建筑工程檔案管理制度內(nèi)容為加強建筑工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，充分發(fā)揮工程檔案在工程建設(shè)、維護、管理及改建、擴建中的作用，特制定本制度。檔案管理職責(zé)1.建設(shè)單位職責(zé)建設(shè)單位是工程檔案管理的總牽頭單位，負責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程檔案管理工作。在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時，應(yīng)明確工程檔案的編制要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、移交時間等內(nèi)容。及時收集、整理建設(shè)項目前期文件、設(shè)備采購等文件資料，對各參建單位移交的工程檔案進行匯總、審核和歸檔。2.勘察、設(shè)計單位職責(zé)勘察、設(shè)計單位應(yīng)按照合同要求，及時向建設(shè)單位提交勘察、設(shè)計文件資料。對所提供的勘察、設(shè)計文件資料的準(zhǔn)確性、完整性負責(zé)，確保文件資料符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。參與工程檔案的驗收工作，對涉及勘察、設(shè)計方面的檔案內(nèi)容進行確認。3.施工單位職責(zé)施工單位是工程檔案編制的主要責(zé)任單位，負責(zé)施工過程中形成的工程技術(shù)檔案、施工管理資料、工程質(zhì)量保證資料等文件資料的收集、整理和歸檔工作。按照工程進度及時整理工程檔案，做到工程檔案與工程實際進度同步。對工程檔案的真實性、完整性和有效性負責(zé)，不得偽造、篡改工程檔案資料。工程竣工后，按照合同約定的時間和要求，向建設(shè)單位移交完整的工程檔案。4.監(jiān)理單位職責(zé)監(jiān)理單位負責(zé)對施工單位的工程檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查。審核施工單位報送的工程檔案資料，對不符合要求的檔案資料及時提出整改意見，督促施工單位進行整改。參與工程檔案的驗收工作，對工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性進行評價。檔案收集與整理1.收集范圍建筑工程檔案收集范圍包括建設(shè)項目前期文件、勘察設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖及竣工驗收文件等。建設(shè)項目前期文件主要包括項目立項文件、建設(shè)用地文件、勘察設(shè)計招投標(biāo)文件、勘察設(shè)計合同等。勘察設(shè)計文件包括工程地質(zhì)勘察報告、水文地質(zhì)勘察報告、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件等。施工文件涵蓋施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工測量記錄、施工物資資料、施工記錄、施工試驗記錄及檢測報告等。監(jiān)理文件包含監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、監(jiān)理旁站記錄、工程質(zhì)量評估報告等?？⒐D是對工程竣工后實際情況的真實反映，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)的竣工圖?？⒐を炇瘴募üこ炭⒐を炇請蟾妗⒁?guī)劃驗收認可文件、消防驗收文件、環(huán)保驗收文件等。2.整理要求工程檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類整理，一般可分為建設(shè)項目綜合類、勘察設(shè)計類、施工類、監(jiān)理類、竣工圖類等。每個類別下再按照文件的形成時間、性質(zhì)等進行細分。工程檔案應(yīng)按照卷、冊、件的順序進行整理，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定的邏輯順序排列，如文字材料在前，圖紙在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后等。工程檔案的整理應(yīng)做到字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質(zhì)檔案應(yīng)采用耐久性強的紙張，圖紙應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的圖幅和圖框。檔案保管與保護1.保管條件建設(shè)單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。2.保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的工程檔案主要包括建設(shè)項目立項文件、工程竣工驗收文件、竣工圖等，這些檔案是工程建設(shè)的重要歷史憑證，需要永久保存。長期保管的工程檔案一般為50年，如施工文件、監(jiān)理文件等，這些檔案在工程的維護、管理及改建、擴建中具有重要作用。短期保管的工程檔案一般為10年，如一些臨時性的文件資料等。3.保護措施定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況時，應(yīng)及時采取修復(fù)和保護措施。對重要的工程檔案應(yīng)進行備份，備份檔案可采用紙質(zhì)備份和電子備份相結(jié)合的方式，電子備份應(yīng)存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并定期進行檢查和更新。檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案庫房的出入人員和檔案保管情況進行實時監(jiān)控，確保檔案的安全。檔案借閱與利用1.借閱制度建立嚴格的檔案借閱制度，明確借閱手續(xù)和借閱期限。借閱工程檔案時，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限一般不得超過15天，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂畫、標(biāo)記、拆卷、抽頁等，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人。借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進行處理。2.利用方式工程檔案的利用方式主要包括查閱、復(fù)制和咨詢等。查閱工程檔案時，查閱人應(yīng)在檔案查閱室進行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)制工程檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照有關(guān)規(guī)定繳納復(fù)制費用。檔案管理部門應(yīng)積極為工程建設(shè)、維護、管理及改建、擴建等工作提供檔案咨詢服務(wù)，解答有關(guān)人員對工程檔案的疑問。檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作定期對保管期限已滿的工程檔案進行鑒定，鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位的有關(guān)人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)工程檔案的保存價值和實際利用情況，確定檔案的銷毀或繼續(xù)保存。對仍有保存價值的工程檔案，應(yīng)延長其保管期限；對確無保存價值的工程檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進行銷毀。2.銷毀程序?qū)?jīng)鑒定確需銷毀的工程檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人、建設(shè)單位負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。銷毀工程檔案時，應(yīng)采用安全可靠的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，并由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。檔案信息化管理1.信息化建設(shè)積極推進工程檔案的信息化建設(shè)，建立工程檔案管理信息系統(tǒng)。工程檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，實現(xiàn)工程檔案的數(shù)字化管理。將紙質(zhì)工程檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，電子檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的格式，如PDF、JPEG等，并進行加密存儲，確保電子檔案的安全。2.數(shù)據(jù)安全加強工程檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護軟件，防止黑客攻擊和病毒入侵。對電子檔案的訪問應(yīng)進行嚴格的權(quán)限管理，不同級別的用戶具有不同的訪問權(quán)限，確保電子檔案的保密性和完整性。定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查檔案管理部門應(yīng)定期對各參建單位的工程檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、借閱等情況。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)單位限期整改。建設(shè)行政主管部門應(yīng)加強對工程檔案管理工作的監(jiān)督，將工程檔案管理工作納入工程質(zhì)量監(jiān)督范疇，對工程檔案管理不符合要求的項目，責(zé)令建設(shè)單位和相關(guān)參建單位