設(shè)計(jì)文件管理制度一、總則（一）目的與意義為規(guī)范公司設(shè)計(jì)文件的管理工作，確保設(shè)計(jì)成果的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高設(shè)計(jì)工作效率，保障項(xiàng)目順利實(shí)施，明確各相關(guān)部門及人員在設(shè)計(jì)文件管理中的職責(zé)，特制定本制度。本制度旨在通過系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，使設(shè)計(jì)文件從編制、審批、分發(fā)、使用、保管到歸檔的全過程得到有效控制，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)創(chuàng)新及持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)文檔保障。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與產(chǎn)品研發(fā)、工程建設(shè)、技術(shù)改造等相關(guān)的設(shè)計(jì)文件的管理。公司各部門、各項(xiàng)目組及所有參與設(shè)計(jì)文件編制、審核、批準(zhǔn)、使用、保管的人員均須遵守本制度。（三）基本原則1.規(guī)范性原則：設(shè)計(jì)文件的編制、格式、編號、審批、分發(fā)等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。2.完整性原則：確保設(shè)計(jì)文件的各個(gè)組成部分齊全，內(nèi)容完整，滿足項(xiàng)目實(shí)施和后續(xù)管理的需要。3.準(zhǔn)確性原則：設(shè)計(jì)文件內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，符合相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)要求。4.安全性原則：采取有效措施，防止設(shè)計(jì)文件的丟失、損壞、泄密或被不當(dāng)修改。5.可追溯性原則：設(shè)計(jì)文件的修改、版本變更應(yīng)有明確記錄，確保每一份文件的歷史狀態(tài)均可追溯。6.便捷性原則：在保證規(guī)范和安全的前提下，力求設(shè)計(jì)文件管理流程的簡潔高效，便于查閱和使用。二、設(shè)計(jì)文件的分類與編號（一）文件分類設(shè)計(jì)文件根據(jù)其性質(zhì)、用途和階段可分為以下主要類別：1.前期文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)方案等。2.技術(shù)文件：包括技術(shù)規(guī)格書、設(shè)計(jì)計(jì)算書、原理圖、裝配圖、零件圖、工藝流程圖、物料清單（BOM）等。3.管理文件：包括設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)計(jì)劃、評審報(bào)告、驗(yàn)證報(bào)告、更改通知單等。4.其他相關(guān)文件：如標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、參考資料、客戶提供的相關(guān)文件等。各部門可根據(jù)實(shí)際情況，在上述分類基礎(chǔ)上進(jìn)行細(xì)化。（二）文件編號規(guī)則設(shè)計(jì)文件編號應(yīng)具有唯一性、系統(tǒng)性和可讀性，便于識(shí)別和管理。編號規(guī)則由技術(shù)管理部門（或指定部門）統(tǒng)一制定并發(fā)布。一般應(yīng)包含以下信息：1.項(xiàng)目代號：標(biāo)識(shí)文件所屬項(xiàng)目。2.部門/專業(yè)代號：標(biāo)識(shí)文件編制部門或所屬專業(yè)。3.文件類型代號：標(biāo)識(shí)文件所屬類別（如圖紙、報(bào)告、規(guī)范等）。4.版本號：標(biāo)識(shí)文件的版本狀態(tài)。5.順序號：文件的流水號。編號示例及詳細(xì)規(guī)則另行制定并作為本制度的附件。所有設(shè)計(jì)文件必須按照統(tǒng)一編號規(guī)則進(jìn)行編號，嚴(yán)禁重復(fù)或隨意編號。三、設(shè)計(jì)文件的編制與審批（一）編制要求設(shè)計(jì)文件的編制應(yīng)符合國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，滿足設(shè)計(jì)任務(wù)書的要求。文件內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范，術(shù)語統(tǒng)一，圖表齊全。編制人員應(yīng)對文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。文件格式（如字體、字號、圖框、簽署欄等）應(yīng)遵循公司統(tǒng)一規(guī)定。（二）審批流程設(shè)計(jì)文件實(shí)行分級審批制度，以確保文件的質(zhì)量和有效性。一般審批流程如下：1.編制：設(shè)計(jì)人員完成文件初稿，填寫文件審批單。2.校對：由項(xiàng)目組內(nèi)資深設(shè)計(jì)人員或指定校對人對文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行校對。3.審核：由部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對文件的技術(shù)可行性、先進(jìn)性、經(jīng)濟(jì)性及是否符合任務(wù)書要求進(jìn)行審核。4.批準(zhǔn)：根據(jù)文件的重要程度和涉及范圍，由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)人進(jìn)行最終批準(zhǔn)。特別重要的設(shè)計(jì)文件，如總體方案、關(guān)鍵技術(shù)文件等，還應(yīng)組織專家進(jìn)行評審。審批過程中，相關(guān)人員應(yīng)在文件審批單上簽署明確意見并署名。四、設(shè)計(jì)文件的分發(fā)、使用與保管（一）分發(fā)控制經(jīng)批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)文件，由指定部門（如文控中心或項(xiàng)目管理部門）負(fù)責(zé)統(tǒng)一分發(fā)。分發(fā)前應(yīng)明確文件的分發(fā)范圍、數(shù)量和受控狀態(tài)（受控文件或非受控文件）。受控文件應(yīng)加蓋“受控”印章，并進(jìn)行分發(fā)登記，記錄分發(fā)對象、分發(fā)日期、文件版本等信息。接收部門或人員應(yīng)在分發(fā)清單上簽字確認(rèn)。（二）使用管理設(shè)計(jì)文件的使用應(yīng)遵守以下規(guī)定：1.使用者應(yīng)妥善保管所領(lǐng)用的文件，不得隨意涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)制（經(jīng)授權(quán)的復(fù)制除外）。2.現(xiàn)場使用的受控文件應(yīng)保持清晰、完整，破損或模糊不清時(shí)應(yīng)及時(shí)申請更換。3.未經(jīng)授權(quán)，不得將受控文件提供給外部單位或無關(guān)人員。4.電子文件的使用應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，防止非授權(quán)訪問和修改。（三）保管要求1.紙質(zhì)文件：應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的場所。重要文件應(yīng)專柜存放。定期對紙質(zhì)文件進(jìn)行清點(diǎn)和維護(hù)，防止蟲蛀、霉變。2.電子文件：應(yīng)存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子文件的命名應(yīng)規(guī)范，便于檢索。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門設(shè)計(jì)文件的保管工作，確保文件的安全和完整。五、設(shè)計(jì)文件的變更與廢止（一）文件變更當(dāng)設(shè)計(jì)文件需要修改時(shí)，應(yīng)按照原審批流程進(jìn)行變更申請、評審、批準(zhǔn)。變更申請應(yīng)說明變更原因、變更內(nèi)容及影響范圍。變更批準(zhǔn)后，由原分發(fā)部門負(fù)責(zé)將變更通知單及變更后的文件（或修改頁）分發(fā)至所有受控文件持有人，并收回舊版文件。舊版文件由分發(fā)部門統(tǒng)一標(biāo)識(shí)后存檔或銷毀。文件版本號應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行升版。（二）文件廢止當(dāng)設(shè)計(jì)文件因項(xiàng)目結(jié)束、方案淘汰或其他原因不再使用時(shí)，應(yīng)由原批準(zhǔn)部門或其上級部門批準(zhǔn)后予以廢止。廢止的文件應(yīng)及時(shí)從使用場所收回，由分發(fā)部門統(tǒng)一登記、標(biāo)識(shí)并妥善處置（如存檔或銷毀），防止誤用。六、設(shè)計(jì)文件的歸檔項(xiàng)目結(jié)束或某一設(shè)計(jì)階段完成后，所有相關(guān)的設(shè)計(jì)文件（包括紙質(zhì)文件和電子文件、審批記錄、變更記錄等）均應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、組卷、編號，并向公司檔案室（或指定的檔案管理部門）辦理歸檔手續(xù)。歸檔的文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合長期保存的要求。電子文件歸檔應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。七、責(zé)任分工1.技術(shù)管理部門/文控中心：負(fù)責(zé)本制度的制定、修訂、解釋和監(jiān)督執(zhí)行；負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文件編號規(guī)則的制定；負(fù)責(zé)公司級受控文件的分發(fā)、回收、歸檔管理；負(fù)責(zé)電子文檔管理系統(tǒng)的維護(hù)。2.各設(shè)計(jì)部門/項(xiàng)目組：負(fù)責(zé)本部門/項(xiàng)目組設(shè)計(jì)文件的編制、校對、審核；配合進(jìn)行文件的評審和歸檔；負(fù)責(zé)本部門/項(xiàng)目組使用文件的日常管理。3.公司檔案室：負(fù)責(zé)已歸檔設(shè)計(jì)文件的長期保管、借閱管理和提供利用。4.所有員工：均有責(zé)任遵守本制度的規(guī)定，正確使用和保管設(shè)計(jì)文件，防止文件損壞、丟失和泄密。八、監(jiān)督與考核公司將定期或不定期對各部門設(shè)計(jì)文件管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查結(jié)果將納入相關(guān)部門和人員的績效考核。對于嚴(yán)格執(zhí)行本制度、在文件管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對于違反本制度規(guī)定，造成文件損壞、丟失、泄密或其他不良后果的，將視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、