國(guó)際貿(mào)易外貿(mào)服務(wù)外貿(mào)跟單員實(shí)習(xí)報(bào)告一、摘要

2023年7月1日至2023年8月31日，我在一家國(guó)際貿(mào)易公司擔(dān)任外貿(mào)跟單員實(shí)習(xí)生。負(fù)責(zé)5個(gè)不同國(guó)家出口訂單的跟蹤與協(xié)調(diào)，完成訂單物料清單核對(duì)376項(xiàng)，確保生產(chǎn)進(jìn)度與客戶需求同步。通過(guò)運(yùn)用ERP系統(tǒng)管理訂單進(jìn)度，將訂單交付準(zhǔn)時(shí)率提升至98.2%。在處理物流文件時(shí)，根據(jù)海關(guān)要求整理出口單證112套，錯(cuò)誤率低于0.5%。學(xué)習(xí)并應(yīng)用了標(biāo)準(zhǔn)化的訂單跟蹤流程，包括每周生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)告模板和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，可復(fù)制至同類工作中。掌握用Excel制作成本核算表，為后續(xù)報(bào)價(jià)提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)支持。

二、實(shí)習(xí)內(nèi)容及過(guò)程

實(shí)習(xí)目的是把書本里學(xué)的國(guó)際貿(mào)易知識(shí)用到實(shí)際工作中，了解外貿(mào)業(yè)務(wù)從訂單到交貨的完整流程。

實(shí)習(xí)單位主要做紡織品出口，客戶分布在歐洲和美國(guó)，規(guī)模不大但訂單類型多。我跟著老員工熟悉業(yè)務(wù)，開始是核對(duì)供應(yīng)商發(fā)來(lái)的物料清單，8周里處理了5個(gè)訂單的376項(xiàng)物料，確保規(guī)格和數(shù)量都對(duì)得上。8月10號(hào)前要完成第一個(gè)訂單的備貨跟單，我負(fù)責(zé)的歐洲客戶訂單涉及6家工廠的協(xié)調(diào)，每天用ERP系統(tǒng)更新進(jìn)度，每周五給客戶發(fā)進(jìn)度報(bào)告。

遇到最大困難是7月15號(hào)有個(gè)美國(guó)訂單突然要求修改包裝尺寸，工廠已經(jīng)裁剪了一半布料。當(dāng)時(shí)頭都大了，趕緊聯(lián)系供應(yīng)商協(xié)調(diào)，他們建議修改生產(chǎn)計(jì)劃但不保證按時(shí)交貨。我連夜重新排了生產(chǎn)順序，用Excel算了下資源調(diào)配方案，第二天早上和工廠開會(huì)定下來(lái)，雖然交貨晚了兩天但客戶沒(méi)投訴。學(xué)到了訂單變更時(shí)要立刻評(píng)估影響范圍，不能只盯著生產(chǎn)環(huán)節(jié)。

實(shí)習(xí)成果最明顯的就是處理單證的效率提高，8月份負(fù)責(zé)的112套出口單證錯(cuò)誤率降到0.5%以下，比之前低了一半。還參與了成本核算，用公司的模板做報(bào)價(jià)單，發(fā)現(xiàn)實(shí)際成本比預(yù)算高5%，給銷售部提供了調(diào)整報(bào)價(jià)的依據(jù)。

最大的收獲是理解了外貿(mào)跟單不是簡(jiǎn)單的催貨，而是要懂供應(yīng)鏈管理。比如8月20號(hào)跟的東南亞訂單，因?yàn)楦劭趽矶聦?dǎo)致延誤，我提前聯(lián)系了貨代準(zhǔn)備轉(zhuǎn)柜方案，最后只耽誤客戶兩天時(shí)間。這讓我認(rèn)識(shí)到風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判很重要。

崗位挑戰(zhàn)是信息不對(duì)稱，有時(shí)候工廠和客戶溝通不暢會(huì)出問(wèn)題。比如7月28號(hào)有個(gè)訂單，客戶郵件說(shuō)顏色要調(diào)整，但沒(méi)說(shuō)具體色號(hào)，工廠那邊也聯(lián)系不上負(fù)責(zé)人。最后我打電話給客戶確認(rèn)色卡編號(hào)，才避免出錯(cuò)。這讓我意識(shí)到主動(dòng)溝通比被動(dòng)等待有效。

單證處理時(shí)發(fā)現(xiàn)公司模板比較老，填寫項(xiàng)目不全，導(dǎo)致海關(guān)查驗(yàn)時(shí)被問(wèn)問(wèn)題。我建議制作電子版的填寫指南，把HS編碼、產(chǎn)地證要求都列清楚，后來(lái)9月份新來(lái)的實(shí)習(xí)生用這個(gè)模板就沒(méi)出過(guò)錯(cuò)。

實(shí)習(xí)讓我看清自己喜歡做具體事務(wù)，不喜歡純銷售。公司管理上建議可以增加新員工培訓(xùn)天數(shù)，特別是單證流程部分，我入職時(shí)花了兩天才搞懂商檢要求。崗位匹配度上，覺(jué)得跟單員需要細(xì)心和抗壓能力，但公司沒(méi)提供壓力管理方面的指導(dǎo)，這點(diǎn)挺遺憾的。

三、總結(jié)與體會(huì)

這8周實(shí)習(xí)像把理論知識(shí)和實(shí)際操作連了起來(lái)，感覺(jué)像是給大學(xué)幾年學(xué)的知識(shí)畫了個(gè)圓。剛?cè)r(shí)腦子里的外貿(mào)流程很模糊，現(xiàn)在再看訂單文件，能直接反應(yīng)出每個(gè)環(huán)節(jié)可能出的問(wèn)題。比如8月15號(hào)跟進(jìn)的那個(gè)歐洲訂單，因?yàn)樘崆笆崂砹宋锪骱蛨?bào)關(guān)的節(jié)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)其中一個(gè)環(huán)節(jié)的文件準(zhǔn)備晚了，趕緊協(xié)調(diào)同事補(bǔ)上，最終交付準(zhǔn)時(shí)率達(dá)到了98.2%，這比學(xué)校模擬操作時(shí)強(qiáng)多了。

這段經(jīng)歷讓我更清楚自己想做什么。以前覺(jué)得外貿(mào)銷售挺光鮮，現(xiàn)在體會(huì)到跟單員雖然每天就是盯進(jìn)度、改單證，但成就感特別直接客戶收到貨滿意了，就是自己盯著出來(lái)的結(jié)果。這讓我確定了職業(yè)方向，以后想往供應(yīng)鏈管理方向發(fā)展。公司8月25號(hào)那個(gè)美國(guó)客戶的投訴處理過(guò)程，讓我明白職場(chǎng)人必須扛得住壓力，當(dāng)時(shí)連續(xù)加班到晚上12點(diǎn)，第二天還得對(duì)著客戶笑瞇瞇解釋，這種經(jīng)歷在學(xué)校根本學(xué)不到。

行業(yè)方面，明顯感覺(jué)到數(shù)字化在改變外貿(mào)服務(wù)。公司用的ERP系統(tǒng)雖然基礎(chǔ)，但8月份我試著用Excel做了個(gè)簡(jiǎn)單的成本核算插件，效率提升了不少，后來(lái)老員工還問(wèn)我能不能完善一下。這讓我看到，以后無(wú)論是考報(bào)關(guān)員還是跟單員資格證，都得懂點(diǎn)數(shù)據(jù)分析工具。而且現(xiàn)在跨境電商這么火，傳統(tǒng)貿(mào)易的訂單處理流程也在變，像電子口岸這些平臺(tái)的應(yīng)用肯定會(huì)越來(lái)越普遍。

心態(tài)轉(zhuǎn)變挺大的。以前覺(jué)得實(shí)習(xí)就是找份簡(jiǎn)單工作，現(xiàn)在明白每個(gè)崗位都有責(zé)任，特別是外貿(mào)，一個(gè)小單證出錯(cuò)可能損失很大。7月30號(hào)那個(gè)差點(diǎn)出錯(cuò)的商檢文件問(wèn)題，嚇得我后來(lái)對(duì)每份文件都反復(fù)核對(duì)。這種謹(jǐn)慎現(xiàn)在成了習(xí)慣，感覺(jué)離真正的職場(chǎng)人近了一步。未來(lái)學(xué)習(xí)上，打算把英語(yǔ)證書考到六級(jí)以上，順便學(xué)點(diǎn)Python，想著以后能用編程自動(dòng)化處理那些重復(fù)性工作。這段經(jīng)歷就像開了個(gè)頭，后面路還長(zhǎng)，但心里有底了。

致謝

在這段8周的實(shí)習(xí)里，得到了不少人的幫助。公司里帶我的那位前輩，教了我很多實(shí)操的東西，比如怎么用ERP系統(tǒng)跟蹤訂單進(jìn)度，還有處理不同國(guó)家客戶需求時(shí)的溝通技巧