采購(gòu)流程合規(guī)管理手冊(cè)一、前言為規(guī)范企業(yè)采購(gòu)行為，強(qiáng)化采購(gòu)流程的合規(guī)性管理，防范采購(gòu)活動(dòng)中的法律風(fēng)險(xiǎn)、廉政風(fēng)險(xiǎn)及運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法、公正、高效、透明，結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理制度，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的各類物資、服務(wù)及工程采購(gòu)活動(dòng)。二、總則（一）合規(guī)原則1.依法依規(guī)：采購(gòu)活動(dòng)嚴(yán)格遵循《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，及企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，確保程序合法、實(shí)體合規(guī)。2.公開(kāi)透明：采購(gòu)信息、流程及結(jié)果依法依規(guī)公開(kāi)（涉及商業(yè)秘密的除外），接受內(nèi)部監(jiān)督與社會(huì)監(jiān)督，杜絕暗箱操作。3.權(quán)責(zé)清晰：明確采購(gòu)各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體與權(quán)限邊界，落實(shí)“誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)審批、誰(shuí)擔(dān)責(zé)”的責(zé)任機(jī)制。4.風(fēng)險(xiǎn)防控：建立全流程風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防控機(jī)制，重點(diǎn)防范圍標(biāo)串標(biāo)、利益輸送、合同違約等風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)利益。三、采購(gòu)流程各環(huán)節(jié)合規(guī)要求（一）需求申請(qǐng)與計(jì)劃編制1.需求申請(qǐng)需求部門應(yīng)基于實(shí)際業(yè)務(wù)需要提出采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)標(biāo)的的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、預(yù)算金額等要素，確保需求真實(shí)、必要、合理。申請(qǐng)材料需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重大采購(gòu)需求（如金額超限額、技術(shù)復(fù)雜）應(yīng)組織技術(shù)、財(cái)務(wù)等部門聯(lián)合論證，避免盲目采購(gòu)或重復(fù)采購(gòu)。2.采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)管理部門結(jié)合需求申請(qǐng)、年度預(yù)算及資金安排，編制采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)方式、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任分工。采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)財(cái)務(wù)部門（預(yù)算合規(guī)性）、法務(wù)部門（法律合規(guī)性）及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，確保與企業(yè)戰(zhàn)略及預(yù)算管理要求一致。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入建立供應(yīng)商準(zhǔn)入審核機(jī)制，要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、信用記錄（如“信用中國(guó)”查詢結(jié)果）、業(yè)績(jī)證明等材料，嚴(yán)禁與列入失信名單、經(jīng)營(yíng)異常名錄的供應(yīng)商合作。對(duì)特定行業(yè)（如工程、特種設(shè)備）的供應(yīng)商，需額外審核行業(yè)許可、安全生產(chǎn)許可證等資質(zhì)，確保其具備履約能力。2.供應(yīng)商評(píng)估定期（如每年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，從產(chǎn)品質(zhì)量、交貨周期、售后服務(wù)、合規(guī)表現(xiàn)（如是否存在行賄、違約記錄）等維度打分，評(píng)估結(jié)果作為后續(xù)合作的依據(jù)。對(duì)評(píng)估不合格的供應(yīng)商，視情節(jié)采取約談?wù)?、暫停合作或列入黑名單等措施?.供應(yīng)商黑名單管理明確黑名單納入情形：圍標(biāo)串標(biāo)、提供虛假材料、嚴(yán)重違約、商業(yè)賄賂、產(chǎn)品質(zhì)量重大事故等。列入黑名單的供應(yīng)商，三年內(nèi)不得參與企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)，且需在企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)公示，防止跨部門違規(guī)合作。（三）采購(gòu)方式選擇企業(yè)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)標(biāo)的的金額、性質(zhì)、技術(shù)復(fù)雜程度等，選擇合法合規(guī)的采購(gòu)方式，具體要求如下：1.公開(kāi)招標(biāo)適用場(chǎng)景：采購(gòu)金額達(dá)到法定招標(biāo)限額（或企業(yè)內(nèi)部限額）、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、潛在供應(yīng)商較多的項(xiàng)目。合規(guī)要求：嚴(yán)格遵循招標(biāo)流程，在指定媒介發(fā)布招標(biāo)公告，保障潛在供應(yīng)商的知情權(quán)；招標(biāo)文件需明確技術(shù)參數(shù)、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（如綜合評(píng)分法、最低評(píng)標(biāo)價(jià)法），且不得設(shè)置傾向性條款排斥潛在供應(yīng)商。2.邀請(qǐng)招標(biāo)適用場(chǎng)景：因技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，只能從有限范圍供應(yīng)商處采購(gòu)，或公開(kāi)招標(biāo)成本過(guò)高的項(xiàng)目（需履行審批程序）。合規(guī)要求：邀請(qǐng)對(duì)象應(yīng)不少于3家，且需通過(guò)資格預(yù)審確保其具備履約能力；邀請(qǐng)名單需經(jīng)采購(gòu)管理部門、法務(wù)部門聯(lián)合審核。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判/競(jìng)爭(zhēng)性磋商適用場(chǎng)景：招標(biāo)后無(wú)合格供應(yīng)商、技術(shù)復(fù)雜無(wú)法確定詳細(xì)規(guī)格、緊急采購(gòu)等情形（需履行審批程序）。合規(guī)要求：談判小組由技術(shù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)人員組成（人數(shù)≥3，且單數(shù)），談判過(guò)程需全程記錄，確保公平公正；最終報(bào)價(jià)應(yīng)為供應(yīng)商的最優(yōu)報(bào)價(jià)。4.單一來(lái)源采購(gòu)適用場(chǎng)景：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)（如專利產(chǎn)品、配套服務(wù)）、發(fā)生不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況、與原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或配套要求等（需嚴(yán)格履行審批及公示程序）。合規(guī)要求：需提供充分的“唯一性”證明材料，經(jīng)企業(yè)最高決策層審批，并在內(nèi)部公示無(wú)異議后方可實(shí)施，嚴(yán)禁借“單一來(lái)源”規(guī)避招標(biāo)。5.詢價(jià)采購(gòu)適用場(chǎng)景：貨物規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、價(jià)格波動(dòng)小、潛在供應(yīng)商多的小額采購(gòu)項(xiàng)目。合規(guī)要求：詢價(jià)對(duì)象不少于3家，詢價(jià)文件需明確規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求；最終以符合需求且報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商為成交對(duì)象（質(zhì)量不低于要求為前提）。（四）招投標(biāo)管理1.招標(biāo)環(huán)節(jié)招標(biāo)文件編制：內(nèi)容應(yīng)完整、清晰，包含項(xiàng)目概況、技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同草案等，避免歧義或漏洞；法務(wù)部門需對(duì)合同條款進(jìn)行合規(guī)性審核。招標(biāo)公告發(fā)布：依法在指定平臺(tái)（如政府采購(gòu)網(wǎng)、企業(yè)官網(wǎng)）發(fā)布，公告期限符合法定要求（如公開(kāi)招標(biāo)≥20日），確保潛在供應(yīng)商有充足時(shí)間準(zhǔn)備。2.投標(biāo)環(huán)節(jié)資格審查：嚴(yán)格審核投標(biāo)供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績(jī)、信用等，嚴(yán)禁允許不符合要求的供應(yīng)商參與投標(biāo)；資格審查結(jié)果需書(shū)面告知未通過(guò)的供應(yīng)商。投標(biāo)文件接收：指定專人接收，密封檢查后登記，嚴(yán)禁提前拆封或泄露投標(biāo)信息。3.評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)評(píng)標(biāo)委員會(huì)組成：成員需具備相關(guān)專業(yè)能力，且與供應(yīng)商無(wú)利害關(guān)系；專家成員應(yīng)從合法的專家?guī)熘须S機(jī)抽?。ㄈ缧瑁?，企業(yè)代表人數(shù)不得超過(guò)評(píng)標(biāo)委員會(huì)總?cè)藬?shù)的1/3。評(píng)標(biāo)過(guò)程：全程錄音錄像，評(píng)標(biāo)專家獨(dú)立打分，嚴(yán)禁私下接觸供應(yīng)商或泄露評(píng)標(biāo)細(xì)節(jié)；對(duì)投標(biāo)文件的疑問(wèn)應(yīng)書(shū)面要求供應(yīng)商澄清，澄清內(nèi)容不得改變實(shí)質(zhì)性條款。4.定標(biāo)環(huán)節(jié)評(píng)標(biāo)結(jié)果公示：依法在指定平臺(tái)公示中標(biāo)候選人（公示期≥3日），公示內(nèi)容包括候選人名稱、報(bào)價(jià)、得分等，接受社會(huì)監(jiān)督。中標(biāo)通知：公示無(wú)異議后，向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出書(shū)面通知，同時(shí)告知未中標(biāo)供應(yīng)商，嚴(yán)禁無(wú)故拖延或變更中標(biāo)結(jié)果。（五）合同管理1.合同起草合同文本應(yīng)采用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)模板（法務(wù)部門審定），特殊項(xiàng)目可結(jié)合實(shí)際補(bǔ)充條款，但需確保條款合法、權(quán)責(zé)對(duì)等，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任等核心內(nèi)容。嚴(yán)禁簽訂“陰陽(yáng)合同”（即實(shí)際履行與書(shū)面合同不一致的合同），防范法律風(fēng)險(xiǎn)與廉政風(fēng)險(xiǎn)。2.合同審批合同需經(jīng)需求部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門依次審核：需求部門確認(rèn)需求匹配，采購(gòu)部門確認(rèn)供應(yīng)商及價(jià)格合規(guī)，財(cái)務(wù)部門確認(rèn)預(yù)算及付款安排，法務(wù)部門審核法律風(fēng)險(xiǎn)。重大合同（如金額超限額、涉外合同）需提交企業(yè)法律顧問(wèn)或外部律師審核，確保條款無(wú)漏洞。3.合同簽訂合同簽訂主體應(yīng)為企業(yè)法定代表人或授權(quán)委托人（需出具正式授權(quán)書(shū)），嚴(yán)禁無(wú)授權(quán)簽訂合同。合同簽訂后，需及時(shí)歸檔，原件由檔案管理部門保管，需求、采購(gòu)部門留存復(fù)印件，確?？勺匪?。4.合同履行與變更需求部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行，定期向采購(gòu)部門反饋進(jìn)度；采購(gòu)部門監(jiān)督供應(yīng)商履約，發(fā)現(xiàn)違約行為及時(shí)溝通并留存證據(jù)。合同變更需經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議，變更內(nèi)容需重新履行審批流程（同原合同審批要求），嚴(yán)禁口頭變更或私下約定。（六）驗(yàn)收與付款1.驗(yàn)收管理驗(yàn)收小組由需求部門、技術(shù)部門、質(zhì)檢部門（如需）組成，按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收結(jié)果需書(shū)面記錄（含驗(yàn)收人員簽字）。對(duì)大型設(shè)備、工程類項(xiàng)目，應(yīng)分階段驗(yàn)收；對(duì)服務(wù)類項(xiàng)目，需依據(jù)服務(wù)成果（如報(bào)告、交付物）驗(yàn)收，嚴(yán)禁未驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格即付款。2.付款管理付款需憑合法有效的憑證（如發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、入庫(kù)單），經(jīng)需求部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門審核后，按合同約定的付款節(jié)點(diǎn)支付，嚴(yán)禁提前付款或無(wú)憑證付款。涉及質(zhì)保金的，需在質(zhì)保期滿且無(wú)質(zhì)量問(wèn)題后，憑供應(yīng)商申請(qǐng)及驗(yàn)收意見(jiàn)支付，確保資金安全。四、監(jiān)督與問(wèn)責(zé)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)監(jiān)督：內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)檢查流程合規(guī)性、資金使用效率、供應(yīng)商管理等，審計(jì)結(jié)果向企業(yè)管理層報(bào)告。2.合規(guī)檢查：采購(gòu)管理部門聯(lián)合法務(wù)、財(cái)務(wù)部門開(kāi)展日常合規(guī)檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改，形成檢查記錄并跟蹤復(fù)查。3.舉報(bào)機(jī)制：設(shè)立匿名舉報(bào)渠道（如郵箱、信箱），鼓勵(lì)員工舉報(bào)采購(gòu)活動(dòng)中的違規(guī)行為，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)舉報(bào)人嚴(yán)格保密。（二）外部監(jiān)督積極配合財(cái)政、審計(jì)、紀(jì)檢等外部監(jiān)管部門的檢查，如實(shí)提供采購(gòu)資料，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題按要求整改，及時(shí)反饋整改結(jié)果。（三）違規(guī)問(wèn)責(zé)1.對(duì)采購(gòu)流程中存在的違規(guī)行為（如越權(quán)審批、圍標(biāo)串標(biāo)、收受回