工程公司采購管理制度前言在工程公司的運營體系中，采購管理扮演著至關重要的角色，它直接關系到工程質(zhì)量、成本控制、項目進度乃至公司的整體經(jīng)濟效益與市場競爭力。為規(guī)范公司采購行為，提高采購效率，降低采購成本，防范采購風險，確保采購過程的公開、公平、公正及合規(guī)性，特制定本制度。本制度旨在為公司各項采購活動提供清晰的指引和操作規(guī)范，適用于公司所有工程項目及日常運營所需物資、設備、服務的采購管理工作。一、總則（一）目的與依據(jù)本制度的制定，旨在通過建立標準化、規(guī)范化的采購管理流程，強化對采購全過程的管控，保障采購物資及服務的質(zhì)量，優(yōu)化資源配置，提升公司整體運營效益。制定依據(jù)包括國家相關法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司內(nèi)部管理章程等。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各項目部在工程建設、生產(chǎn)運營、技術改造、科研開發(fā)等活動中所需的各類物資（原材料、設備、工具、辦公用品等）、工程和服務的采購。特殊采購事項如應急采購、零星小額采購等，可在本制度框架下制定專項實施細則。（三）基本原則采購活動應嚴格遵循以下原則：1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購過程應盡可能公開，接受監(jiān)督，確保采購信息的透明度，避免暗箱操作。3.公平競爭原則：為所有符合條件的供應商提供平等的競爭機會，通過充分競爭選擇最優(yōu)供應商。4.性價比最優(yōu)原則：在保證質(zhì)量、服務的前提下，力求以最合理的成本獲取所需物資和服務，追求綜合效益最大化。5.誠實守信原則：與供應商建立和維護良好的合作關系，恪守合同承諾，做到誠實信用。6.廉潔自律原則：采購人員應恪守職業(yè)道德，廉潔奉公，杜絕任何形式的利益輸送和腐敗行為。二、組織架構與職責分工（一）采購決策機構公司設立采購管理委員會（或類似決策機構，以下簡稱“采購委員會”），作為公司采購管理的最高決策機構。其主要職責包括：審定公司采購管理制度及相關細則；審議并批準重大采購項目的采購方案；協(xié)調(diào)解決采購管理中的重大問題；對采購工作進行監(jiān)督指導。（二）采購管理部門公司設立專門的采購管理部門（如采購部），作為采購工作的歸口管理和執(zhí)行部門。其主要職責包括：1.組織制定和完善公司采購管理制度、流程和標準，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負責公司年度采購計劃的匯總、審核與協(xié)調(diào)。3.組織實施各類采購活動，包括招標、詢價、談判等。4.負責供應商的開發(fā)、評估、管理及信息庫的維護。5.負責采購合同的洽談、簽訂、履行跟蹤及管理。6.協(xié)同相關部門進行采購物資的驗收、入庫及不合格品的處置。7.負責采購檔案的整理、歸檔與保管。8.收集、分析市場信息，為采購決策提供支持。（三）需求部門各業(yè)務部門、項目部等作為采購需求部門，其主要職責包括：1.根據(jù)實際工作需要，提出合理的采購需求，編制本部門的采購申請。2.提供準確的采購物資或服務的技術參數(shù)、質(zhì)量標準、數(shù)量及交付時間等要求。3.參與相關采購項目的技術評審、供應商考察及合同洽談。4.負責采購物資或服務的驗收工作，并出具驗收意見。5.配合采購部門處理采購過程中出現(xiàn)的與需求相關的問題。（四）其他相關部門1.財務部門：負責采購資金的預算、籌措與支付；參與采購合同的審核；負責采購相關的會計核算與財務管理。2.法務部門/合同管理部門：負責采購合同的法律審核，提供法律支持，防范合同風險。3.審計部門/紀檢監(jiān)察部門：負責對采購全過程進行監(jiān)督、審計，查處采購活動中的違規(guī)違紀行為。4.技術部門/質(zhì)量部門：參與重要采購項目的技術方案論證、技術標準制定；協(xié)助進行供應商的技術能力評估；參與采購物資的質(zhì)量檢驗與驗收。三、采購計劃管理（一）采購需求的提出與匯總需求部門應根據(jù)項目計劃、生產(chǎn)經(jīng)營需要及庫存情況，提前編制《采購申請表》，明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計單價、總價、需求日期、用途等信息，并按規(guī)定程序報批。采購管理部門負責對各需求部門提交的采購申請進行匯總、整理。（二）采購計劃的編制與審批采購管理部門在匯總采購需求的基礎上，結合公司年度預算、資金狀況及市場情況，編制公司年度、季度或月度采購計劃。采購計劃應明確采購項目、采購方式、預計采購時間、預算金額等。采購計劃需按規(guī)定權限報采購委員會或相關領導審批。對于未列入采購計劃的臨時緊急采購，需按特殊審批流程處理。（三）采購計劃的執(zhí)行與調(diào)整經(jīng)批準的采購計劃是采購活動的依據(jù)，采購管理部門應嚴格按照計劃組織實施。因市場變化、項目調(diào)整等原因確需調(diào)整采購計劃的，需按原審批程序報批。四、采購方式管理公司應根據(jù)采購物資或服務的特性、金額、市場競爭狀況等因素，選擇合適的采購方式。主要采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。（一）招標采購達到公司規(guī)定金額標準的重要或大宗物資、工程及服務采購，應采用招標方式。招標分為公開招標和邀請招標。1.公開招標：是指通過公開渠道發(fā)布招標公告，邀請不特定的合格供應商投標的采購方式。適用于采購金額較大、市場競爭充分的項目。2.邀請招標：是指向三家及以上合格供應商發(fā)出投標邀請書，邀請其投標的采購方式。適用于采購金額較大，但符合條件的潛在供應商數(shù)量有限的項目。招標采購應嚴格遵守國家及公司關于招投標管理的相關規(guī)定，規(guī)范招標、投標、開標、評標、定標等環(huán)節(jié)的操作。（二）詢價采購對于采購金額較小、技術規(guī)格相對簡單、市場價格透明、競爭充分的物資或服務，可采用詢價采購方式。向三家及以上合格供應商發(fā)出詢價單，獲取報價，進行比較后確定供應商。（三）競爭性談判/磋商適用于以下情形：1.招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的，或者重新招標未能成立的。2.技術復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的。3.采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的。4.不能事先計算出價格總額的。通過與兩家及以上供應商進行談判/磋商，明確技術方案、合同條款和價格等，擇優(yōu)確定供應商。（四）單一來源采購適用于以下情形：1.只能從唯一供應商處采購的。2.發(fā)生了不可預見的緊急情況，不能從其他供應商處采購的。3.必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添置，且添置資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式，需提供充分的證明材料，并按規(guī)定程序報批。（五）其他采購方式對于零星小額采購（如辦公用品等），可采用定點采購、直接采購等簡化方式，但需明確適用范圍和審批權限。各類采購方式的適用條件、金額標準及審批權限，由公司另行制定詳細的《采購方式管理細則》予以明確。五、供應商管理（一）供應商的準入與評估1.建立供應商準入制度。供應商應具備合法的經(jīng)營資格、良好的商業(yè)信譽、必要的生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模、相應的生產(chǎn)或服務能力、合格的產(chǎn)品質(zhì)量及完善的售后服務體系。2.采購管理部門負責組織對潛在供應商進行調(diào)查、評估，收集相關資質(zhì)證明文件（營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認證、財務報表等），必要時進行實地考察。3.建立供應商評估體系，從資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務、財務狀況、商業(yè)信譽、社會責任等方面進行綜合評估，擇優(yōu)選擇合作供應商。（二）供應商信息庫管理建立和維護公司統(tǒng)一的供應商信息庫，記錄供應商的基本信息、資質(zhì)文件、評估結果、合作歷史、履約情況等。對供應商信息進行動態(tài)管理，定期更新。（三）供應商的分類與分級根據(jù)供應商的綜合實力、合作情況及提供產(chǎn)品/服務的重要性，對供應商進行分類（如戰(zhàn)略供應商、核心供應商、普通供應商等）和分級管理，實施差異化的合作策略和資源投入。（四）供應商的動態(tài)管理與績效評價1.建立供應商績效評價機制，定期（如每半年或一年）對供應商的履約情況、產(chǎn)品/服務質(zhì)量、價格競爭力、交付及時性、售后服務水平等進行評價。2.根據(jù)績效評價結果，對供應商進行動態(tài)調(diào)整。對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，可在后續(xù)采購中給予優(yōu)先考慮或增加合作份額；對不合格或存在嚴重問題的供應商，應暫停合作或列入黑名單，取消其供應資格。3.與核心及戰(zhàn)略供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，開展戰(zhàn)略合作與協(xié)同創(chuàng)新。六、采購合同管理（一）合同的洽談與簽訂1.采購合同是明確供需雙方權利義務的法律文件，所有采購活動均應簽訂書面合同（零星小額采購可簡化為訂單等形式）。2.采購管理部門負責組織與供應商進行合同洽談，明確標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交付方式、交付期限、驗收標準、付款方式、違約責任、爭議解決方式等核心條款。3.合同文本應優(yōu)先采用公司標準合同范本。非標準合同或重大、復雜合同，需經(jīng)法務部門/合同管理部門審核。4.合同簽訂前，需按規(guī)定權限報請相關領導審批。審批通過后，由授權代表簽署。（二）合同的履行與跟蹤1.采購管理部門負責采購合同的跟蹤執(zhí)行，及時了解供應商的生產(chǎn)、備貨、發(fā)貨等情況，確保合同按期履行。2.需求部門、倉儲部門等應配合做好物資接收、驗收等工作。3.財務部門根據(jù)合同約定及驗收合格證明，辦理付款手續(xù)。4.對合同履行過程中出現(xiàn)的變更、違約等情況，應及時與供應商溝通，并按規(guī)定程序處理。合同變更需簽訂書面補充協(xié)議。（三）合同的歸檔與管理采購合同及相關附件（招標文件、投標文件、中標通知書、談判記錄、補充協(xié)議等）應統(tǒng)一編號、登記，并由采購管理部門負責整理、歸檔保管，確保合同檔案的完整與安全。七、采購執(zhí)行與履約管理（一）訂單下達與履約跟蹤采購合同簽訂后，采購管理部門向供應商下達正式的采購訂單或生產(chǎn)通知單，明確具體的交付要求。同時，持續(xù)跟蹤供應商的生產(chǎn)進度、質(zhì)量控制及發(fā)貨安排，確保按時交付。（二）物資接收與檢驗驗收1.供應商交付物資時，倉儲部門或需求部門應根據(jù)采購訂單、合同及相關標準，對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、包裝等進行初步核對。2.技術部門、質(zhì)量部門或需求部門負責對物資的內(nèi)在質(zhì)量、性能指標等進行檢驗或驗收。必要時可委托第三方機構進行檢測。3.驗收合格的，簽署驗收單，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，應及時通知采購管理部門，由采購管理部門與供應商協(xié)商處理（如退貨、換貨、索賠等）。（三）采購付款1.財務部門根據(jù)審批通過的采購合同、驗收合格證明、發(fā)票等原始憑證，按照合同約定的付款方式和期限辦理付款。2.嚴格執(zhí)行付款審批流程，確保付款金額準確、合規(guī)。（四）售后服務與異議處理采購物資在質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題或其他履約爭議的，由采購管理部門牽頭，會同需求部門、質(zhì)量部門等與供應商協(xié)商解決，必要時通過法律途徑維護公司權益。八、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購管理部門應建立內(nèi)部監(jiān)督機制，對采購流程的執(zhí)行情況進行日常檢查與自查。2.各相關部門在職責范圍內(nèi)對采購活動進行監(jiān)督。（二）審計監(jiān)督審計部門/紀檢監(jiān)察部門定期或不定期對采購管理制度的執(zhí)行情況、采購項目的合規(guī)性、采購成本的控制效果等進行審計監(jiān)督。重點審計招標程序、供應商選擇、合同簽訂與履行、資金支付等環(huán)節(jié)。（三）責任追究對采購過程中出現(xiàn)的違規(guī)違紀行為，如泄露采購信息、收受回扣、徇私舞弊、玩忽職守等，一經(jīng)查實，將按照公司相關規(guī)定對責任人進行嚴肅處理；涉嫌違法的，移交司法機關處理。九