全面推行檔案三合一制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等國家法律法規(guī)，結(jié)合行業(yè)檔案管理最佳實踐及集團母公司關(guān)于檔案規(guī)范化、信息化、安全化協(xié)同推進的指導精神，同時為有效防控檔案管理風險、提升檔案資源利用效率、規(guī)范企業(yè)內(nèi)部檔案管理行為，特制定本制度。制度旨在明確檔案管理職責、優(yōu)化業(yè)務流程、強化風險防控、保障檔案安全，推動公司檔案管理工作全面升級，實現(xiàn)檔案管理與其他業(yè)務管理深度融合。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司經(jīng)營、管理、研發(fā)、建設(shè)等各業(yè)務場景涉及的檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程管理。具體適用范圍包括但不限于：公司經(jīng)營管理類檔案（如合同、會議紀要、財務憑證等）、技術(shù)研發(fā)類檔案（如專利、圖紙、實驗記錄等）、項目建設(shè)類檔案（如工程圖紙、驗收報告等）、人力資源類檔案（如員工檔案、培訓記錄等），以及涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃的專項檔案。第三條本制度涉及以下核心術(shù)語：（一）“檔案專項管理”是指公司圍繞檔案全生命周期管理，通過制度規(guī)范、流程優(yōu)化、技術(shù)賦能、風險防控等手段，實現(xiàn)檔案資源集中管理、高效利用、安全保存的系統(tǒng)性管理活動。（二）“檔案管理風險”是指因檔案管理流程缺失、制度執(zhí)行不到位、技術(shù)保障不足或外部環(huán)境變化等導致檔案信息泄露、損毀、丟失、利用受限或合規(guī)風險的可能性。（三）“檔案合規(guī)”是指公司檔案管理活動嚴格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度要求，確保檔案管理的合法性、完整性、準確性和安全性。第四條檔案專項管理應遵循以下核心原則：（一）“全面覆蓋”原則：檔案管理范圍應覆蓋公司所有業(yè)務領(lǐng)域和檔案類型，確保檔案管理無死角、無遺漏。（二）“責任到人”原則：明確各級管理人員和崗位的檔案管理職責，形成“一級抓一級、層層負責”的責任體系。（三）“風險導向”原則：聚焦檔案管理中的高風險環(huán)節(jié)，優(yōu)先配置資源，強化風險防控措施。（四）“持續(xù)改進”原則：定期評估檔案管理效果，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及時優(yōu)化制度流程和技術(shù)手段。第二章管理組織機構(gòu)與職責第五條公司主要負責人對公司檔案專項管理負總責，統(tǒng)籌推進檔案管理工作，確保檔案管理符合國家法律法規(guī)及公司戰(zhàn)略要求。分管領(lǐng)導為檔案專項管理的直接責任人，負責檔案管理制度的制定、實施、監(jiān)督和考核。第六條公司設(shè)立檔案專項管理領(lǐng)導小組，由公司主要負責人擔任組長，分管領(lǐng)導擔任副組長，成員包括各相關(guān)職能部門負責人及下屬單位主要負責人。領(lǐng)導小組主要履行以下職責：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司檔案專項管理工作，審議檔案管理制度及重大事項；（二）審批檔案專項管理年度計劃、預算及重大投資項目；（三）監(jiān)督評價各部門、下屬單位的檔案管理成效，推動持續(xù)改進；（四）決策重大檔案風險事件的處理方案，協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作。第七條設(shè)立檔案專項管理辦公室（由綜合管理部牽頭），作為領(lǐng)導小組的常設(shè)執(zhí)行機構(gòu)，主要職責包括：（一）負責檔案專項管理制度的起草、修訂和解釋；（二）組織開展檔案管理培訓、宣傳和指導；（三）定期開展檔案風險排查，發(fā)布風險預警；（四）監(jiān)督檔案管理流程的執(zhí)行情況，提出優(yōu)化建議。第八條各部門、下屬單位負責人為本部門檔案專項管理的第一責任人，負責落實檔案管理制度，明確部門內(nèi)部檔案管理崗位職責，確保檔案管理責任到人。各部門指定專人（檔案聯(lián)絡(luò)員）負責檔案管理具體工作，并定期向檔案專項管理辦公室匯報工作情況。第九條檔案聯(lián)絡(luò)員主要職責包括：（一）組織本部門檔案的收集、整理、分類、歸檔；（二）配合檔案專項管理辦公室開展檔案風險評估和整改；（三）監(jiān)督本部門員工檔案管理操作規(guī)范，及時糾正違規(guī)行為；（四）參與檔案管理制度的修訂和流程優(yōu)化。第十條業(yè)務部門及下屬單位應建立健全本領(lǐng)域的檔案管理細則，明確業(yè)務流程中的檔案管理節(jié)點和操作要求，確保檔案管理嵌入業(yè)務流程。例如，采購部門需確保供應商資質(zhì)、招標文件、合同等關(guān)鍵檔案完整歸檔；財務部門需確保資金審批、稅務申報等檔案符合財務規(guī)范；技術(shù)研發(fā)部門需確保專利申請、實驗記錄等檔案完整保存。第十一條基層執(zhí)行崗員工應嚴格遵守檔案管理制度，履行以下合規(guī)操作責任：（一）在業(yè)務操作中主動收集、整理、移交相關(guān)檔案；（二）不得私自復制、銷毀或外傳涉密檔案；（三）發(fā)現(xiàn)檔案管理風險或違規(guī)行為時，及時向檔案聯(lián)絡(luò)員或檔案專項管理辦公室報告；（四）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人在檔案管理中的法律責任。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十二條檔案收集管理：業(yè)務部門應在業(yè)務活動結(jié)束后X日內(nèi)完成檔案收集，確保檔案內(nèi)容完整、來源清晰。檔案專項管理辦公室定期抽查檔案收集質(zhì)量，對缺失、遺漏的檔案要求限期補充。禁止因個人原因?qū)е聶n案收集滯后或內(nèi)容不全。第十三條檔案整理分類：檔案應按“一事一檔”原則進行分類，明確檔案編號規(guī)則、保管期限和密級管理要求。例如，經(jīng)營類檔案按合同簽訂時間分類，技術(shù)研發(fā)類檔案按項目階段分類，項目建設(shè)類檔案按工程節(jié)點分類。第十四條檔案保管安全：檔案存放應滿足防火、防盜、防潮、防蟲等要求，重要檔案應雙套備份或電子化存儲。檔案保管人員應定期檢查檔案存放環(huán)境，發(fā)現(xiàn)異常及時處理。禁止將涉密檔案存放在非安全區(qū)域。第十五條檔案利用管理：檔案利用應嚴格遵守審批程序，涉密檔案需經(jīng)部門負責人審批，重要檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導審批。檔案利用后應及時歸還，并記錄利用情況。禁止未經(jīng)審批擅自利用涉密檔案。第十六條檔案鑒定銷毀：檔案保管期滿后，由檔案專項管理辦公室組織相關(guān)部門進行鑒定，符合銷毀條件的檔案應按規(guī)定程序銷毀，并記錄銷毀過程。禁止擅自銷毀檔案或銷毀程序不規(guī)范。第十七條檔案信息化管理：逐步推進檔案電子化，實現(xiàn)檔案在線存儲、檢索和利用。建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案全生命周期管理。禁止因系統(tǒng)故障或操作失誤導致檔案信息丟失。第十八條檔案合規(guī)審查：重大經(jīng)營決策、項目審批、合同簽訂等業(yè)務活動前，應同步開展檔案合規(guī)審查，確保相關(guān)檔案完整、合規(guī)。未經(jīng)檔案合規(guī)審查的業(yè)務活動不得實施。第十九條檔案風險防控：重點關(guān)注檔案泄露、損毀、丟失等風險，建立風險臺賬，明確防控措施和責任部門。例如，采購檔案泄露風險需重點防控供應商信息泄露，財務檔案損毀風險需重點防控火災、水浸等災害。第四章專項管理運行機制第二十條制度動態(tài)更新：檔案專項管理辦公室每年對制度進行評估，根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司業(yè)務變化及時修訂制度，確保制度的時效性和適用性。修訂后的制度需經(jīng)領(lǐng)導小組審議通過后發(fā)布實施。第二十一條風險識別預警：檔案專項管理辦公室每季度開展檔案風險排查，對發(fā)現(xiàn)的問題進行分級評估，發(fā)布風險預警通知，并要求相關(guān)部門限期整改。高風險問題需上報領(lǐng)導小組協(xié)調(diào)解決。第二十二條合規(guī)審查嵌入業(yè)務：將檔案合規(guī)審查嵌入業(yè)務流程，例如采購合同簽訂前需審查供應商資質(zhì)檔案，項目竣工驗收前需審查工程檔案，確保業(yè)務活動符合檔案合規(guī)要求。第二十三條風險應對機制：一般風險由部門負責人牽頭處置，重大風險由領(lǐng)導小組協(xié)調(diào)處置。建立應急流程，明確責任部門、處置措施和上報要求。例如，發(fā)現(xiàn)檔案泄露風險時，需立即采取隔離措施，并上報領(lǐng)導小組。第二十四條責任追究機制：對違反檔案管理制度的個人或部門，視情節(jié)嚴重程度給予警告、通報批評、績效扣減、紀律處分等處理。涉嫌違法的移交司法機關(guān)處理。責任追究需有據(jù)可查，程序公正。第二十五條評估改進機制：每年對檔案專項管理體系進行評估，評估內(nèi)容包括制度完善度、流程合理性、風險防控效果等，評估結(jié)果作為制度優(yōu)化和績效考核的重要依據(jù)。第五章專項管理保障措施第二十六條組織保障：各級領(lǐng)導干部應帶頭落實檔案管理責任，定期聽取檔案管理工作匯報，協(xié)調(diào)解決重大問題。各部門應明確檔案管理責任人，形成一級抓一級、層層負責的責任體系。第二十七條考核激勵機制：將檔案管理情況納入部門年度績效考核，考核結(jié)果與績效獎金、評優(yōu)評先掛鉤。對檔案管理工作突出的部門和個人給予獎勵，對違反制度的部門和個人進行處罰。第二十八條培訓宣傳機制：分層級開展檔案管理培訓，管理層重點培訓合規(guī)履職要求，基層員工重點培訓操作規(guī)范。通過內(nèi)網(wǎng)、宣傳欄、培訓手冊等多種形式開展檔案管理宣傳，營造全員合規(guī)氛圍。第二十九條信息化支撐：建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案在線收集、分類、存儲、檢索和利用。利用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)提升檔案管理智能化水平，例如通過OCR技術(shù)實現(xiàn)檔案自動識別，通過智能預警技術(shù)實現(xiàn)風險實時監(jiān)控。第三十條文化建設(shè)：編制《檔案合規(guī)手冊》，明確檔案管理行為規(guī)范和違規(guī)后果。組織簽署《檔案合規(guī)承諾書》，要求全體員工承諾遵守檔案管理制度。通過文化建設(shè)提升全員檔案合規(guī)意識。第三十一條報告制度：各部門、下屬單位每月向檔案專項管理辦公室提交檔案管理工作報告，內(nèi)容包括檔案收集情況、風險處置情況、改進措施等。檔案專項管理辦公室