律師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范本所業(yè)務(wù)檔案管理工作，保證業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、規(guī)范、安全和有效利用，促進(jìn)律師執(zhí)業(yè)活動(dòng)的規(guī)范化，防范執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)律師法》、《律師執(zhí)業(yè)行為規(guī)范》及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范的規(guī)定，結(jié)合本所實(shí)際情況，制定本制度。第二條定義本制度所稱(chēng)業(yè)務(wù)檔案，是指本所在接受委托人委托，辦理各項(xiàng)訴訟、仲裁、非訴訟法律事務(wù)以及提供法律咨詢(xún)等服務(wù)過(guò)程中，形成的具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。第三條適用范圍本制度適用于本所全體執(zhí)業(yè)律師、實(shí)習(xí)律師、律師助理及其他輔助人員在執(zhí)業(yè)活動(dòng)中形成的業(yè)務(wù)檔案的管理。本所與業(yè)務(wù)檔案管理相關(guān)的各項(xiàng)工作，均應(yīng)遵守本制度。第四條管理原則業(yè)務(wù)檔案管理遵循真實(shí)客觀、完整系統(tǒng)、規(guī)范有序、安全保密、便于利用的原則。第五條管理職責(zé)本所設(shè)立檔案管理崗位，指定專(zhuān)人（或由行政部門(mén)指定專(zhuān)人）負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的統(tǒng)一管理工作，包括指導(dǎo)、監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案的形成、收集、整理、立卷、歸檔、保管、借閱、利用和銷(xiāo)毀等事宜。各承辦律師是業(yè)務(wù)檔案形成、收集、整理和立卷的直接責(zé)任人。第二章業(yè)務(wù)檔案的形成與收集第六條檔案形成承辦律師自接受委托并簽訂委托代理合同之日起，即應(yīng)開(kāi)始收集、整理與承辦業(yè)務(wù)相關(guān)的各種材料，確保檔案材料的及時(shí)性、真實(shí)性和完整性。第七條收集范圍業(yè)務(wù)檔案材料的收集范圍應(yīng)包括但不限于：（一）委托代理合同（協(xié)議）、授權(quán)委托書(shū)；（二）收費(fèi)憑證復(fù)印件；（三）與委托人談話記錄（或會(huì)見(jiàn)筆錄）；（四）案件（項(xiàng)目）基本情況說(shuō)明、證據(jù)材料清單及證據(jù)材料；（五）法律文書(shū)（包括但不限于起訴狀、上訴狀、答辯狀、代理詞、辯護(hù)詞、申請(qǐng)書(shū)、法律意見(jiàn)書(shū)、各類(lèi)通知書(shū)、裁定書(shū)、判決書(shū)、調(diào)解書(shū)、裁決書(shū)等）；（六）工作記錄（包括但不限于閱卷筆錄、調(diào)查提綱、會(huì)見(jiàn)當(dāng)事人筆錄、庭審筆錄摘要、談判記錄等）；（七）與對(duì)方當(dāng)事人、司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)及其他相關(guān)單位或人員的往來(lái)函件；（八）業(yè)務(wù)辦結(jié)小結(jié)或結(jié)案報(bào)告；（九）其他與承辦業(yè)務(wù)相關(guān)的重要材料。第八條材料要求（一）所有歸檔材料必須是辦理業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的原始材料或經(jīng)確認(rèn)的復(fù)制件。復(fù)制件應(yīng)注明原件保管處及復(fù)制日期，并由承辦律師簽字確認(rèn)。（二）各類(lèi)文書(shū)材料應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整、字跡清晰、手續(xù)齊全。手寫(xiě)材料應(yīng)使用藍(lán)黑或碳素墨水書(shū)寫(xiě)，做到字跡工整、清晰可辨。（三）外文材料應(yīng)附有規(guī)范的中文譯本。（四）對(duì)破損、褪色或字跡模糊的材料，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或注明。第三章業(yè)務(wù)檔案的整理與立卷第九條整理原則業(yè)務(wù)檔案的整理應(yīng)遵循訴訟程序（或業(yè)務(wù)流程）、時(shí)間順序和邏輯聯(lián)系相結(jié)合的原則，做到分類(lèi)合理、排列有序、目錄清晰、裝訂整齊。第十條分類(lèi)與排序（一）訴訟類(lèi)案件檔案，一般可按以下順序排列：1.案卷封面、卷內(nèi)目錄；2.委托代理合同（協(xié)議）、授權(quán)委托書(shū)、收費(fèi)憑證復(fù)印件；3.起訴書(shū)、上訴狀、申訴書(shū)或申請(qǐng)書(shū)等；4.答辯狀、反訴狀等；5.證據(jù)材料（按原告方證據(jù)、被告方證據(jù)、第三方證據(jù)等分類(lèi)，并附證據(jù)清單）；6.閱卷筆錄、調(diào)查提綱、調(diào)查材料；7.代理詞、辯護(hù)詞；8.庭審筆錄（摘要或復(fù)印件）；9.判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)、裁決書(shū)等；10.上訴狀、答辯狀（二審階段）；11.二審代理詞、辯護(hù)詞；12.二審判決書(shū)、裁定書(shū)等；13.其他往來(lái)文書(shū)、通知；14.工作記錄、會(huì)談紀(jì)要；15.結(jié)案報(bào)告或小結(jié)；16.備考表。（二）非訴訟類(lèi)業(yè)務(wù)檔案，可參照上述原則，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和流程特點(diǎn)進(jìn)行排序。（三）卷內(nèi)材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)碼。頁(yè)碼應(yīng)編寫(xiě)在有文字的頁(yè)面的右上角（背面在左上角）。第十一條卷內(nèi)目錄與備考表（一）卷內(nèi)目錄應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)材料的順序號(hào)、材料名稱(chēng)、頁(yè)號(hào)和備注。材料名稱(chēng)應(yīng)準(zhǔn)確反映材料內(nèi)容。（二）備考表應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)材料缺損、修改、補(bǔ)充、復(fù)制等情況，以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。承辦律師應(yīng)在備考表上簽字，并注明立卷日期。第十二條立卷（一）業(yè)務(wù)辦結(jié)后，承辦律師應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)（一般為業(yè)務(wù)辦結(jié)后三十日內(nèi)）完成檔案的整理立卷工作。（二）案卷應(yīng)使用符合檔案管理規(guī)范的卷皮，填寫(xiě)案卷標(biāo)題（一般應(yīng)包含當(dāng)事人名稱(chēng)、案由或業(yè)務(wù)類(lèi)型、審理法院或辦理機(jī)關(guān)、結(jié)案日期等要素）、案號(hào)（如有）、承辦律師、協(xié)辦律師、立卷日期等信息。（三）案卷裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀，采用三孔一線裝訂法。裝訂前應(yīng)去除金屬物。對(duì)于篇幅過(guò)大的材料，應(yīng)折疊整齊；對(duì)于篇幅過(guò)小的材料，應(yīng)粘貼在標(biāo)準(zhǔn)尺寸的襯紙上。第四章業(yè)務(wù)檔案的歸檔與保管第十三條歸檔（一）承辦律師完成立卷后，應(yīng)將案卷提交本所檔案管理員進(jìn)行歸檔審查。檔案管理員應(yīng)對(duì)案卷的完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查，符合要求的，辦理歸檔手續(xù)，在《業(yè)務(wù)檔案歸檔登記表》上登記。（二）歸檔時(shí)，承辦律師應(yīng)將案卷及《卷內(nèi)目錄》一并交檔案管理員。檔案管理員驗(yàn)收合格后，在《業(yè)務(wù)檔案歸檔登記表》上簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。第十四條檔案庫(kù)房與設(shè)備（一）檔案庫(kù)房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防高溫、防光、防塵等條件。（二）檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具（如檔案柜、檔案盒）和防護(hù)設(shè)備（如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥劑等）。（三）檔案管理區(qū)域應(yīng)保持整潔，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品及與檔案無(wú)關(guān)的雜物。第十五條檔案存放與排列（一）歸檔后的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照年度、業(yè)務(wù)類(lèi)型（訴訟、非訴訟等）、案件性質(zhì)（民事、刑事、行政等）或承辦律師等方式進(jìn)行分類(lèi)排列和存放。（二）檔案柜應(yīng)編制柜號(hào)，并繪制檔案存放分布圖，以便于查找和管理。（三）不同年度、不同類(lèi)型的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。第十六條檔案登記與統(tǒng)計(jì)檔案管理員應(yīng)建立健全檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案的接收、移出、借閱、歸還、銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行詳細(xì)登記和統(tǒng)計(jì)，確保檔案管理的清晰可查。第十七條定期檢查檔案管理員應(yīng)定期對(duì)所保管的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全與完整。檢查情況應(yīng)記錄在案。第五章業(yè)務(wù)檔案的利用與借閱第十八條利用原則業(yè)務(wù)檔案的利用應(yīng)遵循保密、安全和規(guī)范的原則，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理和律師執(zhí)業(yè)保密的規(guī)定。第十九條利用范圍與權(quán)限（一）本所律師因承辦業(yè)務(wù)需要查閱檔案的，須經(jīng)檔案管理員同意，并辦理借閱手續(xù)。查閱本人承辦的已歸檔案件檔案，應(yīng)出示執(zhí)業(yè)證；查閱他人承辦的檔案，須經(jīng)該承辦律師同意，并報(bào)請(qǐng)本所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱相關(guān)檔案的，應(yīng)出示單位介紹信和辦案人員有效證件，經(jīng)本所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員陪同查閱。（三）委托人因特殊情況確需查閱本人案件檔案的，須經(jīng)承辦律師同意，并報(bào)請(qǐng)本所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由承辦律師或檔案管理員陪同查閱，且不得查閱涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的內(nèi)容。（四）未經(jīng)本所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，任何人不得擅自將業(yè)務(wù)檔案帶出本所檔案管理區(qū)域，不得擅自復(fù)制、摘抄、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。第二十條借閱手續(xù)借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《業(yè)務(wù)檔案借閱登記表》，注明借閱人、借閱事由、檔案編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等。借閱人應(yīng)在登記表上簽字。第二十一條借閱要求（一）借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換、增刪檔案材料，不得污損、折疊、撕毀檔案。（二）借閱的檔案僅限在規(guī)定范圍內(nèi)使用。如需復(fù)制檔案材料，須經(jīng)檔案管理員同意，并由檔案管理員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。（三）借閱檔案一般不得超過(guò)三十日。確需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理員申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借，續(xù)借期限一般不超過(guò)三十日。（四）借閱檔案到期應(yīng)及時(shí)歸還。歸還時(shí)，檔案管理員應(yīng)檢查檔案的完整性和完好狀況，確認(rèn)無(wú)誤后，在《業(yè)務(wù)檔案借閱登記表》上注明歸還日期。第六章業(yè)務(wù)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀第二十二條檔案保管期限業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。（一）具有重大歷史價(jià)值、典型意義或涉及國(guó)家利益、社會(huì)公共利益的重要案件檔案，列為永久保管。（二）一般刑事、民事、行政訴訟案件及非訴訟業(yè)務(wù)檔案，列為長(zhǎng)期保管（保管期限為二十年至三十年）。（三）簡(jiǎn)單的民事代理案件、咨詢(xún)類(lèi)業(yè)務(wù)檔案等，列為短期保管（保管期限為五年至十五年）。具體保管期限標(biāo)準(zhǔn)由本所根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況另行制定細(xì)則。第二十三條鑒定對(duì)于保管期限屆滿(mǎn)的業(yè)務(wù)檔案，由檔案管理員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)本所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，組織由本所負(fù)責(zé)人、檔案管理員、資深律師組成的鑒定小組進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；確無(wú)保存價(jià)值的檔案，方可列入銷(xiāo)毀范圍。第二十四條銷(xiāo)毀程序（一）檔案管理員應(yīng)根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《業(yè)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，列明待銷(xiāo)毀檔案的年度、案號(hào)、案由、當(dāng)事人、卷數(shù)、頁(yè)數(shù)、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容，報(bào)本所負(fù)責(zé)人審批。（二）檔案銷(xiāo)毀須由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)對(duì)照《業(yè)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》清點(diǎn)核對(duì)；銷(xiāo)毀后，應(yīng)在《業(yè)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并注明銷(xiāo)毀日期和地點(diǎn)。（三）《業(yè)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。嚴(yán)禁個(gè)人私自銷(xiāo)毀檔案材料。第七章檔案保密第二十五條保密義務(wù)本所全體人員均負(fù)有保守業(yè)務(wù)檔案秘密的義務(wù)。嚴(yán)禁泄露業(yè)務(wù)檔案中涉及的國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私以及其他不應(yīng)公開(kāi)的信息。第二十六條保密措施（一）檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（二）檔案庫(kù)房及檔案管理設(shè)備應(yīng)采取必要的保密措施。非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。（三）查閱、復(fù)制、摘抄的檔案材料，應(yīng)妥善保管，用后及時(shí)交回或銷(xiāo)毀，不得隨意丟棄或傳播。（四）計(jì)算機(jī)管理的檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)采取加密、授權(quán)訪問(wèn)等安全保密措施，防止信息泄露或被非法訪問(wèn)。第二十七條責(zé)任追究對(duì)于違反檔案保密規(guī)定，造成失泄密事件的，本所將根據(jù)情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰直至紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第八章責(zé)任追究第二十八條承辦律師責(zé)任承辦律師違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致業(yè)務(wù)檔案材料缺失、損毀、不規(guī)范，或未按時(shí)立卷歸檔的，本所將責(zé)令其限期改正；情節(jié)嚴(yán)重或造成不良后果的，將視情況給予相應(yīng)的紀(jì)律處分和經(jīng)濟(jì)處罰。第二十九條檔案管理員責(zé)任檔案管理員違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案損壞、丟失、泄密或管理混亂的，本所將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰直至調(diào)離崗位或解除聘用。第三十條其他人員責(zé)任其他人員違反本制度規(guī)定，擅自借閱、復(fù)制、泄露、損毀、丟失業(yè)務(wù)檔案的，本所將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰；造成嚴(yán)重后果的，依法追究相應(yīng)責(zé)