企業(yè)日常行政公文處理標準化手冊為規(guī)范企業(yè)日常行政公文處理流程，提高公文處理效率與質(zhì)量，保證公文內(nèi)容準確、格式規(guī)范、傳遞及時，特制定本手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門、各分支機構(gòu)在行政管理活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，涵蓋公文的擬制、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等全流程，旨在實現(xiàn)公文處理的標準化、制度化、規(guī)范化。一、適用范圍與工作場景本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部以下工作場景：上行溝通：向企業(yè)上級主管部門或領(lǐng)導匯報工作、請示事項（如年度工作請示、專項工作匯報）；下行傳達：企業(yè)向各部門、員工部署工作、通知事項（如會議通知、管理制度發(fā)布）；平行商洽：企業(yè)內(nèi)部各部門之間或與外部合作單位溝通協(xié)調(diào)、征求意見（如工作函、協(xié)作申請）；記錄存檔：需作為企業(yè)活動憑證或歷史資料保存的正式文書（如會議紀要、總結(jié)報告）。二、標準化處理流程（一）通用處理流程所有公文處理均需遵循以下核心步驟，保證流程閉環(huán)：擬稿：由具體事項承辦人負責，根據(jù)實際需求起草公文內(nèi)容，保證事實清楚、邏輯清晰、表述準確。審核：擬稿完成后，提交部門負責人審核，重點審核內(nèi)容真實性、業(yè)務合規(guī)性及文字表述規(guī)范性。會簽（如需）：涉及多部門協(xié)作的公文，需由相關(guān)部門負責人會簽，確認職責分工與協(xié)作內(nèi)容。簽發(fā)：根據(jù)公文重要性及權(quán)限，由企業(yè)分管領(lǐng)導或主要領(lǐng)導簽發(fā)，明確公文生效依據(jù)。編號登記：由企業(yè)辦公室（或指定行政部門）對簽發(fā)后的公文進行統(tǒng)一編號，錄入公文管理系統(tǒng)，記錄發(fā)文日期、文號、主送范圍等信息。排版校對：按照標準格式排版，核對文號、標題、落款等要素無誤后，形成正式文稿。印發(fā)分發(fā)：根據(jù)主送范圍，通過紙質(zhì)或電子渠道印發(fā)，保證及時送達接收單位或人員。歸檔保存：公文辦理完畢后，由辦公室統(tǒng)一收集、整理，按年度分類歸檔，電子文檔備份至指定服務器，紙質(zhì)文檔裝訂成冊保存。（二）分類型公文處理要點1.請示類公文（上行文）適用場景：需上級領(lǐng)導指示或批準的事項（如資金申請、政策執(zhí)行請示、重要工作部署請示）。步驟細化：擬稿：標題明確“關(guān)于XXX的請示”，需包含“請示緣由（背景、必要性）”“請示事項（具體請求內(nèi)容）”“請示要求（明確希望上級批復的時限或方向）”，結(jié)尾使用“妥否，請批示”。審核：部門負責人審核請示事項的合理性及必要性，確認無替代方案或需上級決策。簽發(fā)：由分管業(yè)務的領(lǐng)導初審，報請企業(yè)主要領(lǐng)導簽發(fā)。印發(fā)：標注“特急”或“急件”的請示需優(yōu)先處理，紙質(zhì)版需加蓋企業(yè)公章，電子版通過OA系統(tǒng)提交。2.通知類公文（下行文）適用場景：部署工作、傳達要求、告知事項（如會議通知、制度執(zhí)行通知、放假安排通知）。步驟細化：擬稿：標題明確“關(guān)于XXX的通知”，需包含“通知事項（具體內(nèi)容）”“執(zhí)行要求（時間、標準、責任人）”“其他說明（如有附件需注明）”，結(jié)尾使用“特此通知”。審核：辦公室審核格式規(guī)范性，業(yè)務部門審核內(nèi)容準確性，保證執(zhí)行要求可落地。簽發(fā)：由分管領(lǐng)導或主要領(lǐng)導簽發(fā)，涉及全企業(yè)事項需主要領(lǐng)導簽發(fā)。印發(fā)：通過企業(yè)公告欄、OA系統(tǒng)、部門會議等渠道發(fā)布，重要通知需確認接收人員簽閱。3.函類公文（平行文/商洽文）適用場景：與內(nèi)部部門或外部單位商洽工作、征求意見、請求配合（如協(xié)作函、征求意見函）。步驟細化：擬稿：標題明確“關(guān)于XXX的函”，需包含“商洽/征求意見事項”“具體需求或建議”“希望回復的時限”，結(jié)尾使用“專此函達，盼予回復”或“特此函告”。會簽：涉及內(nèi)部多部門的函需由相關(guān)部門會簽；外部函需經(jīng)辦公室審核文號及格式。簽發(fā)：由企業(yè)分管領(lǐng)導或部門負責人簽發(fā)（根據(jù)事項重要性確定）。印發(fā)：紙質(zhì)函需加蓋企業(yè)公章（或部門章，根據(jù)授權(quán)），電子函通過正式郵箱或OA系統(tǒng)發(fā)送。三、公文標準模板示例1.請示類模板關(guān)于申請購置辦公設備的請示企業(yè)分管領(lǐng)導*總：為保障*部門日常工作效率，目前現(xiàn)有辦公設備（如電腦、打印機）使用年限超過5年，故障頻發(fā)，已影響工作進度。經(jīng)市場調(diào)研，擬購置聯(lián)想ThinkStation工作站5臺（配置：i7處理器、16G內(nèi)存、1T固態(tài)硬盤），預算合計4.5萬元，符合企業(yè)《固定資產(chǎn)管理辦法》中“單臺設備價值低于5萬元由分管領(lǐng)導審批”的規(guī)定。妥否，請批示。部門負責人：2.通知類模板關(guān)于召開2023年度工作總結(jié)會議的通知各部門：為總結(jié)本年度工作成果，規(guī)劃2024年工作目標，經(jīng)研究決定召開2023年度工作總結(jié)會議，現(xiàn)將有關(guān)事項通知一、會議時間：2023年12月30日（周五）14:00-17:00二、會議地點：企業(yè)總部3樓第一會議室三、參會人員：各部門負責人、全體員工（含分支機構(gòu)）四、會議內(nèi)容：總經(jīng)理*作2023年度工作總結(jié)報告；各部門負責人匯報年度工作完成情況；討論2024年工作計劃及重點任務。五、其他事項：請各部門于12月28日前提交書面總結(jié)報告（電子版發(fā)送至辦公室郵箱，紙質(zhì)版加蓋公章）；參會人員提前10分鐘入場，攜帶筆記本、筆；確因無法參會者，需提前向辦公室請假（聯(lián)系人：，）。特此通知。企業(yè)辦公室3.函類模板關(guān)于商請協(xié)助開展2024年員工體檢的函人力資源部：為保障員工身體健康，根據(jù)企業(yè)《員工福利管理規(guī)定》（〔2023〕號），擬于2024年3月組織開展全員健康體檢。因體檢需協(xié)調(diào)醫(yī)院資源、安排體檢時間及費用預算，現(xiàn)商請貴部協(xié)助以下事項：提供3家合作醫(yī)院的體檢套餐及報價（需包含常規(guī)體檢項目及心腦血管專項檢查）；統(tǒng)計各部門員工體檢意向（時間偏好、是否有特殊體檢需求）；協(xié)助制定體檢時間表，避免影響正常工作。請于2024年2月20日前反饋相關(guān)意見，以便我部推進后續(xù)工作。專此函達，盼予回復。行政部四、執(zhí)行規(guī)范與常見問題指引（一）格式規(guī)范要求一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居右排列；回行時，詞義完整排列對稱，長短適宜，間距恰當。主送機關(guān)：標題下空一行，左側(cè)頂格編排，其后加冒號；如主送機關(guān)過多導致公文首頁不能顯示，可將主送機關(guān)移至版記。一般用3號仿宋體字，每個自然段左空二字，回行頂格；文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；第一層黑體字、第二層楷體字、第三層和第四層仿宋體字。附件說明：如有附件，在下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱；如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXX”）。發(fā)文機關(guān)署名：一般署企業(yè)全稱或規(guī)范化簡稱，編排于之下，空二字右對齊。成文日期：用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。（二）常見問題處理內(nèi)容表述問題：避免使用模糊、歧義詞匯（如“大概”“可能”），需使用具體數(shù)據(jù)、明確表述；涉及時間、數(shù)量、金額等關(guān)鍵信息需反復核對，保證準確無誤。流程延誤問題：緊急公文需標注“特急”，并在擬稿時注明“緊急程度”，審核、簽發(fā)環(huán)節(jié)優(yōu)先處理；如遇領(lǐng)導外出無法及時簽發(fā)，可由指定授權(quán)人代簽（需提前報備辦公室）。格式錯誤問題：公文印發(fā)前需由辦公室統(tǒng)一校對格式，重點檢查文號、標題、字體、行距、頁碼等要素；如需修改，需重新提交審核，保證最終版本與簽發(fā)稿一致。歸檔遺漏問題：公文辦理完畢后，承辦人需在3個工作日內(nèi)將電子文檔（含簽發(fā)痕跡）及紙質(zhì)原件（加蓋公章）交辦公室歸檔；辦公室定期對歸檔公文進行清點，保證賬實相符。（三）特殊情況處理公文修改：已簽發(fā)的公文如需修改，需由承辦部門提交《公文修改申請說明》，經(jīng)原簽發(fā)領(lǐng)導批準后，由辦公室按新流程重新編號印發(fā)，原公文作廢處理。公文撤回：公文印發(fā)后發(fā)覺錯誤，需在送達后2小時內(nèi)由承辦部門通知辦公室撤回，并說明原因；超過2小時或已簽收的，需發(fā)布《公文更正通知》進行補充說明。電子公文管理：電子公文需通過企業(yè)指定的OA系