合同審核與簽署流程工具模板一、適用場(chǎng)景與業(yè)務(wù)背景本工具適用于各類企業(yè)、組織在對(duì)外合作中需規(guī)范合同管理的場(chǎng)景，包括但不限于：業(yè)務(wù)合作類：供應(yīng)商采購、服務(wù)外包、項(xiàng)目委托、渠道代理等合作合同的簽訂；人事管理類：?jiǎn)T工勞動(dòng)合同、兼職協(xié)議、保密協(xié)議等簽署；資產(chǎn)處置類：設(shè)備租賃、房屋租賃、知識(shí)產(chǎn)權(quán)授權(quán)等協(xié)議的擬定與審核；其他需通過書面形式明確權(quán)利義務(wù)的協(xié)議管理。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，可減少合同風(fēng)險(xiǎn)、提升審批效率，保證合同條款合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰。二、詳細(xì)操作流程步驟步驟1：合同需求發(fā)起與資料準(zhǔn)備操作說明：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合同主體（甲方/乙方）、核心合作內(nèi)容（如服務(wù)范圍、交付標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用金額等）、關(guān)鍵條款（如期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式）等基礎(chǔ)信息；準(zhǔn)備附件材料（如對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、資質(zhì)證明、技術(shù)參數(shù)、過往合作記錄等），保證信息真實(shí)完整；填寫《合同需求申請(qǐng)表》（見模板1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至合同歸口管理部門（如行政部/法務(wù)部）。步驟2：合同起草與內(nèi)容核對(duì)操作說明：合同歸口管理部門根據(jù)需求信息，使用標(biāo)準(zhǔn)合同模板（或參考行業(yè)范本）起草合同文本，明確以下核心條款：雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人/授權(quán)代表）；合作標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限與地點(diǎn)；費(fèi)用金額及支付方式（含幣種、賬戶信息、開票類型等）；雙權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、不可抗力條款、爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟管轄地）；合同生效條件、附件清單及份數(shù)；起草完成后，與業(yè)務(wù)部門核對(duì)合同內(nèi)容是否與需求一致，重點(diǎn)檢查關(guān)鍵數(shù)據(jù)（金額、日期、數(shù)量）是否準(zhǔn)確，避免遺漏或歧義。步驟3：內(nèi)部多級(jí)審核操作說明：業(yè)務(wù)部門初審：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求、條款是否可執(zhí)行，重點(diǎn)核對(duì)合作細(xì)節(jié)與實(shí)際能力匹配度；法務(wù)/合規(guī)部門審核：法務(wù)專員重點(diǎn)審核合同合法性（如是否符合法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求）、條款完整性（如是否缺少必備條款）、權(quán)責(zé)對(duì)等性（如違約責(zé)任是否明確且合理）、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)等），并出具《合同審核意見表》（見模板2）；財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門審核費(fèi)用金額是否符合預(yù)算、支付方式是否合理、稅務(wù)條款（如發(fā)票類型、稅率）是否合規(guī)，保證資金安全；分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理終審：根據(jù)合同金額、重要性級(jí)別，由相應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，重大合同（如金額超XX萬元、涉及核心業(yè)務(wù)）需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議。步驟4：對(duì)方確認(rèn)與修改溝通操作說明：內(nèi)部審核通過后，合同歸口管理部門將合同文本（含審核修改意見）發(fā)送至對(duì)方合作方，明確溝通對(duì)接人（如對(duì)方聯(lián)系人“王*”）；與對(duì)方就合同條款進(jìn)行協(xié)商，重點(diǎn)針對(duì)審核中提出的修改意見（如違約責(zé)任調(diào)整、爭(zhēng)議解決方式變更等）達(dá)成一致，必要時(shí)可簽署《合同補(bǔ)充協(xié)議》；確認(rèn)雙方對(duì)合同內(nèi)容無異議后，進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。步驟5：合同簽署與用印管理操作說明：簽署方式：根據(jù)合同重要性及雙方約定，可采用紙質(zhì)簽署、電子簽署（如符合《電子簽名法》的第三方電子簽章平臺(tái)）或混合簽署方式；用印規(guī)范：紙質(zhì)合同需由授權(quán)簽署人（法定代表人/授權(quán)代表，需附《授權(quán)委托書》）簽字后，加蓋公司公章或合同專用章（嚴(yán)禁空白合同蓋章）；電子簽署需通過公司指定的電子簽章系統(tǒng)完成，保證簽署身份真實(shí)、文件不可篡改；簽署存檔：簽署完成后，合同文本正本至少一式兩份（雙方各執(zhí)一份），副本由公司歸口管理部門統(tǒng)一留存，同步記錄《合同簽署記錄表》（見模板3）。步驟6：合同分發(fā)與歸檔管理操作說明：分發(fā)：合同歸口管理部門在簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，將合同正本送達(dá)對(duì)方（或?qū)Ψ街付?lián)系人），副本抄送業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門；歸檔：紙質(zhì)合同按“合同編號(hào)-年份-類型”分類整理，裝入檔案盒，標(biāo)注合同名稱、簽署日期、對(duì)方單位等關(guān)鍵信息，存放于指定檔案柜；電子合同掃描后（含簽字頁、蓋章頁）至公司文檔管理系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限，保證信息安全；臺(tái)賬管理：同步更新《合同管理臺(tái)賬》，記錄合同編號(hào)、名稱、雙方主體、簽署日期、履行期限、金額、歸檔位置等信息，便于后續(xù)跟蹤查詢。三、核心模板工具清單模板1：合同需求申請(qǐng)表項(xiàng)目?jī)?nèi)容合同名稱（如：XX項(xiàng)目采購合同）需求部門（如：市場(chǎng)部）合作方信息單稱：______________________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：_________________________聯(lián)系人：王*聯(lián)系方式：*-（僅內(nèi)部溝通用）合作內(nèi)容概述（簡(jiǎn)要說明合作標(biāo)的、范圍、期限等，如：委托合作方提供XX活動(dòng)策劃服務(wù)，期限6個(gè)月）核心條款需求1.費(fèi)用預(yù)算：________元（含稅/不含稅）2.支付方式：________（如：分期支付）3.交付標(biāo)準(zhǔn)：________附件材料清單（如：合作方案報(bào)價(jià)單、對(duì)方資質(zhì)證明）部門負(fù)責(zé)人審批簽字：________日期：_______年_月_日歸口管理部門接收接收人：________日期：_______年_月_日模板2：合同審核意見表審核環(huán)節(jié)審核部門/人審核要點(diǎn)審核意見修改建議業(yè)務(wù)初審張*（業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）合作內(nèi)容是否符合部門戰(zhàn)略需求？條款是否可執(zhí)行？□通過□不通過（請(qǐng)注明原因：________________________________________）如：需補(bǔ)充“服務(wù)交付驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”附件法務(wù)審核李*（法務(wù)專員）合同合法性、條款完整性、違約責(zé)任合理性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密）□通過□不通過（原因：________________________________________）如：“爭(zhēng)議解決方式”建議明確由甲方所在地法院管轄財(cái)務(wù)審核王*（財(cái)務(wù)經(jīng)理）費(fèi)用是否在預(yù)算內(nèi)？支付方式是否符合財(cái)務(wù)制度？稅務(wù)條款是否合規(guī)？□通過□不通過（原因：________________________________________）如：需明確“提供增值稅專用發(fā)票，稅率6%”終審趙總（總經(jīng)理）合同整體風(fēng)險(xiǎn)與收益是否平衡？是否符合公司利益？□同意簽署□駁回（原因：________________________________________）如：要求合作方補(bǔ)充“履約保證金”條款模板3：合同簽署記錄表合同編號(hào)合同名稱簽署日期簽署方式（紙質(zhì)/電子）甲方簽署人（姓名+職務(wù)）乙方簽署人（姓名+職務(wù)）用印情況（公章/合同章）歸檔位置（檔案編號(hào)/電子路徑）備注HT-2024-001XX設(shè)備采購合同2024-03-15紙質(zhì)張*（總經(jīng)理）李*（合作方法定代表人）公章檔案柜-2024年-采購類-001附件3份HT-2024-002員工保密協(xié)議2024-03-20電子劉*（人力資源總監(jiān)）陳*（員工）合同章E盤-合同管理-人事類-002無四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)與執(zhí)行要點(diǎn)1.合同條款合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)要點(diǎn)：合同內(nèi)容不得違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定（如《民法典》《公司法》等），避免使用“一方有權(quán)終止合同且不承擔(dān)責(zé)任”等模糊表述；措施：法務(wù)部門需審核合同主體資格（如對(duì)方是否為合法存續(xù)的企業(yè)）、標(biāo)的物是否為法律允許流通物，涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療、金融）需確認(rèn)對(duì)方具備相應(yīng)資質(zhì)。2.信息保密與數(shù)據(jù)安全要點(diǎn)：合同中需明保證密條款（如保密范圍、期限、違約責(zé)任），涉及商業(yè)秘密、客戶信息等敏感數(shù)據(jù)的，需單獨(dú)簽訂《保密協(xié)議》；措施：合同文本及附件的傳遞、存儲(chǔ)需通過加密渠道，嚴(yán)禁通過郵箱等非安全方式傳輸未脫敏的敏感信息。3.履約跟蹤與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警要點(diǎn)：業(yè)務(wù)部門需按合同約定跟蹤對(duì)方履約情況（如交付進(jìn)度、付款節(jié)點(diǎn)），發(fā)覺對(duì)方違約（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）需及時(shí)書面催告，并留存證據(jù)；措施：合同歸口管理部門每季度對(duì)履行中的合同進(jìn)行梳理，對(duì)即將到期（如1個(gè)月內(nèi)）或存在履約風(fēng)險(xiǎn)的合同，提前向業(yè)務(wù)部門發(fā)出《風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通知》。4.簽署權(quán)限與用印管理要點(diǎn)：嚴(yán)禁超越權(quán)限簽署合同（如非法定代表人簽署需附有效《授權(quán)委托書》，授權(quán)范圍、期限需明確）；用印前需核對(duì)合同文本與審核版本一致，嚴(yán)禁在空白、涂改過的合同上蓋章；措施：建立“用印登記制度”，記錄用印時(shí)間、