模糊記憶和關(guān)聯(lián)需求（用戶可能只記得“在那個(gè)

五星級(jí)酒店辦的活動(dòng)”）。

3.漏掉隱含信息：沒(méi)有提取文號(hào)、涉及人物、項(xiàng)目代號(hào)等關(guān)鍵的隱含要素。

高分回答示例：

檔案著錄的質(zhì)量直接決定了檢索的效率。我認(rèn)為關(guān)鍵詞提取不能只做“搬運(yùn)工”，而

要具備“用戶搜索思維”。我通常采用“顯性+隱性”相結(jié)合的方法：

1.提取顯性要素（基于標(biāo)題與正文）：

這是基礎(chǔ)。我會(huì)拆解標(biāo)題中的核心詞匯，如事由（“年會(huì)”）、文種（“通知”）、時(shí)間

（“2023”）。同時(shí)，如果標(biāo)題含糊不清（如《關(guān)于某項(xiàng)目的報(bào)告》），我會(huì)強(qiáng)制查

閱正文，將具體的項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)提取出來(lái)作為關(guān)鍵詞。

2.挖掘隱性要素（基于業(yè)務(wù)場(chǎng)景）：

用戶查檔時(shí)往往記不清準(zhǔn)確標(biāo)題。因此，我會(huì)補(bǔ)充業(yè)務(wù)場(chǎng)景詞。

別名/俗稱：例如官方名稱是“XX商業(yè)綜合體項(xiàng)目”，大家口頭叫“萬(wàn)達(dá)廣場(chǎng)”，我會(huì)把“萬(wàn)達(dá)

廣場(chǎng)”也錄入備注或關(guān)鍵詞欄。

涉及主體：對(duì)于合同檔案，我會(huì)將乙方公司全稱、簽約金額、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人姓名都作為關(guān)鍵

詞錄入。

3.建立同義詞庫(kù)（標(biāo)準(zhǔn)化）：

為了避免搜“人力資源”搜不到“人事部”的情況，我會(huì)遵循公司統(tǒng)一的主題詞表

（Thesaurus），確保關(guān)鍵詞的規(guī)范統(tǒng)一。

通過(guò)這種“全維度”的著錄方式，即使用戶只記得一個(gè)模糊的項(xiàng)目代號(hào)或乙方名字，

也能在系統(tǒng)中并在3秒內(nèi)精準(zhǔn)定位到目標(biāo)檔案。

Q23：公司要進(jìn)行上市審計(jì)，審計(jì)師需要大量調(diào)閱財(cái)務(wù)憑證，你如何配合并保證

檔案安全？

?不好的回答示例：

審計(jì)是大事情，肯定要全力配合。他們要看什么我就給拿什么。因?yàn)閼{證太多了，

我可能會(huì)讓他們直接進(jìn)庫(kù)房自己找，這樣快一點(diǎn)。我就在旁邊看著。如果他們要帶

回會(huì)議室看，我就讓他們簽個(gè)字，下班前還回來(lái)就行。反正審計(jì)師也是專業(yè)的，應(yīng)

該不會(huì)亂弄。

為什么這么回答不好：

1.安全紅線失守：“讓他們直接進(jìn)庫(kù)房自己找”是絕對(duì)禁止的。外人嚴(yán)禁進(jìn)入庫(kù)房重地，這直

接暴露了專業(yè)素養(yǎng)的缺失。

2.流程管控松懈：沒(méi)有提及“清點(diǎn)”和“逐卷核對(duì)”，面對(duì)大量憑證，很容易出現(xiàn)少幾張發(fā)票都

不知道的情況。

3.缺乏效率方案：面對(duì)“大量”調(diào)閱，沒(méi)有預(yù)案，會(huì)讓現(xiàn)場(chǎng)陷入混亂。

高分回答示例：

上市審計(jì)通常時(shí)間緊、任務(wù)重、調(diào)閱量巨大。我的應(yīng)對(duì)策略是“物理隔離、批量預(yù)

取、日清日結(jié)”，在保障效率的同時(shí)死守安全底線。

1.設(shè)置專屬查閱區(qū)（物理隔離）：

我絕對(duì)不會(huì)讓審計(jì)師進(jìn)入庫(kù)房。我會(huì)向行政申請(qǐng)一間靠近檔案室的會(huì)議室作為“臨時(shí)

審計(jì)查閱室”，并要求安裝監(jiān)控或由我全程駐場(chǎng)監(jiān)督。檔案只能在這個(gè)區(qū)域內(nèi)流轉(zhuǎn)，

嚴(yán)禁帶出公司。

2.批量調(diào)閱與清單交接（效率管控）：

我會(huì)提前請(qǐng)審計(jì)師提供《調(diào)閱需求清單》（如：2021-2022年所有銷售費(fèi)用憑

證）。根據(jù)清單，我會(huì)在庫(kù)房?jī)?nèi)批量下架，制作《批量借閱交接表》。移交時(shí)，必

須以“卷/冊(cè)”為單位當(dāng)面清點(diǎn)，雙方簽字確認(rèn)冊(cè)數(shù)。

3.嚴(yán)格的“日清日結(jié)”制度（風(fēng)險(xiǎn)控制）：

由于憑證極易散落或抽張，我堅(jiān)持“當(dāng)天借、當(dāng)天還”。每天下班前，必須將當(dāng)天調(diào)

閱的憑證全部收回檔案室入庫(kù)上鎖，絕不留在大樓會(huì)議室過(guò)夜。收回時(shí)，我會(huì)快速

檢查案卷外觀和厚度，一旦發(fā)現(xiàn)被拆裝或有明顯的缺頁(yè)痕跡，立即當(dāng)場(chǎng)提出質(zhì)疑。

通過(guò)這種嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒蹋壹饶軡M足審計(jì)的高效需求，又能確保在審計(jì)結(jié)束后，公司

的每一張發(fā)票都完好無(wú)損。

Q24：你是否具備文書(shū)寫(xiě)作能力？如果讓你起草一份《公司檔案管理制度》，你

會(huì)包含哪些章節(jié)？

?不好的回答示例：

我會(huì)寫(xiě)的。制度嘛，網(wǎng)上有很多模板，我可以搜幾個(gè)下來(lái)，然后改一改公司的名

字。主要章節(jié)應(yīng)該就是：總則，就是說(shuō)為什么要管檔案；然后是管理職責(zé)，誰(shuí)來(lái)

管；接著是歸檔要求，怎么歸；最后就是借閱規(guī)定和處罰措施。大概就這些吧，寫(xiě)

完了給領(lǐng)導(dǎo)看看就行。

為什么這么回答不好：

1.照搬模板：“搜下來(lái)改一改”顯得缺乏獨(dú)立思考能力和對(duì)公司業(yè)務(wù)的定制化理解。

2.結(jié)構(gòu)不完整：漏掉了“檔案的鑒定與銷毀”、“信息化建設(shè)/電子檔案”、“庫(kù)房管理”等核心章

節(jié)。

3.表述隨意：對(duì)制度的嚴(yán)肅性認(rèn)識(shí)不足。

高分回答示例：

我具備良好的公文寫(xiě)作能力，且熟悉企業(yè)規(guī)章制度的邏輯結(jié)構(gòu)。如果由我起草《公

司檔案管理制度》，我不會(huì)簡(jiǎn)單照搬模板，而是會(huì)結(jié)合公司業(yè)務(wù)特性，構(gòu)建一個(gè)全

生命周期的管理閉環(huán)。該制度通常包含以下八個(gè)核心章節(jié)：

1.總則：明確制度的制定依據(jù)（如《檔案法》）、適用范圍及管理原則（統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管

理）。

2.管理體制與職責(zé)：界定檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)及兼職檔案員的三級(jí)責(zé)任體系，解決“誰(shuí)

來(lái)管”的問(wèn)題。

3.文件材料的形成與歸檔：規(guī)定歸檔范圍、歸檔時(shí)間（如次年6月底前）、歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

（三要素）。

4.檔案的分類與整理：明確公司的分類方案、檔號(hào)編制規(guī)則及整理規(guī)范。

5.檔案的保管與維護(hù)：規(guī)范庫(kù)房“八防”要求、定期盤(pán)點(diǎn)機(jī)制及電子檔案的備份策略。

6.檔案的利用與開(kāi)放：這是重點(diǎn)，明確借閱權(quán)限（分級(jí)審批）、查閱流程及保密規(guī)定。

7.檔案的鑒定與銷毀：建立銷毀審批流程，嚴(yán)禁擅自處理過(guò)期檔案。

8.獎(jiǎng)懲與附則：明確違規(guī)（如丟失、泄密）的處罰標(biāo)準(zhǔn)，確保制度有“牙齒”。

在起草完成后，我還會(huì)組織各部門(mén)負(fù)責(zé)人征求意見(jiàn)，確保制度具有可執(zhí)行性，而不

是一紙空文。

Q25：在之前的經(jīng)歷中，你遇到過(guò)最棘手的檔案管理問(wèn)題是什么？你是如何解決

的？

?不好的回答示例：

最棘手的就是有一年公司搬家，檔案太多了，只有我一個(gè)人，搬家公司也不懂怎么

弄。當(dāng)時(shí)特別亂，箱子也沒(méi)貼標(biāo)簽，到了新地方完全找不到東西。領(lǐng)導(dǎo)又急著要用

文件。我就只能天天加班，一個(gè)個(gè)箱子拆開(kāi)找。最后花了一個(gè)多月才理順。雖然很

累，但最后還是解決了。

為什么這么回答不好：

1.暴露能力短板：搬家造成混亂，恰恰說(shuō)明了事前規(guī)劃能力的缺失（沒(méi)有預(yù)先貼標(biāo)、編

號(hào)）。

2.解決方式笨拙：“一個(gè)個(gè)箱子拆開(kāi)找”是最低效的救火方式。

3.結(jié)果慘淡：“花了一個(gè)多月”、“天天加班”，這體現(xiàn)的是低效能，而不是功勞。

高分回答示例：

我遇到過(guò)最棘手的問(wèn)題是：接手一家有20年歷史的老廠檔案室時(shí)，面臨“死檔案”無(wú)

法檢索的困境。當(dāng)時(shí)有近一萬(wàn)卷歷史檔案，只有紙質(zhì)目錄，且因歷經(jīng)多次機(jī)構(gòu)改

革，分類邏輯混亂，查找一份文件平均耗時(shí)2天，嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)。

面對(duì)這個(gè)爛攤子，我采取了“存量分步消化，增量立規(guī)規(guī)范”的策略：

1.數(shù)字化突擊（Action）：我沒(méi)有試圖重新物理整理那一萬(wàn)卷檔案（成本太高），而是組

織實(shí)習(xí)生利用“OCR目錄識(shí)別+人工校對(duì)”的方式，在2個(gè)月內(nèi)將紙質(zhì)目錄全部電子化，導(dǎo)入

Excel數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.建立映射表（Action）：針對(duì)機(jī)構(gòu)更名（如“三車間”改為“制造部”）的問(wèn)題，我梳理了一

份《機(jī)構(gòu)沿革對(duì)照表》，作為檢索系統(tǒng)的輔助字典，解決了搜索關(guān)鍵詞不匹配的問(wèn)題。

3.重點(diǎn)搶救（Action）：將使用頻率最高的“基建圖紙”和“權(quán)證類”檔案單獨(dú)提出來(lái)，進(jìn)行優(yōu)

先掃描和掛接。

結(jié)果（Result）：

經(jīng)過(guò)半年的整治，檔案檢索時(shí)間從2天縮短至5分鐘。最重要的是，我通過(guò)這次治

理，向公司證明了檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，成功申請(qǐng)到了采購(gòu)專業(yè)檔案系統(tǒng)的預(yù)算，從根

本上實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。

Q26：如何處理發(fā)黃、變脆或者有破損的歷史檔案？

?不好的回答示例：

如果發(fā)黃變脆了，就說(shuō)明太老了。我就拿透明膠帶把它粘起來(lái)，或者用膠水貼在一

張新紙上。如果不怎么重要，就放那別動(dòng)它，越動(dòng)越壞。平時(shí)借閱的時(shí)候跟同事說(shuō)

一聲，讓他們小心點(diǎn)。實(shí)在不行就復(fù)印一份新的，把舊的扔了或者鎖起來(lái)。

為什么這么回答不好：

1.操作違規(guī)：絕對(duì)禁止使用“透明膠帶”或普通“膠水”，這會(huì)加速紙張酸化和老化，是破壞性

修復(fù)。

2.缺乏搶救意識(shí)：“越動(dòng)越壞”雖然有道理，但不能不作為，應(yīng)該優(yōu)先數(shù)字化。

3.隨意丟棄：歷史檔案往往具有文物價(jià)值，說(shuō)“把舊的扔了”缺乏職業(yè)敬畏感。

高分回答示例：

處理瀕危的歷史檔案，我的原則是“搶救內(nèi)容優(yōu)先，物理修復(fù)為輔，最小干預(yù)原

則”。

1.優(yōu)先數(shù)字化搶救（內(nèi)容備份）：

發(fā)現(xiàn)檔案變脆，第一步不是修補(bǔ)，而是掃描。我會(huì)使用非接觸式掃描儀（或高拍

儀）對(duì)其進(jìn)行高清晰度數(shù)字化。一旦生成電子版，后續(xù)的查閱全部使用電子版，絕

對(duì)禁止再觸碰原件，實(shí)現(xiàn)“替身利用”。

2.科學(xué)的物理修復(fù)（實(shí)體保護(hù)）：

禁止事項(xiàng)：嚴(yán)禁使用透明膠、普通漿糊或訂書(shū)釘。

專業(yè)修補(bǔ)：對(duì)于破損，我會(huì)使用專業(yè)的無(wú)酸修補(bǔ)紙和小麥淀粉糊進(jìn)行托裱或修補(bǔ)。如果是

字跡擴(kuò)散，會(huì)進(jìn)行加固處理。

除酸處理：對(duì)于發(fā)黃變脆（酸化）的檔案，如果有條件，我會(huì)申請(qǐng)采購(gòu)去酸液進(jìn)行脫酸處

理，或者將其單獨(dú)放入無(wú)酸檔案盒中保存，延緩老化。

3.環(huán)境隔離（預(yù)防惡化）：

將此類檔案列為“特藏”管理，存放在溫濕度控制最穩(wěn)定的區(qū)域（恒溫恒濕柜），避

免光照，并在備注欄注明“嚴(yán)重破損，嚴(yán)禁外借”。

Q27：當(dāng)多個(gè)部門(mén)同時(shí)急需調(diào)閱同一份檔案時(shí)，你如何協(xié)調(diào)？

?不好的回答示例：

那就看誰(shuí)先來(lái)的唄，先來(lái)后到?；蛘呖凑l(shuí)的官大，先給領(lǐng)導(dǎo)看。要是都很急，我就

讓他們自己商量，商量好了再來(lái)找我?；蛘呶揖桶褭n案拆開(kāi)，一人分一半看？哈哈

開(kāi)玩笑。反正我就一份，也沒(méi)辦法變出兩份來(lái)。

為什么這么回答不好：

1.規(guī)則簡(jiǎn)單粗暴：“先來(lái)后到”或“看官大”在業(yè)務(wù)緊急面前不是最優(yōu)解，缺乏靈活協(xié)調(diào)能力。

2.服務(wù)態(tài)度消極：“讓他們自己商量”是把矛盾推出去，沒(méi)有履行管理員的協(xié)調(diào)職責(zé)。

3.缺乏技術(shù)手段：沒(méi)有想到用“數(shù)字化副本”來(lái)實(shí)現(xiàn)并發(fā)訪問(wèn)。

高分回答示例：

這種情況經(jīng)常發(fā)生，考驗(yàn)的是資源調(diào)度能力。我的處理原則是“電子分流，原件排

序，業(yè)務(wù)優(yōu)先”。

1.電子化分流（解決并發(fā)）：

如果檔案已經(jīng)數(shù)字化，這是最簡(jiǎn)單的。我會(huì)直接在系統(tǒng)上為多個(gè)部門(mén)同時(shí)開(kāi)通在線

預(yù)覽權(quán)限，或者將加了水印的PDF副本通過(guò)OA發(fā)送給他們，實(shí)現(xiàn)“零等待并行查

閱”。

2.區(qū)分需求層級(jí)（物理沖突）：

如果必須使用原件（如都需要原件去辦手續(xù)）：

緊急度評(píng)估：我會(huì)詢問(wèn)雙方的具體用途。如果是“處理突發(fā)安全事故”或“應(yīng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)檢查”，

優(yōu)先級(jí)高于普通的“寫(xiě)總結(jié)參考”。

時(shí)間片管理：我會(huì)居中協(xié)調(diào)，比如“A部門(mén)先用上午2小時(shí)，B部門(mén)下午用”。

3.現(xiàn)場(chǎng)協(xié)同（特殊方案）：

如果雙方都不能等，且必須看原件，我會(huì)建議雙方派人直接到檔案室的閱覽區(qū)，現(xiàn)

場(chǎng)共同查閱。我在旁提供協(xié)助，既解決了時(shí)間沖突，又保證了檔案一直在我的視線

范圍內(nèi)安全受控。

Q28：你對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)了解嗎？一般控制在什么范圍？

?不好的回答示例：

大概是20度左右吧？濕度好像是50%？反正不能太潮濕，也不能太干。具體的數(shù)字

我記不太清了，但我知道要看那個(gè)溫濕度計(jì)。如果紅燈亮了就是超標(biāo)了。一般開(kāi)空

調(diào)就能解決。

為什么這么回答不好：

1.數(shù)據(jù)模糊：作為專業(yè)崗，“記不太清”是硬傷。

2.忽視波動(dòng)：只談數(shù)值，沒(méi)談“日波動(dòng)幅度”，而劇烈的溫濕變化對(duì)紙張傷害最大。

高分回答示例：

熟記溫濕度標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理員的基本功。根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》和《檔案庫(kù)

房技術(shù)管理暫行規(guī)定》：

1.標(biāo)準(zhǔn)范圍：

溫度：應(yīng)控制在14℃—24℃之間。

相對(duì)濕度：應(yīng)控制在45%—60%之間。

2.波動(dòng)幅度控制（關(guān)鍵點(diǎn)）：

除了達(dá)標(biāo)，更重要的是穩(wěn)定。每晝夜的溫度波動(dòng)幅度不應(yīng)超過(guò)±2℃，相對(duì)濕度波

動(dòng)幅度不應(yīng)超過(guò)**±5%**。忽冷忽熱或干濕交替會(huì)導(dǎo)致紙張纖維反復(fù)脹縮，加速老

化。

3.調(diào)控措施：

我會(huì)有針對(duì)性地管理：

夏季（高溫高濕）：優(yōu)先開(kāi)啟除濕機(jī)，輔以空調(diào)降溫。

冬季（低溫干燥）：使用加濕器，但要避免水霧直接噴向檔案。

我會(huì)每天上下午定時(shí)記錄兩次數(shù)據(jù)，建立溫濕度臺(tái)賬，確保庫(kù)房環(huán)境始終處于“舒

適區(qū)”。

Q29：如果你發(fā)現(xiàn)上一任管理員留下的檔案目錄和實(shí)物對(duì)不上（賬實(shí)不符），你

會(huì)怎么做？

?不好的回答示例：

哎呀，這是前任留下的坑，跟我沒(méi)關(guān)系。我就把對(duì)不上的記下來(lái)，以后領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)起來(lái)

我就說(shuō)是以前亂的。我就管好我自己接手后的新檔案就行了。舊的如果我有空就理

一理，沒(méi)空就算了，反正不是我弄丟的。

為什么這么回答不好：

1.缺乏擔(dān)當(dāng)：完全的甩鍋心態(tài)。雖然不是你的錯(cuò)，但現(xiàn)在歸你管，你就是第一責(zé)任人。

2.埋雷：如果不處理，未來(lái)某天急需這份檔案時(shí)找不到，你依然會(huì)被問(wèn)責(zé)。

3.管理割裂：新舊割裂管理，會(huì)導(dǎo)致檔案體系永遠(yuǎn)無(wú)法閉環(huán)。

高分回答示例：

“賬實(shí)不符”是檔案交接中常見(jiàn)的問(wèn)題，如果我不解決，它就會(huì)變成我現(xiàn)在的失職。

我會(huì)采取“凍結(jié)現(xiàn)狀、全面盤(pán)點(diǎn)、調(diào)整賬目、劃斷責(zé)任”的四步法：

1.全面盤(pán)點(diǎn)與差異記錄：

入職后，我會(huì)利用一個(gè)月左右的時(shí)間進(jìn)行一次“拉網(wǎng)式”盤(pán)點(diǎn)。以實(shí)物為準(zhǔn)，逐卷核

對(duì)。建立一份《歷史檔案差異清單》，詳細(xì)列出：有賬無(wú)物（丟了）、有物無(wú)賬

（漏登）、信息錯(cuò)誤等具體情況。

2.向上匯報(bào)與責(zé)任劃斷：

拿著這份清單向領(lǐng)導(dǎo)做一次正式匯報(bào)。說(shuō)明：“這是在我接手之前的庫(kù)存現(xiàn)狀?！边@

一步非常關(guān)鍵，既是明確責(zé)任邊界（證明缺失不是我造成的），也是申請(qǐng)整改授

權(quán)。

3.修正賬目（平賬）：

獲得批準(zhǔn)后，對(duì)賬目進(jìn)行清洗：

對(duì)“有物無(wú)賬”的，立即補(bǔ)錄目錄，納入管理。

對(duì)“有賬無(wú)物”的，在備注欄注明“某年某月盤(pán)點(diǎn)缺失”，并嘗試在部門(mén)間查找線索，實(shí)在找

不到的按遺失流程掛賬處理。

4.建立新起點(diǎn)：

確保從我接手的那一天起，所有新入庫(kù)的檔案必須100%賬實(shí)相符，并引入定期抽

檢機(jī)制，杜絕新的爛賬產(chǎn)生。

Q30：談?wù)勀銓?duì)“檔案信息化建設(shè)”的看法，除了掃描，還包括什么？

?不好的回答示例：

信息化應(yīng)該就是把紙都掃進(jìn)電腦里吧，方便大家在電腦上看。除了掃描，可能還有

用那個(gè)OA系統(tǒng)。我覺(jué)得信息化挺好的，省地方，不用占那么多柜子。主要是為了以

后能無(wú)紙化辦公。

為什么這么回答不好：

1.理解狹隘：將信息化等同于“數(shù)字化（掃描）”，這是最淺層的理解。

2.忽視全流程：沒(méi)有看到信息化在“收、管、存、用”各個(gè)環(huán)節(jié)的應(yīng)用。

3.缺乏數(shù)據(jù)思維：沒(méi)有提到元數(shù)據(jù)、檢索體系、安全備份等核心概念。

高分回答示例：

我認(rèn)為檔案信息化建設(shè)絕不僅僅是“掃描”，掃描只是基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)采集。真正的信息

化是構(gòu)建“檔案全生命周期的數(shù)字生態(tài)”，它至少還包括以下四個(gè)維度：

1.電子文件的“原生歸檔”：

不僅是掃描紙質(zhì)，更要對(duì)接OA、ERP、財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件