文檔歸檔與管理制度執(zhí)行檢查表工具說明一、適用工作情境本工具適用于企事業(yè)單位、機關(guān)部門等組織對文檔歸檔管理制度的執(zhí)行情況進行系統(tǒng)性檢查的場景，具體包括：日常管理合規(guī)性自查、年度審計監(jiān)督、新制度推行后的執(zhí)行效果評估、上級單位專項檢查迎檢準備，以及因管理需求優(yōu)化流程時的現(xiàn)狀梳理等。通過結(jié)構(gòu)化檢查，可全面掌握文檔歸檔工作的規(guī)范性、完整性和安全性，及時發(fā)覺并糾正執(zhí)行偏差，推動管理制度落地見效。二、操作流程指引檢查準備階段明確檢查目標：根據(jù)實際需求確定檢查重點（如歸檔完整性、分類規(guī)范性、借閱流程合規(guī)性等），避免檢查范圍過大或偏離核心。收集制度依據(jù)：整理本單位現(xiàn)行的《文檔歸檔管理制度》《文件分類編號規(guī)則》《檔案保管期限表》等文件，作為檢查判定標準。組建檢查小組：建議由檔案管理部門牽頭，聯(lián)合行政、業(yè)務部門人員組成，保證檢查兼具專業(yè)性和業(yè)務關(guān)聯(lián)性；明確檢查人員分工（如資料核對組、現(xiàn)場核查組、訪談組）。準備檢查工具：包括本檢查表、近期歸檔文件目錄、借閱登記臺賬、存儲設(shè)備清單、訪談提綱等。現(xiàn)場實施檢查資料查閱：隨機抽取不同類別、不同時期的歸檔文件（如年度總結(jié)、合同、會議紀要、審批文件等），核對文件是否齊全、手續(xù)是否完備（如簽字蓋章、審批流程痕跡）。流程驗證：通過抽查借閱登記、歸還記錄、電子檔案訪問日志等，檢查借閱、復制、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定（如借閱權(quán)限審批、電子檔案加密措施）?，F(xiàn)場核查：檢查檔案存儲環(huán)境（如溫濕度控制、防火防潮設(shè)施）、實體檔案整理規(guī)范（如分類編號是否清晰、裝訂是否牢固）、電子檔案備份情況（如是否定期異地備份、備份介質(zhì)是否標注信息）。人員訪談：與文檔管理人員、業(yè)務部門兼職檔案員進行溝通，知曉其對制度條款的熟悉程度、日常操作中的困難及改進建議。問題記錄與判定對照“檢查表模板”中的檢查內(nèi)容，逐項記錄實際執(zhí)行情況，對不符合項需詳細描述問題表現(xiàn)（如“2023年Q4項目驗收報告未同步歸檔至電子系統(tǒng)”“借閱登記表中缺少經(jīng)辦人簽字”）。依據(jù)檢查標準判定問題性質(zhì)（如“一般缺陷”“嚴重缺陷”），嚴重缺陷指可能導致檔案丟失、泄密或違反法規(guī)的情況（如涉密文件未按密級管理、超期未歸檔）。匯總分析與報告編制匯總所有檢查結(jié)果，統(tǒng)計符合率、問題數(shù)量及類型分布，分析高頻問題（如“分類標準執(zhí)行不到位”占比40%）。編制《文檔歸檔管理檢查報告》，內(nèi)容包括檢查概況、主要成績、存在問題、整改建議及責任分工，附問題清單及佐證材料（如照片、復印件）。整改跟蹤與復查向責任部門下達《整改通知書》，明確整改內(nèi)容、責任人及期限（一般問題7個工作日內(nèi)整改，嚴重問題15個工作日內(nèi)整改）。整改期限屆滿后，組織復查驗證，確認問題是否閉環(huán)解決；對未按期整改或整改不到位的，納入績效考核并要求二次整改。三、檢查表模板檢查項目檢查內(nèi)容檢查標準檢查方式檢查結(jié)果問題描述整改要求責任人整改期限復查情況歸檔范圍與完整性是否包含制度規(guī)定的應歸檔文件類型（如合同、報告、紀要、審批文件等）制度清單內(nèi)文件歸檔率100%，無遺漏重要業(yè)務文件抽查文件目錄、核對業(yè)務臺賬□符合□不符合例：2023年Q4采購合同共5份，歸檔3份，缺失2份5個工作日內(nèi)補齊缺失合同，同步更新歸檔目錄*某2024–□已整改□未整改分類與編號規(guī)范性文件分類是否符合《文件分類編號規(guī)則》，編號是否唯一、清晰分類邏輯清晰，編號與文件內(nèi)容一致，無重復編號核對實體文件編號、系統(tǒng)標簽□符合□不符合例：部分項目文件編號未按“年份-部門-序號”規(guī)則編制，編號重復按規(guī)則重新編號，建立編號臺賬避免重復*某2024–□已整改□未整改存儲與保管安全檔案存儲環(huán)境（溫濕度、防火防潮設(shè)備）是否符合要求，電子檔案是否定期備份實體檔案庫房溫度14-24℃，濕度45-60%；電子檔案每月異地備份，備份介質(zhì)標注信息現(xiàn)場核查、檢查備份記錄□符合□不符合例：庫房濕度超標（75%），未啟動除濕設(shè)備；電子檔案備份未標注備份日期立即開啟除濕設(shè)備，每日記錄溫濕度；補充備份標注，建立備份臺賬*某2024–□已整改□未整改借閱與流轉(zhuǎn)管理借閱手續(xù)是否完備（如審批權(quán)限、登記臺賬），涉密文件是否按密級管理非涉密文件借閱需部門負責人審批，登記完整；涉密文件需“專人專管、審批嚴格”抽查借閱記錄、核對審批單□符合□不符合例：部分借閱登記缺少歸還日期；涉密文件借閱未記錄用途完善借閱登記臺賬，補充歸還信息；涉密文件借閱需額外填寫《涉密文件使用申請表》*某2024–□已整改□未整改制度執(zhí)行與培訓檔案管理人員是否接受過制度培訓，業(yè)務部門是否知曉歸檔職責每年至少開展1次檔案培訓，培訓覆蓋率100%；新員工入職時包含歸檔職責說明檢查培訓記錄、訪談員工□符合□不符合例：2024年未組織檔案培訓；新員工*某表示不清楚歸檔流程1個月內(nèi)組織全員培訓，留存培訓簽到表及考核記錄；新員工入職培訓增加歸檔模塊*某2024–□已整改□未整改定期檢查與維護是否按制度開展檔案定期檢查（如每季度清點），發(fā)覺問題是否及時處理每季度完成檔案清點，建立問題臺賬，整改率100%檢查季度檢查報告、問題臺賬□符合□不符合例：Q3檔案清點報告顯示有2份文件破損，但未記錄處理措施補充破損文件修復記錄，明確“定期檢查-問題記錄-整改閉環(huán)”流程*某2024–□已整改□未整改四、使用要點提示檢查標準統(tǒng)一性：檢查前需組織檢查小組學習制度條款，統(tǒng)一判定尺度，避免因個人理解差異導致結(jié)果偏差；對“合規(guī)性”的判定需嚴格以制度文本為依據(jù)，不得隨意放寬或收緊標準。問題記錄客觀性：問題描述需具體、可追溯，包含“時間、地點、文件名稱、問題表現(xiàn)”等要素（如“2024年3月*部門項目會議紀要未歸檔，編號為XY-2024-003”），避免使用“部分”“可能”等模糊表述。溝通協(xié)作有效性：檢查過程中與被檢查部門保持積極溝通，對存疑問題共同核實，避免單方面判定；訪談時注意引導業(yè)務人員結(jié)合實際操作提建議，而非單純指責。保密與合規(guī)：檢查過程中接觸的