一、總則（一）目的與意義為規(guī)范公司合同及相關(guān)信息的管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，提高信息利用效率與安全性，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)有序開展，特制定本方案。本方案旨在通過系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，實(shí)現(xiàn)合同全生命周期的有效管控及信息資源的優(yōu)化配置，為公司戰(zhàn)略決策提供支持，促進(jìn)公司持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本方案適用于公司及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中所涉及的各類合同的訂立、履行、變更、解除、終止、歸檔等全過程管理，以及與合同管理相關(guān)的各類信息的采集、處理、存儲(chǔ)、傳遞、使用和保密等活動(dòng)。公司全體員工均須遵守本方案的規(guī)定。（三）基本原則1.合法性原則：合同及信息管理活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，確保合同的訂立、履行及信息的處理均在合法框架內(nèi)進(jìn)行。2.審慎性原則：對(duì)待合同的談判、起草、審核等環(huán)節(jié)應(yīng)持嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，對(duì)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，防范潛在風(fēng)險(xiǎn)。3.效益性原則：在合同管理中追求經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的統(tǒng)一，信息管理應(yīng)服務(wù)于公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，提升管理效率，降低運(yùn)營(yíng)成本。4.安全性原則：建立健全信息安全保障體系，確保合同及相關(guān)信息的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露、丟失或被篡改。5.系統(tǒng)性原則：將合同管理視為一個(gè)有機(jī)整體，實(shí)現(xiàn)從準(zhǔn)備到歸檔的全流程閉環(huán)管理；信息管理應(yīng)與合同管理各環(huán)節(jié)緊密結(jié)合，形成聯(lián)動(dòng)機(jī)制。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）組織領(lǐng)導(dǎo)公司成立合同及信息管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司合同及信息管理工作，審定管理規(guī)章制度，協(xié)調(diào)解決重大管理問題，監(jiān)督本方案的實(shí)施。（二）歸口管理部門1.法務(wù)部門：作為合同管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)合同管理制度的制定與修訂，合同標(biāo)準(zhǔn)文本的擬定與推廣，合同審核（尤其是法律風(fēng)險(xiǎn)審核），參與重大合同的談判與起草，處理合同糾紛，以及合同法律知識(shí)的培訓(xùn)。2.綜合管理部門（或指定信息管理部門）：作為信息管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)信息管理制度的制定與修訂，信息系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)、維護(hù)與優(yōu)化，信息資源的整合與共享，信息安全管理，以及信息管理技能的培訓(xùn)。（三）相關(guān)業(yè)務(wù)部門職責(zé)各業(yè)務(wù)部門是合同及相關(guān)信息產(chǎn)生和使用的直接責(zé)任單位，負(fù)責(zé)：1.在授權(quán)范圍內(nèi)開展合同前期的調(diào)研、談判與初步起草工作。2.嚴(yán)格履行已簽訂的合同，及時(shí)反饋合同履行中出現(xiàn)的問題。3.負(fù)責(zé)本部門合同及相關(guān)信息的收集、整理、初步審核與及時(shí)上報(bào)。4.配合歸口管理部門做好合同及信息管理的其他相關(guān)工作，并遵守信息安全與保密規(guī)定。（四）崗位責(zé)任制明確各部門、各崗位在合同及信息管理中的具體職責(zé)，確保責(zé)任到人，避免推諉扯皮。關(guān)鍵崗位應(yīng)設(shè)置AB角，確保工作的連續(xù)性。三、合同全生命周期管理（一）合同準(zhǔn)備與策劃1.需求識(shí)別與可行性分析：業(yè)務(wù)部門根據(jù)經(jīng)營(yíng)需要，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、履行期限等核心需求，并對(duì)合同項(xiàng)目的可行性、市場(chǎng)情況、合作方資信等進(jìn)行初步調(diào)研與分析。2.合作方選擇與資信調(diào)查：審慎選擇合作方，對(duì)其工商信息、經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、履約能力、商業(yè)信譽(yù)等進(jìn)行必要的背景調(diào)查，必要時(shí)要求提供相關(guān)證明文件。3.合同策劃：明確合同的基本條款、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及應(yīng)對(duì)措施，確定合同談判策略和主責(zé)部門、參與人員。（二）合同談判與起草1.談判：由業(yè)務(wù)部門牽頭，根據(jù)合同策劃結(jié)果與合作方進(jìn)行談判。重大或復(fù)雜合同，法務(wù)部門應(yīng)參與談判，提供法律支持。談判過程應(yīng)有詳細(xì)記錄。2.起草：優(yōu)先使用公司發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)合同文本。無標(biāo)準(zhǔn)文本的，由業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果和相關(guān)法律法規(guī)起草合同草案，力求條款明確、具體、權(quán)責(zé)對(duì)等、邏輯嚴(yán)密。（三）合同審核與審批1.部門審核：合同草案首先由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，對(duì)合同的真實(shí)性、必要性、可行性及業(yè)務(wù)條款的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.法務(wù)審核：法務(wù)部門對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、完整性、嚴(yán)謹(jǐn)性及法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行審核，提出修改意見。3.其他相關(guān)部門審核：根據(jù)合同性質(zhì)和內(nèi)容，可能涉及財(cái)務(wù)部門（審核付款方式、稅務(wù)條款等）、技術(shù)部門（審核技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條款等）等相關(guān)部門的專業(yè)審核。4.審批：合同審核通過后，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限和流程逐級(jí)報(bào)批。審批人應(yīng)對(duì)合同的整體風(fēng)險(xiǎn)和決策負(fù)責(zé)。所有審核審批意見均應(yīng)書面記錄。（四）合同簽訂與用印管理1.簽訂：合同經(jīng)最終審批通過后，方可簽訂。簽訂時(shí)，應(yīng)核對(duì)簽約各方當(dāng)事人的身份和授權(quán)，確保簽約代表具有合法授權(quán)。合同文本應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張規(guī)格和打印格式。2.用印：嚴(yán)格執(zhí)行公司印章管理規(guī)定，合同用印須經(jīng)有權(quán)審批人批準(zhǔn)，在用印登記薄上詳細(xì)記錄用印情況。合同文本份數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，一般應(yīng)有正本和副本，確保各執(zhí)一份。（五）合同履行與監(jiān)控1.履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門是合同履行的第一責(zé)任人，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行情況，確保按照合同約定全面、及時(shí)履行己方義務(wù)，并督促對(duì)方履行合同義務(wù)。2.信息反饋：對(duì)合同履行過程中出現(xiàn)的異常情況、潛在風(fēng)險(xiǎn)或?qū)Ψ竭`約行為，應(yīng)及時(shí)向歸口管理部門及公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)措施。3.變更與補(bǔ)充：合同履行過程中如需變更或補(bǔ)充條款，應(yīng)按原審批流程履行審核審批手續(xù)，簽訂書面變更或補(bǔ)充協(xié)議。4.付款管理：財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定及審批手續(xù)辦理付款，對(duì)未按合同約定履行或?qū)徟掷m(xù)不全的付款申請(qǐng)，有權(quán)拒絕支付。（六）合同變更、解除與終止1.變更與解除條件：符合法律法規(guī)規(guī)定或合同約定的變更、解除條件時(shí)，方可進(jìn)行合同變更或解除。2.程序：合同變更或解除應(yīng)與對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議，按原合同審批流程報(bào)批。3.終止：合同履行完畢、解除或權(quán)利義務(wù)終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理結(jié)算、清理等善后事宜。（七）合同歸檔與后評(píng)估1.歸檔：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本（包括正本、副本、附件、變更協(xié)議、履行過程中的重要單據(jù)等）整理齊全，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)移交檔案管理部門歸檔。電子合同應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行備份和存儲(chǔ)。2.后評(píng)估：對(duì)于重大合同或典型合同，在履行完畢后，業(yè)務(wù)部門可組織進(jìn)行合同后評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)合同管理提供改進(jìn)依據(jù)。四、信息管理（一）信息收集與錄入1.收集范圍：包括但不限于合同文本、談判記錄、審核審批文件、簽約文件、履行過程中的訂單、發(fā)貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證、變更協(xié)議、爭(zhēng)議處理文件、以及與合同相關(guān)的市場(chǎng)信息、客戶信息、供應(yīng)商信息等。2.錄入要求：信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)錄入指定的信息管理系統(tǒng)或平臺(tái)。錄入人員對(duì)所錄入信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（二）信息分類與編碼1.分類：按照合同類型（如銷售合同、采購合同、服務(wù)合同等）、業(yè)務(wù)領(lǐng)域、項(xiàng)目名稱、合同狀態(tài)等維度對(duì)合同信息進(jìn)行科學(xué)分類。2.編碼：建立統(tǒng)一的合同編碼規(guī)則，確保每個(gè)合同有唯一的編碼，便于識(shí)別、檢索和管理。信息編碼應(yīng)具有邏輯性和可擴(kuò)展性。（三）信息存儲(chǔ)與保管1.存儲(chǔ)方式：合同及相關(guān)信息應(yīng)采用電子存儲(chǔ)為主、紙質(zhì)備份為輔的方式進(jìn)行保管。電子存儲(chǔ)應(yīng)選擇安全可靠的服務(wù)器或云存儲(chǔ)服務(wù)，并進(jìn)行定期備份。2.保管要求：紙質(zhì)合同檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂、編號(hào)、入柜，確保存放安全、有序，防潮、防火、防蟲、防盜。（四）信息使用與共享1.使用權(quán)限：根據(jù)信息的重要性和保密級(jí)別，設(shè)定不同的信息訪問和使用權(quán)限。員工應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)使用合同信息。2.共享機(jī)制：建立合理的信息共享機(jī)制，在保障信息安全的前提下，促進(jìn)合同信息在公司內(nèi)部相關(guān)部門之間的有效流轉(zhuǎn)和共享，提高工作效率。3.查閱復(fù)制：查閱或復(fù)制合同信息應(yīng)履行相應(yīng)手續(xù)，并遵守保密規(guī)定。（五）信息安全與保密1.保密責(zé)任：明確各部門和員工對(duì)合同信息的保密責(zé)任，簽訂保密協(xié)議。嚴(yán)禁泄露、篡改、毀損、丟失或非法向第三方提供合同信息。2.技術(shù)防護(hù)：信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，如訪問控制、數(shù)據(jù)加密、安全審計(jì)、病毒防護(hù)等，防止信息被非法入侵或竊取。3.應(yīng)急處置：制定信息安全事件應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生信息安全事件時(shí)能夠及時(shí)響應(yīng)、妥善處置，降低損失。五、管理工具與系統(tǒng)支持（一）合同管理系統(tǒng)公司應(yīng)積極推廣使用專業(yè)的合同管理軟件或系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同從起草、審核、審批、簽訂、履行、變更到歸檔的全流程線上管理。系統(tǒng)應(yīng)具備模板管理、流程引擎、智能提醒、臺(tái)賬管理、統(tǒng)計(jì)分析、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等功能。（二）信息管理平臺(tái)整合現(xiàn)有信息資源，構(gòu)建統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)合同信息與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等）的數(shù)據(jù)對(duì)接與共享，提升信息的綜合利用價(jià)值。（三）系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)信息管理部門負(fù)責(zé)合同管理系統(tǒng)及相關(guān)信息平臺(tái)的日常維護(hù)、技術(shù)支持和定期升級(jí)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，功能持續(xù)優(yōu)化，滿足公司管理需求的不斷發(fā)展。六、監(jiān)督檢查與績(jī)效考核（一）監(jiān)督檢查歸口管理部門應(yīng)定期或不定期對(duì)各部門合同及信息管理工作的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查制度執(zhí)行、流程合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)控制、信息安全等方面，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）績(jī)效考核將合同及信息管理工作的成效納入各部門及相關(guān)人員的績(jī)效考核體系。對(duì)在合同管理中嚴(yán)格執(zhí)行制度、有效防范風(fēng)險(xiǎn)、為公司挽回?fù)p失或創(chuàng)造效益的單位和個(gè)人給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)因管理不善、失職瀆職導(dǎo)致合同糾紛、造成公司損失或信息泄露的，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。七、方案的培訓(xùn)、評(píng)估與持續(xù)改進(jìn)（一）培訓(xùn)歸口管理部門應(yīng)定期組織開展合同及信息管理相關(guān)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，內(nèi)容包括法律法規(guī)、管理制度、操作流程、系統(tǒng)使用、風(fēng)險(xiǎn)防范、保密意識(shí)等，確保相關(guān)人員熟悉并掌握管理要求。（二）評(píng)估公司合同及信息管理領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期（至少每年一次）組織對(duì)本方案的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估