工程項目詢價函寫作規(guī)范與模板工程項目詢價函作為采購方與潛在供應(yīng)商溝通的核心文件，直接關(guān)系到項目成本控制、資源配置效率及后續(xù)合作的合規(guī)性。一份規(guī)范、清晰的詢價函，既能確保供應(yīng)商準確理解需求，又能為后續(xù)比價、議價提供統(tǒng)一的參照標準，是工程項目采購流程中不可或缺的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。本文將從寫作規(guī)范、模板應(yīng)用及實操要點三個維度，系統(tǒng)梳理詢價函的撰寫邏輯，助力從業(yè)者高效完成詢價工作。一、寫作規(guī)范：核心要素與格式要求（一）核心要素：確保需求傳遞無偏差1.項目概況需清晰說明項目名稱、建設(shè)地點、工程類型（如房建、市政、水利）及項目階段（如設(shè)計、施工、運維），必要時補充項目背景（如“本項目為XX園區(qū)配套工程，需在XX日前完成基礎(chǔ)施工”），幫助供應(yīng)商判斷自身服務(wù)范圍與項目匹配度。2.詢價內(nèi)容需細化至具體產(chǎn)品或服務(wù)的技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準及交付要求。例如：“本次詢價包含C30商品混凝土，強度等級C30，抗?jié)B等級P6，總需求量約XX立方米，需按施工進度分批次供貨，每批次到貨時間需提前24小時通知我方?！?.報價要求明確報價形式（含稅價/不含稅價）、報價有效期（如“報價自提交之日起30日內(nèi)有效”）、報價包含的費用（如運輸費、安裝調(diào)試費、售后服務(wù)費），并說明報價單的提交格式（如“需按‘產(chǎn)品名稱-規(guī)格-數(shù)量-單價-總價-備注’格式填寫，備注需注明付款方式、質(zhì)保期”）。4.響應(yīng)方式5.附件要求若涉及技術(shù)圖紙、行業(yè)標準、資質(zhì)文件等，需在函件中說明“請隨報價單提交XX項目施工圖（CAD版）、產(chǎn)品檢測報告、企業(yè)資質(zhì)證書掃描件”，避免因信息不全導(dǎo)致報價偏離實際需求。（二）格式規(guī)范：結(jié)構(gòu)清晰，權(quán)責(zé)明確1.標題采用“項目名稱+詢價對象+詢價內(nèi)容”的組合式標題，例如《關(guān)于XX污水處理廠建設(shè)項目設(shè)備采購的詢價函》，避免模糊表述（如“詢價函”），便于供應(yīng)商快速識別業(yè)務(wù)范疇。2.稱謂使用供應(yīng)商全稱（如“XX建材有限公司”），若為公開詢價（如向多家供應(yīng)商發(fā)函），可統(tǒng)稱“各潛在供應(yīng)商”，但需確保后續(xù)表述的通用性。3.正文項目介紹：簡述項目背景、規(guī)模及本次詢價的必要性（如“因項目工期緊張，需盡快確定混凝土供應(yīng)商”）。詢價要求：分條列項說明產(chǎn)品/服務(wù)的技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、交付周期等，避免大段文字導(dǎo)致信息遺漏。報價說明：明確報價的計算依據(jù)、有效期及費用包含項，減少后續(xù)爭議。響應(yīng)要求：強調(diào)截止時間、提交方式及需同步提供的材料（如資質(zhì)文件）。4.結(jié)尾以禮貌性語句收尾，如“期待貴司的積極響應(yīng)，如有疑問可隨時聯(lián)系我方，順祝商祺！”，體現(xiàn)商務(wù)禮儀。5.落款需注明發(fā)函單位全稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、發(fā)函日期，并加蓋單位公章（或電子簽章），確保函件具備法律效力。（三）語言風(fēng)格：精準嚴謹，避免歧義用詞準確：技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、時間等需量化表述，避免“大約”“盡快”等模糊詞匯。例如，將“盡快供貨”改為“需在合同簽訂后7個工作日內(nèi)完成首批貨物交付”。邏輯清晰：采用“總-分”結(jié)構(gòu)，先說明需求背景，再分述具體要求，便于供應(yīng)商快速抓取關(guān)鍵信息。合規(guī)表述：涉及資質(zhì)、環(huán)保、安全等要求時，需引用相關(guān)法規(guī)或行業(yè)標準，例如“供應(yīng)商需具備建筑企業(yè)資質(zhì)證書（市政工程專業(yè)承包三級及以上）”。二、模板示例：某市政道路工程材料詢價函（注：模板需結(jié)合實際項目調(diào)整，以下為參考框架）標題：關(guān)于XX市政道路工程瀝青混凝土采購的詢價函稱謂：XX瀝青制品有限公司正文：我單位負責(zé)實施的XX市政道路工程（項目地點：XX市XX區(qū)，建設(shè)規(guī)模：全長XX公里，設(shè)計標準：城市主干道）已進入施工階段，現(xiàn)需采購瀝青混凝土用于路面鋪設(shè)。具體要求如下：1.詢價內(nèi)容材料名稱：AC-20C型瀝青混凝土（粗粒式）、AC-13C型瀝青混凝土（細粒式）技術(shù)參數(shù)：符合《城鎮(zhèn)道路工程施工與質(zhì)量驗收規(guī)范》（CJJ____）要求，馬歇爾穩(wěn)定度≥8kN，流值2-4mm數(shù)量：AC-20C型約XX噸，AC-13C型約XX噸（最終以實際工程量為準）交付要求：按施工進度分批次供貨，每批次到貨前24小時需提供送貨單，到貨后需配合我方進行到場檢驗。2.報價要求報價形式：含稅到場價（含運輸費、裝卸費、稅費）報價有效期：自提交之日起30日報價單格式：需包含材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價（元/噸）、總價（元）、生產(chǎn)周期、質(zhì)保期（不少于1年）、付款方式（如“預(yù)付款30%，貨到驗收合格付至95%，質(zhì)保期滿付5%”）3.響應(yīng)要求截止時間：2024年X月X日17:00前附件要求：隨報價單提供產(chǎn)品檢測報告（近6個月內(nèi)）、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、安全生產(chǎn)許可證掃描件結(jié)尾：煩請貴司于截止時間前反饋報價，我方將根據(jù)報價質(zhì)量、企業(yè)資質(zhì)等因素綜合評審。如有疑問，可聯(lián)系王工（電話：XXX-XXXXXXX）。順祝商祺！落款：XX市政工程有限公司（公章）聯(lián)系人：王XX聯(lián)系電話：XXX-XXXXXXX日期：2024年X月X日三、實操要點：提升詢價函有效性的關(guān)鍵細節(jié)（一）信息準確性：從源頭規(guī)避偏差項目參數(shù)需與設(shè)計文件、施工方案一致，例如混凝土強度等級、設(shè)備功率等，避免因參數(shù)錯誤導(dǎo)致報價虛高或無法滿足工程需求。若項目存在特殊要求（如“混凝土需添加抗凍劑，抗凍等級F200”），需在詢價函中單獨說明，避免供應(yīng)商按常規(guī)標準報價。（二）時效性管理：平衡市場波動與決策周期報價有效期需結(jié)合項目采購周期、材料市場波動情況設(shè)定。例如，鋼材、水泥等價格波動較大的材料，有效期可設(shè)為15-20天；設(shè)備采購等周期較長的項目，有效期可延長至30-60天。若需緊急報價，需在函件中注明“本次報價為緊急需求，需在X日內(nèi)反饋，逾期報價將不予受理”，確保供應(yīng)商優(yōu)先響應(yīng)。（三）合規(guī)性把控：降低合作風(fēng)險明確供應(yīng)商資質(zhì)要求（如“需具備ISO9001質(zhì)量管理體系認證”），避免因供應(yīng)商資質(zhì)不足導(dǎo)致合同違約。報價需注明是否含稅、是否包含售后服務(wù)（如“設(shè)備報價需包含1年免費維保，終身維修”），減少后續(xù)費用糾紛。（四）溝通跟進：從“發(fā)函”到“獲價”的閉環(huán)管理發(fā)函后2-3個工作日內(nèi)，通過電話或郵件提醒供應(yīng)商關(guān)注詢價函，確認對方已收到并理解需求。對供應(yīng)商提出的疑問（如技術(shù)參數(shù)解讀、交付細節(jié)），需在24小時內(nèi)書面回復(fù)，確保所有供應(yīng)商獲取的信息一致，避免比價不公。四、常見問題與優(yōu)化建議（一）要素缺失：報價有效期未明確問題：未約定報價有效期，供應(yīng)商報價后市場價格上漲，導(dǎo)致雙方對“是否按原報價簽約”產(chǎn)生爭議。優(yōu)化：在報價要求中明確“報價自提交之日起XX日內(nèi)有效，逾期報價自動失效，需重新詢價”。（二）表述模糊：交付時間無量化要求問題：僅要求“盡快交貨”，供應(yīng)商理解的“盡快”與項目工期沖突，導(dǎo)致供貨延誤。優(yōu)化：結(jié)合施工進度計劃，將交付時間量化，例如“首批貨物需在X月X日前到貨，后續(xù)批次按我方周進度計劃提前3天通知供貨”。（三）附件不全：技術(shù)要求未同步問題：未提供設(shè)備安裝圖紙，供應(yīng)商按常規(guī)尺寸報價，實際到貨后無法安裝。優(yōu)化：隨詢價函附上詳細技術(shù)文件（如CAD圖紙、設(shè)備接口參數(shù)表），并注明“報價需以本函件及附件要求為準”。（四）響應(yīng)渠道單一：僅留郵箱導(dǎo)致反饋延誤問題：僅提供郵箱作為響應(yīng)渠道，供應(yīng)商因網(wǎng)絡(luò)問題或郵箱故