企業(yè)日常行政工作規(guī)范化管理手冊前言為規(guī)范企業(yè)日常行政工作流程，提升行政服務效率與管理水平，保證各項工作有序開展，特制定本手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門行政人員及相關崗位員工，涵蓋會議管理、辦公物資管理、檔案管理、訪客接待、車輛管理、辦公環(huán)境維護等核心行政場景，旨在通過標準化操作實現(xiàn)行政工作規(guī)范化、精細化。一、會議組織與管理適用會議類型部門例會、項目啟動會、專題研討會、年度總結(jié)會、外部合作洽談會等企業(yè)內(nèi)部及對外會議。標準化操作流程（一）會前準備確定會議基本信息：由會議發(fā)起部門明確會議主題、目標、時間（精確到分鐘）、地點（會議室名稱及容納人數(shù)）、參會人員（列出名單及職務）、主持人及記錄人。編制會議議程：根據(jù)會議目標梳理討論事項，明確每個議題的時長及負責人，提前1個工作日發(fā)送至參會人員。準備會議材料：收集與議題相關的資料（如PPT、數(shù)據(jù)報表、方案草案等），整理成冊并標注頁碼，電子版同步至企業(yè)共享平臺。布置會場：提前30分鐘檢查會議室設備（投影儀、麥克風、空調(diào)、燈光等），調(diào)試完畢后擺放會議材料、飲用水、紙筆，保證座位安排有序。（二）會中執(zhí)行簽到與入場：參會人員提前10分鐘入場，通過會議簽到表登記姓名、部門及聯(lián)系方式；遲到者需在簽到表備注說明原因。會議主持：主持人按議程主持會議，控制各環(huán)節(jié)時長，避免偏離主題；記錄人同步記錄關鍵討論內(nèi)容、決議事項及待辦任務（明確責任部門/人及完成時限）。突發(fā)情況處理：若設備故障，立即啟用備用設備或更換會議室；若討論爭議較大，主持人需及時引導聚焦，必要時約定后續(xù)專題會議。（三）會后跟進整理會議紀要：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人根據(jù)會議記錄整理紀要，內(nèi)容包括會議基本信息、議程要點、決議事項、待辦任務清單，經(jīng)主持人審核后發(fā)送至全體參會人員及相關部門。任務跟蹤：行政部根據(jù)紀要中的待辦任務清單，每周跟蹤進度，提醒責任部門按時完成，并在下次會議中通報完成情況。資料歸檔：會議紙質(zhì)材料（簽到表、議程、紀要）存入會議檔案盒，電子版按“年份-月份-會議類型”分類保存至企業(yè)檔案系統(tǒng)。配套表單模板表1：會議通知單會議主題會議時間會議地點參會人員主持人記錄人會議議程所需材料聯(lián)系人及電話備注1.議題1（時長）1.材料1行政部*2.議題2（時長）2.材料2*表2：會議簽到表序號姓名部門職務聯(lián)系方式簽到時間備注1*市場部經(jīng)理2*技術部主管遲到10分鐘表3：會議紀要會議名稱會議時間會議地點主持人記錄人參會人員缺席人員及原因會議議程決議事項待辦任務責任部門/人完成時限1.1.市場部/*2023–2.2.技術部/*2023–關鍵管理要點會議主題需明確，避免無明確目標的“馬拉松會議”；會議材料需提前分發(fā)，保證參會人員有充足時間準備；會議紀要需突出決議和待辦任務，避免流水式記錄；會議室使用實行“先申請、后使用”原則，避免沖突。二、辦公物資管理適用管理范圍辦公文具（筆、本、文件夾等）、辦公設備（電腦、打印機、復印機等）、勞保用品（口罩、消毒液等）、固定資產(chǎn)（辦公家具、電器等）的采購、領用、維護及盤點。標準化操作流程（一）需求提報與審核月度需求提報：每月25日前，各部門根據(jù)下月工作計劃填寫《辦公物資申領表》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預計使用時間，部門負責人簽字確認后提交至行政部。需求審核：行政部匯總各部門需求，核對庫存情況，編制《月度物資采購計劃》，報行政經(jīng)理審批；超預算或特殊物資（如專業(yè)設備）需提交總經(jīng)理審批。（二）采購與入庫供應商選擇：行政部根據(jù)采購計劃，從合格供應商名錄中選擇2家以上比價，保證物資質(zhì)量與價格合理；緊急采購可臨時聯(lián)系供應商，事后補辦審批手續(xù)。物資驗收：物資送達后，行政部與需求部門共同驗收，核對名稱、規(guī)格、數(shù)量及質(zhì)量，填寫《物資驗收單》，雙方簽字確認后入庫；不合格物資當場拒收，并要求供應商24小時內(nèi)更換。入庫登記：驗收合格的物資，行政部在《物資臺賬》中登記物資編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、供應商及存放位置，更新庫存信息。（三）領用與發(fā)放領用流程：員工領用物資需填寫《物資領用單》，注明領用部門、人員、物資名稱及數(shù)量，部門負責人簽字后交行政部；領用辦公設備需注明“領用登記表”，明保證管責任人。發(fā)放原則：按需領用、杜絕浪費，常用物資（如筆、本）實行“按月定額”管理，超定額需說明原因；固定資產(chǎn)領用需簽訂《固定資產(chǎn)保管責任書》。（四）盤點與維護定期盤點：每月末行政部組織對庫存物資進行全面盤點，核對臺賬與實物，填寫《物資盤點表》，差異率超過5%需分析原因并上報；每季度對固定資產(chǎn)進行抽查，保證賬實相符。設備維護：辦公設備出現(xiàn)故障時，使用人填寫《設備報修單》，行政部聯(lián)系維修人員處理，維修后記錄故障原因、維修時間及費用；打印機、復印機等設備每半年進行一次全面保養(yǎng)。配套表單模板表4：辦公物資申領表申領部門申領日期申領人部門負責人簽字序號物資名稱規(guī)格單位1A4紙80g包2簽字筆0.5mm支表5：物資驗收單采購單號驗收日期驗收人供應商名稱序號物資名稱規(guī)格單位1文件夾A4個2消毒液500ml瓶表6：物資臺賬物資編號名稱規(guī)格單位庫存數(shù)量入庫日期存放位置責任人WB001A4紙80g包1002023–倉庫A區(qū)行政部/*SB001電腦聯(lián)想臺52023–辦公室1市場部/*關鍵管理要點物資采購需優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應商，保證質(zhì)量與成本可控；領用物資需實名登記，杜絕公物私用；固定資產(chǎn)需貼“資產(chǎn)標簽”，明確管理責任人，轉(zhuǎn)移時及時更新臺賬；盤點中發(fā)覺差異需24小時內(nèi)上報，查明原因并處理。三、檔案管理適用管理范圍企業(yè)行政檔案（會議紀要、制度文件、合同等）、員工檔案（入職資料、培訓記錄、異動記錄等）、業(yè)務檔案（項目資料、客戶信息等）的收集、整理、歸檔、借閱及銷毀。標準化操作流程（一）檔案分類與編碼分類標準：按檔案性質(zhì)分為“行政類”“人力資源類”“業(yè)務類”；按載體分為“紙質(zhì)檔案”“電子檔案”。編碼規(guī)則：紙質(zhì)檔案編碼為“大類代碼-年份-月份-流水號”（如“XZ-2023-08-001”），電子檔案編碼為“大類代碼-年份-月份-流水號+后綴”（如“XZ-2023-08-001.pdf”）。（二）檔案收集與整理定期收集：每月25日前，各部門將本月形成的檔案資料（紙質(zhì)版需簽字確認，電子版需刻錄光盤或至檔案系統(tǒng)）提交至行政部；重要檔案（如合同）需在簽訂后3個工作日內(nèi)提交。整理歸檔：行政部對收集的檔案進行核對，檢查完整性、規(guī)范性（如紙質(zhì)檔案無涂改、電子檔案無病毒），按分類編碼排序，填寫《檔案歸檔登記表》。（三）檔案保管與存放紙質(zhì)檔案保管：檔案室需配備防火、防潮、防蟲、防盜設備，溫度控制在18-22℃，濕度控制在50%-60%；檔案盒標注檔案名稱、編碼及歸檔日期，按編號順序存放于檔案柜。電子檔案保管：電子檔案存儲于企業(yè)專用服務器，定期（每月）進行備份，備份介質(zhì)需單獨存放；重要電子檔案需加密設置訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可查閱。（四）檔案借閱與歸還借閱申請：員工借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、編碼、用途、借閱期限（最長不超過15天），部門負責人簽字后交行政部審批。借閱管理：檔案管理員核對申請表后，提供檔案復印件（原件不借出），借閱人需在《檔案借閱登記表》簽字登記；借閱期間不得涂改、拆散、轉(zhuǎn)借，到期后及時歸還，歸還時檢查檔案完整性。（五）檔案鑒定與銷毀到期鑒定：對超過保管期限的檔案，行政部每半年組織一次鑒定，確認檔案價值（是否有保存必要），填寫《檔案銷毀審批表》，報行政經(jīng)理及總經(jīng)理審批。銷毀執(zhí)行：審批通過后，由行政部監(jiān)督銷毀，紙質(zhì)檔案采用粉碎方式，電子檔案進行徹底刪除，銷毀后填寫《檔案銷毀記錄表》，監(jiān)銷人及銷毀人簽字確認。配套表單模板表7：檔案歸檔登記表檔案名稱檔案編碼歸檔部門歸檔人歸檔日期份數(shù)存放位置2023年8月會議紀要XZ-2023-08-001行政部*2023-08-302檔案柜A-01新員工入職登記表RL-2023-08-005人力資源部*2023-08-281檔案柜B-05表8：檔案借閱申請表借閱人部門借閱日期歸還期限*市場部2023-08-202023-09-02檔案名稱檔案編碼借閱用途部門負責人簽字2022年度銷售合同YW-2022-12-003客戶跟進*表9：檔案銷毀記錄表檔案名稱檔案編碼銷毀日期銷毀原因監(jiān)銷人銷毀人2019年舊制度文件XZ-2019-05-0022023-08-15保管期限已滿**關鍵管理要點檔案分類需清晰，編碼規(guī)則需統(tǒng)一，便于檢索；檔案收集需及時，避免資料遺漏；涉密檔案需單獨保管，借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批；銷毀檔案需嚴格履行審批程序，保證無遺漏。四、訪客接待管理適用管理范圍外部客戶、合作伙伴、應聘者、單位等來訪人員的接待流程及服務規(guī)范。標準化操作流程（一）訪客預約與信息登記預約確認：訪客來訪前1-2天，由對接部門通過電話、郵件或企業(yè)預約系統(tǒng)確認來訪信息，包括訪客姓名、單位、職務、來訪事由、人數(shù)、預計到達及離開時間、聯(lián)系方式。信息登記：預約信息同步至行政部，行政員填寫《訪客預約登記表》，并提前告知訪客“需攜帶證件號碼件，到前臺登記后進入辦公區(qū)”。（二）接待準備環(huán)境準備：根據(jù)訪客數(shù)量及級別安排會議室（普通客戶安排小型會議室，重要客戶安排中型會議室），提前30分鐘調(diào)試設備（投影儀、麥克風），擺放會議資料、飲用水、茶水（若訪客為外部單位領導，備好水果）。人員準備：對接部門安排1-2名接待人員，提前10分鐘到達前臺；重要接待需部門負責人或公司領導陪同。（三）迎接與引導前臺接待：訪客到達后，前臺人員主動上前問候“您好，請問是A公司*先生/女士嗎？”，核對證件號碼件，填寫《訪客登記表》（姓名、單位、事由、到訪時間、接待部門、接待人、離開時間），發(fā)放《訪客證》（佩戴于胸前）。引導至會議室：前臺人員通知對接部門接待人員，接待人員到前臺迎接，引導訪客至會議室，途中簡要介紹公司環(huán)境（如“這邊是我們的辦公區(qū)，那邊是會議室”）。（四）接待服務會議接待：引導訪客入座后，主動詢問“需要茶水還是咖啡？”，遞上飲品；會議開始前，將會議資料遞交給訪客；會議中，及時添水，避免隨意打斷發(fā)言。突發(fā)情況處理：若訪客臨時取消或延遲到達，對接部門需及時告知行政部；若訪客需延長停留時間，接待人員需協(xié)調(diào)會議室或安排后續(xù)事宜。（五）送別與復盤送別：會議結(jié)束后，接待人員送訪客至電梯口，禮貌道別“感謝您的來訪，歡迎下次再來”；若訪客自駕，協(xié)助聯(lián)系停車場或指引車輛路線。信息歸檔：前臺人員將《訪客登記表》當日交至行政部，行政員按日期整理歸檔；《訪客預約登記表》與《訪客登記表》信息一致后，錄入訪客管理系統(tǒng)。配套表單模板表10：訪客預約登記表預約部門預約日期接待人聯(lián)系方式市場部2023-08-18*訪客姓名單位名稱職務到訪時間**科技有限公司總經(jīng)理2023-08-2014:0016:00表11：訪客登記表到訪日期到訪時間訪客姓名單位名稱職務接待部門接待人訪客證號離開時間簽字2023-08-2014:05**科技總經(jīng)理市場部*F2023082000115:50*關鍵管理要點訪客預約需提前確認，避免信息誤差；前臺接待需熱情主動，登記信息需準確完整；重要接待需提前準備應急預案（如會議室沖突、設備故障）；訪客信息需保密，不得隨意泄露。五、車輛管理適用管理范圍企業(yè)公務用車（轎車、商務車等）的調(diào)度、使用、維護及費用管理。標準化操作流程（一）用車申請與審批申請?zhí)峤唬簡T工因公用車需提前1個工作日填寫《公務用車申請表》，注明用車部門、申請人、用車時間、起始地點、目的地、乘車人數(shù)、事由及所需車型，部門負責人簽字后提交至行政部。審批與派車：行政部根據(jù)用車申請及車輛調(diào)度情況（優(yōu)先保障緊急公務、重要客戶接待），審批后填寫《派車單》，明確司機、車牌號、出發(fā)時間；緊急用車（如突發(fā)會議）可先電話申請，事后補辦手續(xù)。（二）車輛使用與行駛交接檢查：用車人憑《派車單》到車輛管理室領取車輛鑰匙，與司機共同檢查車輛狀況（油量、車況、隨車工具），填寫《車輛交接記錄表》。行駛規(guī)范：司機需遵守交通規(guī)則，安全駕駛，不得擅自改變路線或搭載非申請人員；用車人需配合司機工作，不得要求超速或違規(guī)行駛。費用記錄：行駛過程中產(chǎn)生的過路費、停車費，用車人需保留票據(jù)（注明日期、地點、金額），行程結(jié)束后交行政部審核。（三）車輛維護與保養(yǎng)日常檢查：司機每日出車前檢查車輛油量、輪胎、剎車、燈光等，發(fā)覺問題及時上報；車輛使用后，保持車內(nèi)整潔，加滿油后歸還鑰匙。定期保養(yǎng)：行政部根據(jù)車輛行駛里程（每5000公里或3個月）制定保養(yǎng)計劃，聯(lián)系4S店或維修廠進行保養(yǎng)，填寫《車輛保養(yǎng)記錄表》，保養(yǎng)費用由行政部統(tǒng)一結(jié)算。故障處理：車輛行駛中出現(xiàn)故障，司機需立即停車，聯(lián)系行政部及維修人員，不得擅自拆卸車輛；故障維修后，司機需確認維修項目及費用，填寫《車輛維修記錄表》。（四）費用報銷與統(tǒng)計費用報銷：用車人填寫《車輛費用報銷單》，附《派車單》、過路費、停車費等票據(jù)，經(jīng)行政部審核、財務部復核后，報銷費用至申請人賬戶。月度統(tǒng)計：行政部每月統(tǒng)計車輛使用情況（行駛里程、油耗、費用），編制《車輛月度使用報表》，報行政經(jīng)理及總經(jīng)理審閱，分析費用合理性，控制成本。配套表單模板表12：公務用車申請表用車部門申請人聯(lián)系方式申請日期市場部08-19用車時間起始地點目的地乘車人數(shù)2023-08-2009:00公司機場3人所需車型備注部門負責人簽字轎車（5座）無*表13：派車單車牌號司機用車時間返回時間乘車人京A5*2023-08-2009:0012:00市場部/*行駛路線備注審批人公司-機場-公司無行政部/*表14：車輛費用報銷單申請人部門報銷日期車牌號*市場部2023-08-21京A5費用類型金額日期事由過路費50元2023-08-20機場高速停車費30元2023-08-20機場停車場總計80元審核人關鍵管理要點用車需提前申請，嚴禁公車私用；司機需具備合法駕駛資質(zhì)，定期進行安全培訓；車輛費用需票據(jù)齊全，報銷流程需規(guī)范；定期檢查車輛狀況，保證行車安全。六、辦公環(huán)境維護適用管理范圍辦公區(qū)域（辦公室、會議室、前臺、走廊等）的清潔、綠化、設施維護及安全管理。標準化操作流程（一）清潔管理日常清潔：保潔人員每日上班前（8:00前）完成辦公區(qū)域清潔，包括地面清掃拖拭、桌面擦拭（辦公人員需整理個人物品）、垃圾桶清理、衛(wèi)生間消毒（每2小時一次）；下班后關閉公共區(qū)域電源、空調(diào)。定期清潔：每月末組織一次全面清潔，包括窗戶玻璃擦拭、空調(diào)濾網(wǎng)清洗、綠植葉片除塵；每季度進行一次地毯清洗、墻面消毒。（二）綠化管理綠植養(yǎng)護：行政部根據(jù)辦公區(qū)域面積及光照情況，選擇適合的綠植（如綠蘿、多肉、發(fā)財樹等），安排專人每周澆水、施肥、修剪枯葉；發(fā)覺病蟲害及時處理，避免擴散。綠植更換：對枯萎或生長不良的綠植，及時更換為新的健康綠植，保證辦公區(qū)域綠化美觀。