采購需求審批及供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)流程模板一、適用范圍與場景二、標(biāo)準(zhǔn)操作流程詳解步驟1：采購需求發(fā)起與初審責(zé)任主體：需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部等）操作說明：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途、技術(shù)參數(shù)（如適用）、期望交付時(shí)間等關(guān)鍵信息。需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行初審，確認(rèn)無誤后簽字提交至采購部。輸出成果：《采購需求申請表》（需求部門負(fù)責(zé)人簽字版）注意事項(xiàng)：需求描述需清晰具體，避免模糊表述（如“一批辦公用品”應(yīng)明確具體品類和數(shù)量）；技術(shù)參數(shù)需符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或業(yè)務(wù)實(shí)際需求，避免因參數(shù)不明確導(dǎo)致后續(xù)采購偏差。步驟2：采購需求復(fù)核與預(yù)算審核責(zé)任主體：采購部、財(cái)務(wù)部操作說明：采購部收到《采購需求申請表》后，2個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核，重點(diǎn)審核：（1）需求是否符合公司采購政策；（2）規(guī)格參數(shù)是否明確，是否存在可替代的性價(jià)比更高的方案；（3）是否屬于集中采購目錄內(nèi)項(xiàng)目（如適用）。復(fù)核通過后，采購部將申請表轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部審核采購預(yù)算是否充足，是否符合年度預(yù)算安排。若預(yù)算不足或需求不合理，財(cái)務(wù)部/采購部反饋需求部門補(bǔ)充說明或調(diào)整需求。輸出成果：《采購需求申請表》（采購部、財(cái)務(wù)部審核簽字版）注意事項(xiàng)：預(yù)算審核需嚴(yán)格對(duì)照年度預(yù)算，超預(yù)算需求需按額外審批流程執(zhí)行；對(duì)于緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障急需備件），需在申請表中標(biāo)注“緊急”，并啟動(dòng)綠色通道審批。步驟3：采購方式確定與供應(yīng)商尋源責(zé)任主體：采購部操作說明：采購部根據(jù)采購金額、物品/服務(wù)特性，確定采購方式（參照公司采購管理辦法）：（1）公開招標(biāo)：金額達(dá)到招標(biāo)起點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)（如50萬元）或涉及重大資產(chǎn)采購；（2）邀請招標(biāo)：金額未達(dá)招標(biāo)起點(diǎn)但技術(shù)復(fù)雜，或需從合格供應(yīng)商庫中定向邀請3家及以上；（3）詢價(jià)采購：標(biāo)準(zhǔn)物品/服務(wù)，金額較小（如5萬-50萬元），向不少于3家供應(yīng)商詢價(jià)；（4）單一來源采購：只能從唯一供應(yīng)商處采購（如專利產(chǎn)品），需提供獨(dú)家授權(quán)證明并審批通過。根據(jù)采購方式開展供應(yīng)商尋源：（1）公開招標(biāo)/邀請招標(biāo)：通過采購平臺(tái)、行業(yè)招標(biāo)網(wǎng)站發(fā)布招標(biāo)公告，或向供應(yīng)商庫內(nèi)供應(yīng)商發(fā)出邀請；（2）詢價(jià)采購：從合格供應(yīng)商庫、電商平臺(tái)、行業(yè)名錄中選取供應(yīng)商，保證詢價(jià)對(duì)象不少于3家；（3）單一來源：需提供供應(yīng)商唯一性說明，經(jīng)采購總監(jiān)及以上領(lǐng)導(dǎo)審批。輸出成果：《采購方式審批表》、供應(yīng)商名單（含聯(lián)系方式、資質(zhì)文件）注意事項(xiàng)：詢價(jià)/招標(biāo)需保證供應(yīng)商資質(zhì)符合要求（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等），避免向無資質(zhì)供應(yīng)商詢價(jià)；緊急采購可簡化尋源流程，但需保留至少2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)記錄。步驟4：供應(yīng)商資格審核與評(píng)估責(zé)任主體：采購部、需求部門、質(zhì)檢部（如適用）操作說明：資格審核：采購部對(duì)尋源到的供應(yīng)商進(jìn)行基本資質(zhì)審核，包括：（1）營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一）是否在有效期內(nèi)；（2）相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等）；（3）財(cái)務(wù)狀況（近1年財(cái)務(wù)報(bào)表，無重大負(fù)債或經(jīng)營異常）；（4）業(yè)績證明（近2年類似項(xiàng)目合同復(fù)印件，需加蓋公章）；（5）信譽(yù)記錄（通過“信用中國”等平臺(tái)查詢，無嚴(yán)重失信記錄）。資格審核不合格的供應(yīng)商予以淘汰，形成《供應(yīng)商資格審核表》。綜合評(píng)估：對(duì)資格審核通過的供應(yīng)商，采購部組織需求部門、質(zhì)檢部（如涉及產(chǎn)品質(zhì)量）成立評(píng)估小組，根據(jù)《供應(yīng)商評(píng)估打分表》進(jìn)行量化打分，評(píng)估維度包括：（1）價(jià)格（占比30%-40%，取各供應(yīng)商報(bào)價(jià)的平均值作為基準(zhǔn)價(jià)，越接近基準(zhǔn)價(jià)得分越高）；（2）質(zhì)量（占比20%-30%，參考供應(yīng)商歷史質(zhì)量合格率、樣品檢測結(jié)果等）；（3）交付能力（占比15%-20%，參考供應(yīng)商交貨周期、產(chǎn)能、物流配送能力等）；（4）服務(wù)（占比10%-15%，參考售后響應(yīng)速度、技術(shù)支持、培訓(xùn)服務(wù)等）；（5）信譽(yù)（占比10%，參考合作案例、行業(yè)口碑等）。輸出成果：《供應(yīng)商資格審核表》、《供應(yīng)商評(píng)估打分表》（評(píng)估小組簽字版）注意事項(xiàng)：評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)需提前明確，避免主觀臆斷；對(duì)于戰(zhàn)略供應(yīng)商或長期合作供應(yīng)商，可適當(dāng)增加“合作配合度”評(píng)估維度；評(píng)估過程需留存書面記錄，保證可追溯。步驟5：確定供應(yīng)商與結(jié)果公示責(zé)任主體：采購部、審批領(lǐng)導(dǎo)操作說明：采購部匯總評(píng)估結(jié)果，得分最高的供應(yīng)商作為首選候選，次高者為備選（若首選供應(yīng)商放棄或無法履約）。采購部編制《采購結(jié)果報(bào)告》，附《供應(yīng)商評(píng)估打分表》，按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批：（1）金額5萬元以下：采購部經(jīng)理審批；（2）金額5萬-20萬元：分管采購副總審批；（3）金額20萬元以上：總經(jīng)理審批；（4）金額50萬元以上或重大采購：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。審批通過后，采購部在公司內(nèi)部OA系統(tǒng)或公告欄公示結(jié)果（公示期不少于3個(gè)工作日），公示內(nèi)容包括：采購項(xiàng)目名稱、候選供應(yīng)商名稱、報(bào)價(jià)、評(píng)估得分、擬確定供應(yīng)商等。公示期內(nèi)無異議的，正式確定供應(yīng)商；若有異議，采購部需在3個(gè)工作日內(nèi)核實(shí)并反饋處理結(jié)果。輸出成果：《采購結(jié)果報(bào)告》（審批簽字版）、公示記錄注意事項(xiàng)：公示需保證信息透明，接受內(nèi)部監(jiān)督；若候選供應(yīng)商為關(guān)聯(lián)方，需在報(bào)告中說明關(guān)聯(lián)關(guān)系并回避審批。步驟6：合同簽訂與交貨驗(yàn)收責(zé)任主體：采購部、法務(wù)部（如適用）、需求部門、質(zhì)檢部操作說明：合同擬定：采購部根據(jù)采購結(jié)果與供應(yīng)商擬定《采購合同》，明確條款：標(biāo)的名稱/規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交付時(shí)間與地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任、爭議解決方式等。法務(wù)部（或外聘律師）對(duì)合同條款進(jìn)行合規(guī)性審核，重點(diǎn)審核權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、違約責(zé)任是否明確。合同審批：采購部將審核后的合同按審批權(quán)限報(bào)批，審批通過后由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，合同生效。交貨驗(yàn)收：供應(yīng)商按合同約定交貨后，需求部門聯(lián)合質(zhì)檢部（如適用）進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)收：（1）核對(duì)數(shù)量、規(guī)格型號(hào)是否與合同一致；（2）檢查外觀、包裝是否完好；（3）按質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測（如提供第三方檢測報(bào)告）；（4）驗(yàn)收合格后，需求部門填寫《采購驗(yàn)收單》，各方簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，供應(yīng)商需在約定時(shí)間內(nèi)更換或退貨，相關(guān)損失由供應(yīng)商承擔(dān)。輸出成果：《采購合同》（簽字蓋章版）、《采購驗(yàn)收單》注意事項(xiàng)：合同條款需嚴(yán)謹(jǐn)，避免模糊表述（如“盡快交貨”應(yīng)明確具體日期）；驗(yàn)收需留存照片、檢測報(bào)告等證據(jù)，保證質(zhì)量可控；對(duì)于服務(wù)類采購（如IT運(yùn)維），需明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收周期。步驟7：付款結(jié)算與供應(yīng)商歸檔責(zé)任主體：采購部、財(cái)務(wù)部、需求部門操作說明：采購部根據(jù)《采購合同》和《采購驗(yàn)收單》，填寫《付款申請單》，附發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證，按財(cái)務(wù)審批流程報(bào)批。財(cái)務(wù)部審核無誤后，按合同約定方式（如電匯、承兌匯票等）向供應(yīng)商付款，付款后及時(shí)更新應(yīng)付賬款臺(tái)賬。采購部將本次采購全過程資料（需求申請表、審批記錄、供應(yīng)商資料、評(píng)估表、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等）整理歸檔，建立“一采購一檔案”，保存期限不少于5年。同時(shí)采購部將新供應(yīng)商信息錄入《合格供應(yīng)商庫》，定期（如每年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評(píng)，淘汰不合格供應(yīng)商，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。輸出成果：《付款申請單》（審批簽字版）、采購檔案、《合格供應(yīng)商庫》更新記錄注意事項(xiàng)：付款需嚴(yán)格對(duì)照合同條款，避免提前或超額付款；供應(yīng)商檔案需分類管理，保證資料完整、可查詢；復(fù)評(píng)結(jié)果需書面通知供應(yīng)商，明確改進(jìn)要求（如適用）。三、配套工具表單表1：采購需求申請表序號(hào)字段名稱填寫說明1需求部門如“行政部”“生產(chǎn)一車間”2申請人需求部門聯(lián)系人3聯(lián)系方式申請人聯(lián)系方式4采購物品/服務(wù)名稱具體名稱，如“A4打印紙”“數(shù)控機(jī)床維修服務(wù)”5規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)詳細(xì)描述，避免模糊6單位如“箱”“臺(tái)”“次”7需求數(shù)量預(yù)估采購數(shù)量8預(yù)估單價(jià)（元）不含稅單價(jià)9預(yù)估總價(jià)（元）不含稅總價(jià)10采購用途如“日常辦公”“生產(chǎn)備件”“項(xiàng)目實(shí)施”11期望交付時(shí)間年/月/日12緊急程度□普通□緊急□特急（特急需說明原因）13需求部門負(fù)責(zé)人簽字14采購部審核意見□通過□不通過（需注明原因）15財(cái)務(wù)部審核意見□預(yù)算充足□預(yù)算不足（需說明調(diào)整方案）表2：供應(yīng)商評(píng)估打分表（示例）供應(yīng)商名稱：_________________評(píng)估日期：____年__月__日評(píng)估維度—————-價(jià)格質(zhì)量交付能力服務(wù)響應(yīng)信譽(yù)與業(yè)績合計(jì)評(píng)估小組意見：_________________（簽字）表3：采購驗(yàn)收單序號(hào)驗(yàn)收項(xiàng)目規(guī)格型號(hào)合同數(shù)量實(shí)收數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果（□合格□不合格）備注123需求部門驗(yàn)收人：_______質(zhì)檢部驗(yàn)收人：_______采購部經(jīng)辦人：_______四、關(guān)鍵控制要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示審批權(quán)限管控：嚴(yán)格按照采購金額分級(jí)審批，嚴(yán)禁越權(quán)審批或口頭審批，保證采購決策合規(guī)。供應(yīng)商選擇公平性：尋源過程需公開透明，避免人為指定供應(yīng)商；評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)需量化，杜絕主觀判斷。合同風(fēng)險(xiǎn)防范：法務(wù)部必須參與合同審核，重點(diǎn)審查違約責(zé)任、付款條件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等