公文管理制度第一章總則為規(guī)范本單位公文處理工作，提高公文質(zhì)量和辦理效率，確保政令暢通與工作有序開(kāi)展，依據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，特制定本制度。本制度所稱公文，是指本單位在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、發(fā)布規(guī)章制度、指導(dǎo)和商洽工作、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、報(bào)告和交流情況的重要工具。本制度適用于單位內(nèi)部所有部門及全體工作人員的公文處理活動(dòng)。公文處理包括公文的擬制、辦理、管理、整理歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則。第二章公文種類與格式第一條公文種類根據(jù)工作需要，本單位常用公文種類主要包括：1.通知：適用于發(fā)布規(guī)章、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，以及傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、任免人員等。2.報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。3.請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)。4.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。5.紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。6.決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員。7.通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。各類公文的使用，應(yīng)根據(jù)其適用范圍準(zhǔn)確選擇，避免混用或錯(cuò)用。第二條公文格式公文格式應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，做到規(guī)范、統(tǒng)一、莊重、美觀。主要組成部分包括：1.標(biāo)題：應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。2.發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。3.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。4.正文：公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。一般按邏輯順序或工作流程安排層次，每段開(kāi)頭空兩格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注。5.附件說(shuō)明：公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前注明附件的順序和名稱。6.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)排列在前。7.成文日期：署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。8.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。9.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。10.附件：公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。11.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。12.頁(yè)碼：公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。第三章行文規(guī)則第三條行文依據(jù)與必要性行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。沒(méi)有實(shí)質(zhì)內(nèi)容、可發(fā)可不發(fā)的公文，一律不發(fā)。第四條隸屬關(guān)系與職權(quán)范圍行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的機(jī)關(guān)。向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：1.原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。2.請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。3.除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。4.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：1.主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。2.涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。3.上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送該下級(jí)機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。同級(jí)機(jī)關(guān)之間、不相隸屬機(jī)關(guān)之間必要時(shí)可以聯(lián)合行文或用函商洽工作。第四章公文處理程序第五條公文擬制公文擬制包括起草、審核、簽發(fā)等程序。1.起草：由主辦部門或指定人員負(fù)責(zé)。起草公文應(yīng)當(dāng)做到：符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。一切從實(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉。文種正確，格式規(guī)范。深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。公文涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位必須征求相關(guān)部門意見(jiàn)，力求達(dá)成一致。2.審核：公文文稿在簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室）或指定的審核人員進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。涉及有關(guān)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)。文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說(shuō)明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報(bào)送。3.簽發(fā)：公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由授權(quán)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見(jiàn)、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。第六條公文辦理公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。1.收文辦理：主要程序是：簽收：對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。登記：對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。初審：對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。承辦：閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見(jiàn)報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。催辦：及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。答復(fù)：公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。2.發(fā)文辦理：主要程序是：復(fù)核：已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。登記：對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。印制：公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。核發(fā)：公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。3.整理歸檔：公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。個(gè)人不得私自保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。第七條公文管理1.公文的保管：公文由文秘部門或指定專人統(tǒng)一管理。設(shè)立專柜存放，確保安全。涉密公文應(yīng)當(dāng)按照保密規(guī)定管理。2.公文的借閱：借閱公文必須履行借閱登記手續(xù)，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。涉密公文的借閱，嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行。借閱人員應(yīng)當(dāng)愛(ài)護(hù)公文，不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換、增刪公文內(nèi)容。借閱后應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸還。3.公文的復(fù)制、匯編：復(fù)制、匯編機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級(jí)公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)或者其上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)名稱、日期。匯編本的密級(jí)按照編入公文的最高密級(jí)標(biāo)注。4.公文的撤銷和廢止：公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機(jī)關(guān)、上級(jí)機(jī)關(guān)或者權(quán)力機(jī)關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無(wú)效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。5.公文的清退和銷毀：涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者銷毀。不具備歸檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個(gè)人不得私自銷毀、留存涉密公文。第五章公文管理責(zé)任各部門負(fù)責(zé)人是本部門公文處理工作的第一責(zé)任人，對(duì)本部門公文的質(zhì)量、時(shí)效和安全負(fù)總責(zé)。公文擬稿人對(duì)所擬公文的內(nèi)容真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。審核人對(duì)公文的政策合規(guī)性、內(nèi)容協(xié)調(diào)性、格式規(guī)范性負(fù)審核責(zé)任。簽發(fā)人對(duì)所簽發(fā)公文的內(nèi)容和效力負(fù)最終責(zé)任。文秘部門負(fù)責(zé)對(duì)公文處理工作進(jìn)行