IT設(shè)備采購(gòu)維護(hù)管理制度一、總則為了規(guī)范公司IT設(shè)備的采購(gòu)與維護(hù)管理，提高IT設(shè)備的使用效率，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，降低IT設(shè)備的采購(gòu)和維護(hù)成本，特制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有IT設(shè)備的采購(gòu)、使用、維護(hù)和報(bào)廢等管理工作。二、IT設(shè)備定義及分類（一）定義IT設(shè)備是指用于信息處理、存儲(chǔ)、傳輸和通信等功能的硬件設(shè)備和相關(guān)軟件，是公司信息化建設(shè)的重要組成部分。（二）分類1.辦公設(shè)備計(jì)算機(jī)：包括臺(tái)式計(jì)算機(jī)、筆記本電腦等，用于日常辦公操作，如文檔處理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、郵件收發(fā)等。打印機(jī)：涵蓋激光打印機(jī)、噴墨打印機(jī)、針式打印機(jī)等，用于打印各類文件、報(bào)表、票據(jù)等。復(fù)印機(jī)：用于文件的復(fù)印工作，提高文件復(fù)制效率。傳真機(jī)：實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程文件傳輸，在一些商務(wù)往來中仍有一定的使用需求。掃描儀：可將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文檔，方便存儲(chǔ)和傳輸。2.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備路由器：負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)連接和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通。交換機(jī)：用于局域網(wǎng)內(nèi)設(shè)備之間的通信，提供高速的數(shù)據(jù)交換服務(wù)。防火墻：保護(hù)公司網(wǎng)絡(luò)安全，防止外部網(wǎng)絡(luò)的非法入侵和攻擊。無線接入點(diǎn)：提供無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋，方便員工使用移動(dòng)設(shè)備接入公司網(wǎng)絡(luò)。3.服務(wù)器設(shè)備文件服務(wù)器：存儲(chǔ)和管理公司的共享文件，方便員工訪問和共享數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器：用于存儲(chǔ)和管理公司的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，支持各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)行。應(yīng)用服務(wù)器：運(yùn)行公司的各類應(yīng)用程序，為員工提供業(yè)務(wù)服務(wù)。4.其他設(shè)備視頻會(huì)議設(shè)備：包括攝像頭、麥克風(fēng)、音響等，用于遠(yuǎn)程視頻會(huì)議，實(shí)現(xiàn)跨地域的溝通和協(xié)作。移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備：如U盤、移動(dòng)硬盤等，用于數(shù)據(jù)的臨時(shí)存儲(chǔ)和轉(zhuǎn)移。三、IT設(shè)備采購(gòu)管理（一）采購(gòu)需求提出1.各部門根據(jù)工作需要，在每季度末提交下一季度的IT設(shè)備采購(gòu)需求申請(qǐng)。申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明所需設(shè)備的名稱、型號(hào)、數(shù)量、配置要求、用途及預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.對(duì)于緊急采購(gòu)需求，相關(guān)部門應(yīng)填寫《緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，說明緊急采購(gòu)的原因和預(yù)計(jì)到貨時(shí)間，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后提交給IT部門。（二）需求審核1.IT部門收到采購(gòu)需求申請(qǐng)后，應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)對(duì)需求的合理性、可行性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括設(shè)備是否符合公司的信息化建設(shè)規(guī)劃、是否有可替代的現(xiàn)有設(shè)備、設(shè)備的配置是否滿足工作需求等。2.對(duì)于不符合要求的采購(gòu)需求，IT部門應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通，說明原因并提出修改建議。對(duì)于符合要求的采購(gòu)需求，IT部門應(yīng)匯總整理后提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。（三）預(yù)算審核1.財(cái)務(wù)部門收到IT部門提交的采購(gòu)需求匯總表后，應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有足夠的資金支持采購(gòu)等。2.對(duì)于超出預(yù)算的采購(gòu)需求，財(cái)務(wù)部門應(yīng)與IT部門和申請(qǐng)部門協(xié)商，提出調(diào)整方案或建議。對(duì)于預(yù)算審核通過的采購(gòu)需求，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在采購(gòu)需求匯總表上簽字確認(rèn)。（四）采購(gòu)審批1.經(jīng)過需求審核和預(yù)算審核通過的采購(gòu)需求，由IT部門填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，并附上采購(gòu)需求申請(qǐng)、預(yù)算審核意見等相關(guān)材料，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，公司領(lǐng)導(dǎo)可組織相關(guān)部門進(jìn)行專題討論和決策。（五）供應(yīng)商選擇1.IT部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素。2.對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判的方式選擇供應(yīng)商。招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定和流程進(jìn)行，確保采購(gòu)過程的公平、公正、公開。（六）采購(gòu)合同簽訂1.確定供應(yīng)商后，IT部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確設(shè)備的名稱、型號(hào)、數(shù)量、配置、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和有效性。合同簽訂后，IT部門應(yīng)將合同副本分別送財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門備案。（七）采購(gòu)驗(yàn)收1.設(shè)備到貨后，IT部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、型號(hào)、配置、外觀等是否與合同一致，設(shè)備是否能正常運(yùn)行等。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的設(shè)備，IT部門應(yīng)填寫《設(shè)備驗(yàn)收單》，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的設(shè)備，IT部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商進(jìn)行更換或處理。四、IT設(shè)備使用管理（一）設(shè)備分配與登記1.IT部門應(yīng)根據(jù)各部門的工作需求和設(shè)備使用情況，合理分配IT設(shè)備。設(shè)備分配應(yīng)遵循“按需分配、合理使用”的原則，確保設(shè)備的使用效率。2.IT部門應(yīng)對(duì)分配給各部門的IT設(shè)備進(jìn)行登記，建立設(shè)備臺(tái)賬。設(shè)備臺(tái)賬應(yīng)包括設(shè)備名稱、型號(hào)、編號(hào)、購(gòu)置日期、使用部門、使用人等信息。（二）設(shè)備使用培訓(xùn)1.對(duì)于新購(gòu)置的IT設(shè)備或新安裝的軟件系統(tǒng)，IT部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行使用培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括設(shè)備的基本操作、軟件的功能使用、安全注意事項(xiàng)等。2.培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等多種形式，確保員工能夠正確使用設(shè)備和軟件。（三）設(shè)備使用規(guī)范1.員工應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備的使用說明書和操作規(guī)程使用IT設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備的配置和參數(shù)。2.員工不得在IT設(shè)備上安裝與工作無關(guān)的軟件和游戲，不得利用IT設(shè)備從事違法違規(guī)活動(dòng)。3.員工應(yīng)定期對(duì)IT設(shè)備進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，保持設(shè)備的外觀整潔和正常運(yùn)行。（四）設(shè)備借用管理1.員工因工作需要借用IT設(shè)備時(shí)，應(yīng)填寫《設(shè)備借用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到IT部門辦理借用手續(xù)。2.借用設(shè)備的員工應(yīng)妥善保管設(shè)備，不得將設(shè)備轉(zhuǎn)借他人。借用期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還設(shè)備，并經(jīng)IT部門檢查確認(rèn)設(shè)備完好無損。五、IT設(shè)備維護(hù)管理（一）日常維護(hù)1.員工應(yīng)每天對(duì)自己使用的IT設(shè)備進(jìn)行日常檢查，包括設(shè)備的電源、網(wǎng)絡(luò)連接、運(yùn)行狀態(tài)等。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常，應(yīng)及時(shí)向IT部門報(bào)告。2.IT部門應(yīng)定期對(duì)公司的IT設(shè)備進(jìn)行巡檢，檢查設(shè)備的運(yùn)行狀況、硬件連接、軟件安裝等情況。巡檢周期為每周一次，巡檢內(nèi)容應(yīng)記錄在《設(shè)備巡檢記錄表》中。（二）故障維修1.當(dāng)IT設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)向IT部門報(bào)修。報(bào)修時(shí)應(yīng)詳細(xì)描述故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、設(shè)備名稱等信息。2.IT部門接到報(bào)修后，應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)響應(yīng)，并安排技術(shù)人員進(jìn)行故障排查和維修。對(duì)于簡(jiǎn)單故障，應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)修復(fù)；對(duì)于復(fù)雜故障，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)調(diào)解決問題，并向使用部門說明維修進(jìn)度和預(yù)計(jì)修復(fù)時(shí)間。3.維修結(jié)束后，IT部門應(yīng)填寫《設(shè)備維修記錄表》，記錄故障現(xiàn)象、維修過程、更換的零部件等信息。（三）軟件維護(hù)1.IT部門應(yīng)定期對(duì)公司的軟件系統(tǒng)進(jìn)行更新和升級(jí)，確保軟件的安全性和穩(wěn)定性。軟件更新和升級(jí)計(jì)劃應(yīng)提前通知使用部門，并在非工作時(shí)間進(jìn)行操作，盡量減少對(duì)業(yè)務(wù)的影響。2.員工在使用軟件過程中如發(fā)現(xiàn)軟件問題或需要新增功能，應(yīng)及時(shí)向IT部門反饋。IT部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理，如需開發(fā)新功能或進(jìn)行定制化開發(fā)，應(yīng)按照公司的項(xiàng)目管理流程進(jìn)行。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.IT部門應(yīng)制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對(duì)公司的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理介質(zhì)和地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.數(shù)據(jù)備份周期根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化頻率確定，一般為每天、每周或每月一次。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期檢查和測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。3.當(dāng)發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)，IT部門應(yīng)及時(shí)使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)?；謴?fù)過程應(yīng)嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)恢復(fù)方案進(jìn)行操作，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。六、IT設(shè)備安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.IT部門應(yīng)建立健全網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施。包括安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、殺毒軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)的攻擊和病毒感染。2.員工應(yīng)遵守公司的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，不得隨意訪問不安全的網(wǎng)站，不得在公司網(wǎng)絡(luò)中使用未經(jīng)授權(quán)的設(shè)備和軟件。（二）數(shù)據(jù)安全1.公司應(yīng)制定數(shù)據(jù)安全策略，明確數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限和保密級(jí)別。員工應(yīng)嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)安全策略訪問和使用公司的數(shù)據(jù)，不得泄露公司的機(jī)密信息。2.IT部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的加密和存儲(chǔ)管理，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。對(duì)于敏感數(shù)據(jù)，應(yīng)采用加密技術(shù)進(jìn)行處理。（三）設(shè)備安全1.員工應(yīng)妥善保管自己使用的IT設(shè)備，不得將設(shè)備隨意放置在無人看管的地方。對(duì)于重要設(shè)備，應(yīng)采取必要的物理防護(hù)措施，如安裝防盜鎖、監(jiān)控?cái)z像頭等。2.IT部門應(yīng)定期對(duì)設(shè)備的安全狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)處理。七、IT設(shè)備報(bào)廢管理（一）報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)1.設(shè)備達(dá)到規(guī)定的使用年限，且性能嚴(yán)重下降，無法滿足工作需求。2.設(shè)備因故障無法修復(fù)或修復(fù)成本過高，不具有維修價(jià)值。3.設(shè)備因技術(shù)更新?lián)Q代，已被淘汰，無法繼續(xù)使用。（二）報(bào)廢申請(qǐng)1.當(dāng)IT設(shè)備符合報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，說明設(shè)備的名稱、型號(hào)、購(gòu)置日期、報(bào)廢原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給IT部門。2.IT部門收到報(bào)廢申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)設(shè)備是否符合報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于符合報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備，IT部門應(yīng)在《設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行資產(chǎn)核銷。（三）報(bào)廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的IT設(shè)備，由IT部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一處理。處理方式包括捐贈(zèng)、出售、拆解等。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的設(shè)備，在報(bào)廢處理前，應(yīng)先對(duì)設(shè)備中的數(shù)據(jù)進(jìn)行徹底清除，防止數(shù)據(jù)泄露。3.報(bào)廢設(shè)備處理后，IT部門應(yīng)填寫《設(shè)備報(bào)廢處理記錄表》，記錄設(shè)備的處理方式、處理時(shí)間、處理收入等信息，并將相關(guān)資料送財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門備案。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)成立IT設(shè)備管理監(jiān)督小組，定期對(duì)IT設(shè)備的采購(gòu)、使用、維護(hù)和報(bào)廢等管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、設(shè)備管理臺(tái)賬、設(shè)備使用狀況等。2.監(jiān)督檢查周期為每半年一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改